管理秘書實(shí)務(wù)

前言

在接近10年的秘書教學(xué)生涯中，我無數(shù)次地聽到了來自學(xué)生們關(guān)于課程改革的要求和最真實(shí)的心聲：有沒有辦法讓課程的學(xué)習(xí)與今后的求職實(shí)踐及職業(yè)規(guī)劃相聯(lián)系，能夠?qū)崿F(xiàn)自我技能的提高和完善？有沒有可能在課堂中除了聽老師教授理論知識(shí)，還能有機(jī)會(huì)聽到來自一線秘書工作從業(yè)人員的心得和體驗(yàn)？有沒有方法能舍去部分冗長(zhǎng)多余的理論說教，多一些精當(dāng)而智慧的實(shí)踐指導(dǎo)？有沒有可能在課程中給我們更多富有實(shí)效的方法幫助我們更好地面對(duì)激烈的競(jìng)爭(zhēng)、盡快融入來之不易的工作？……其實(shí)，眾多教授這門課程的老師也有著同樣的困惑。眾所周知，沒有哪一個(gè)企業(yè)或公司能夠拿出太多的時(shí)間來進(jìn)行員工素質(zhì)的培訓(xùn)，因此，他們希望教師能把最精當(dāng)?shù)睦碚撝v解和最富實(shí)效的訓(xùn)練提高融為一體。秘書課程在普通高校管理類本科中雖是專業(yè)必修課，課時(shí)卻很少，一般是36學(xué)時(shí)，也就是僅開設(shè)一個(gè)學(xué)期，一周只有兩節(jié)課。然而，課程中所涵蓋的知識(shí)和技能卻很重要，是學(xué)生們將來無論從事什么工作都必須掌握的，“你可能不從事秘書工作，但是能做好秘書的人能勝任所有的工作”。在就業(yè)壓力日趨增大的今天，管理文秘是學(xué)生們?cè)诖髮W(xué)階段所能接觸到的與職業(yè)素養(yǎng)和從業(yè)技能結(jié)合最為緊密的一門課程，所以，學(xué)生們對(duì)這“36個(gè)小時(shí)”寄予厚望。因此，“如何在極其有限的時(shí)間里提供給學(xué)生或單位受訓(xùn)人員最好的秘書職業(yè)素養(yǎng)和技能的學(xué)習(xí)”是困擾著每一位教師的難題。當(dāng)我看到，經(jīng)過了秘書理論學(xué)習(xí)的學(xué)生在實(shí)習(xí)中還不知道怎樣有效地接聽電話，甚至不能得體和規(guī)范地穿著西裝；當(dāng)我聽到越來越多的老總抱怨“好秘書怎么那么難找？以后絕不要應(yīng)屆畢業(yè)的書呆子”的時(shí)候，我感到深深的焦慮和自責(zé)。我多么希望每一名學(xué)生都能成功就業(yè)，快樂工作呀！

內(nèi)容概要

本書在體例上采取了“目標(biāo)—任務(wù)”啟發(fā)式設(shè)置，創(chuàng)作了大量最新的原創(chuàng)性案例，特別設(shè)置了“理論精講”和“實(shí)訓(xùn)提高”部分，理論更為精當(dāng)，訓(xùn)練更為及時(shí)；針對(duì)學(xué)習(xí)的需要，設(shè)置了課后拓展，其中包括技能訓(xùn)練、討論思考、還特別邀請(qǐng)了眾多單位的優(yōu)秀管理者和秘書人員“現(xiàn)身說法”，并給出了豐富實(shí)用的“資料鏈接”。內(nèi)容上，寫作之前針對(duì)課程改革進(jìn)行了充分的調(diào)研，走訪了企業(yè)、探究了廣大學(xué)生亟待掌握和提高的技能薄弱點(diǎn)，不僅系統(tǒng)地提供了秘書實(shí)務(wù)的一般知識(shí)，還重點(diǎn)安排了“秘書口才”、“秘書寫作”、“秘書心理”、“形象塑造”與“職業(yè)規(guī)劃”等難點(diǎn)問題。針對(duì)學(xué)生們普遍反映的“工作中經(jīng)常想不起所學(xué)知識(shí)，心中感到緊張”的問題，特別把秘書實(shí)務(wù)的知識(shí)點(diǎn)用“腦圖法”進(jìn)行了呈現(xiàn)，這樣不僅可以幫助記憶，還能把零亂的知識(shí)聯(lián)系起來便于準(zhǔn)確、深入地理解。在書的最后還安排了針對(duì)全書的綜合實(shí)訓(xùn)和常識(shí)附錄，便于指導(dǎo)和學(xué)習(xí)。全書版式采用了適合秘書課程講授的富有親和力和情境感的編排方式，能夠在輕松自然的講授中帶給讀者最具實(shí)效和啟發(fā)性的文秘知識(shí)。    本書的編寫嚴(yán)格參照國(guó)家最新職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，深入進(jìn)行教學(xué)改革探索，緊扣課程教學(xué)大綱，特別適合大中專及各類職業(yè)學(xué)校管理類、文秘類專業(yè)作為教材使用，同時(shí)在編排中凸顯高效學(xué)習(xí)理念，特別適合機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位作為管理人員的培訓(xùn)資料使用，也適合廣大秘書工作者和有志于提高職業(yè)技能的人士閱讀參考。

書籍目錄

前言目標(biāo)一  秘書職業(yè)認(rèn)知與職業(yè)管理  任務(wù)一  工作認(rèn)知與角色定位  任務(wù)二  求職實(shí)踐與職業(yè)管理目標(biāo)二  管理秘書的職業(yè)形象與口才技能  任務(wù)一  管理秘書的職業(yè)形象塑造  任務(wù)二  管理秘書的口才技能目標(biāo)三  秘書的人際溝通與工作協(xié)調(diào)  任務(wù)一  秘書的人際溝通  任務(wù)二  秘書的工作協(xié)調(diào)目標(biāo)四  管理秘書的事務(wù)管理  任務(wù)一  接待與宴請(qǐng)  任務(wù)二  日程安排與電話管理  任務(wù)三  印信管理與檢查監(jiān)督  任務(wù)四  信息管理與調(diào)研目標(biāo)五會(huì)議管理目標(biāo)六  文書撰擬與管理  任務(wù)一  文書的撰擬  任務(wù)二  文書處理目標(biāo)七  時(shí)間與情緒管理  任務(wù)一  時(shí)間管理  任務(wù)二  情緒和壓力管理秘書實(shí)務(wù)綜合實(shí)訓(xùn)附錄  秘書人員應(yīng)該知道的常識(shí)  現(xiàn)代辦公常識(shí)  經(jīng)濟(jì)知識(shí)常識(shí)  管理知識(shí)常識(shí)  財(cái)務(wù)常識(shí)  金融知識(shí)常識(shí)

章節(jié)摘錄

插圖：（1）秘書工作的主要實(shí)施范圍是圍繞著組織的管理和決策層展開的，現(xiàn)代秘書工作越來越能夠體現(xiàn)出管理科學(xué)的基本內(nèi)涵。管理科學(xué)中的計(jì)劃、組織、領(lǐng)導(dǎo)和控制等核心方法和準(zhǔn)則幾乎貫穿了秘書工作的全過程，優(yōu)秀的秘書人員必須具有敬業(yè)精神和服務(wù)意識(shí)，更要具備在特定的環(huán)境下，對(duì)組織所擁有的資源進(jìn)行有效的處理和利用，以便達(dá)到既定的組織目標(biāo)的管理技能。我國(guó)自20世紀(jì)80年代高等教育中逐漸開設(shè)秘書專業(yè)，很多學(xué)校的秘書專業(yè)是放在行政、工商等各項(xiàng)管理專業(yè)之下，因?yàn)槊貢殬I(yè)需要運(yùn)用管理學(xué)的知識(shí)才能科學(xué)有效地完成各項(xiàng)事務(wù)的處理和信息的綜合管理。以秘書工作中常見的會(huì)議管理為例，參見表1-1。表1-1秘書工作全過程與管理科學(xué)的關(guān)系會(huì)議工作具體事務(wù)管理科學(xué)關(guān)鍵理念管理能力會(huì)前管理確定議題準(zhǔn)備材料會(huì)場(chǎng)布置組織分工計(jì)劃組織（目標(biāo)管理）有預(yù)見性和針對(duì)性地選擇和確定科學(xué)可行的程序流程決策力會(huì)中管理會(huì)務(wù)內(nèi)外協(xié)調(diào)（內(nèi)：各司其職、統(tǒng)一指揮；外：會(huì)議相關(guān)各單位、部門協(xié)調(diào)）領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)（溝通管理）高效率及富有成效的問題溝通模式協(xié)調(diào)力會(huì)后管理會(huì)后反饋（決議的貫徹落實(shí)跟蹤檢查）控制（績(jī)效管理）促進(jìn)績(jī)效產(chǎn)生的信息督查和反饋機(jī)制執(zhí)行力（2）秘書工作中輔助領(lǐng)導(dǎo)所進(jìn)行的各項(xiàng)管理事務(wù)的實(shí)踐又在實(shí)際操作中升華了管理科學(xué)的理論、實(shí)現(xiàn)了管理方法的探究，對(duì)培養(yǎng)和塑造新型的專業(yè)管理人才起著重要作用。正因?yàn)槿绱?，很多從事秘書工作的人?jīng)過多年的磨礪，最終走向了領(lǐng)導(dǎo)和管理的崗位。教育部在《中國(guó)普通高等學(xué)校本科專業(yè)設(shè)置大全》中公共事業(yè)管理、行政管理等管理類專業(yè)之下開設(shè)“管理文秘”作為必修課程。社會(huì)上日益興起的機(jī)關(guān)企事業(yè)單位的管理能力的提升培訓(xùn)及“白領(lǐng)充電”的內(nèi)容也大多集中在秘書人員所需的職業(yè)技能即“辦文、辦事、辦會(huì)”等綜合技能的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練上，這些都充分說明了秘書所需要的工作技能和職業(yè)素養(yǎng)基本全面涵蓋了各項(xiàng)工作所需要的管理科學(xué)。（3）從國(guó)際秘書職業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)來看，秘書職業(yè)自身的發(fā)展也體現(xiàn)了秘書與管理科學(xué)緊密的關(guān)聯(lián)性。

編輯推薦

《管理秘書實(shí)務(wù):精講與實(shí)訓(xùn)》是由清華大學(xué)出版社出版的。

圖書封面

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