辦公室事務(wù)管理

前言

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，各行各業(yè)對辦公室輔助管理者的需求越來越大，對他們的工作要求也越來越高。如何適應(yīng)社會發(fā)展的新需求，培養(yǎng)具有綜合職業(yè)能力和全面素質(zhì)的現(xiàn)代化辦公室管理人才成為近年來人們關(guān)注和研究的一個(gè)課題。辦公室事務(wù)管理是辦公室管理人員如秘書／助理工作的主要內(nèi)容。在信息爆炸和現(xiàn)代化的辦公環(huán)境中，如何應(yīng)對各種壓力做好辦公室管理工作，是秘書／助理等辦公室工作者和秘書職業(yè)教育者共同關(guān)心的問題。根據(jù)近年來秘書辦公室事務(wù)管理工作的實(shí)踐需要，并在研究了大量同類教材內(nèi)容和總結(jié)多年的職業(yè)教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，我們編寫了《辦公室事務(wù)管理》一書。本書既可作為秘書專業(yè)的教學(xué)用書，也可作為秘書職業(yè)的培訓(xùn)用書，還可作為秘書職業(yè)人員的工作指導(dǎo)用書。本書在教學(xué)內(nèi)容設(shè)置、教學(xué)形式設(shè)計(jì)、教學(xué)方法使用、教學(xué)考核安排等方面有一定的突破和創(chuàng)新。其一，本書根據(jù)秘書辦公室事務(wù)管理工作的發(fā)展，在同類教材的基本教學(xué)內(nèi)容上有所調(diào)整和補(bǔ)充，共分為七個(gè)單元的內(nèi)容，分別是：辦公室環(huán)境管理、接待、日常事務(wù)管理、信息管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、輔助人力資源管理、危機(jī)管理與突發(fā)事件應(yīng)急處置。其二，本書在教學(xué)形式上借鑒真實(shí)組織的運(yùn)作模式來設(shè)計(jì)辦公室工作的情境，力圖讓學(xué)習(xí)者置身于真實(shí)的工作環(huán)境中，使學(xué)習(xí)者能夠很快地進(jìn)入職業(yè)角色和工作狀態(tài)，獲得崗位體驗(yàn)。其三，本書倡導(dǎo)“任務(wù)驅(qū)動”式的教學(xué)理念和方法，從秘書，助理的辦公室工作崗位出發(fā)，將崗位的工作內(nèi)容分解為不同類別的具體工作任務(wù)展現(xiàn)給學(xué)習(xí)者，讓學(xué)習(xí)者在一個(gè)典型“工作任務(wù)”的驅(qū)動下展開教學(xué)活動，引導(dǎo)學(xué)習(xí)者由簡到繁、由易到難、循序漸進(jìn)地完成一系列工作任務(wù)，從而得到清晰的思路、方法以及掌握知識的脈絡(luò)和技能的運(yùn)用方法，在完成工作任務(wù)的過程中，培養(yǎng)學(xué)習(xí)者分析問題、解決問題的能力。其四，本書在教學(xué)考核上的安排應(yīng)是一種大膽而有益的嘗試，一改傳統(tǒng)的閉卷考試方。法，模擬員工考核的方式方法，以崗位職責(zé)、工作要求作為考核標(biāo)準(zhǔn)，對學(xué)習(xí)者的工作完成情況進(jìn)行科學(xué)考評。本書側(cè)重實(shí)訓(xùn)過程，在任務(wù)情境下對如何完成工作任務(wù)進(jìn)行了詳細(xì)的任務(wù)分析和任務(wù)實(shí)施步驟的解析，并附有對任務(wù)相關(guān)重點(diǎn)環(huán)節(jié)的評分點(diǎn)。在側(cè)重提高實(shí)際操作能力的同時(shí)，本書在每個(gè)項(xiàng)目中還附有實(shí)訓(xùn)知識鏈接，方便大家更好地了解背景知識。

內(nèi)容概要

本書根據(jù)秘書辦公室事務(wù)管理工作的開展及企業(yè)秘書/行政助理崗位工作實(shí)際，介紹七個(gè)單元的內(nèi)容：辦公室環(huán)境管理、接待、日常事務(wù)管理、信息管理、領(lǐng)導(dǎo)活動管理、輔助人力資源管理、危機(jī)管理與突發(fā)事件應(yīng)急處置。本書在教學(xué)形式上借鑒真實(shí)組織的運(yùn)作模式來設(shè)計(jì)辦公室工作的情境，力圖讓學(xué)習(xí)者置身于真實(shí)的工作環(huán)境中獲得崗位體驗(yàn)；倡導(dǎo)“任務(wù)驅(qū)動”式的教學(xué)理念和方法，將崗位的工作內(nèi)容分解為不同類別的具體工作任務(wù)展現(xiàn)給學(xué)習(xí)者，引導(dǎo)學(xué)習(xí)者循序漸進(jìn)地完成一系列的工作任務(wù)，從而得到清晰的思路、方法，并掌握知識的脈絡(luò)和技能的運(yùn)用方法，在完成工作任務(wù)的過程中，培養(yǎng)學(xué)習(xí)者分析問題、解決問題的能力。    本書既可作為高職高專秘書專業(yè)的教學(xué)用書，也可作為秘書職業(yè)的培訓(xùn)用書，還可作為秘書從業(yè)人員的工作指導(dǎo)。

書籍目錄

第一單元 辦公室環(huán)境管理   項(xiàng)目1 辦公室環(huán)境管理   項(xiàng)目2 辦公室環(huán)境美化 第二單元 接待   項(xiàng)目1 前臺接待   項(xiàng)目2 接打電話   項(xiàng)目3 團(tuán)體接待   項(xiàng)目4 涉外接待 第三單元 日常事務(wù)管理   項(xiàng)目1 郵件處理   項(xiàng)目2 辦公用品管理   項(xiàng)目3 印章與介紹信管理   項(xiàng)目4 值班工作   項(xiàng)目5 備用金管理及報(bào)銷 第四單元 信息管理   項(xiàng)目1 信息收集   項(xiàng)目2 信息整理   項(xiàng)目3 信息存儲與使用 第五單元 領(lǐng)導(dǎo)活動管理   項(xiàng)目1 領(lǐng)導(dǎo)日程管理   項(xiàng)目2 領(lǐng)導(dǎo)出差安排   項(xiàng)目3 出境差旅安排 第六單元 輔助人力資源管理   項(xiàng)目1 員工招聘   項(xiàng)目2 員工入職手續(xù)辦理   項(xiàng)目3 新員工培訓(xùn)   項(xiàng)目4 員工離職手續(xù)辦理 第七單元 危機(jī)管理與突發(fā)事件應(yīng)急處置   項(xiàng)目1 危機(jī)管理   項(xiàng)目2 突發(fā)事件應(yīng)急處置 參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

插圖：2.輕型越野客車禮儀輕型越野車，大多為五座車。這種轎車，不管是誰駕駛，其座次尊卑依次為：副駕駛座、后排右座、后排左座、后排中座。尊者后上先下。（二）餐飲禮儀1.宴請的種類采用哪種宴請形式，往往是根據(jù)活動目的、邀請對象及經(jīng)費(fèi)開支等因素來決定的。不同類型的宴請具有不同的規(guī)格和要求。按宴請目的分，有迎送宴會，喜慶宴會，商務(wù)宴會，答謝宴會，工程開、竣工宴會，展覽開、閉幕宴會；按形式分有宴會（國宴、正式宴會、便宴、家宴），招待會（酒會、冷餐會），茶會和工作餐；按食物特點(diǎn)分有中餐和西餐；按舉行時(shí)間分有早宴、午宴和晚宴。其中，國宴是規(guī)格最高的國家級慶典宴會，晚宴（多在晚上六七點(diǎn)舉行）在形式上是最隆重的。2.招待會禮儀招待會是指各種不備正餐的宴請形式，只備一些食品和飲料，不安排座次，具有靈活、簡便的特點(diǎn)。招待會主要有酒會、冷餐會等。（1）酒會酒會又稱雞尾酒會，是國際上常用的招待形式。招待以酒為主，配以各種果汁，略備小吃。小吃多為三明治、面包、香腸、炸春卷等，用手或牙簽取用，一兩口就可以吃完。席間設(shè)有少量坐椅，多設(shè)小桌，客人可以隨便走動。酒水、食品常由服務(wù)員用托盤端到客人面前，供其選用。有時(shí)設(shè)有酒吧，由調(diào)酒師為來賓調(diào)制各種雞尾酒。酒會舉行的時(shí)間常在下午4時(shí)以后，客人可以在其間任何時(shí)候入席、退席。關(guān)系好的客人一般早到晚離。參加酒會應(yīng)注意以下禮節(jié)。①多與其他人交往，以恰當(dāng)?shù)姆绞桨炎约航榻B給陌生人。酒會氣氛輕松，座位較少或不設(shè)，就是鼓勵客人多走動，為大家創(chuàng)造一個(gè)相互認(rèn)識的機(jī)會。當(dāng)想加入某談話圈時(shí)，可找適當(dāng)時(shí)機(jī)走過去打招呼問候，并做自我介紹，不要默不作聲地站在一旁，讓人以為在偷聽。若看到幾個(gè)人圍成一個(gè)較緊的小圈子，或兩個(gè)人低聲細(xì)語，表情嚴(yán)肅，此時(shí)以不打擾為妙。②欣然接受陌生人加入自己的談話圈中。要以開放的心態(tài)參加酒會，不要只是幾個(gè)熟人扎堆聊天。③聊天時(shí)要照顧到所有在場者，不要只與其中一兩個(gè)人聊，對其他人置之不理。要用大家都聽得懂的語言。如果有不同國家的人在場，用英語交流比較好。④不大聲喧嘩。酒會是一個(gè)文雅、時(shí)尚的交友場所，彼此聊天講究“情投意合”，不要干擾他人，更不要大聲喧嘩影響周圍的人。

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