秘書實務

前言

在實際的秘書崗位中，秘書工作內(nèi)容多而雜，人們習慣用辦文、辦會、辦事、溝通協(xié)調(diào)來概括它?！睹貢鴮崉铡氛侵v述秘書應該如何做好崗位工作的一門課，是所有秘書類工作人員，例如辦公室文員、經(jīng)理助理、行政秘書等必須學習和掌握的一門課程。本教材按照“工學結合”人才培養(yǎng)模式的要求，采用“任務驅(qū)動、項目引領”方式進行教材設計和編寫，共分為6個情境16個任務，較好地解決和實現(xiàn)了高職教材一直提倡、但又較難解釋和實現(xiàn)的“理論必需、夠用”的問題和要求，具體編寫思路見附表。本書的主要特點如下：（1）體現(xiàn)了最新的高職教育理念。本教材貫徹《關于全面提高高等職業(yè)教育教學質(zhì)量的若干意見》（教高【2006】16號）等重要文件精神，按照“工學結合”人才培養(yǎng)模式的要求，在整體編排、設計上以工作過程為導向，以項目和工作任務為載體；在每一個具體任務中也均以工作過程為導向，體現(xiàn)了“工學結合”、融“教、學、做為一體”、“以學生為主體”的高職教育理念。（2）任務驅(qū)動、項目引領。本教材根據(jù)企業(yè)實際的工作情況與要求，將秘書工作的內(nèi)容梳理成6個項目情境，再設計成具體的“工作任務”。每一個項目情境和任務包含和反映了要完成項目和任務所需要的秘書工作知識和工作技巧。學生在任務驅(qū)動下進行學習，教師的主要任務是指導學生完成具體任務，講解與任務有關的秘書工作知識與方法，而不是“教書”，即強調(diào)學生學，而不是教師教。這樣可以較好地誘發(fā)學生學習的自主性、積極性，由過去教師講、學生聽的被動行為變?yōu)閷W生的主動探索、主動完成項目任務的行為，從而掌握秘書工作的技能，完成對秘書實務課程的學習。（3）步驟清晰、操作性強?？紤]到我國高職高專學生的文化背景和基礎教育養(yǎng)成的吸納知識的習慣，在編寫教材的時候，我們注意“任務實施”緊緊圍繞工作任務，并按照任務完成的實際步驟進行編排，使任務完成步驟清晰明了，指導性和可操作性強，易于學生“按步操作”。（4）學校與企業(yè)共同開發(fā)教材。本教材由學校與企業(yè)共同開發(fā)，這使得教材內(nèi)容及所設計的項目情境和任務更加貼近企業(yè)秘書工作實際。本書由河源職業(yè)技術學院（以下簡稱河職院）文秘專業(yè)教師羅春娜、張智設計編寫方案、擔任主編和進行統(tǒng)一加工整理、總纂定稿，由來自國企的辦公室主任邱成朗先生擔任副主編。河職院黨委辦公室副主任楊海燕、廣州藥學院辦公室秘書洪爽、企業(yè)秘書丁婉以及文秘專業(yè)教師李爭娃、張素芬、黃科、梁慧等人參與編寫。在編寫過程中，我們參閱了國內(nèi)秘書工作方面的專家、學者們的研究成果，得到了企業(yè)界人士和清華大學出版社的大力支持和幫助，在此一并致以衷心的感謝。由于編者水平有限，編寫時間倉促，加上高職教育課程改革方面的經(jīng)驗不夠，可參考的“任務驅(qū)動、項目導向”體例教材較少，書中疏漏與不妥之處在所難免，敬請有關專家和讀者批評指正。

內(nèi)容概要

本書是“項目引導、任務驅(qū)動”式的高職高?！睹貢鴮崉铡方滩?，由文秘專業(yè)教師和企業(yè)秘書崗位工作者共同編寫。全書以職業(yè)能力培養(yǎng)為重點，根據(jù)秘書工作內(nèi)容、以“輝鵬服飾有限公司與韓國廣田百貨批發(fā)公司合作開發(fā)的韓國中國民族服飾市場”這一總項目為背景貫穿整本教材，按照洽談前、洽談中、洽談后三個階段設置了6個學習情境，共16個學習性工作任務。教材以這16個任務發(fā)生的先后順序為編寫順序。    全書內(nèi)容詳細、任務明確、步驟清晰、操作性強，適合作為高職高專院校秘書類專業(yè)教材，也適合作為秘書類在職人員的崗位實踐指導用書或培訓教材。

書籍目錄

學習情境一 上班伊始工作  任務一  辦公室環(huán)境維護和管理  任務二  工作日志管理  任務三  辦公用品管理學習情境二 合作意愿溝通  任務四  發(fā)文處理  任務五  收文處理  任務六  印信管理學習情境三 我方前往考察  任務七  安排商旅考察  任務八  費用報銷學習情境四 對方前來洽談  任務九  擬寫接待計劃  任務十  接站  任務十一  組織宴請  任務十二  準備和組織洽談會  任務十三  組織參觀活動學習情境五 達成合作意向  任務十四  組織簽約儀式  任務十五  送行學習情境六 洽談任務完成  任務十六  文書整理與立卷參考文獻

章節(jié)摘錄

插圖：（10）辦公區(qū)及辦公室要設置相應的消防設施、設備及必要的報警裝置。（11）辦公室提供飲水并符合健康、安全要求。（12）辦公區(qū)或辦公室設置急救包，并定期更換。（13）建立相應的規(guī)章制度，包括人員進出制度、保密規(guī)定等。（14）室內(nèi)有符合組織目標的裝飾、標識和適當?shù)木G色植物。此外，秘書人員要根據(jù)對未來變化的預測，及時調(diào)整辦公室布置。如條件允許，可在辦公室內(nèi)設置休息區(qū)，并提供充分、便利的休息設備和物品，以作為工作之余休息、自由交談及用午餐之地。2.辦公室布置三大原則辦公室的布置不是簡單的設施擺放，它需要與辦公環(huán)境相協(xié)調(diào)，還需要考慮工作人員工作的舒適感，要有利于工作人員之間的溝通和監(jiān)督等。以下是辦公室布置所要遵循的原則。（1）有利于溝通溝通是人與人之間的思想、信息的傳達和交換，通過這種傳達和交換，人們在目標、概念、意志、興趣、情緒、感情等方面達到了理解、協(xié)調(diào)一致。辦公室作為一個工作系統(tǒng)，必須保證工作人員之間充分的溝通，才能實現(xiàn)信息及時有效的流轉，系統(tǒng)內(nèi)各因子、各環(huán)節(jié)才能動作協(xié)調(diào)地運作。（2）便于監(jiān)督辦公室的布置必須有利于監(jiān)督，特別是有利于職員的自我監(jiān)督與內(nèi)部監(jiān)督。所謂自我監(jiān)督是指進行自我約束和控制，自覺遵守公司的規(guī)章制度等。辦公室是集體工作的場所，上下級之間、同事之間既需要溝通，也需要相互督促檢查。每個人由于經(jīng)歷、學問、性格等方面的差異，各有特點，既有優(yōu)點和長處，也有缺點和不足，而個人的缺點往往又是自己難以覺察到的，如不及時糾正，便會給工作帶來損失。同事之間的相互監(jiān)督能夠有效地避免這一問題。因此，辦公室的布置必須有利于在工作中相互督促、相互提醒，從而把工作中的失誤減到最少。（3）協(xié)調(diào)、舒適協(xié)調(diào)、舒適是辦公室布置的一項基本準則。協(xié)調(diào)是物質(zhì)環(huán)境與工作要求的協(xié)調(diào)，它包括辦公室設備的空間分布、墻壁的顏色、室內(nèi)光線、空間的大小等與工作的特點、性質(zhì)相協(xié)調(diào)，人與工作安排相協(xié)調(diào)，人與人之間相協(xié)調(diào)和工作人員個體、志趣、利益的協(xié)調(diào)以及上下級的工作協(xié)調(diào)等。舒適是人們在布置合理的辦公場所中工作時，身體各部位沒有不適感或不適感最小。對協(xié)調(diào)與舒適而言，協(xié)調(diào)是前提，只有協(xié)調(diào)，才會有舒適。三、辦公區(qū)域的交全檢查保證辦公場所環(huán)境和設備的安全是極為重要的，無論對辦公場所，還是對辦公設備，都要遵循“安全第一，預防為主”的方針。秘書要樹立安全意識，例如，辦公區(qū)域的溫濕度是否有利于人體健康，門窗是否嚴密安全，噪音干擾、空氣污染是否超標等，都是安全檢查要注意的內(nèi)容。為了營造健康、安全的工作環(huán)境，每一名秘書都要樹立安全意識，要做到以下三點。

編輯推薦

《秘書實務》是講解秘書應該如何做好崗位工作的課程，是所有秘書類工作人員如行政秘書、辦公室文員、經(jīng)理助理等必須學習和掌握的一門課程。本教材按照“工學結合”人才培養(yǎng)模式的要求，采用“任務驅(qū)動、項目引領”方式進行設計和編寫。全書共分為6個情境16個任務，較好地解決了高等職業(yè)教育教材一直提倡但又較難解釋和實現(xiàn)的“理論必需、夠用”的問題：在整體編排、設計和每一個具體任務中均以工作過程為導向，以項目和工作任務為載體，融“教、學、做為一體”：指導性和可操作性強，易于學生“按步操作”，體現(xiàn)“以學生為主體”的教育理念。

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