秘書實(shí)務(wù)

前言

在實(shí)際的秘書崗位中，秘書工作內(nèi)容多而雜，人們習(xí)慣用辦文、辦會(huì)、辦事、溝通協(xié)調(diào)來(lái)概括它?！睹貢鴮?shí)務(wù)》正是講述秘書應(yīng)該如何做好崗位工作的一門課，是所有秘書類工作人員，例如辦公室文員、經(jīng)理助理、行政秘書等必須學(xué)習(xí)和掌握的一門課程。本教材按照“工學(xué)結(jié)合”人才培養(yǎng)模式的要求，采用“任務(wù)驅(qū)動(dòng)、項(xiàng)目引領(lǐng)”方式進(jìn)行教材設(shè)計(jì)和編寫，共分為6個(gè)情境16個(gè)任務(wù)，較好地解決和實(shí)現(xiàn)了高職教材一直提倡、但又較難解釋和實(shí)現(xiàn)的“理論必需、夠用”的問(wèn)題和要求，具體編寫思路見(jiàn)附表。本書的主要特點(diǎn)如下：（1）體現(xiàn)了最新的高職教育理念。本教材貫徹《關(guān)于全面提高高等職業(yè)教育教學(xué)質(zhì)量的若干意見(jiàn)》（教高【2006】16號(hào)）等重要文件精神，按照“工學(xué)結(jié)合”人才培養(yǎng)模式的要求，在整體編排、設(shè)計(jì)上以工作過(guò)程為導(dǎo)向，以項(xiàng)目和工作任務(wù)為載體；在每一個(gè)具體任務(wù)中也均以工作過(guò)程為導(dǎo)向，體現(xiàn)了“工學(xué)結(jié)合”、融“教、學(xué)、做為一體”、“以學(xué)生為主體”的高職教育理念。（2）任務(wù)驅(qū)動(dòng)、項(xiàng)目引領(lǐng)。本教材根據(jù)企業(yè)實(shí)際的工作情況與要求，將秘書工作的內(nèi)容梳理成6個(gè)項(xiàng)目情境，再設(shè)計(jì)成具體的“工作任務(wù)”。每一個(gè)項(xiàng)目情境和任務(wù)包含和反映了要完成項(xiàng)目和任務(wù)所需要的秘書工作知識(shí)和工作技巧。學(xué)生在任務(wù)驅(qū)動(dòng)下進(jìn)行學(xué)習(xí)，教師的主要任務(wù)是指導(dǎo)學(xué)生完成具體任務(wù)，講解與任務(wù)有關(guān)的秘書工作知識(shí)與方法，而不是“教書”，即強(qiáng)調(diào)學(xué)生學(xué)，而不是教師教。這樣可以較好地誘發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)的自主性、積極性，由過(guò)去教師講、學(xué)生聽(tīng)的被動(dòng)行為變?yōu)閷W(xué)生的主動(dòng)探索、主動(dòng)完成項(xiàng)目任務(wù)的行為，從而掌握秘書工作的技能，完成對(duì)秘書實(shí)務(wù)課程的學(xué)習(xí)。（3）步驟清晰、操作性強(qiáng)?？紤]到我國(guó)高職高專學(xué)生的文化背景和基礎(chǔ)教育養(yǎng)成的吸納知識(shí)的習(xí)慣，在編寫教材的時(shí)候，我們注意“任務(wù)實(shí)施”緊緊圍繞工作任務(wù)，并按照任務(wù)完成的實(shí)際步驟進(jìn)行編排，使任務(wù)完成步驟清晰明了，指導(dǎo)性和可操作性強(qiáng)，易于學(xué)生“按步操作”。（4）學(xué)校與企業(yè)共同開(kāi)發(fā)教材。本教材由學(xué)校與企業(yè)共同開(kāi)發(fā)，這使得教材內(nèi)容及所設(shè)計(jì)的項(xiàng)目情境和任務(wù)更加貼近企業(yè)秘書工作實(shí)際。本書由河源職業(yè)技術(shù)學(xué)院（以下簡(jiǎn)稱河職院）文秘專業(yè)教師羅春娜、張智設(shè)計(jì)編寫方案、擔(dān)任主編和進(jìn)行統(tǒng)一加工整理、總纂定稿，由來(lái)自國(guó)企的辦公室主任邱成朗先生擔(dān)任副主編。河職院黨委辦公室副主任楊海燕、廣州藥學(xué)院辦公室秘書洪爽、企業(yè)秘書丁婉以及文秘專業(yè)教師李爭(zhēng)娃、張素芬、黃科、梁慧等人參與編寫。在編寫過(guò)程中，我們參閱了國(guó)內(nèi)秘書工作方面的專家、學(xué)者們的研究成果，得到了企業(yè)界人士和清華大學(xué)出版社的大力支持和幫助，在此一并致以衷心的感謝。由于編者水平有限，編寫時(shí)間倉(cāng)促，加上高職教育課程改革方面的經(jīng)驗(yàn)不夠，可參考的“任務(wù)驅(qū)動(dòng)、項(xiàng)目導(dǎo)向”體例教材較少，書中疏漏與不妥之處在所難免，敬請(qǐng)有關(guān)專家和讀者批評(píng)指正。

內(nèi)容概要

本書是“項(xiàng)目引導(dǎo)、任務(wù)驅(qū)動(dòng)”式的高職高專《秘書實(shí)務(wù)》教材，由文秘專業(yè)教師和企業(yè)秘書崗位工作者共同編寫。全書以職業(yè)能力培養(yǎng)為重點(diǎn)，根據(jù)秘書工作內(nèi)容、以“輝鵬服飾有限公司與韓國(guó)廣田百貨批發(fā)公司合作開(kāi)發(fā)的韓國(guó)中國(guó)民族服飾市場(chǎng)”這一總項(xiàng)目為背景貫穿整本教材，按照洽談前、洽談中、洽談后三個(gè)階段設(shè)置了6個(gè)學(xué)習(xí)情境，共16個(gè)學(xué)習(xí)性工作任務(wù)。教材以這16個(gè)任務(wù)發(fā)生的先后順序?yàn)榫帉戫樞颉?   全書內(nèi)容詳細(xì)、任務(wù)明確、步驟清晰、操作性強(qiáng)，適合作為高職高專院校秘書類專業(yè)教材，也適合作為秘書類在職人員的崗位實(shí)踐指導(dǎo)用書或培訓(xùn)教材。

書籍目錄

學(xué)習(xí)情境一 上班伊始工作  任務(wù)一  辦公室環(huán)境維護(hù)和管理  任務(wù)二  工作日志管理  任務(wù)三  辦公用品管理學(xué)習(xí)情境二 合作意愿溝通  任務(wù)四  發(fā)文處理  任務(wù)五  收文處理  任務(wù)六  印信管理學(xué)習(xí)情境三 我方前往考察  任務(wù)七  安排商旅考察  任務(wù)八  費(fèi)用報(bào)銷學(xué)習(xí)情境四 對(duì)方前來(lái)洽談  任務(wù)九  擬寫接待計(jì)劃  任務(wù)十  接站  任務(wù)十一  組織宴請(qǐng)  任務(wù)十二  準(zhǔn)備和組織洽談會(huì)  任務(wù)十三  組織參觀活動(dòng)學(xué)習(xí)情境五 達(dá)成合作意向  任務(wù)十四  組織簽約儀式  任務(wù)十五  送行學(xué)習(xí)情境六 洽談任務(wù)完成  任務(wù)十六  文書整理與立卷參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

插圖：（10）辦公區(qū)及辦公室要設(shè)置相應(yīng)的消防設(shè)施、設(shè)備及必要的報(bào)警裝置。（11）辦公室提供飲水并符合健康、安全要求。（12）辦公區(qū)或辦公室設(shè)置急救包，并定期更換。（13）建立相應(yīng)的規(guī)章制度，包括人員進(jìn)出制度、保密規(guī)定等。（14）室內(nèi)有符合組織目標(biāo)的裝飾、標(biāo)識(shí)和適當(dāng)?shù)木G色植物。此外，秘書人員要根據(jù)對(duì)未來(lái)變化的預(yù)測(cè)，及時(shí)調(diào)整辦公室布置。如條件允許，可在辦公室內(nèi)設(shè)置休息區(qū)，并提供充分、便利的休息設(shè)備和物品，以作為工作之余休息、自由交談及用午餐之地。2.辦公室布置三大原則辦公室的布置不是簡(jiǎn)單的設(shè)施擺放，它需要與辦公環(huán)境相協(xié)調(diào)，還需要考慮工作人員工作的舒適感，要有利于工作人員之間的溝通和監(jiān)督等。以下是辦公室布置所要遵循的原則。（1）有利于溝通溝通是人與人之間的思想、信息的傳達(dá)和交換，通過(guò)這種傳達(dá)和交換，人們?cè)谀繕?biāo)、概念、意志、興趣、情緒、感情等方面達(dá)到了理解、協(xié)調(diào)一致。辦公室作為一個(gè)工作系統(tǒng)，必須保證工作人員之間充分的溝通，才能實(shí)現(xiàn)信息及時(shí)有效的流轉(zhuǎn)，系統(tǒng)內(nèi)各因子、各環(huán)節(jié)才能動(dòng)作協(xié)調(diào)地運(yùn)作。（2）便于監(jiān)督辦公室的布置必須有利于監(jiān)督，特別是有利于職員的自我監(jiān)督與內(nèi)部監(jiān)督。所謂自我監(jiān)督是指進(jìn)行自我約束和控制，自覺(jué)遵守公司的規(guī)章制度等。辦公室是集體工作的場(chǎng)所，上下級(jí)之間、同事之間既需要溝通，也需要相互督促檢查。每個(gè)人由于經(jīng)歷、學(xué)問(wèn)、性格等方面的差異，各有特點(diǎn)，既有優(yōu)點(diǎn)和長(zhǎng)處，也有缺點(diǎn)和不足，而個(gè)人的缺點(diǎn)往往又是自己難以覺(jué)察到的，如不及時(shí)糾正，便會(huì)給工作帶來(lái)?yè)p失。同事之間的相互監(jiān)督能夠有效地避免這一問(wèn)題。因此，辦公室的布置必須有利于在工作中相互督促、相互提醒，從而把工作中的失誤減到最少。（3）協(xié)調(diào)、舒適協(xié)調(diào)、舒適是辦公室布置的一項(xiàng)基本準(zhǔn)則。協(xié)調(diào)是物質(zhì)環(huán)境與工作要求的協(xié)調(diào)，它包括辦公室設(shè)備的空間分布、墻壁的顏色、室內(nèi)光線、空間的大小等與工作的特點(diǎn)、性質(zhì)相協(xié)調(diào)，人與工作安排相協(xié)調(diào)，人與人之間相協(xié)調(diào)和工作人員個(gè)體、志趣、利益的協(xié)調(diào)以及上下級(jí)的工作協(xié)調(diào)等。舒適是人們?cè)诓贾煤侠淼霓k公場(chǎng)所中工作時(shí)，身體各部位沒(méi)有不適感或不適感最小。對(duì)協(xié)調(diào)與舒適而言，協(xié)調(diào)是前提，只有協(xié)調(diào)，才會(huì)有舒適。三、辦公區(qū)域的交全檢查保證辦公場(chǎng)所環(huán)境和設(shè)備的安全是極為重要的，無(wú)論對(duì)辦公場(chǎng)所，還是對(duì)辦公設(shè)備，都要遵循“安全第一，預(yù)防為主”的方針。秘書要樹(shù)立安全意識(shí)，例如，辦公區(qū)域的溫濕度是否有利于人體健康，門窗是否嚴(yán)密安全，噪音干擾、空氣污染是否超標(biāo)等，都是安全檢查要注意的內(nèi)容。為了營(yíng)造健康、安全的工作環(huán)境，每一名秘書都要樹(shù)立安全意識(shí)，要做到以下三點(diǎn)。

編輯推薦

《秘書實(shí)務(wù)》是講解秘書應(yīng)該如何做好崗位工作的課程，是所有秘書類工作人員如行政秘書、辦公室文員、經(jīng)理助理等必須學(xué)習(xí)和掌握的一門課程。本教材按照“工學(xué)結(jié)合”人才培養(yǎng)模式的要求，采用“任務(wù)驅(qū)動(dòng)、項(xiàng)目引領(lǐng)”方式進(jìn)行設(shè)計(jì)和編寫。全書共分為6個(gè)情境16個(gè)任務(wù)，較好地解決了高等職業(yè)教育教材一直提倡但又較難解釋和實(shí)現(xiàn)的“理論必需、夠用”的問(wèn)題：在整體編排、設(shè)計(jì)和每一個(gè)具體任務(wù)中均以工作過(guò)程為導(dǎo)向，以項(xiàng)目和工作任務(wù)為載體，融“教、學(xué)、做為一體”：指導(dǎo)性和可操作性強(qiáng)，易于學(xué)生“按步操作”，體現(xiàn)“以學(xué)生為主體”的教育理念。

圖書封面

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