文書與檔案工作

前言

　　我國(guó)現(xiàn)正處于現(xiàn)代化過程中。這個(gè)現(xiàn)代化過程既意味著傳統(tǒng)與新興的事物并存并變化著，也意味著傳統(tǒng)的事物在延續(xù)中減少，新興的事物在生長(zhǎng)中增大。文書與檔案工作也是如此。就現(xiàn)實(shí)而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書在使用，新興的電子文書在推廣應(yīng)用。電子文書的使用范圍雖日益擴(kuò)大，但因技術(shù)局限等原因，暫時(shí)無法完全替代紙質(zhì)文書?，F(xiàn)行的電子文書運(yùn)行模式又是按傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書運(yùn)行模式來設(shè)計(jì)的，隨著電子文書的特性顯現(xiàn)日益突出，這種運(yùn)行模式的日益改進(jìn)及電子文書本身的進(jìn)化將成為常態(tài)。當(dāng)然，這里所稱的改進(jìn)是漸進(jìn)，是點(diǎn)點(diǎn)滴滴的進(jìn)化。文書的基本形式和文書運(yùn)行的基本模式是文書的通用工具特性決定的，它們既體現(xiàn)文書的作用特點(diǎn)與要求，又方便人們對(duì)文書的把握使用，因此在一定時(shí)期內(nèi)相對(duì)穩(wěn)定。現(xiàn)實(shí)的檔案就整理方式而言分傳統(tǒng)的按“卷”整理和近幾年的按“件”整理；就載體形式而言又分紙質(zhì)檔案和電子檔案?，F(xiàn)階段大多數(shù)單位工作與檔案工作仍是各自相對(duì)獨(dú)立運(yùn)行，而在部分單位則進(jìn)行著文檔一體化管理的試驗(yàn)。這種試驗(yàn)主要借助新興的電子文書載體。這一切表明，文書與檔案工作的確在現(xiàn)代化的過程中。　　本書正是在這種背景下編寫的，內(nèi)容體現(xiàn)了文書與檔案工作的現(xiàn)狀和基本規(guī)律，具有以下幾方面的特色：　　第一，根據(jù)文秘專業(yè)學(xué)生畢業(yè)后工作對(duì)本方面知識(shí)的需求來設(shè)計(jì)內(nèi)容結(jié)構(gòu)。在已出版的文書與檔案工作著作中，多是將文書工作與檔案工作知識(shí)內(nèi)容平行安排，把檔案專業(yè)人員需掌握的檔案工作系統(tǒng)的、具體知識(shí)讓文秘專業(yè)學(xué)生學(xué)習(xí)，這雖然不能說沒有道理，但在學(xué)時(shí)有限的情況下可以說沒有突出文秘專業(yè)學(xué)生的最急迫需求。本書作者據(jù)調(diào)查認(rèn)定，文秘專業(yè)學(xué)生畢業(yè)后大多從事文秘工作，很少?gòu)氖聦ｉT的檔案工作。他們需要一定的檔案工作知識(shí)，但不需達(dá)到檔案專業(yè)人員的程度。即使現(xiàn)在試行的文檔一體化，也是以文書工作為主，兼做一定的檔案工作。所以本書內(nèi)容安排對(duì)文書工作內(nèi)容講解較細(xì)，對(duì)檔案工作內(nèi)容則進(jìn)行系統(tǒng)簡(jiǎn)縮，突出文秘人員可能兼做的檔案保管和提供利用工作。

內(nèi)容概要

　　《文書與檔案工作》是適應(yīng)我國(guó)逐步實(shí)行文檔工作一體化的形勢(shì)而編寫的。全書把文書工作和檔案工作視為一個(gè)流程，將傳統(tǒng)分屬文書學(xué)和檔案學(xué)兩個(gè)學(xué)科的文書工作和檔案工作內(nèi)容整合為一體，使書的內(nèi)容體現(xiàn)了社會(huì)實(shí)際工作的發(fā)展趨勢(shì)。全書共分9章，知識(shí)涵蓋公文的特點(diǎn)、種類、形式、辦理程序，歸檔文書的整理、檔案的保管和提供利用等?！　　段臅c檔案工作》可作為高職高專文秘專業(yè)的教材使用，也可供基層文秘工作者學(xué)習(xí)參考。

書籍目錄

第1章 緒論1．1 文書與檔案工作在機(jī)關(guān)整體工作中的地位1．1．1 文書與檔案工作的概念1．1．2 文書工作的作用1．1．3 檔案與檔案工作1．1．4 檔案工作的作用1．2 文書工作的組織、特點(diǎn)與要求1．2．1 文書工作組織1．2．2 文書工作的特點(diǎn)1．2．3 文書工作的基本要求1．3 檔案工作的組織、特點(diǎn)與原則1．3．1 檔案工作的組織1．3．2 檔案工作的特點(diǎn)1．3．3 檔案工作的原則1．4 文檔一體化1．4．1 文書與檔案工作的沿革1．4．2 文書與檔案工作的關(guān)系1．4．3 實(shí)行文檔一體化的理由和條件思考案例第2章 公文的特點(diǎn)與種類2．1 文書、公文、通用公文、文件2．1．1 文書、公文、通用公文、文件的概念2．1．2 公文、文書、文件的聯(lián)系和區(qū)別2．2 公文的特點(diǎn)與作用2．2．1 公文的特點(diǎn)2．2．2 公文的作用2．3 公文的種類2．3．1 公文的分類2．3．2 公文的文種思考案例第3章 公文的體式3．1 公文的文體3．1．1 公文的表達(dá)方式3．1．2 公文的語體特征3．2 公文的格式3．2．1 公文格式的構(gòu)成3．2．2 公文格式的標(biāo)識(shí)規(guī)則3．3 特殊公文的格式3．3．1 信函式格式3．3．2 命令式格式3．3．3 會(huì)議紀(jì)要格式思考案例第4章 公文的處理4．1 行文制度4．1．1 行文關(guān)系4．1．2 行文方向與方式4．1．3 行文規(guī)則4．2 收文的辦理4．2．1 簽收4．2．2 登記4．2．3 審核4．2．4 分送4．2．5 擬辦4．2．6 批辦4．2．7 承辦4．2．8 催辦4．2．9 注辦4．3 發(fā)文的辦理4．3．1 擬稿4．3．2 審核4．3．3 簽發(fā)4．3．4 核發(fā)4．3．5 繕印4．3．6 用印4．3．7 登記4．3．8 分發(fā)4．4 辦畢公文的處置4．4．1 公文的存放4．4．2 公文的翻印和調(diào)閱4．4．3 公文的清退4．4．4 公文的銷毀思考案例第5章 歸檔普通文書的整理5．1 普通文書歸檔的范圍5．1．1 歸檔普通文書的形成要素5．1．2 機(jī)關(guān)文件材料的歸檔范圍5．1．3 國(guó)有企業(yè)文件材料的歸檔范圍5．1．4 非國(guó)有企業(yè)文件材料的歸檔范圍5．1．5 不需要?dú)w檔的普通文件5．2 歸檔普通文書的分類與保管期限鑒定5．2．1 歸檔普通文書的分類5．2．2 歸檔普通文書的保管期限鑒定5．3 歸檔普通文書整理的原則5．3．1 歸檔普通文書立卷的原則5．3．2 歸檔普通文書整理的質(zhì)量要求5．4 歸檔普通文書的文件級(jí)整理5．4．1 歸檔普通文書整理的改革5．4．2 歸檔普通文書整理的部門5．4．3 歸檔普通文書文件級(jí)整理的方法步驟5．5 歸檔普通文書的案卷級(jí)整理5．5．1 歸檔普通文書立卷的方法5．5．2 歸檔普通文書立卷的步驟思考案例第6章 人事與會(huì)計(jì)文書的歸檔整理6．1 人事文書的歸檔整理6．1．1 人事文書及其特點(diǎn)6．1．2 人事文書材料的歸檔6．1．3 人事文書的整理6．2 會(huì)計(jì)文書的歸檔整理6．2．1 會(huì)計(jì)文書的特性及作用6．2．2 會(huì)計(jì)文書的歸檔范圍6．2．3 會(huì)計(jì)文書的歸檔時(shí)間及歸檔要求6．2．4 會(huì)計(jì)文書的整理思考案例第7章 聲像材料與電子文書的歸檔整理7．1 聲像材料的歸檔整理7．1．1 聲像材料概述7．1．2 聲像材料的歸檔7．1．3 照片類聲像材料的整理7．1．4 其他載體聲像材料的整理7．2 電子文書的歸檔整理7．2．1 電子文書概述7．2．2 電子文書的收集7．2．3 電子文書的歸檔7．2．4 電子文書的整理思考案例第8章 檔案的保管8．1 檔案及其分類8．1．1 檔案8．1．2 檔案的分類8．1．3 區(qū)分全宗8．1．4 全宗內(nèi)檔案分類8．2 檔案的收集8．2．1 檔案收集工作的內(nèi)容和基本要求8．2．2 機(jī)關(guān)檔案室的收集工作8．2．3 檔案館的收集工作8．3 檔案損毀的原因與檔案保管的任務(wù)8．3．1 檔案損毀的原因8．3．2 檔案保管的任務(wù)8．4 檔案保管工作的條件8．4．1 檔案庫(kù)房8．4．2 檔案裝具8．4．3 包裝材料8．4．4 技術(shù)設(shè)備和消耗品8．5 檔案的庫(kù)房管理8．5．1 庫(kù)房管理制度8．5．2 檔案庫(kù)房的庫(kù)位管理8．5．3 全宗卷8．5．4 檔案庫(kù)房的技術(shù)管理8．5．5 檔案流動(dòng)中的保護(hù)8．5．6 紙質(zhì)檔案常用修復(fù)技術(shù)8．6 過期檔案的銷毀8．6．1 銷毀步驟8．6．2 善后處理8．6．3 特殊情況的處理8．7 檔案的統(tǒng)計(jì)8．7．1 檔案統(tǒng)計(jì)工作概述8．7．2 檔案統(tǒng)計(jì)工作的要求8．7．3 檔案部門的登記和統(tǒng)計(jì)_T作思考案例第9章 檔案的提供利用9．1 檔案的著錄與標(biāo)引9．1．1 檔案的著錄9．1．2 檔案標(biāo)引9．2 檔案檢索工具的編制9．2．1 檔案檢索的概念、內(nèi)容和意義9．2．2 檔案檢索工具9．2．3 檔案檢索工具體系9．2．4 常用檔案檢索工具的編制9．3 檔案提供利用的途徑與方式9．3．1 檔案利用的定義9．3．2 檔案利用工作的重要意義和注意事項(xiàng)9．3．3 開展檔案利用工作的方式和途徑思考案例附錄1國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法附錄2機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定附錄3電子公文歸檔管理暫行辦法附錄4歸檔文件整理規(guī)則參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

　　第二，內(nèi)容的獨(dú)特性。內(nèi)容獨(dú)特、新穎的文書材料，價(jià)值較高。內(nèi)容的獨(dú)特性，主要指記述本組織特殊的事件、產(chǎn)品、任務(wù)、成果和傳統(tǒng)。反映本組織改革、發(fā)展過程和具有開創(chuàng)意義的新人、新事、新政策、新做法的文書材料都具有較高的價(jià)值。比如，記載某個(gè)公司經(jīng)營(yíng)特色的文書、某個(gè)學(xué)校辦學(xué)特色的文書或某個(gè)地區(qū)文化特色的文書等都是內(nèi)容上有獨(dú)特性的文書。鑒定文書時(shí)，應(yīng)注意那些記述本單位特殊事件、特殊產(chǎn)品、特殊人物、特殊成果和某些特殊傳統(tǒng)的檔案，以及具有開創(chuàng)意義的新人、新事的文書。但要注意避免文書內(nèi)容的重復(fù)性：一是內(nèi)容重復(fù)，二是重份文書。　　第三，內(nèi)容的時(shí)效性。組織內(nèi)普通文書具有一定的時(shí)效性。超過一定的時(shí)間，這些文書的現(xiàn)行效用就會(huì)消失，其價(jià)值也隨即發(fā)生變化或轉(zhuǎn)移，有的甚至?xí)優(yōu)闊o價(jià)值。例如，契約、合同、協(xié)議等文書通常在有效期內(nèi)及法律規(guī)定的起訴時(shí)效期限內(nèi)，價(jià)值很高，而超過此期限后，其價(jià)值便降低以至消失；方針政策性、法律性和綜合計(jì)劃性文書，在失去現(xiàn)行行政效用后，其價(jià)值將從行政價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)研究?jī)r(jià)值。因此，在鑒定文書價(jià)值時(shí)，應(yīng)該通過分析文書內(nèi)容的時(shí)效性及其變化情況來判定文書價(jià)值。　?、蹥w檔普通文書的形式特征。文書的形式是指文種（文書的名稱）、形成時(shí)間、載體形態(tài)和記錄方式等。在某種情況下，文書的形式也影響其價(jià)值。　　第一，文書的文種。文種表明文書的特定用途和性質(zhì)，因而能夠在一定程度上反映文書的價(jià)值。一般來說，命令、指示、決定、決議、條例、公告、紀(jì)要、報(bào)告等文種往往用于記錄方針政策、重大事件和主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，具有權(quán)威性、指導(dǎo)性、規(guī)定性，價(jià)值較高；而通知、函件、簡(jiǎn)報(bào)等往往用于處理一般事務(wù)，價(jià)值則相對(duì)較低?！　?yīng)該注意的是：一方面由于一些文種如通知、函等的使用范圍比較寬泛；另一方面由于有的組織行文時(shí)選擇文種不夠準(zhǔn)確，造成文種與實(shí)際用途不符的情況，因此，不能僅用文書的名稱作為判定其價(jià)值的依據(jù)，而需要結(jié)合文書的內(nèi)容加以分析。

編輯推薦

　　《文書與檔案工作》根據(jù)文秘專業(yè)學(xué)生畢業(yè)后的崗位需求來設(shè)計(jì)內(nèi)容結(jié)構(gòu)。秘書一般以文書工作為主，兼做一定的檔案工作，因此《文書與檔案工作》對(duì)文書工作內(nèi)容敘述詳細(xì)，對(duì)檔案工作內(nèi)容系統(tǒng)簡(jiǎn)縮?！段臅c檔案工作》將文書與檔案工作作為一個(gè)運(yùn)動(dòng)流程來認(rèn)識(shí)。以文書整理為過渡，將辦畢有保存價(jià)值的文書從辦理過程流轉(zhuǎn)到保管、提供利用環(huán)節(jié)，既符合文件生命周期理論，也適應(yīng)文檔一體化管理趨勢(shì)?！段臅c檔案工作》的目標(biāo)讀者為秘書崗位的實(shí)際工作者，特別是高職高專文秘專業(yè)學(xué)生。內(nèi)容設(shè)計(jì)從實(shí)際工作需要出發(fā)，淡化理論闡述，注重工作方法介紹。

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