秘書實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)與案例分析

前言

本書是由北京大學(xué)出版社組織編寫的“21世紀(jì)高職高專秘書類規(guī)劃”教材之一，也是教育部高職高專文秘類專業(yè)教學(xué)指導(dǎo)委員會2009年重點(diǎn)科研課題“秘書職業(yè)能力的分解研究”（課題編號izwz0903）的階段性成果之一。當(dāng)今社會人才競爭激烈，用人單位對于畢業(yè)生的要求也越來越高，文秘專業(yè)面臨一個(gè)尷尬的局面：一方面畢業(yè)生求職困難，一方面是用人單位招不到合適的秘書，很多職業(yè)經(jīng)理人感慨地說：“秘書崗位易得，秘書人才難求。”那么，如何培養(yǎng)用人單位需要的秘書人才，向高職高專教育提出了新的挑戰(zhàn)，我們也在為此積極地摸索、嘗試著。為了應(yīng)對高職高專教育的新特點(diǎn)、新形勢，在北京大學(xué)出版社溫丹丹編輯的大力支持下，我們組織編寫了本書，旨在指導(dǎo)秘書實(shí)訓(xùn)課程教學(xué)。與傳統(tǒng)的秘書實(shí)訓(xùn)教材相比，我們做了以下三個(gè)方面的探索。一是在教材結(jié)構(gòu)方面，打破了傳統(tǒng)秘書教材“辦文”、“辦會”、“辦事”的模式，更加突出了實(shí)操性。在理論知識夠用、管用的前提下，盡量簡化理論知識的介紹，而是盡可能地比較細(xì)化地介紹秘書工作過程中的各種流程和規(guī)范，以期最大限度地向?qū)W生提供指導(dǎo)性，通過實(shí)訓(xùn)鍛煉學(xué)生的基本技能。二是內(nèi)容設(shè)置方面，增強(qiáng)了實(shí)用性。教材案例和實(shí)訓(xùn)任務(wù)的選擇，從秘書實(shí)際工作中選取，這樣一來，讓學(xué)生感受到案例就在自己的身邊。三是編寫體例方面，采用任務(wù)驅(qū)動(dòng)的方式進(jìn)行編寫，通過完成項(xiàng)目任務(wù)，達(dá)到教學(xué)的效果和教學(xué)目的。

內(nèi)容概要

本書是由北京大學(xué)出版社組織編寫的高職高專院校文秘類專業(yè)主干課程教材之一。本書的編寫旨在指導(dǎo)文秘專業(yè)實(shí)訓(xùn)課程教學(xué)，為了培養(yǎng)學(xué)生從事秘書工作的基本技能和心態(tài)，通過本書的學(xué)習(xí)與實(shí)訓(xùn)，讓學(xué)生體驗(yàn)秘書工作的內(nèi)容，掌握秘書工作的方法。    本書有以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是理論聯(lián)系實(shí)際，突出實(shí)務(wù)、實(shí)訓(xùn)；二是打破辦文、辦會、辦事的模式，按照秘書工作的流程設(shè)置教材內(nèi)容；三是體例新穎，采用任務(wù)驅(qū)動(dòng)的方式進(jìn)行編寫；四是工作案例均由企業(yè)一線秘書工作經(jīng)歷改編。    本書可以作為高職高專院校文秘類專業(yè)秘書實(shí)訓(xùn)課程教材，也可作為在職秘書或者即將從事秘書職業(yè)的職場新人的日常讀本，以及國家秘書職業(yè)資格考試輔導(dǎo)用書。

書籍目錄

項(xiàng)目1  辦公環(huán)境管理  實(shí)訓(xùn)1  布置辦公室  實(shí)訓(xùn)2  為上司整理辦公室  實(shí)訓(xùn)3  維護(hù)工作環(huán)境的整潔  實(shí)訓(xùn)4  辦公環(huán)境的安全管理  實(shí)訓(xùn)5  裝飾上司的辦公室項(xiàng)目2接待客人  任務(wù)1  接待前的準(zhǔn)備工作    實(shí)訓(xùn)1  接待環(huán)境的布置    實(shí)訓(xùn)2  前臺值班  任務(wù)2  接待的基本禮儀    實(shí)訓(xùn)1  接待客人的基本禮儀    實(shí)訓(xùn)2  介紹的禮節(jié)    實(shí)訓(xùn)3  握手的禮節(jié)    實(shí)訓(xùn)4  交換名片  任務(wù)3  日常接待    實(shí)訓(xùn)1  迎接招待客人    實(shí)訓(xùn)2  恭送客人    實(shí)訓(xùn)3  接待預(yù)約的客人    實(shí)訓(xùn)4  接待未預(yù)約的客人  任務(wù)4  團(tuán)體接待    實(shí)訓(xùn)1  確定接待規(guī)格    實(shí)訓(xùn)2  制訂接待計(jì)劃    實(shí)訓(xùn)3  安排迎送來訪團(tuán)體    實(shí)訓(xùn)4  接待來訪者就餐  任務(wù)5  涉外接待    實(shí)訓(xùn)1  確定涉外禮賓次序    實(shí)訓(xùn)2  安排涉外迎送儀式項(xiàng)目3  辦公室日常事務(wù)  任務(wù)1  接打電話    實(shí)訓(xùn)1  接打電話的基本禮儀    實(shí)訓(xùn)2  接聽電話的技巧    實(shí)訓(xùn)3  撥打電話的方法    實(shí)訓(xùn)4  為上司進(jìn)行電話預(yù)約  任務(wù)2  日常資料、文件處理    實(shí)訓(xùn)1  給上司送文件的順序和時(shí)機(jī)    實(shí)訓(xùn)2  確定文件的保存期限    實(shí)訓(xùn)3  讓上司急件急批    實(shí)訓(xùn)4  整理名片  任務(wù)3  郵件處理    實(shí)訓(xùn)1  處理收到的郵件    實(shí)訓(xùn)2  寄發(fā)郵件  任務(wù)4  零用現(xiàn)金管理    實(shí)訓(xùn)  管理零用現(xiàn)金  任務(wù)5  差旅費(fèi)報(bào)銷    實(shí)訓(xùn)  幫上司報(bào)銷差旅費(fèi)  任務(wù)6  辦公用品的購置與管理    實(shí)訓(xùn)1  辦公用品的購置    實(shí)訓(xùn)2  辦公用品的發(fā)放  任務(wù)7  印信管理    實(shí)訓(xùn)1  印章管理    實(shí)訓(xùn)2  介紹信管理  任務(wù)8  值班管理    實(shí)訓(xùn)  值班管理  任務(wù)9  保密工作    實(shí)訓(xùn)  信息保密  任務(wù)10  時(shí)間管理    實(shí)訓(xùn)1  制作和管理工作日志    實(shí)訓(xùn)2  制訂不同形式的日程安排表    實(shí)訓(xùn)3  調(diào)整工作日程表項(xiàng)目4  辦公室非日常事務(wù)  任務(wù)1  制訂工作計(jì)劃    實(shí)訓(xùn)  制訂工作計(jì)劃  任務(wù)2  調(diào)查研究    實(shí)訓(xùn)  為公司的企業(yè)文化建設(shè)進(jìn)行問卷調(diào)查  任務(wù)3  督查工作    實(shí)訓(xùn)  幫上司完成督查事項(xiàng)項(xiàng)目5  會議組織和管理  任務(wù)1  會前準(zhǔn)備    實(shí)訓(xùn)1  制作并發(fā)送會議通知    實(shí)訓(xùn)2  擬訂會議議程和日程    實(shí)訓(xùn)3  選擇會議地點(diǎn)    實(shí)訓(xùn)4  會場布置和會場布局  任務(wù)2  會中服務(wù)    實(shí)訓(xùn)1  會議接站和報(bào)到    實(shí)訓(xùn)2  制作會議記錄    實(shí)訓(xùn)3  制作會議簡報(bào)    實(shí)訓(xùn)4  會中突發(fā)事件處理  任務(wù)3  會后掃尾    實(shí)訓(xùn)1  引導(dǎo)與會人員離開會場    實(shí)訓(xùn)2  會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算    實(shí)訓(xùn)3  整理會議文件    實(shí)訓(xùn)4  撰寫會議紀(jì)要    實(shí)訓(xùn)5  進(jìn)行會議總結(jié)項(xiàng)目6  商務(wù)活動(dòng)  任務(wù)1  商務(wù)會見、會談    實(shí)訓(xùn)  會見、會談的工作程序  任務(wù)2  商務(wù)宴請    實(shí)訓(xùn)1  制訂宴請計(jì)劃    實(shí)訓(xùn)2  安排宴請活動(dòng)的桌次和座次  任務(wù)3  商務(wù)慶典    實(shí)訓(xùn)1  開業(yè)典禮的籌備    實(shí)訓(xùn)2  安排公司周年慶典的程序    實(shí)訓(xùn)3  安排剪彩活動(dòng)  任務(wù)4  簽字儀式    實(shí)訓(xùn)  安排簽字儀式的程序  任務(wù)5  新聞發(fā)布會    實(shí)訓(xùn)1  制訂公司新聞發(fā)布會的策劃方案    實(shí)訓(xùn)2  做好新聞發(fā)布會的善后工作  任務(wù)6  開放參觀活動(dòng)    實(shí)訓(xùn)  制訂開放參觀活動(dòng)的策劃方案  任務(wù)7  商務(wù)旅行    實(shí)訓(xùn)1  商務(wù)旅行的準(zhǔn)備工作    實(shí)訓(xùn)2  制作商務(wù)旅行計(jì)劃    實(shí)訓(xùn)3  上司出差期間秘書的工作    實(shí)訓(xùn)4  與上司一起出差項(xiàng)目7  信息工作  任務(wù)1  信息的收集    實(shí)訓(xùn)1  運(yùn)用多種方法收集信息    實(shí)訓(xùn)2  幫新上司熟悉行業(yè)情況  任務(wù)2  信息的整理    實(shí)訓(xùn)1  信息的篩選    實(shí)訓(xùn)2  信息的整理  任務(wù)3  信息的傳遞    實(shí)訓(xùn)  信息的傳遞  任務(wù)4  信息的存儲    實(shí)訓(xùn)  信息的存儲  任務(wù)5  信息的開發(fā)利用    實(shí)訓(xùn)1  信息的開發(fā)    實(shí)訓(xùn)2  信息的利用  任務(wù)6  信息的反饋    實(shí)訓(xùn)  為上司提供反饋信息項(xiàng)目8  檔案管理  任務(wù)1  檔案的整理    實(shí)訓(xùn)1  確定歸檔范圍    實(shí)訓(xùn)2  檔案的分類    實(shí)訓(xùn)3  檔案的裝訂    實(shí)訓(xùn)4  歸檔的步驟  任務(wù)2  檔案的鑒定    實(shí)訓(xùn)1  鑒定檔案的價(jià)值    實(shí)訓(xùn)2  檔案的銷毀  任務(wù)3  檔案的檢索    實(shí)訓(xùn)1  檔案的著錄標(biāo)引    實(shí)訓(xùn)2  編制檔案檢索工具  任務(wù)4  檔案的編研    實(shí)訓(xùn)1  編寫大事記    實(shí)訓(xùn)2  編寫會議簡介  任務(wù)5  檔案的保管    實(shí)訓(xùn)  檔案的保管  任務(wù)6  檔案的利用    實(shí)訓(xùn)1  檔案的查找利用    實(shí)訓(xùn)2  檔案的閱覽服務(wù)  任務(wù)7  電子檔案的管理    實(shí)訓(xùn)1  收集電子檔案    實(shí)訓(xùn)2  檔案管理軟件的應(yīng)用項(xiàng)目9  辦公自動(dòng)化  任務(wù)1  常用辦公設(shè)備的使用和維護(hù)    實(shí)訓(xùn)1  傳真機(jī)的使用    實(shí)訓(xùn)2  復(fù)印機(jī)、打印機(jī)的使用    實(shí)訓(xùn)3  刻錄機(jī)的使用    實(shí)訓(xùn)4  掃描儀的使用    實(shí)訓(xùn)5  可視電話    實(shí)訓(xùn)6  碎紙機(jī)的使用  任務(wù)2  辦公軟件的使用    實(shí)訓(xùn)1  辦公軟件Word的使用    實(shí)訓(xùn)2  辦公軟件Excel、PowerPoint的使用    實(shí)訓(xùn)3  Word 2003的應(yīng)用    實(shí)訓(xùn)4  利用FrontPage制作個(gè)人網(wǎng)頁    實(shí)訓(xùn)5  制作宣傳海報(bào)  任務(wù)3  在線辦公    實(shí)訓(xùn)1  在線辦會    實(shí)訓(xùn)2  在線業(yè)務(wù)辦理    實(shí)訓(xùn)3  制作公文項(xiàng)目10  秘書工作案例分析參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

插圖：（二）秘書在整理名片時(shí)的注意事項(xiàng)（1）在收到名片后，可以在他人名片上隨手記下可供日后參考的資料，使其充當(dāng)客戶信息的記事簿，又是一份很好的公關(guān)手冊，也有利于日后進(jìn)行客戶資料加工時(shí)參考。對于重要人物，如果名片上記不下，則可以另附卡片，與名片夾在一起保存。這種記錄的主要目的是為了對一個(gè)人或一個(gè)單位了解得更加深入。秘書可以根據(jù)組織的需要記錄這些信息。可在名片上或名片后附上記錄的客戶信息有以下幾項(xiàng)。收到一張新名片時(shí)的具體情況：包括收到名片的地點(diǎn)、時(shí)間、是否與對方親自交換以及其他特殊情況等。如在名片上要記上收到的日期，如2009年12月6日，就可以記成“20091206”，如果可能，還寫上“與上司是某某關(guān)系”等。交換名片者個(gè)人的資料。例如：性別、年齡、生日、相貌特征、籍貫、職位、職稱、學(xué)歷、經(jīng)歷、著作、專長、嗜好、特殊貢獻(xiàn)、特殊榮譽(yù)等。這既可備忘，也可充作資料。如將客人的一些外貌特征“細(xì)高”和“肥胖”等記在上面，這樣就可以加深對客人的印象，在下次接待時(shí)能給客人留下一個(gè)親切的印象。與他人相關(guān)資料。例如：他與某單位的某人是兄弟，與某人是師生，與某人是親人或眷屬等。交換名片者在交換名片后變化的情況，例如單位、部門的變化，職業(yè)的變動(dòng)調(diào)任，職務(wù)、學(xué)銜的升降，聯(lián)絡(luò)方式的改變，等等。一般往來記錄。如你送了什么禮物、對方回贈什么禮物；什么時(shí)候請對方便餐，談了什么主題。

編輯推薦

《秘書實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)與案例分析》特色：打破常規(guī)教材編寫體系采用任務(wù)驅(qū)動(dòng)彰顯特色立足一線秘書工作實(shí)際強(qiáng)化學(xué)生職業(yè)技能培養(yǎng)案例源于秘書工作和生活案例新穎通俗利于學(xué)和練

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