文書與檔案管理

前言

現(xiàn)代社會，文秘專業(yè)是一門社會各界有著廣泛需求的專業(yè)。無論是企事業(yè)單位還是行政機(jī)關(guān)，也無論是國有、集體還是民營企業(yè)，尤其是中外合資企業(yè)或外商獨(dú)資企業(yè)，對于文秘人員的需求越來越旺盛。秘書職業(yè)化的趨勢愈來愈明顯，其社會地位在不斷提高，服務(wù)領(lǐng)域也越來越廣。社會各界在擴(kuò)大秘書需求的同時也對秘書的素質(zhì)和能力提出了更高更新的要求，這就對高校傳統(tǒng)的文秘專業(yè)辦學(xué)模式和教學(xué)方法提出了新的挑戰(zhàn)。為了贏得挑戰(zhàn)，加快發(fā)展，確保文秘專業(yè)教育與社會崗位需求相適應(yīng)，就必須加強(qiáng)文秘專業(yè)的教材建設(shè)。教材好比劇本，沒有好的劇本，焉能演出一場好戲。為此，我們組織了全國20多所高等院校文秘專業(yè)教學(xué)第一線的骨干教師，從事教改與教研工作的專家、學(xué)者，秘書職業(yè)資格證書社會培訓(xùn)機(jī)構(gòu)的資深人士，在進(jìn)行了廣泛深入的調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，成立了“新編公共行政與公共管理學(xué)系列教材·文秘專業(yè)”編委會。我們會同北京大學(xué)出版社的有關(guān)編輯，從當(dāng)前教學(xué)實(shí)際需要出發(fā)，充分考慮就業(yè)與市場需求，同時又與國家職業(yè)資格證書考試相銜接，制定了編輯出版這套文秘專業(yè)系列規(guī)劃教材的指導(dǎo)思想、總體原則、編寫體例、編寫格式及具體要求。我們編輯出版的這套文秘專業(yè)系列規(guī)劃教材的培養(yǎng)目標(biāo)是：適應(yīng)社會主義現(xiàn)代化建設(shè)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展與構(gòu)建和諧社會的需要，具有較高的現(xiàn)代秘書素質(zhì)與能力和國際視野，又具備管理、經(jīng)濟(jì)、法律、商務(wù)和外語等多方面的知識，德、智、體、美全面發(fā)展，以信息技術(shù)為溝通的主要手段，掌握文秘基本理論與文秘業(yè)務(wù)操作，擁有較強(qiáng)的書面和口頭表達(dá)能力的復(fù)合型、應(yīng)用型文秘人才。

內(nèi)容概要

本書遵循系統(tǒng)性和全面性相結(jié)合、實(shí)用性和可操作性相結(jié)合的原則，向讀者講述了文書概述、文書的撰擬與制發(fā)、文書的處理、文書的整理歸檔、檔案概述、檔案的鑒定、檔案的收集、檔案的整理、檔案的保管、檔案的提供利用、電子文件與電子檔案等方面的內(nèi)容。力求全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地闡述文書與檔案管理的基本原理和實(shí)務(wù)，在原理的闡述和案例的列舉中盡可能多地聯(lián)系實(shí)際，使之既忠實(shí)于學(xué)科原貌，又通俗易懂。為遵循學(xué)科自身規(guī)律，從培養(yǎng)實(shí)用型、復(fù)合型人才的目標(biāo)出發(fā)，本書按照學(xué)科體系編寫，力爭做到科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)、循序漸進(jìn)。在體例編排上，每章  以“本章提要、本章學(xué)習(xí)目標(biāo)、案例導(dǎo)入”開篇，正文結(jié)束后，又設(shè)置了“案例分析、本章小結(jié)、復(fù)習(xí)思考題”。同時，根據(jù)各章實(shí)際情況，加入了課堂討論題、知識鏈接、小貼士等，目的是鍛煉學(xué)生思考問題的能力，拓寬學(xué)生的知識視野，強(qiáng)化師生之間、學(xué)生之間的互動交流?？傮w來看，本書試圖在體例上打破常規(guī)，注重實(shí)際操作的教學(xué)和練習(xí)，為全面提高學(xué)生的實(shí)際操作能力做了積極的努力。本書是新編公共行政與公共管理學(xué)系列教材·文秘專業(yè)教材之一，既可作為各級各類大專院校公共管理、行政管理、文秘專業(yè)的本科教材，也可作為高職高專相關(guān)專業(yè)的教材，還可作為成人教育、自學(xué)考試以及在職人員理想的自學(xué)教材。

作者簡介

汪溢，遼寧經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院公共管理系工商行政管理專業(yè)教研室主任，副教授，工商行政管理專業(yè)學(xué)科帶頭人；國家秘書職業(yè)培訓(xùn)師；遼寧省優(yōu)秀青年骨干教師。主持省級課題兩項(xiàng)。主編有《秘書文檔管理》、《秘書綜合訓(xùn)練》、《財經(jīng)應(yīng)用文寫作》、《管理學(xué)原理》等教材。主講課程：文書與檔案管理、秘書綜合實(shí)務(wù)、管理學(xué)、人力資源管理、企業(yè)行政管理、管理溝通等。趙瑩，沈陽農(nóng)業(yè)大學(xué)高等職業(yè)技術(shù)學(xué)院成教部主任，副教授。曾主持多項(xiàng)規(guī)劃及科研課題，其中，遼寧省教育廳“十五”規(guī)劃課題“社區(qū)成人教育發(fā)展趨勢的研究”獲遼寧省教育科研成果二等獎。主編有《中專寫作概論》、《語文》、《秘書學(xué)》等教材。主講課程：文書與檔案管理、公共關(guān)系學(xué)、農(nóng)村政策法規(guī)等。

書籍目錄

上編  文書工作  第一章  文書概述    本章提要    本章學(xué)習(xí)目標(biāo)    導(dǎo)入案例    第一節(jié)  文書與公文    第二節(jié)  文書工作    案例分析    本章小結(jié)    復(fù)習(xí)思考題  第二章  文書的撰擬與制發(fā)    本章提要    本章學(xué)習(xí)目標(biāo)    導(dǎo)入案例    第一節(jié)  公務(wù)文書的種類    第二節(jié)  公務(wù)文書的體式與稿本    第三節(jié)  行政公文的種類與格式    案例分析    本章小結(jié)    復(fù)習(xí)思考題  第三章  文書的處理E    本章提要    本章學(xué)習(xí)目標(biāo)    導(dǎo)入案例    第一節(jié)  收文處理程序    第二節(jié)  發(fā)文辦理程序    第三節(jié)  文書的管理    案例分析    本章小結(jié)    復(fù)習(xí)思考題  第四章  文書的整理歸檔    本章提要    本章學(xué)習(xí)目標(biāo)    導(dǎo)入案例    第一節(jié)  文書整理歸檔的范圍和要求    第二節(jié)  文書整理歸檔的方法    案例分析    本章小結(jié)    復(fù)習(xí)思考題下編  檔案管理  第五章  檔案概述    本章提要    本章學(xué)習(xí)目標(biāo)    導(dǎo)入案例    第一節(jié)  檔案    第二節(jié)  檔案工作    案例分析    本章小結(jié)    復(fù)習(xí)思考題  第六章  檔案的鑒定    本章提要    本章學(xué)習(xí)目標(biāo)    導(dǎo)入案例    第一節(jié)  檔案鑒定工作概述    第二節(jié)  檔案保管期限表    案例分析    本章小結(jié)    復(fù)習(xí)思考題  第七章  檔案的收集    本章提要    本章學(xué)習(xí)目標(biāo)    導(dǎo)入案例    第一節(jié)  檔案收集工作概述    第二節(jié)  機(jī)關(guān)檔案的接收和歸檔    案例分析    本章小結(jié)    復(fù)習(xí)思考題  第八章  檔案的整理    本章提要    本章學(xué)習(xí)目標(biāo)    導(dǎo)入案例    第一節(jié)  檔案整理工作概述    第二節(jié)  全宗內(nèi)檔案的分類    第三節(jié)  類內(nèi)案卷排列和案卷目錄    案例分析    本章小結(jié)    復(fù)習(xí)思考題  第九章  檔案的保管    本章提要    本章學(xué)習(xí)目標(biāo)    導(dǎo)入案例    第一節(jié)  檔案保管工作概述    第二節(jié)  檔案的庫房管理    案例分析    本章小結(jié)    復(fù)習(xí)思考  第十章  檔案的提供利用    本章提要    本章學(xué)習(xí)目標(biāo)    導(dǎo)入案例    第一節(jié)  檔案提供利用工作概述    第二節(jié)  開放檔案    案例分析    本章小結(jié)    復(fù)習(xí)思考  第十一章  電子文件與電子檔案    本章提要    本章學(xué)習(xí)目標(biāo)    導(dǎo)入案例    第一節(jié)  電子文件的收集與整理    第二節(jié)  電子文件的歸檔、保管和利用    案例分析    本章小結(jié)    復(fù)習(xí)思考題附錄  附錄1  中華人民共和國檔案法  附錄2  中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法  附錄3  國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法  附錄4  文書檔案保管期限表參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

插圖：社會組織的形成是文書產(chǎn)生的充分條件。文書的另一個重要特征就在于它是帶有一定的策令性的信息。無論是早期的殷墟甲骨，還是當(dāng)今文書的主流——公文，都不容否認(rèn)地帶有一種影響力，而這種影響力是由制作文書的社會組織的權(quán)威性賦予的。隨著社會生產(chǎn)力的發(fā)展，用以滿足人類社會的物質(zhì)生活資料逐漸地豐富起來，人們也逐步完成了從衣食富足到觀念轉(zhuǎn)化，再至形成不同利益群體的過程。不同的利益群體為了鞏固自身的利益和地位，就需要建立強(qiáng)化群體利益的組織，以至于最終形成階級和國家。國家作為社會組織的最完備形式，面臨著日趨復(fù)雜的社會事務(wù)，它必須找到一種能夠克服時空界限的管理工具，行使自身的權(quán)力，表達(dá)自己的意志，于是，文書便應(yīng)運(yùn)而生。我國的歷史經(jīng)典《尚書》，成書于春秋戰(zhàn)國時代。收入這部經(jīng)典的，是從堯舜到秦穆公期間的下行文書，即所謂“書者，古之號令也”?？梢?，文書作為一種國家管理工具，其使用已具有相當(dāng)規(guī)模。中外學(xué)者在文書產(chǎn)生問題上的論述，其中包含著某些規(guī)律性的認(rèn)識，即文字的出現(xiàn)使文書的產(chǎn)生成為可能，而社會組織的出現(xiàn)（包括階級、國家）則使這種可能成為現(xiàn)實(shí)。這些科學(xué)結(jié)論的積極意義在于幫助后人進(jìn)一步認(rèn)識文書的起源和由起源所決定的基本特征。文書作為一種社會現(xiàn)象，作為社會組織進(jìn)行管理的、有準(zhǔn)確信息內(nèi)容的工具，必然隨著社會的發(fā)展而不斷發(fā)展、進(jìn)化。這種發(fā)展和進(jìn)化主要表現(xiàn)在兩個方面：一是文書的制成材料是文書信息內(nèi)容的記述載體和物質(zhì)承擔(dān)者。早期文書的命名方式，就是由其載體的差異形成的。如刻在甲骨上的文書被稱為甲骨文。從世界范圍看，文書的制成材料大體上包括：甲骨、金屬、竹木、石材、縑帛、泥土、紙草、獸皮、樹葉和紙張等多種形式。文書制成材料的變化，在一定程度上是同生產(chǎn)力的發(fā)展和民族習(xí)慣相聯(lián)系的，但更重要的是取決于文書制作者對文書功能的認(rèn)識。比如，希望文書的內(nèi)容能流傳千古，就將其刻于山石；希望文書的內(nèi)容盡快傳遞，便將其刻于木牌；等等。研究文書制成材料的特點(diǎn)，以及與不同文書功能相適應(yīng)的選材要求，不僅關(guān)系到文書的壽命，而且反映了文書的形成及其規(guī)律。

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