檔案工作實(shí)務(wù)

前言

　　進(jìn)入21世紀(jì)以后，檔案工作進(jìn)入了一個(gè)全新的發(fā)展時(shí)期。社會(huì)的高度重視，新檔案載體的不斷出現(xiàn)，檔案工作應(yīng)朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、虛擬化方向發(fā)展的新要求，所有這些都給檔案工作的發(fā)展帶來(lái)前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，并迫切需要一大批掌握全新的檔案知識(shí)和技術(shù)能力的新人充實(shí)到檔案工作者隊(duì)伍中來(lái)?！　”緯?shū)針對(duì)目前的實(shí)際檔案工作，以機(jī)關(guān)（企業(yè)）檔案室為出發(fā)點(diǎn)，全面介紹了檔案工作的內(nèi)容、工作方法、操作技能等內(nèi)容，具有系統(tǒng)性、實(shí)用性、針對(duì)性以及可操作性等特點(diǎn)。I司時(shí)，本書(shū)沒(méi)有采用過(guò)去檔案管理學(xué)中以文書(shū)檔案為主體的編寫(xiě)方式，而是將文書(shū)檔案、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等多種檔案類(lèi)型有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，系統(tǒng)地加以介紹，特別是計(jì)算機(jī)與檔案管理等章節(jié)，融合了最新的科技成果，迎合了當(dāng)前檔案數(shù)字化的要求，從而更符合基層檔案工作的具體情況，能夠直接指導(dǎo)基層檔案工作的實(shí)踐。此外，本書(shū)在編寫(xiě)上還盡可能突破原有教材的模式，采用以一個(gè)完整的故事作為案例導(dǎo)入的方式，在內(nèi)容組織上也盡量貼近檔案工作實(shí)際，從而突出了實(shí)用性和可操作性的特點(diǎn)?！　”緯?shū)是一本完全按照工學(xué)結(jié)合思路編寫(xiě)的教材，其作者都是長(zhǎng)期從事檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和教學(xué)科研工作的專(zhuān)家學(xué)者，他們有著豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和扎實(shí)的理論素養(yǎng)，本書(shū)內(nèi)容是他們多年理論的積累和實(shí)踐的總結(jié)；同時(shí)，本書(shū)還借鑒了大量國(guó)內(nèi)外的最新研究成果，因此應(yīng)當(dāng)能夠?yàn)槠髽I(yè)基層檔案工作的發(fā)展和完善提供指導(dǎo)和幫助。本書(shū)不僅可以作為高職高專(zhuān)院校的檔案管理課程教材，也可以作為在職檔案工作人員的培訓(xùn)教材?！　”緯?shū)由珠海市檔案局許文生局長(zhǎng)整體策劃，對(duì)全書(shū)的寫(xiě)作進(jìn)行指導(dǎo)，并擔(dān)任主審一職：吳廣平副局長(zhǎng)具體負(fù)責(zé)組織編寫(xiě)，并對(duì)全書(shū)的編寫(xiě)任務(wù)統(tǒng)籌安排。具體編寫(xiě)情況分工如下：第一章、第七章由向陽(yáng)撰寫(xiě)，第二章由張玉芳撰寫(xiě)，第三章由吳廣平撰寫(xiě)，第四章由吳蔚撰寫(xiě)，第五章由黃河撰寫(xiě)，第六章由楊海燕撰寫(xiě)，第八章由駱偉娟撰寫(xiě)；最后由廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院的向陽(yáng)負(fù)責(zé)全書(shū)的修改統(tǒng)稿。此外，本書(shū)在出版過(guò)程中還得到了珠海泰坦軟件系統(tǒng)有限公司楊金IIiii總、毛建強(qiáng)經(jīng)理的大力支持，在此一并表示感謝。

內(nèi)容概要

本書(shū)是針對(duì)實(shí)際檔案工作而編寫(xiě)的一本工學(xué)結(jié)合教材，由檔案專(zhuān)業(yè)主管機(jī)關(guān)的專(zhuān)家會(huì)同長(zhǎng)期從事檔案專(zhuān)業(yè)教育的高校教師一起編寫(xiě)而成，全面介紹了檔案工作的基礎(chǔ)知識(shí)、工作流程以及各種不同檔案的管理方法和技能。本書(shū)深入淺出、內(nèi)容翔實(shí)、體例新穎、敘述生動(dòng)，并以操作技能的訓(xùn)練為主，理論介紹為輔，每章由相關(guān)案例導(dǎo)入，增加了本書(shū)的實(shí)用性和可讀性。    本書(shū)既可以作為高職高專(zhuān)院校的檔案管理課程教材，同時(shí)也可以作為在職檔案工作人員的培訓(xùn)教材。

書(shū)籍目錄

第一章  檔案和檔案工作  第一節(jié)  我國(guó)檔案和檔案工作的發(fā)展    一、我國(guó)古代的檔案和檔案工作    二、我國(guó)近代文書(shū)工作和檔案工作    三、新中國(guó)的檔案工作  第二節(jié)  文書(shū)與檔案    一、文書(shū)    二、檔案    三、文書(shū)和檔案的聯(lián)系與區(qū)別  第三節(jié)  文書(shū)工作與檔案工作    一、文書(shū)工作概述    二、檔案工作概述    三、文書(shū)工作和檔案工作的聯(lián)系與區(qū)別第二章  文書(shū)檔案管理  第一節(jié)  文件概述    一、文件的概念    二、文件的分類(lèi)    三、公文    四、文件處理  第二節(jié)  文件歸檔    一、歸檔的含義    二、歸檔范圍    三、歸檔方法    四、歸檔要求    五、歸檔時(shí)間    六、歸檔手續(xù)  第三節(jié)  歸檔文件的整理    一、立卷的整理方法    二、單件歸檔的整理方法  第四節(jié)  文書(shū)檔案的鑒定與移交    一、文書(shū)檔案鑒定工作概述    二、文書(shū)檔案鑒定的幾個(gè)階段    三、保管期限表及保管期限的劃分    四、鑒定工作的組織與制度    五、檔案的移交第三章  科技檔案管理  第一節(jié)  科技檔案基本概念    一、科技檔案定義    二、科技檔案的內(nèi)涵    三、如何區(qū)分科技檔案和文書(shū)檔案    四、科技檔案的種類(lèi)    五、科技檔案的特點(diǎn)  第二節(jié)  科技檔案的收集    一、科技檔案收集工作的含義    二、科技文件材料的歸檔    三、檔案室科技檔案收集工作的措施    四、科技專(zhuān)業(yè)檔案館的收集  第三節(jié)  科技檔案整理    一、科技檔案整理工作的含義    二、科技檔案整理工作的步驟    三、科技檔案分類(lèi)    四、科技檔案組卷    五、科技檔案的系統(tǒng)排列    六、科技檔案編目    七、圖紙的整理    八、科技檔案案卷的裝訂  第四節(jié)  科技檔案號(hào)的編制    一、科技檔案號(hào)的模式    二、科技檔案號(hào)的編制方法    三、常見(jiàn)基本類(lèi)型檔案的編號(hào)  第五節(jié)  科技檔案目錄的編制    一、科技檔案總目錄    二、科技檔案分類(lèi)目錄第四章  會(huì)計(jì)檔案管理  第一節(jié)  會(huì)計(jì)檔案基本概念    一、會(huì)計(jì)檔案的定義    二、會(huì)計(jì)檔案的管理原則    三、會(huì)計(jì)檔案的形成    四、會(huì)計(jì)檔案的種類(lèi)  第二節(jié)  會(huì)計(jì)檔案的作用、特點(diǎn)    一、會(huì)計(jì)檔案的作用    二、會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)  第三節(jié)  會(huì)計(jì)檔案的歸檔及保管期限劃分    一、會(huì)計(jì)檔案的歸檔    二、會(huì)計(jì)檔案保管期限劃分  第四節(jié)  會(huì)計(jì)檔案的整理工作    一、會(huì)計(jì)檔案的分類(lèi)    二、會(huì)計(jì)檔案的整理  第五節(jié)  會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)與排列    一、會(huì)計(jì)檔案的編號(hào)    二、會(huì)計(jì)檔案的排列  第六節(jié)  會(huì)計(jì)檔案案卷目錄的編制    一、填寫(xiě)案卷目錄    二、編制“會(huì)計(jì)檔案案卷目錄（夾）”  第七節(jié)  會(huì)計(jì)檔案的裝盒與排架    一、會(huì)計(jì)檔案盒項(xiàng)目的填寫(xiě)    二、會(huì)計(jì)檔案的排架  第八節(jié)  會(huì)計(jì)檔案的移交、利用、鑒定與銷(xiāo)毀    一、會(huì)計(jì)檔案的移交    二、會(huì)計(jì)檔案的開(kāi)發(fā)利用    三、會(huì)計(jì)檔案的鑒定與銷(xiāo)毀第五章  聲像、實(shí)物檔案管理  第一節(jié)  聲像檔案概述    一、聲像檔案的定義    二、聲像檔案的特點(diǎn)    三、聲像檔案的收集    四、聲像檔案的種類(lèi)  第二節(jié)  照片檔案管理    一、照片檔案的定義    二、照片檔案的整理    三、照片檔案的考證與價(jià)值鑒定    四、照片檔案的保管與保護(hù)    五、照片檔案的提供利用  第三節(jié)  錄音、錄像檔案管理    一、錄音、錄像檔案的收集    二、錄音、錄像檔案的分類(lèi)    三、錄音、錄像檔案的整理與編目    四、錄音、錄像檔案的鑒定  第四節(jié)  實(shí)物檔案管理    一、實(shí)物檔案的定義和特點(diǎn)    二、實(shí)物檔案的分類(lèi)與編號(hào)    三、實(shí)物檔案的編目第六章  計(jì)算機(jī)與檔案管理  第一節(jié)  檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)與應(yīng)用    一、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)原則    二、文書(shū)檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)著錄    三、檔案目錄管理軟件使用范例  第二節(jié)  電子文件的歸檔與管理    一、電子文件和歸檔電子文件的概念    二、電子文件的基本特征    三、電子文件歸檔原則    四、電子文件收集范圍    五、電子文件收集要求    六、電子文件的歸檔    七、電子文件的整理    八、歸檔電子文件的保管    九、歸檔電子文件的利用    十、電子文件歸檔管理系統(tǒng)實(shí)例  第三節(jié)  紙質(zhì)檔案的數(shù)字化    一、檔案數(shù)字化概述    二、數(shù)字化處理方式的選擇    三、數(shù)字化輸入設(shè)備的選擇    四、數(shù)字化存儲(chǔ)設(shè)備的選擇    五、紙質(zhì)文書(shū)檔案數(shù)字化步驟第七章  檔案保管工作  第一節(jié)  檔案保管工作概述    一、檔案保管工作的含義    二、檔案保管工作的重要性    三、檔案保管工作的任務(wù)、基本原則和要求    四、檔案保管工作與檔案工作其他環(huán)節(jié)  的關(guān)系    五、影響檔案壽命的因素  第二節(jié)  檔案保管的物質(zhì)條件    一、檔案庫(kù)房    二、檔案裝具    三、溫濕度測(cè)量及控制調(diào)節(jié)  設(shè)備    四、滅火除塵設(shè)備    五、檔案修復(fù)設(shè)備    六、庫(kù)房照明采光設(shè)備  第三節(jié)  檔案庫(kù)房的日常管理    一、檔案柜（架）的排列與編號(hào)    二、檔案的排列存放    三、檔案存放地點(diǎn)索引    四、檔案代卷卡    五、全宗卷    六、溫濕度的記錄控制與調(diào)節(jié)      七、檔案的安全檢查第八章  檔案利用服務(wù)與編研工作  第一節(jié)  檔案利用服務(wù)    一、檔案利用服務(wù)工作概述    二、檔案提供利用服務(wù)的方式    三、開(kāi)放檔案工作  第二節(jié)  檔案的編研    一、檔案編研工作的內(nèi)容、意義和特點(diǎn)    二、檔案資料匯編與檔案參考資料  第三節(jié)  常用檔案參考資料的編制    一、大事記    二、組織沿革    三、專(zhuān)題概要    四、會(huì)議簡(jiǎn)介    五、統(tǒng)計(jì)數(shù)字匯集

章節(jié)摘錄

　　一、檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)原則　　檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)的總則應(yīng)符合國(guó)際和國(guó)家規(guī)則，便于管理、傳輸、檢索，符合檔案著錄規(guī)則，易于維護(hù)，通用性強(qiáng)，便于各系統(tǒng)應(yīng)用及聯(lián)系。　?。ㄒ唬┮?guī)范化原則　　檔案數(shù)據(jù)庫(kù)如果不規(guī)范，比如數(shù)據(jù)著錄項(xiàng)目的字段名與字段類(lèi)型及著錄項(xiàng)目的總數(shù)等各不相同，就會(huì)在客觀上為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)模化、網(wǎng)絡(luò)化利用設(shè)置障礙。堅(jiān)持規(guī)范化原則就可以扭轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)不統(tǒng)一的局面，建立一個(gè)操作性強(qiáng)、適用面廣、科學(xué)實(shí)用的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)?！　n案數(shù)據(jù)庫(kù)的規(guī)范化直接關(guān)系到檔案信息資源檢索體系的統(tǒng)一，概括起來(lái)主要有三個(gè)方面：首先是檔案著錄標(biāo)引規(guī)范，以保證各級(jí)檔案部門(mén)所生成檔案信息條目一致；二是檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)規(guī)范，確保所生成的檔案機(jī)讀目錄具有統(tǒng)一方便的檢索與交換格式；三是檔案計(jì)算機(jī)管理軟件開(kāi)發(fā)技術(shù)規(guī)范，用于營(yíng)造統(tǒng)一的信息平臺(tái)，將各級(jí)檔案部門(mén)所生成的檔案機(jī)讀目錄集成于一體?！　n案著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會(huì)在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱(chēng)，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱(chēng)等一系列問(wèn)題時(shí)，造成同一檢索點(diǎn)的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)檢索和利用的質(zhì)量和效率?！　〗y(tǒng)一檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)構(gòu)成，對(duì)于檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)具有至關(guān)重要的意義。數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一，是用于消除檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)聯(lián)網(wǎng)檢索數(shù)據(jù)對(duì)接時(shí)出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象。統(tǒng)一使用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)庫(kù)格式，有助于簡(jiǎn)化網(wǎng)上的檔案機(jī)讀目錄數(shù)據(jù)交換與檢索，從而能夠使來(lái)源不同的數(shù)據(jù)庫(kù)很容易地結(jié)合在一起，又利于在網(wǎng)上對(duì)檔案機(jī)讀目錄信息的規(guī)?；?，發(fā)揮出整體信息資源體系的優(yōu)勢(shì)?！　。ǘz索優(yōu)先原則　　數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)旨在提供豐富的信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享，尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下必須要求擁有完備的檢索功能體系?！　∈紫葯z索界面應(yīng)簡(jiǎn)潔明了，易于操作，提供多途徑檢索。如主題詞、責(zé)任者、分類(lèi)號(hào)等，并能實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)相互間的“與”、“或”、“非”的邏輯組配檢索，而且可實(shí)現(xiàn)標(biāo)引詞的位置算符檢索，在一次檢索結(jié)果的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)多次循環(huán)檢索，以提高查全率和查準(zhǔn)率。數(shù)據(jù)庫(kù)還應(yīng)根據(jù)用戶(hù)的要求，提供多種顯示輸出方式，以便用戶(hù)根據(jù)自己的需要挑選滿(mǎn)意。

編輯推薦

　　本書(shū)針對(duì)目前的實(shí)際檔案工作，以機(jī)關(guān)(企業(yè))檔案室為出發(fā)點(diǎn)，全面介紹了檔案工作的內(nèi)容、工作方法、操作技能等內(nèi)容，具有系統(tǒng)性、實(shí)用性、針對(duì)性以及可操作性等特點(diǎn)。同時(shí)，本書(shū)沒(méi)有采用過(guò)去檔案管理學(xué)中以文書(shū)檔案為主體的編寫(xiě)方式，而是將文書(shū)檔案、科技檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等多種檔案類(lèi)型有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，系統(tǒng)地加以介紹，特別是計(jì)算機(jī)與檔案管理等章節(jié)，融合了最新的科技成果，迎合了當(dāng)前檔案數(shù)字化的要求，從而更符合基層檔案工作的具體情況，能夠直接指導(dǎo)基層檔案工作的實(shí)踐。此外，本書(shū)在編寫(xiě)上還盡可能突破原有教材的模式，采用以一個(gè)完整的故事作為案例導(dǎo)入的方式，在內(nèi)容組織上也盡量貼近檔案工作實(shí)際，從而突出了實(shí)用性和可操作性的特點(diǎn)。　　本書(shū)是一本完全按照工學(xué)結(jié)合思路編寫(xiě)的教材，其作者都是長(zhǎng)期從事檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和教學(xué)科研工作的專(zhuān)家學(xué)者，他們有著豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)和扎實(shí)的理論素養(yǎng)，本書(shū)內(nèi)容是他們多年理論的積累和實(shí)踐的總結(jié)；同時(shí)，本書(shū)還借鑒了大量國(guó)內(nèi)外的最新研究成果，因此應(yīng)當(dāng)能夠?yàn)槠髽I(yè)基層檔案工作的發(fā)展和完善提供指導(dǎo)和幫助。本書(shū)不僅可以作為高職高專(zhuān)院校的檔案管理課程教材，也可以作為在職檔案工作人員的培訓(xùn)教材。

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