檔案工作實務(wù)

前言

　　進入21世紀(jì)以后，檔案工作進入了一個全新的發(fā)展時期。社會的高度重視，新檔案載體的不斷出現(xiàn)，檔案工作應(yīng)朝著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、虛擬化方向發(fā)展的新要求，所有這些都給檔案工作的發(fā)展帶來前所未有的機遇和挑戰(zhàn)，并迫切需要一大批掌握全新的檔案知識和技術(shù)能力的新人充實到檔案工作者隊伍中來?！　”緯槍δ壳暗膶嶋H檔案工作，以機關(guān)（企業(yè)）檔案室為出發(fā)點，全面介紹了檔案工作的內(nèi)容、工作方法、操作技能等內(nèi)容，具有系統(tǒng)性、實用性、針對性以及可操作性等特點。I司時，本書沒有采用過去檔案管理學(xué)中以文書檔案為主體的編寫方式，而是將文書檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案等多種檔案類型有機地結(jié)合起來，系統(tǒng)地加以介紹，特別是計算機與檔案管理等章節(jié)，融合了最新的科技成果，迎合了當(dāng)前檔案數(shù)字化的要求，從而更符合基層檔案工作的具體情況，能夠直接指導(dǎo)基層檔案工作的實踐。此外，本書在編寫上還盡可能突破原有教材的模式，采用以一個完整的故事作為案例導(dǎo)入的方式，在內(nèi)容組織上也盡量貼近檔案工作實際，從而突出了實用性和可操作性的特點?！　”緯且槐就耆凑展W(xué)結(jié)合思路編寫的教材，其作者都是長期從事檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和教學(xué)科研工作的專家學(xué)者，他們有著豐富的實踐經(jīng)驗和扎實的理論素養(yǎng)，本書內(nèi)容是他們多年理論的積累和實踐的總結(jié)；同時，本書還借鑒了大量國內(nèi)外的最新研究成果，因此應(yīng)當(dāng)能夠為企業(yè)基層檔案工作的發(fā)展和完善提供指導(dǎo)和幫助。本書不僅可以作為高職高專院校的檔案管理課程教材，也可以作為在職檔案工作人員的培訓(xùn)教材。　　本書由珠海市檔案局許文生局長整體策劃，對全書的寫作進行指導(dǎo)，并擔(dān)任主審一職：吳廣平副局長具體負(fù)責(zé)組織編寫，并對全書的編寫任務(wù)統(tǒng)籌安排。具體編寫情況分工如下：第一章、第七章由向陽撰寫，第二章由張玉芳撰寫，第三章由吳廣平撰寫，第四章由吳蔚撰寫，第五章由黃河撰寫，第六章由楊海燕撰寫，第八章由駱偉娟撰寫；最后由廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院的向陽負(fù)責(zé)全書的修改統(tǒng)稿。此外，本書在出版過程中還得到了珠海泰坦軟件系統(tǒng)有限公司楊金IIiii總、毛建強經(jīng)理的大力支持，在此一并表示感謝。

內(nèi)容概要

本書是針對實際檔案工作而編寫的一本工學(xué)結(jié)合教材，由檔案專業(yè)主管機關(guān)的專家會同長期從事檔案專業(yè)教育的高校教師一起編寫而成，全面介紹了檔案工作的基礎(chǔ)知識、工作流程以及各種不同檔案的管理方法和技能。本書深入淺出、內(nèi)容翔實、體例新穎、敘述生動，并以操作技能的訓(xùn)練為主，理論介紹為輔，每章由相關(guān)案例導(dǎo)入，增加了本書的實用性和可讀性。    本書既可以作為高職高專院校的檔案管理課程教材，同時也可以作為在職檔案工作人員的培訓(xùn)教材。

書籍目錄

第一章  檔案和檔案工作  第一節(jié)  我國檔案和檔案工作的發(fā)展    一、我國古代的檔案和檔案工作    二、我國近代文書工作和檔案工作    三、新中國的檔案工作  第二節(jié)  文書與檔案    一、文書    二、檔案    三、文書和檔案的聯(lián)系與區(qū)別  第三節(jié)  文書工作與檔案工作    一、文書工作概述    二、檔案工作概述    三、文書工作和檔案工作的聯(lián)系與區(qū)別第二章  文書檔案管理  第一節(jié)  文件概述    一、文件的概念    二、文件的分類    三、公文    四、文件處理  第二節(jié)  文件歸檔    一、歸檔的含義    二、歸檔范圍    三、歸檔方法    四、歸檔要求    五、歸檔時間    六、歸檔手續(xù)  第三節(jié)  歸檔文件的整理    一、立卷的整理方法    二、單件歸檔的整理方法  第四節(jié)  文書檔案的鑒定與移交    一、文書檔案鑒定工作概述    二、文書檔案鑒定的幾個階段    三、保管期限表及保管期限的劃分    四、鑒定工作的組織與制度    五、檔案的移交第三章  科技檔案管理  第一節(jié)  科技檔案基本概念    一、科技檔案定義    二、科技檔案的內(nèi)涵    三、如何區(qū)分科技檔案和文書檔案    四、科技檔案的種類    五、科技檔案的特點  第二節(jié)  科技檔案的收集    一、科技檔案收集工作的含義    二、科技文件材料的歸檔    三、檔案室科技檔案收集工作的措施    四、科技專業(yè)檔案館的收集  第三節(jié)  科技檔案整理    一、科技檔案整理工作的含義    二、科技檔案整理工作的步驟    三、科技檔案分類    四、科技檔案組卷    五、科技檔案的系統(tǒng)排列    六、科技檔案編目    七、圖紙的整理    八、科技檔案案卷的裝訂  第四節(jié)  科技檔案號的編制    一、科技檔案號的模式    二、科技檔案號的編制方法    三、常見基本類型檔案的編號  第五節(jié)  科技檔案目錄的編制    一、科技檔案總目錄    二、科技檔案分類目錄第四章  會計檔案管理  第一節(jié)  會計檔案基本概念    一、會計檔案的定義    二、會計檔案的管理原則    三、會計檔案的形成    四、會計檔案的種類  第二節(jié)  會計檔案的作用、特點    一、會計檔案的作用    二、會計檔案的特點  第三節(jié)  會計檔案的歸檔及保管期限劃分    一、會計檔案的歸檔    二、會計檔案保管期限劃分  第四節(jié)  會計檔案的整理工作    一、會計檔案的分類    二、會計檔案的整理  第五節(jié)  會計檔案的編號與排列    一、會計檔案的編號    二、會計檔案的排列  第六節(jié)  會計檔案案卷目錄的編制    一、填寫案卷目錄    二、編制“會計檔案案卷目錄（夾）”  第七節(jié)  會計檔案的裝盒與排架    一、會計檔案盒項目的填寫    二、會計檔案的排架  第八節(jié)  會計檔案的移交、利用、鑒定與銷毀    一、會計檔案的移交    二、會計檔案的開發(fā)利用    三、會計檔案的鑒定與銷毀第五章  聲像、實物檔案管理  第一節(jié)  聲像檔案概述    一、聲像檔案的定義    二、聲像檔案的特點    三、聲像檔案的收集    四、聲像檔案的種類  第二節(jié)  照片檔案管理    一、照片檔案的定義    二、照片檔案的整理    三、照片檔案的考證與價值鑒定    四、照片檔案的保管與保護    五、照片檔案的提供利用  第三節(jié)  錄音、錄像檔案管理    一、錄音、錄像檔案的收集    二、錄音、錄像檔案的分類    三、錄音、錄像檔案的整理與編目    四、錄音、錄像檔案的鑒定  第四節(jié)  實物檔案管理    一、實物檔案的定義和特點    二、實物檔案的分類與編號    三、實物檔案的編目第六章  計算機與檔案管理  第一節(jié)  檔案目錄數(shù)據(jù)庫的建設(shè)與應(yīng)用    一、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)原則    二、文書檔案機讀目錄數(shù)據(jù)著錄    三、檔案目錄管理軟件使用范例  第二節(jié)  電子文件的歸檔與管理    一、電子文件和歸檔電子文件的概念    二、電子文件的基本特征    三、電子文件歸檔原則    四、電子文件收集范圍    五、電子文件收集要求    六、電子文件的歸檔    七、電子文件的整理    八、歸檔電子文件的保管    九、歸檔電子文件的利用    十、電子文件歸檔管理系統(tǒng)實例  第三節(jié)  紙質(zhì)檔案的數(shù)字化    一、檔案數(shù)字化概述    二、數(shù)字化處理方式的選擇    三、數(shù)字化輸入設(shè)備的選擇    四、數(shù)字化存儲設(shè)備的選擇    五、紙質(zhì)文書檔案數(shù)字化步驟第七章  檔案保管工作  第一節(jié)  檔案保管工作概述    一、檔案保管工作的含義    二、檔案保管工作的重要性    三、檔案保管工作的任務(wù)、基本原則和要求    四、檔案保管工作與檔案工作其他環(huán)節(jié)  的關(guān)系    五、影響檔案壽命的因素  第二節(jié)  檔案保管的物質(zhì)條件    一、檔案庫房    二、檔案裝具    三、溫濕度測量及控制調(diào)節(jié)  設(shè)備    四、滅火除塵設(shè)備    五、檔案修復(fù)設(shè)備    六、庫房照明采光設(shè)備  第三節(jié)  檔案庫房的日常管理    一、檔案柜（架）的排列與編號    二、檔案的排列存放    三、檔案存放地點索引    四、檔案代卷卡    五、全宗卷    六、溫濕度的記錄控制與調(diào)節(jié)      七、檔案的安全檢查第八章  檔案利用服務(wù)與編研工作  第一節(jié)  檔案利用服務(wù)    一、檔案利用服務(wù)工作概述    二、檔案提供利用服務(wù)的方式    三、開放檔案工作  第二節(jié)  檔案的編研    一、檔案編研工作的內(nèi)容、意義和特點    二、檔案資料匯編與檔案參考資料  第三節(jié)  常用檔案參考資料的編制    一、大事記    二、組織沿革    三、專題概要    四、會議簡介    五、統(tǒng)計數(shù)字匯集

章節(jié)摘錄

　　一、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)原則　　檔案信息數(shù)據(jù)庫設(shè)計的總則應(yīng)符合國際和國家規(guī)則，便于管理、傳輸、檢索，符合檔案著錄規(guī)則，易于維護，通用性強，便于各系統(tǒng)應(yīng)用及聯(lián)系。　?。ㄒ唬┮?guī)范化原則　　檔案數(shù)據(jù)庫如果不規(guī)范，比如數(shù)據(jù)著錄項目的字段名與字段類型及著錄項目的總數(shù)等各不相同，就會在客觀上為檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)?；?、網(wǎng)絡(luò)化利用設(shè)置障礙。堅持規(guī)范化原則就可以扭轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)格式和元數(shù)據(jù)不統(tǒng)一的局面，建立一個操作性強、適用面廣、科學(xué)實用的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。　　檔案數(shù)據(jù)庫的規(guī)范化直接關(guān)系到檔案信息資源檢索體系的統(tǒng)一，概括起來主要有三個方面：首先是檔案著錄標(biāo)引規(guī)范，以保證各級檔案部門所生成檔案信息條目一致；二是檔案信息數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)規(guī)范，確保所生成的檔案機讀目錄具有統(tǒng)一方便的檢索與交換格式；三是檔案計算機管理軟件開發(fā)技術(shù)規(guī)范，用于營造統(tǒng)一的信息平臺，將各級檔案部門所生成的檔案機讀目錄集成于一體?！　n案著錄必須統(tǒng)一規(guī)范，否則就會在出現(xiàn)同一事物或同一人物具有不同的名稱，而不同的事物或不同的人物卻具有同一名稱等一系列問題時，造成同一檢索點的條目前后不一致的現(xiàn)象，影響檔案機讀目錄數(shù)據(jù)檢索和利用的質(zhì)量和效率?！　〗y(tǒng)一檔案機讀目錄數(shù)據(jù)庫構(gòu)成，對于檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)具有至關(guān)重要的意義。數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)的統(tǒng)一，是用于消除檔案資源數(shù)據(jù)庫聯(lián)網(wǎng)檢索數(shù)據(jù)對接時出現(xiàn)的不規(guī)范現(xiàn)象。統(tǒng)一使用規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的機讀目錄數(shù)據(jù)庫格式，有助于簡化網(wǎng)上的檔案機讀目錄數(shù)據(jù)交換與檢索，從而能夠使來源不同的數(shù)據(jù)庫很容易地結(jié)合在一起，又利于在網(wǎng)上對檔案機讀目錄信息的規(guī)?；?，發(fā)揮出整體信息資源體系的優(yōu)勢?！　。ǘz索優(yōu)先原則　　數(shù)據(jù)庫建設(shè)旨在提供豐富的信息資源，實現(xiàn)資源共享，尤其是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下必須要求擁有完備的檢索功能體系?！　∈紫葯z索界面應(yīng)簡潔明了，易于操作，提供多途徑檢索。如主題詞、責(zé)任者、分類號等，并能實現(xiàn)各項相互間的“與”、“或”、“非”的邏輯組配檢索，而且可實現(xiàn)標(biāo)引詞的位置算符檢索，在一次檢索結(jié)果的基礎(chǔ)上實現(xiàn)多次循環(huán)檢索，以提高查全率和查準(zhǔn)率。數(shù)據(jù)庫還應(yīng)根據(jù)用戶的要求，提供多種顯示輸出方式，以便用戶根據(jù)自己的需要挑選滿意。

編輯推薦

　　本書針對目前的實際檔案工作，以機關(guān)(企業(yè))檔案室為出發(fā)點，全面介紹了檔案工作的內(nèi)容、工作方法、操作技能等內(nèi)容，具有系統(tǒng)性、實用性、針對性以及可操作性等特點。同時，本書沒有采用過去檔案管理學(xué)中以文書檔案為主體的編寫方式，而是將文書檔案、科技檔案、聲像檔案、實物檔案等多種檔案類型有機地結(jié)合起來，系統(tǒng)地加以介紹，特別是計算機與檔案管理等章節(jié)，融合了最新的科技成果，迎合了當(dāng)前檔案數(shù)字化的要求，從而更符合基層檔案工作的具體情況，能夠直接指導(dǎo)基層檔案工作的實踐。此外，本書在編寫上還盡可能突破原有教材的模式，采用以一個完整的故事作為案例導(dǎo)入的方式，在內(nèi)容組織上也盡量貼近檔案工作實際，從而突出了實用性和可操作性的特點。　　本書是一本完全按照工學(xué)結(jié)合思路編寫的教材，其作者都是長期從事檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和教學(xué)科研工作的專家學(xué)者，他們有著豐富的實踐經(jīng)驗和扎實的理論素養(yǎng)，本書內(nèi)容是他們多年理論的積累和實踐的總結(jié)；同時，本書還借鑒了大量國內(nèi)外的最新研究成果，因此應(yīng)當(dāng)能夠為企業(yè)基層檔案工作的發(fā)展和完善提供指導(dǎo)和幫助。本書不僅可以作為高職高專院校的檔案管理課程教材，也可以作為在職檔案工作人員的培訓(xùn)教材。

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