辦公室事務管理

內(nèi)容概要

　　《辦公室事務管理》根據(jù)近年來秘書辦公室管理工作的需要，圍繞秘書在辦公室事務管理方方面面的工作展開論述，匯集了秘書的基礎工作，即辦公室事務管理的基本內(nèi)容。全書共七章，包括緒論、辦公室環(huán)境、常規(guī)辦公室工作、辦公用品管理、辦公效率及時間管理、辦公室信息資源管理和檔案管理。本書每章開頭都用案例導入，提出問題，引出正文，每個章節(jié)后都配有本章小結、關鍵概念、思考與練習和案例評點。
　　

作者簡介

胡鴻杰，管理學博士，中國人民大學《檔案學通訊》雜志社總編輯和中國人民大學信息資源管理學院教授、博士生導師，兼任全國高等教育自學考試指導委員會文史類委員會委員、中國公文寫作研究會原副會長、中國高教秘書學會常務理事、中國行政管理學會和中國檔案學會會員。主要研究方向為機關與辦公室管理、項目的開發(fā)與管理和檔案學基礎理論。

書籍目錄

第一章 緒論
　第一節(jié) 辦公室及其功能
　第二節(jié) 辦公室管理的實施維度
第二章 辦公室環(huán)境
　第一節(jié) 辦公環(huán)境及其優(yōu)化
　第二節(jié) 辦公環(huán)境的維護和管理
第三章 常規(guī)辦公室工作
　第一節(jié) 辦公室電話通訊
　第二節(jié) 印章和介紹信管理
　第三節(jié) 值班管理
　第四節(jié) 小額現(xiàn)金管理
第四章 辦公用品管理
　第一節(jié) 常用辦公設備管理
　第二節(jié) 庫存控制
　第三節(jié) 辦公資源采購和管理
第五章 辦公效率及時間管理
　第一節(jié) 時間管理一般方法
　第二節(jié) 日常工作時間安排
　第三節(jié) 管理日志
　第四節(jié) 約會安排
第六章 信息資源管理
　第一節(jié) 辦公室常用信息概述
　第二節(jié) 信息資源管理流程
　第三節(jié) 做好辦公室信息工作
第七章 檔案管理
　第一節(jié) 檔案管理概述
　第二節(jié) 檔案管理程序
　第三節(jié) 檔案管理制度和原則
　第四節(jié) 檔案利用和服務
主要參考文獻

章節(jié)摘錄

版權頁：   插圖：   （一）辦公室清潔有序 一個清潔、有序的辦公室環(huán)境對組織的形象和績效會產(chǎn)生一定的影響。一個良好的工作環(huán)境，有利于組織的對外形象塑造，而一個整齊、有效的私人辦公區(qū)則會很好地提高秘書的工作效率。 1.保持自己的辦公區(qū)域整潔干凈 秘書首先要保持責任區(qū)的清潔：臺面、地面、電腦、負責的設備、家具以及門窗墻壁等保持干凈；辦公室需要全面打掃時，你應該通知管理部門的負責人，告訴他辦公室需要徹底打掃；在你每天下班離開辦公室前，留一張便條給清潔工人，要求他們認真地打掃室內(nèi)的死角，如積滿灰塵的照明燈罩；定期給電話撥盤和電話聽筒的兩端消毒；裝在書盒里的書必須擺放整齊，保證沒有灰塵；調(diào)整好百葉窗，使其都保持一致的角度，還要根據(jù)百葉窗調(diào)整的情況，注意調(diào)節(jié)電燈光線；暖氣、空調(diào)、通風或音響系統(tǒng)等設備出現(xiàn)異常情況時，你必須立即通知有關部門或管理人員；如果你有權力對辦公室的布局進行安排，記住，最好不要和別人面對面坐，更不要和你的上司在一個房間里；房間里的辦公桌等物件要合乎規(guī)律地放置，不要在通向上司辦公室的路上設置不便行走的障礙；辦公桌、椅子特別是客人坐的椅子，不應該放在燈下，以免使他們的臉直接對著光源。 2.保持自己負責的公共區(qū)域整潔干凈 要經(jīng)常清潔公用打印機、復印機周圍，發(fā)現(xiàn)有廢紙等雜物要及時清理，對辦公室的公用桌子，要保持桌面整潔、干凈，地面無廢棄物、無水跡，茶具清潔整齊，公用的文件柜、書架和物品柜中的東西在職權范圍內(nèi)要保持有序；經(jīng)常清理由本人負責的接待區(qū)或者會議室，并在訪客離開或者會后立即清理，保證在下一個訪客或會議前又有一個清潔整齊的環(huán)境。 在公司里，如果你的辦公桌面收拾得十分干凈利落，取用方便，這將使很多人認為你是一個善于組織的人。雖然辦公桌上一無所有并不意味著效率，因為這可能不便于你平時的使用，但是辦公桌面亂七八糟絕對不可能帶來工作的高效率。所以作為秘書一定要把自己的辦公桌面收拾得井然有序，因為這既是門面，也是你良好心境和工作高效的源泉。 （二）辦公室辦公設備放置合理有序 秘書的直接工作空間，即各種辦公設備的布置。這個直接工作空間是由你本人親自布置的。布置時要使自己感到很舒適，這樣可以提高工作效率。直接工作空間主要包括辦公桌、椅子、書架、文具、書籍等，放置這些設備或物品的時候要考慮本人的工作需求、效率以及老板的工作習慣和他對辦公室環(huán)境的要求。

編輯推薦

《21世紀高職高專精品教材?現(xiàn)代秘書系列:辦公室事務管理(第3版)》由中國人民大學出版社出版。

圖書封面

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