秘書文檔管理

內(nèi)容概要

陳祖芬主編的本書基于現(xiàn)代秘書工作環(huán)境，在對(duì)文檔管理工作進(jìn)行概述的前提下，全面闡釋文書檔案工作的工作流程，實(shí)現(xiàn)文檔管理的無縫銜接。主要內(nèi)容包括：文檔工作概述，文書辦理，文書的歸檔與整理，檔案的鑒定與保管，檔案的檢索、編研與提供利用，文書檔案管理現(xiàn)代化，聲像檔案管理概述，專門檔案管理概述。重點(diǎn)在于解決如何實(shí)現(xiàn)科學(xué)的文檔管理的問題，以便更好地服務(wù)于各級(jí)各類組織。
 編寫特色：
內(nèi)容更為實(shí)用。教材針對(duì)秘書學(xué)專業(yè)學(xué)生編寫，僅選取一線秘書人員最常用的知識(shí)點(diǎn)和能力點(diǎn)展開。主要從機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位辦公室或檔案室的角度進(jìn)行指導(dǎo)，盡量省略檔案館檔案管理內(nèi)容。教材中融入了大量從秘書工作第一線得來的最新實(shí)踐成果，可以增強(qiáng)讀者的實(shí)踐意識(shí)。
結(jié)構(gòu)更富邏輯。強(qiáng)調(diào)從秘書人員的角度講授文書檔案管理知識(shí)技能，總體上按文書檔案管理的流程組織章節(jié)內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了文書工作與檔案管理的無縫銜接，避免了文書工作與檔案管理要么剝離、要么生硬銜接的問題，能更有效地指導(dǎo)工作。
形式更為活潑。本教材穿插了“學(xué)習(xí)目標(biāo)”、“關(guān)鍵詞點(diǎn)擊”、“小貼士”、“知識(shí)鏈接”、“案例”、“想一想”、“拓展閱讀”等活潑實(shí)用的小欄目，為讀者營造輕松愉快的學(xué)習(xí)氛圍。
問題更具啟發(fā)性。本教材主要針對(duì)秘書學(xué)專業(yè)本科生，在掌握基本技能的前提下，要求學(xué)生能對(duì)一些重要問題進(jìn)行思考，書中的“想一想”和“拓展閱讀”等小欄目均是這一精神的體現(xiàn)。
本書主要面向秘書、檔案專業(yè)本科生，也可作為高職高專學(xué)生、秘書及檔案工作人員的參考書，還可以作為秘書人員崗前培訓(xùn)教材。

書籍目錄

第一章 文檔與文檔工作概述
  第一節(jié) 文書與文書工作
    一、文書的概念
    二、文書的作用
    三、文書的種類
    四、文書的稿本
    五、文書工作概述
    六、文書工作的組織與管理
  第二節(jié) 檔案與檔案工作
    一、檔案的概念
    二、檔案的價(jià)值
    三、檔案的作用
    四、檔案的種類
    五、檔案工作概述
    六、檔案工作的組織與管理
  第三節(jié) 關(guān)系辨析：文檔與文檔工作
    一、文書與檔案的關(guān)系
    二、文書工作與檔案工作的關(guān)系
第二章 文書處理
  第一節(jié) 行文制度
    一、行文關(guān)系與行文方向
    二、行文方式及行文規(guī)則
  第二節(jié) 文書辦理
    一、文書辦理流程
    二、文書辦理的方法和要求
  第三節(jié) 文書管理
    一、文書管理職責(zé)
    二、文書管理原則
    三、文書管理制度
    四、文書管理方法
第三章 文件與檔案的整理
  第一節(jié) 文件與檔案整理工作概述
    一、文件與檔案整理工作的概念和內(nèi)容
    二、文件與檔案整理工作的范圍
    三、文件與檔案整理工作的意義
    四、文件與檔案整理工作的原則
  第二節(jié) 文件與檔案的分類
    一、全宗
    二、全宗內(nèi)文件和檔案的分類
  第三節(jié) 文書部門文件的整理
    一、文件整理歸檔的范圍
    二、案卷級(jí)整理：立卷
    三、文件級(jí)整理：歸檔文件整理
  第四節(jié) 檔案部門檔案的整理
    一、案卷排列和編號(hào)
    二、案卷目錄編制
第四章 文件的移交與檔案的收集
  第一節(jié) 文件移交與檔案收集工作概述
    一、文件移交與檔案收集工作的含義
    二、檔案收集工作的內(nèi)容
    三、檔案收集工作的意義
  第二節(jié) 立檔單位內(nèi)文件的歸檔
    一、歸檔的概念
    二、建立健全歸檔制度的必要性和意義
    三、歸檔制度的內(nèi)容
    四、檔案室對(duì)文件歸檔的組織工作
    五、對(duì)臨時(shí)性文件的收集
  第三節(jié) 檔案館檔案的收集與征集
    一、檔案館檔案收集的來源和范圍
    二、現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案的接收
第五章 檔案的鑒定與保管
  第一節(jié) 檔案的鑒定
    一、檔案鑒定的原則和標(biāo)準(zhǔn)
    二、現(xiàn)行單位檔案鑒定工作的組織
    三、檔案的銷毀
  第二節(jié) 檔案的保管
    一、檔案保管概述
    二、檔案保管工作的任務(wù)和基本原則
    三、檔案庫房的管理
    四、檔案的安全保護(hù)
第六章 檔案的檢索、編研與提供利用
  第一節(jié) 檔案的檢索
    一、檔案檢索工作的一般過程
    二、檔案的著錄與標(biāo)引
    三、檔案檢索工具的編制
  第二節(jié) 檔案的編研
    一、大事記
    二、組織沿革
    三、檔案文件匯編
    四、會(huì)議簡介
    五、科技成果匯編
    六、企業(yè)年鑒
    七、員工手冊(cè)
  第三節(jié) 檔案的利用服務(wù)
    一、提供閱覽服務(wù)
    二、檔案外借服務(wù)
    三、制發(fā)檔案復(fù)制件
    四、舉辦展覽
    五、制發(fā)檔案證明
    六、參考咨詢
    七、檔案網(wǎng)站服務(wù)
第七章 文書檔案管理現(xiàn)代化
  第一節(jié) 文檔一體化概述
    一、文檔一體化的意義
    二、實(shí)現(xiàn)文檔一體化的前提
    三、文檔一體化的理論依據(jù)與技術(shù)支持
  第二節(jié) 文檔管理系統(tǒng)簡介
    一、文檔管理系統(tǒng)的目標(biāo)
    二、文檔管理系統(tǒng)的功能與特點(diǎn)
    三、文檔管理系統(tǒng)的模塊設(shè)計(jì)
    四、文檔管理系統(tǒng)的基本使用方法
  第三節(jié) 電子文件管理
    一、電子文件生成階段的管理
    二、電子文件的采集
    三、電子文件的傳送
    四、電子文件的鑒定
    五、電子文件的最終處置
第八章 聲像檔案管理概要
  第一節(jié) 照片檔案管理概要
    一、照片檔案的構(gòu)成與種類
    二、照片檔案的管理流程
  第二節(jié) 磁記錄檔案管理概要
    一、磁記錄檔案的形成與種類
    二、磁記錄檔案的管理流程
  第三節(jié) 光盤檔案管理概要
    一、光盤檔案的記錄原理與種類
    二、光盤檔案的管理流程
第九章 專門檔案管理概要
  第一節(jié) 人事檔案管理概要
    一、人事檔案概述
    二、人事檔案的收集
    三、人事檔案的鑒別
    四、人事檔案的整理
    五、人事檔案的保管
    六、人事檔案的利用
    七、人事檔案的轉(zhuǎn)遞
  第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案管理概要
    一、會(huì)計(jì)檔案概述
    二、會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍
    三、會(huì)計(jì)檔案的整理立卷
    四、會(huì)計(jì)檔案的歸檔
    五、會(huì)計(jì)檔案的保管
    六、會(huì)計(jì)檔案的移交
    七、會(huì)計(jì)檔案的借閱
    八、會(huì)計(jì)檔案的銷毀
參考文獻(xiàn)
附錄1  重要法規(guī)及規(guī)范性文件目錄
附錄2  重要標(biāo)準(zhǔn)目錄

章節(jié)摘錄

版權(quán)頁：插圖：實(shí)現(xiàn)文檔一體化的首要前提是電子文件管理環(huán)境的日趨成熟。文檔一體化管理策略在紙質(zhì)檔案管理時(shí)期就被提出，即將文件與檔案作為一個(gè)整體實(shí)施一體化管理，但其表現(xiàn)形式只是檔案工作人員到文件形成部門去指導(dǎo)工作，以使歸檔后的文件真實(shí)、完整，而并未真正形成一個(gè)文檔一體化系統(tǒng)。相比于原來帶有人為選擇性的人工文件管理系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)工作流程軟件管理使得文件管理越來越自動(dòng)化、程序化、流程化：這是電子文件管理的突出特點(diǎn)。計(jì)算機(jī)軟件對(duì)電子文件的管理導(dǎo)致了機(jī)構(gòu)工作形式的根本性變革，在帶來很大便利的同時(shí)，也存在不少不可控制因素；再加上電子文件載體的脆弱性、時(shí)效性，使得產(chǎn)生文件的一切活動(dòng)，都很可能會(huì)影響到文件的保存與長期利用。例如在鑒定環(huán)節(jié)中，一方面，有保存價(jià)值而未經(jīng)歸檔的文件極其容易被程序刪除、銷毀，造成電子文件流失；另一方面，沒有保存價(jià)值、單憑其形成單位職能而留存的電子文件累積下來，則會(huì)形成系統(tǒng)空間的很大浪費(fèi)。由此可見，電子文件管理系統(tǒng)對(duì)文檔一體化的要求比紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)要強(qiáng)烈得多，甚至可以說，不實(shí)現(xiàn)文檔一體化就無法實(shí)現(xiàn)電子文件的科學(xué)有效管理。

圖書封面

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