專門檔案管理

前言

本書(shū)旨在介紹說(shuō)明專門檔案管理的基本理論、原則和方法，并為有志于學(xué)習(xí)和研究專門檔案管理理論的學(xué)生及廣大檔案工作者提供一本教材。中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院自從建院以來(lái)，一直為學(xué)生開(kāi)設(shè)“專門檔案管理”課程，但由于種種原因，該課程并沒(méi)有配備相應(yīng)的教材。本書(shū)系中國(guó)人民大學(xué)檔案學(xué)院編寫的第一部專門檔案管理教材。由于我國(guó)的專門檔案種類繁多，而且人們對(duì)專門檔案的認(rèn)識(shí)也存在著一定的差異，所以本書(shū)只是有選擇地介紹了會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、教學(xué)檔案、藝術(shù)檔案、商標(biāo)檔案、審計(jì)檔案、訴訟檔案、信用檔案、統(tǒng)計(jì)檔案、標(biāo)準(zhǔn)檔案、書(shū)稿檔案、地名檔案、婚姻登記檔案、病案14種類型。專門檔案是國(guó)家檔案財(cái)富的重要組成部分，是人們通過(guò)創(chuàng)造性的智力勞動(dòng)選取并保存下來(lái)以備查考的各種專門文件有機(jī)體系的總稱。其中的“專門文件”是指機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位及其他社會(huì)組織，在從事某些專業(yè)性活動(dòng)中，為了實(shí)現(xiàn)相關(guān)的職能目標(biāo)而制作和使用的，具有比較穩(wěn)定的文種和記錄目的的各種載體類型的數(shù)據(jù)、信息記錄。充分認(rèn)識(shí)專門檔案的概念含義，是我們深入研究專門檔案管理理論的重要前提和思想基礎(chǔ)。我國(guó)學(xué)者對(duì)專門檔案概念的認(rèn)識(shí)雖然存在一定的分歧，但對(duì)專門檔案的突出的現(xiàn)實(shí)工具意義，卻有著較為統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)。我們研究和探索專門檔案的管理理論、原則和方法，最主要的目的之一就是為充分實(shí)現(xiàn)專門檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值提供必要的理論指導(dǎo)；同時(shí)也想通過(guò)本書(shū)，拋磚引玉，促進(jìn)我國(guó)專門檔案管理理論研究的深入發(fā)展。專門檔案的管理理論，需要經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期的專門檔案管理實(shí)踐的檢驗(yàn)、豐富和發(fā)展，才能逐步走向成熟。從事專門檔案管理，需要理論指導(dǎo)，但是不能就此認(rèn)為這些理論高于科學(xué)的、不斷發(fā)展著的專門檔案管理實(shí)踐。理論是灰色的，實(shí)踐之樹(shù)卻是常青的。理論需要實(shí)踐這一“源頭活水”的滋養(yǎng)，否則就會(huì)喪失其生命力。為此，從事專門檔案管理理論研究的人員，必須非常注重專門檔案管理實(shí)踐的發(fā)展變化，及時(shí)總結(jié)新經(jīng)驗(yàn)，并將這些新經(jīng)驗(yàn)科學(xué)合理地提煉、升華為指導(dǎo)專門檔案管理工作的新理論。一般認(rèn)為，沒(méi)有科學(xué)理論指導(dǎo)的實(shí)踐往往是盲目的實(shí)踐。專門檔案管理實(shí)踐只有得到比較科學(xué)合理的理論指導(dǎo)，才能使管理工作目標(biāo)更明確，手段更清晰，做法更合理，結(jié)果更有效。如果在專門檔案的管理工作中忽視了理論的作用，就會(huì)使之倒退到落后的經(jīng)驗(yàn)管理時(shí)代。也許有的同志認(rèn)為，專門檔案管理并不需要什么理論來(lái)指導(dǎo)，它所需要的就是一個(gè)“實(shí)用的經(jīng)驗(yàn)系統(tǒng)”。我們認(rèn)為，這種認(rèn)識(shí)有一定道理，因?yàn)榻?jīng)驗(yàn)對(duì)于每一個(gè)從事專門檔案管理的工作者而言都是必不可少的“食糧”，我們很難想象一個(gè)缺乏經(jīng)驗(yàn)的檔案工作者能夠順利地完成專門檔案的管理任務(wù)。但是，我們的管理工作如果只是停留在經(jīng)驗(yàn)層面上，那么我們的整個(gè)專門檔案管理水平就很難得到有效提高。這是因?yàn)?，?jīng)驗(yàn)有正誤之分，按照正確的經(jīng)驗(yàn)行事可以達(dá)到預(yù)期的目的，但如果按照錯(cuò)誤的經(jīng)驗(yàn)行事，就可能給工作造成一定的損失，甚至嚴(yán)重的后果。所以，我們提倡總結(jié)專門檔案的各種管理經(jīng)驗(yàn)，使之“由感覺(jué)達(dá)到思維”，并從中抽象出那些帶有共同性和規(guī)律性的東西，把握專門檔案管理的本質(zhì)。只有將長(zhǎng)期積累的專門檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)上升為理論，才能有效地預(yù)見(jiàn)各種專門檔案管理的發(fā)展方向，減少實(shí)際工作的盲目性，增強(qiáng)管理工作的連續(xù)性和自覺(jué)性，掌握專門檔案管理實(shí)踐的主動(dòng)權(quán)，并在實(shí)踐中獲得行動(dòng)的“自由”。專門檔案的管理理論同普通檔案的管理理論相比，既有密切的聯(lián)系又有一定的區(qū)別。它們之間的聯(lián)系主要表現(xiàn)在基本的管理理念、管理原理是相同或相似的。例如，它們都要求遵守檔案文件的形成規(guī)律，按照檔案的屬性和特點(diǎn)，對(duì)它們實(shí)施有效的管理；同時(shí)它們都強(qiáng)調(diào)文件運(yùn)動(dòng)的生命周期性，強(qiáng)調(diào)全宗理論的重要性。它們的區(qū)別主要表現(xiàn)在具體的研究對(duì)象及研究結(jié)果方面。例如，不同的專門檔案的歸檔制度的內(nèi)容設(shè)計(jì)、分類標(biāo)準(zhǔn)和分類方法的選擇、鑒定標(biāo)準(zhǔn)的確定、利用方式的確定等，都存在著一定的差異。

內(nèi)容概要

專門檔案與普通檔案的劃分，在一定程度上明確了人們對(duì)檔案這一社會(huì)事物的外廷的認(rèn)識(shí)。所謂普通檔案就是人們所熟悉的黨政檔案或文書(shū)檔案，這種檔案一般產(chǎn)生于各種政務(wù)管理和黨務(wù)管理等項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)中，通常帶有普遍性、管理性等特征。而專門檔案則必須首先是某一種專業(yè)性很強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作活動(dòng)的歷史記錄，并帶有較強(qiáng)的專業(yè)性、成套性、工具性、現(xiàn)實(shí)性等特征。科技檔案就是專門檔案的一大門類，它之所以可以相對(duì)獨(dú)立地存在并受到人們的普遍認(rèn)同，就是因?yàn)樗窃诳萍忌a(chǎn)活動(dòng)領(lǐng)域中產(chǎn)生和形成的，并客觀地記載了這些人類活動(dòng)的科技信息。其他的專門檔案，雖然也產(chǎn)生和形成于各種專門性或?qū)I(yè)性社會(huì)活動(dòng)之中，但是就它們的實(shí)際內(nèi)容而言，卻不能說(shuō)是科技信息的記錄。因此，我們才司以把黨政檔案(文書(shū)檔案)、科技檔案和專門檔案分別加以研究。通過(guò)這一分析，我們還可以認(rèn)識(shí)到，目前我國(guó)檔案學(xué)研究中有一部分學(xué)者把“基建檔案”、“產(chǎn)品檔案”、“科研檔案”、“天文檔案”、“地質(zhì)檔案”、“水文檔案”、“地震檔案”、“氣象檔案”等種類的科技檔案也稱為“專門檔案”，他們實(shí)際上是在廣義上使用了“專門檔案”這一概念。值得注意的是，一些學(xué)者長(zhǎng)期以來(lái)把“照片檔案”、“影片檔案”、“錄音錄像檔案”等稱為“專門檔案”，這種認(rèn)識(shí)有失偏頗。因?yàn)?，這些被誤認(rèn)為是“專門檔案”的檔案，其實(shí)是載體特殊的檔案而已。如果從形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)方面來(lái)看，它們之中也包含著多種不同類型的檔案的信息，所以，不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為它們都是專門檔案。只有那些形成于某一項(xiàng)特定的專業(yè)活動(dòng)，并同有關(guān)專門檔案有著密切的來(lái)源和內(nèi)容方面的關(guān)聯(lián)性的特殊載體檔案，才是專門檔案。

書(shū)籍目錄

第一章 專門檔案概述  第一節(jié) 專門檔案的概念  第二節(jié) 專門檔案的種類和屬性特征  第三節(jié) 專門檔案的利用價(jià)值、功能和作用  第四節(jié) 專門檔案發(fā)揮作用的一般規(guī)律性第二章 專門檔案管理工作  第一節(jié) 專門檔案管理概述  第二節(jié) 專門檔案管理的一般規(guī)則  第三節(jié) 專門檔案的質(zhì)量管理  第四節(jié) 專門檔案的管理體制和管理機(jī)構(gòu)第三章 會(huì)計(jì)檔案與會(huì)計(jì)檔案管理  第一節(jié) 會(huì)計(jì)檔案概述  第二節(jié) 會(huì)計(jì)檔案人員對(duì)現(xiàn)行會(huì)計(jì)文件、會(huì)計(jì)信息的監(jiān)督與控制  第三節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的收集  第四節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的整理  第五節(jié) 會(huì)計(jì)檔案的鑒定  第六節(jié) 會(huì)計(jì)檔案信息的利用服務(wù)  第七節(jié) 電算化條件下會(huì)計(jì)檔案的管理第四章 人事檔案與人事檔案管理  第一節(jié) 人事檔案概述  第二節(jié) 人事檔案管理  第三節(jié) 人力資源開(kāi)發(fā)與人事檔案管理的改革第五章 商標(biāo)檔案與商標(biāo)檔案管理  第一節(jié) 商標(biāo)檔案概述  第二節(jié) 商標(biāo)檔案的管理第六章 審計(jì)檔案與審計(jì)檔案管理  第一節(jié) 審計(jì)檔案概述  第二節(jié) 審計(jì)檔案的管理  第三節(jié) 審計(jì)工作現(xiàn)代化對(duì)審計(jì)檔案管理的影響第七章 訴訟檔案與訴訟檔案管理  第一節(jié) 訴訟檔案概述  第二節(jié) 訴訟檔案管理工作第八章 信用檔案與信用檔案管理  第一節(jié) 信用檔案概述  第二節(jié) 信用檔案的管理  第三節(jié) 社會(huì)信用檔案管理體系建設(shè)第九章 統(tǒng)計(jì)檔案和統(tǒng)計(jì)檔案管理  第一節(jié) 統(tǒng)計(jì)檔案概述  第二節(jié) 統(tǒng)計(jì)檔案的管理第十章 標(biāo)準(zhǔn)檔案與標(biāo)準(zhǔn)檔案管理  第一節(jié) 標(biāo)準(zhǔn)檔案概述  第二節(jié) 標(biāo)準(zhǔn)檔案的管理第十一章 病案與病案管理第十二章 公證檔案與公證檔案管理第十三章 測(cè)繪檔案與測(cè)繪檔案管理第十四章 稅收征管檔案與稅收征管檔案管理第十五章 房地產(chǎn)檔案與房地產(chǎn)檔案管理第十六章 律師業(yè)務(wù)檔案與律師業(yè)務(wù)檔案管理參考文獻(xiàn)后記

章節(jié)摘錄

插圖：（二）專門檔案與科技檔案的關(guān)系科技檔案是一種“最大門類”的專門檔案。它是指人們?cè)趶氖驴萍肌⑸a(chǎn)活動(dòng)中形成的專業(yè)性的有保存價(jià)值的科技文件?？萍紮n案概念本身也是一個(gè)復(fù)合概念，其中包括多種多樣的具體類型的科技檔案概念。如基建檔案、設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、科研檔案、醫(yī)藥衛(wèi)生檔案、各種自然現(xiàn)象檔案（天文檔案、氣象檔案、水文檔案、地震檔案等）、地質(zhì)檔案、測(cè)繪檔案、環(huán)境保護(hù)檔案等。這種門類的專門檔案的共性就是：不僅具有一般專門檔案的專業(yè)性、現(xiàn)實(shí)性或稱工具性等特點(diǎn)，還具有成套性和內(nèi)容信息存在較高科技價(jià)值屬性等特征?？萍紮n案的這些方面的特性，決定了可以將它作為一個(gè)相對(duì)獨(dú)立的對(duì)象加以研究和管理。（三）專門檔案與專業(yè)檔案的關(guān)系有的同志認(rèn)為專門檔案又可以稱為“專業(yè)檔案”，這其實(shí)是一種誤解。因?yàn)?，這兩個(gè)概念是依據(jù)不同劃分標(biāo)準(zhǔn)所得到的兩種劃分結(jié)果。專門檔案主要是根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域并結(jié)合檔案的內(nèi)容性質(zhì)這一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分后得到的結(jié)果。按照這種標(biāo)準(zhǔn)，我們可以把檔案劃分為普通檔案（黨政檔案）和專門檔案兩大類，專門檔案又可細(xì)分為科技檔案和其他專門檔案兩個(gè)屬類。專業(yè)檔案則是根據(jù)社會(huì)行業(yè)分工這一標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行劃分的結(jié)果。它包括一個(gè)行業(yè)范圍內(nèi)形成的各種類型的檔案，其中既有文書(shū)檔案，也有一般性專門檔案和科技檔案。因此，可以說(shuō)“專門檔案”和“專業(yè)檔案”是兩個(gè)互有交叉關(guān)系的不同概念。（四）專門檔案與照片檔案等特種載體檔案的關(guān)系在有的文章、教材和網(wǎng)頁(yè)上，往往把“照片檔案”、“聲像檔案”等視為專門檔案的具體類型加以研究，這實(shí)際上也是一種誤解。其實(shí)照片檔案、縮微檔案等，是從檔案的物質(zhì)載體的角度進(jìn)行劃分所得到的分類結(jié)果。按照這種標(biāo)準(zhǔn)，可以把檔案劃分為傳統(tǒng)載體型檔案和新型載體檔案。傳統(tǒng)載體型檔案又可分為石刻檔案、金文檔案、甲骨檔案、簡(jiǎn)牘檔案、縑帛檔案、紙質(zhì)檔案等；新型載體檔案又可分為照片檔案、影片檔案、縮微檔案、磁介質(zhì)檔案、光磁介質(zhì)檔案等。專門檔案中既有傳統(tǒng)載體類型的專門文件和材料，也有新型載體類型的專門文件。（五）專門檔案與電子文件的關(guān)系在檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語(yǔ)》（DA／T1-2000）中，“電子文件”被定義為：“以數(shù)碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理并可以在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。?/pre>




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