中國電子文件管理

前言

　　文件是國家管理、組織運(yùn)行、社會(huì)溝通的重要工具和真實(shí)記錄，于國家于公民、于當(dāng)前于長遠(yuǎn)都具有不可替代的作用和多重價(jià)值，因此文件管理就成為政府管理、企業(yè)管理、社會(huì)管理活動(dòng)的必然組成部分。當(dāng)今時(shí)代文件管理的最大挑戰(zhàn)來自計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用和社會(huì)信息化的進(jìn)程，隨著電子政務(wù)、電子商務(wù)及各類電子業(yè)務(wù)的快速發(fā)展，完全不同于傳統(tǒng)文件記錄方式和傳遞方式的電子文件在全世界呈現(xiàn)出飛速增長與廣泛普及之勢，成為人類社會(huì)的基本記錄形式、重要信息資源和法律證據(jù)，電子文件管理也隨之成為信息時(shí)代的重要課題。有效管理、充分開發(fā)電子文件資源，對于國家政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各項(xiàng)事業(yè)都具有不可或缺的作用和重要而深遠(yuǎn)的意義?！　【C觀世界上信息化進(jìn)程比較快的國家，20世紀(jì)90年代以來電子文件管理越來越受到重視。電子文件被視為電子政務(wù)、電子商務(wù)和其他各類電子化業(yè)務(wù)的基本工具，視為機(jī)構(gòu)的重要信息資產(chǎn)，視為國家和社會(huì)的珍貴歷史記錄。這些國家大多通過制定法規(guī)、政策與標(biāo)準(zhǔn)，借助管理與技術(shù)雙重手段，逐步建立了科學(xué)、有效的電子文件管理體系，從而有力地支撐了各項(xiàng)電子化業(yè)務(wù)的順利開展，促進(jìn)了電子文件信息資產(chǎn)的價(jià)值實(shí)現(xiàn)，推動(dòng)了歷史文明的保護(hù)與傳承。包括電子文件在內(nèi)的文件管理國際標(biāo)準(zhǔn)的陸續(xù)出臺進(jìn)一步推動(dòng)了電子文件管理的科學(xué)化、規(guī)范化進(jìn)程?！　〗陙?，我國在電子文件管理領(lǐng)域做了大量的探索和推進(jìn)工作，取得了長足進(jìn)步。但是，由于各方面的原因，目前我們對電子文件還遠(yuǎn)未達(dá)到應(yīng)有的認(rèn)知和重視，尚未建立科學(xué)、高效的電子文件管理體系，數(shù)以億計(jì)的電子文件還沒有得到妥善保管，處于失控、失存、失信、失用、失密的危險(xiǎn)狀態(tài)，并可能引發(fā)多重社會(huì)風(fēng)險(xiǎn)?！　∫庾R到這一問題的嚴(yán)峻性和緊迫性，中國檔案學(xué)會(huì)和中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院于2007年5月共同向中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)申報(bào)了“電子文件管理機(jī)制研究”課題，得到了中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)及評審專家的充分認(rèn)可，并獲得重點(diǎn)立項(xiàng)與資助?！　∽鳛楸菊n題的首席專家，我一方面欣喜于這一課題得到了中國科協(xié)專家和領(lǐng)導(dǎo)的如此關(guān)注，同時(shí)也為其研究難度和進(jìn)度要求而深感壓力。僅僅半年多時(shí)間，課題組全體成員經(jīng)過艱辛的調(diào)查與研究，初步掌握了我國當(dāng)前電子文件管理的總體狀況與主要問題，在大范圍追蹤國外電子文件管理經(jīng)驗(yàn)和發(fā)展趨勢的基礎(chǔ)上，對我國建立電子文件管理體系提出了若干理論觀點(diǎn)和政策建議。2007年12月，課題順利通過驗(yàn)收鑒定，獲得來自信息化部門、國家檔案局、圖書情報(bào)界等多領(lǐng)域?qū)＜业墓膭?lì)和認(rèn)可。中國科協(xié)黨組書記鄧楠非常重視這一課題，親自簽署研究報(bào)告上報(bào)中央，特別令我們鼓舞的是溫家寶總理對中國科協(xié)提交的這份研究報(bào)告給予了充分肯定并作出重要批示。這本書就是在課題研究成果的基礎(chǔ)上總結(jié)、提煉、豐富而成的。

內(nèi)容概要

數(shù)字時(shí)代人類能否擁有真實(shí)可信的社會(huì)記錄？當(dāng)電子文件迅速而不可逆轉(zhuǎn)地逐漸替代紙質(zhì)文件而成為主要記錄工具時(shí)，世界各國政府和社會(huì)組織都無法回避這一歷史性挑戰(zhàn)。    本書在大范圍的國際文獻(xiàn)調(diào)研和深入細(xì)致的國內(nèi)調(diào)研的基礎(chǔ)上，直觸我國電子文件管理的體制機(jī)制，力求真實(shí)、準(zhǔn)確地揭示我國文件管理轉(zhuǎn)型過程中的進(jìn)展、困擾與難題，以及導(dǎo)致這種狀態(tài)的深層原因，提出了符合規(guī)律的、可操作的對策，為電子文件管理研究和實(shí)踐推進(jìn)提供了新的開闊思路。書中提供的相關(guān)背景知識、典型案例和國內(nèi)外調(diào)研綜述也頗具參考價(jià)值。

作者簡介

馮惠玲，教授領(lǐng)銜的中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)重點(diǎn)項(xiàng)目“電子文件管理機(jī)制研究”課題組合作完成的，核心成員是中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院的一支多年在電子文件管理領(lǐng)域執(zhí)著探索、勇于攻關(guān)的團(tuán)隊(duì)，他們對電子文件的未來充滿信心和責(zé)任感，富于開拓與合作精神。先后承擔(dān)該領(lǐng)域的國家社會(huì)科學(xué)基金、國家自然科學(xué)基金、中國科學(xué)技術(shù)協(xié)會(huì)項(xiàng)目10余項(xiàng)，以及多項(xiàng)實(shí)際部門的電子文件管理規(guī)劃和實(shí)施項(xiàng)目，撰寫教材、著作多部，發(fā)表相關(guān)論文數(shù)十篇，提文政策建議數(shù)篇，得到中央領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門的重視與采納。這支團(tuán)隊(duì)緊密跟蹤電子文件管理的國內(nèi)外動(dòng)態(tài)，直面電子文件帶來的各種挑戰(zhàn)。

書籍目錄

第1章  緒論  1.1  研究背景  1.2  難點(diǎn)把脈  1.3  資料與方法支撐第2章  問題  2.1  管理失控，危害國家對信息資源的控制能力  2.2  流失嚴(yán)重，危及國家歷史和民族記憶的延續(xù)  2.3  證據(jù)效力無法保障，損害各項(xiàng)工作的合法性  2.4  安全問題堪憂，威脅黨和國家的安全與利益  2.5  開發(fā)利用水平低下，削弱政府的服務(wù)能力第3章  原因  3.1  認(rèn)知因素：意識落后、觀念陳舊  3.2  體制因素：分段式、分散式管理  3.3  管理因素：協(xié)調(diào)不力、溝通困難  3.4  制度因素：規(guī)范滯后、監(jiān)督缺失  3.5  支撐因素：研究薄弱、人才匱乏第4章  對策  4.1  更新思想觀念  4.2  建立納入機(jī)制  4.3  強(qiáng)化集中統(tǒng)一管理原則  4.4  加強(qiáng)合作協(xié)調(diào)機(jī)制  4.5  健全共建共享機(jī)制  4.6  構(gòu)建監(jiān)督審計(jì)制度  4.7  加快法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)  4.8  加強(qiáng)技術(shù)研究與人才培養(yǎng)主要參考文獻(xiàn)附錄一  中國電子文件管理現(xiàn)狀調(diào)查與分析報(bào)告附錄二  國外電子文件管理機(jī)制及借鑒研究報(bào)告

章節(jié)摘錄

　　3.4. 1法規(guī)建設(shè)滯后　　電子文件管理需要符合電子文件特點(diǎn)的規(guī)則，需要相對獨(dú)立的法律法規(guī)，作為生成、傳遞、保存、利用電子文件的規(guī)范和依據(jù)。沒有法律規(guī)范的制約，就無法保證電子文件的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性，無法保障電子文件管理的高效與科學(xué)?！　∫环矫?，我國目前尚未制定適用于電子文件管理的專門法規(guī)。原有的《中華人民共和國檔案法》（1996）未將電子文件管理問題納入其中，無法滿足電子文件全程管理的規(guī)范需求。相比之下，美國、丹麥、澳大利亞等一些國家通過修訂本國檔案法或者文件法，將電子文件管理涵蓋在內(nèi)，丹麥更是通過立法倡導(dǎo)中央政府全部使用電子文件替代紙質(zhì)文件，從而實(shí)現(xiàn)了真正意義的電子文件管理?！　×硪环矫妫娮游募菣C(jī)構(gòu)開展業(yè)務(wù)活動(dòng)的基本工具與重要憑證，因而電子文件管理應(yīng)該是機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的內(nèi)在組成部分，有關(guān)電子文件的規(guī)定理應(yīng)寫入規(guī)范機(jī)構(gòu)行為的各種法律法規(guī)中。2005年，美國國家檔案與文件管理署首次提出“聯(lián)邦政府組織架構(gòu)文件管理框架”?。‵ederal Enterprise ArchitectureRecords Management Profile，F(xiàn)EA）。該框架不但首次將文件管理（尤其是電子文件管理）延伸到了文件生命周期管理的最前端——形成階段，將文件管理活動(dòng)與機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)系統(tǒng)地集成在一起，而且特別值得指出的是，F(xiàn)EA的制定和實(shí)施有堅(jiān)實(shí)的法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)作為基礎(chǔ)保障，這使得文件管理的每一項(xiàng)活動(dòng)都“有理有據(jù)”，從而保證FEA能夠得以有效的貫徹。

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