秘書工作實(shí)務(wù)

前言

我們正處在教育史，尤其是高等教育史上的一個(gè)重大的轉(zhuǎn)型期。在全球范圍內(nèi)，包括在我們中華大地，以校園課堂面授為特征的工業(yè)化社會(huì)的近代學(xué)校教育體制，正在向基于校園課堂面授的學(xué)校教育與基于信息通信技術(shù)的遠(yuǎn)程教育相互補(bǔ)充、相互整合的現(xiàn)代終身教育體制發(fā)展。一次性學(xué)校教育的理念已經(jīng)被持續(xù)性終身學(xué)習(xí)的理念所替代。在高等教育領(lǐng)域，從1088年歐洲創(chuàng)立波洛尼亞（Bologna）大學(xué)以來，21世紀(jì)以前的各國高等教育基本是沿著精英教育的路線發(fā)展的，這也包括自19世紀(jì)末創(chuàng)辦京師大學(xué)堂以來我國高等教育短短一百多年的發(fā)展史。然而，自20世紀(jì)下半葉起，尤其在邁進(jìn)21世紀(jì)時(shí)，以多媒體計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)為主要標(biāo)志的電子信息通信技術(shù)正在引發(fā)教育界的一場(chǎng)深刻的革命。高等教育正在從精英教育走向大眾化、普及化教育，學(xué)校教育體系正在向終身教育體系和學(xué)習(xí)型社會(huì)轉(zhuǎn)變。在我國，黨的十六大明確了全面建設(shè)小康社會(huì)的目標(biāo)之一就是構(gòu)建學(xué)習(xí)型社會(huì)，即要構(gòu)建由國民教育體系和終身教育體系共同組成的有中國特色的現(xiàn)代教育體系。教育史上的這次革命性轉(zhuǎn)型決不僅僅是科學(xué)技術(shù)進(jìn)步推動(dòng)的。誠然，以電子信息通信技術(shù)為主要代表的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，為實(shí)現(xiàn)從校園課堂面授向開放遠(yuǎn)程學(xué)習(xí)、從近代學(xué)校教育體制向現(xiàn)代終身教育體制和學(xué)習(xí)型社會(huì)的轉(zhuǎn)型提供了物質(zhì)技術(shù)基礎(chǔ)。但是，教育形態(tài)演變的深層次原因在于人類社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會(huì)生活變革的需求。恰在這次世紀(jì)之交，人類社會(huì)開始進(jìn)入基于知識(shí)經(jīng)濟(jì)的信息社會(huì)。知識(shí)創(chuàng)新與傳播及應(yīng)用、人力資源開發(fā)與人才培養(yǎng)已經(jīng)成為各國提高經(jīng)濟(jì)實(shí)力、綜合國力和國際競(jìng)爭力的關(guān)鍵和基礎(chǔ)。而這些是僅僅依靠傳統(tǒng)學(xué)校校園面授教育體制所無法滿足的。

內(nèi)容概要

秘書工作實(shí)務(wù)，指秘書應(yīng)當(dāng)和如何完成的工作實(shí)際事務(wù)及具體任務(wù)，它是秘書學(xué)與管理學(xué)的交叉學(xué)科，也是一門理論性、應(yīng)用性、規(guī)范性相結(jié)合的課程。本教材秉承上述宗旨，訴之以識(shí)、告之以法、曉之以理、行之有效地講述了秘書工作實(shí)務(wù)的主要內(nèi)容：秘書工作實(shí)務(wù)基礎(chǔ)——秘書工作實(shí)務(wù)概述、寫作基礎(chǔ)、閱讀基礎(chǔ)、口才基礎(chǔ)、心理基礎(chǔ)、行政基礎(chǔ)、詩質(zhì)基礎(chǔ)；秘書工作實(shí)務(wù)辦文——工作類、公文類、經(jīng)濟(jì)類、電子類、傳播類、文件處理；秘書工作實(shí)務(wù)辦會(huì)——辦會(huì)概述、辦會(huì)實(shí)操、組織活動(dòng)實(shí)操；秘書工作實(shí)務(wù)辦公——辦公事務(wù)、辦公技巧、辦公禮儀。開卷有益，本書能夠引領(lǐng)你在主體意識(shí)的指導(dǎo)下，憑通曉的秘書實(shí)務(wù)知識(shí)、高尚的道德情操、優(yōu)秀的素質(zhì)修養(yǎng)、良好的文字功夫與業(yè)務(wù)素養(yǎng)，完成與時(shí)俱進(jìn)的秘書工作實(shí)務(wù)——辦文、辦會(huì)、辦公。

作者簡介

張大成，首都師范大學(xué)高級(jí)涉外文秘系原系主任、中國高級(jí)公務(wù)員培訓(xùn)中心研究員、北京市寫作學(xué)會(huì)副會(huì)長。主要講授《秘書工作實(shí)務(wù)》、《公文寫作》、《現(xiàn)代禮儀文書寫作》、《高級(jí)文秘寫作》、《社交禮儀與文化》、《辦公室管理》、《組織會(huì)議與活動(dòng)》等課程；主要著作有《高級(jí)商務(wù)秘書實(shí)用寫作》、《現(xiàn)代禮儀文書寫作》、《現(xiàn)代寫作教程》、《組織會(huì)議和活動(dòng)》、《電腦寫作》、《申論典范》、《行政職業(yè)能力測(cè)驗(yàn)典范》等。

書籍目錄

第一編  秘書工作實(shí)務(wù)基礎(chǔ)　第一章  秘書工作實(shí)務(wù)概述　第二章  秘書工作實(shí)務(wù)寫作基礎(chǔ)　第三章  秘書工作實(shí)務(wù)閱讀基礎(chǔ)　第四章  秘書工作實(shí)務(wù)口才基礎(chǔ)　第五章  秘書工作實(shí)務(wù)心理基礎(chǔ)　第六章  秘書工作實(shí)務(wù)行政基礎(chǔ)　第七章  秘書工作實(shí)務(wù)詩質(zhì)基礎(chǔ)第二編  秘書工作實(shí)務(wù)辦文　第八章  工作類秘書寫作  　第一節(jié)  工作日記、大事記  　第二節(jié)  工作計(jì)劃  　第三節(jié)  工作總結(jié)  　第四節(jié)  工作簡報(bào)  　第五節(jié)  外事工作文書　第九章  公文類秘書寫作 　 第一節(jié)  總體要求  　第二節(jié)  命令（令）、決定  　第三節(jié)  議案、意見  　第四節(jié)  公告、通告  　第五節(jié)  通知、通報(bào)  　第六節(jié)  報(bào)告、請(qǐng)示  　第七節(jié)  批復(fù)、函  　第八節(jié)  會(huì)議紀(jì)要  　第九節(jié)  決策信息　第十章  經(jīng)濟(jì)類秘書寫作 　 第一節(jié)  合同  　第二節(jié)  市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告  　第三節(jié)  市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告  　第四節(jié)  可行性研究報(bào)告  　第五節(jié)  經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告　第十一章  電子類秘書寫作  　第一節(jié)  網(wǎng)絡(luò)語言  　第二節(jié)  電子郵件  　第三節(jié)  電子短信　第十二章  傳播類應(yīng)用寫作 　 第一節(jié)  新聞  　第二節(jié)  通訊  　第三節(jié)  簡介書  　第四節(jié)  說明書  　第五節(jié)  導(dǎo)游詞  　第六節(jié)  公關(guān)書  　第七節(jié)  招聘書與應(yīng)聘書　第十三章  文件處理 　 第一節(jié)  發(fā)文處理程序  　第二節(jié)  收文處理程序  　第三節(jié)  處置辦畢公文第三編  秘書工作實(shí)務(wù)辦會(huì)　第十四章  辦會(huì)概述 　 第一節(jié)  辦會(huì)絮識(shí)  　第二節(jié)  會(huì)前事務(wù)  　第三節(jié)  會(huì)中事務(wù)  　第四節(jié)  會(huì)后事務(wù)　第十五章  辦會(huì)實(shí)操 　 第一節(jié)  正式會(huì)議  　第二節(jié)  非正式會(huì)議  　第三節(jié)  其他類型會(huì)議　第十六章  組織活動(dòng)實(shí)操  　第一節(jié)  企業(yè)活動(dòng)方案  　第二節(jié)  宴請(qǐng)與參觀  　第三節(jié)  舞會(huì)、聯(lián)誼會(huì)與簽字儀式  　第四節(jié)  開業(yè)典禮與幾種活動(dòng)第四編  秘書工作實(shí)務(wù)辦公　第十七章  辦公事務(wù) 　 第一節(jié)  辦公環(huán)境概述  　第二節(jié)  辦公環(huán)境管理  　第三節(jié)  辦公室日常事務(wù)管理　第十八章  辦公技巧 　 第一節(jié)  做好準(zhǔn)備工作  　第二節(jié)  記事清楚準(zhǔn)確  　第三節(jié)  調(diào)查了解情況  　第四節(jié)  表述明白簡練  　第五節(jié)  妥善處理事務(wù)  　第六節(jié)  巧妙處理事務(wù)  　第七節(jié)  學(xué)會(huì)多種思維  　第八節(jié)  如何進(jìn)言批評(píng)  　第九節(jié)  如何彌補(bǔ)過失  　第十節(jié)  辦公靈活小技巧　第十九章  辦公禮儀 　 第一節(jié)  一般禮儀  　第二節(jié)  涉外禮儀參考文獻(xiàn)后記

章節(jié)摘錄

二、工作日記較為常用的工作日記主要有以下三種。（一） 紀(jì)實(shí)日記工作中的紀(jì)實(shí)日記是以一天內(nèi)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)或政務(wù)、商務(wù)工作為線索，按時(shí)間順序如實(shí)記錄事務(wù)進(jìn)程的日記。紀(jì)實(shí)日記的寫作要嚴(yán)格按照時(shí)間順序來進(jìn)行。同時(shí)，所記事物要具體、鮮明。在對(duì)事物作記錄時(shí)，可以融進(jìn)記錄者個(gè)人的感情。這一點(diǎn)很重要，一名出色的工作人員不能僅僅滿足記“死日記”。在紀(jì)實(shí)日記中，不但要寫清何時(shí)、何地、何事，還可以加入適當(dāng)?shù)姆治雠c評(píng)估，要注意平日的點(diǎn)滴積累，待時(shí)機(jī)成熟后可向上級(jí)提供一些合理化建議。做到這一點(diǎn)方不失為領(lǐng)導(dǎo)出色的助手。寫紀(jì)實(shí)日記，還需注意章法、主次詳略等。復(fù)雜的事務(wù)要記清每個(gè)環(huán)節(jié)，次要的內(nèi)容一筆帶過或僅存題目即可。（二） 專業(yè)日記專業(yè)日記是以某一專項(xiàng)活動(dòng)為內(nèi)容的日記。護(hù)士有護(hù)理日記，海員有航海日記，地質(zhì)人員有采礦日記，等等。這些都是針對(duì)不同的工作內(nèi)容而寫的專業(yè)日記或?qū)ｎ}日記。而一般秘書的專業(yè)日記則是針對(duì)其業(yè)務(wù)和管理所寫的日記。專業(yè)日記是辦公室工作人員鉆研業(yè)務(wù)的必要手段。寫專業(yè)日記的步驟是：首先，記錄大型活動(dòng)的步驟、詳情以及遇到的問題和最終解決的方法，注意對(duì)工作經(jīng)驗(yàn)的積累、工作方法和工作效果的探討，一般采用點(diǎn)面結(jié)合的方式完成。其次，注意記錄工作中遇到的新問題、需要的新知識(shí)。這就需要相關(guān)人員在工作中不斷地學(xué)習(xí)與積累。例如：公司要進(jìn)行一次汽車的博覽或交易，你如果對(duì)汽車知識(shí)一無所知，就要先去查清楚各種汽車品牌的名稱、標(biāo)記、廠家、報(bào)價(jià)、油耗以及汽車各部分的性能，待一一查清后應(yīng)馬上記入專業(yè)日記備案。長此以往，日記內(nèi)的東西越來越多，你也就能夠在各種活動(dòng)中應(yīng)對(duì)自如了。最后，寫作專業(yè)日記的過程是一個(gè)不斷學(xué)習(xí)和積累知識(shí)的過程，只有“厚積”才能“薄發(fā)”。（三） 流水日記流水日記原是指我國會(huì)計(jì)所用的日記賬——流水賬。它的特點(diǎn)是不分類別，只按每天收付事項(xiàng)發(fā)生的先后，依次予以記載。工作中的流水日記是指工作人員對(duì)一天繁忙的工作所作的簡要記錄。它常常以表格、線條或簡單的文字形式出現(xiàn)。流水日記在表現(xiàn)內(nèi)容上有兩種情況。第一種是對(duì)一天的工作、生活和在其間的所見、所聞、所做、所想從早一直記到晚，如流水一樣不間斷。這樣可以真實(shí)地反映一天的狀況，起到很好的備忘作用。

后記

本書由首都師范大學(xué)高級(jí)涉外文秘系原系主任張大成主編，參加資料收集、整理和部分編寫工作的還有國務(wù)院辦公廳秘書局成小軍、中共中央辦公廳秘書局趙彬、中國高級(jí)公務(wù)員培訓(xùn)中心程超、中國人民解放軍后勤學(xué)院劉勝俊、武警總部司令部直屬工作部徐友金、光大銀行王森、郁強(qiáng)、北京市人事考試中心劉燕偉、北京市海淀區(qū)人事考試中心姜大寬、圓明園管理處解秀清、北京市高校畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心王智麗及李娟、譚慧、李麗穎等。書中對(duì)所用資料未能一一標(biāo)明出處，在此對(duì)所選用資料的原作者及相關(guān)出版社、報(bào)社、雜志社和網(wǎng)站一并致謝。尤其要感謝“辦公技巧”等摘編的原著作者夏廷獻(xiàn)、編輯謝鋼同志，以及范立榮、向國敏、孟巖嶺、方位津、俞敏同志。由于我們的水平所限，書中難免存在謬誤之處，歡迎廣大讀者批評(píng)指正。

編輯推薦

開卷有益，《秘書工作實(shí)務(wù)》能夠引領(lǐng)你在主體意識(shí)的指導(dǎo)下，憑通曉的秘書實(shí)務(wù)知識(shí)、高尚的道德情操、優(yōu)秀的素質(zhì)修養(yǎng)、良好的文字功夫與業(yè)務(wù)素養(yǎng)，完成與時(shí)俱進(jìn)的秘書工作實(shí)務(wù)——辦文、辦會(huì)、辦公。

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