電子文件管理教程

前言

電子文件的可讀性是指文件經過存儲、傳輸、壓縮、加密、媒體轉換、遷移等處理后能夠以人可以識讀、可以理解的方式輸出，并保持其內容的真實性。電子文件的可讀性是其存在和保存價值的基礎，如果文件不能順利讀出，文件中的信息便成為“死信息”，再有價值的東西也失去了存在的意義。電子文件讀不出來的例子在人們日常的工作和交往中常常遇到，已經歸檔的重要的電子文件也有讀不出來情況。例如，德國聯(lián)邦檔案館中保存了成千上萬份民主德國政府的電子文件和數(shù)據(jù)庫，包括行政文件、農業(yè)文件、勞工統(tǒng)計文件、監(jiān)獄登記冊和黨的干部人事文件等。由于產生這些文件的計算機系統(tǒng)資料已經丟失，軟件編碼也不清楚，存儲介質已經過時，使得這些文件無法讀出。專家認為，這意味著這些民主德國政府的文件已經丟失。加拿大電子文件專家露西安娜·杜蘭蒂教授認為，“過去十年產生的信息遠遠超過了人類歷史上任何一個時代。但具有諷刺意味的是，信息時代產生的絕大部分信息比任何時代都難以提供利用?！痹斐呻娮游募x不出來的原因很多，例如，電子文件的系統(tǒng)依賴性使得每一份文件只有在相應的系統(tǒng)環(huán)境中才能讀出，系統(tǒng)不兼容往往導致文件的無法讀出。又如，與電子文件產生、管理和存儲有關的計算機軟件和硬件更新?lián)Q代，新的系統(tǒng)環(huán)境因不接受過時的文件格式而無法讀出原系統(tǒng)生成的文件。此外，病毒感染，載體損傷，信號衰減，加密文件無相應密碼等原因也都可能影響文件的順利讀出。

內容概要

　　本書以計算機時代遍布各類機關、企事業(yè)單位的電子文件為研究對象，對電子文件的生成、傳輸、處理、存儲、利用等進行全方位的探討，系統(tǒng)闡述電子文件管理的理論與方法。主要內容包括：電子文件的特點及管理要則，電子文件歸檔、鑒定、保管、檢索與利用的原理與方法，電子文件管理系統(tǒng)的設計、實施、維護與評估的技術路線，以及數(shù)據(jù)庫、電子郵件和計算機輔助設計電子文件的管理規(guī)范與方法等。該類教材目前尚屬國內空白，本書的出版，除可為大學檔案及文秘專業(yè)提供本科或研究生教材外，還可為各類機關、企事業(yè)單位的檔案及文秘工作者、行政管理人員提供學習參考資料。

作者簡介

馮惠玲，1997年畢業(yè)于中國人民大學檔案學院，獲博士學位，現(xiàn)為中國人民大學檔案學院院長，教授。從事檔案管理學及相關學科的研究等；主要代表作有：《檔案文獻檢索》、《檔案學通訊》等。

書籍目錄

第一章 電子文件概述 第一節(jié) 電子文件的概念和種類 第二節(jié) 電子文件的特點第二章 電子文件管理概述 第一節(jié) 電子文件的管理原則 第二節(jié) 電子文件的管理模式 第三節(jié) 電子文件管理的法規(guī)、制度與標準第三章 電子文件的鑒定與歸檔 第一節(jié) 電子文件鑒定工作的內容 第二節(jié) 電子文件的內容鑒定 第三節(jié) 電子文件的技術鑒定、處置及鑒定過程監(jiān)控 第四節(jié) 電子文件的歸檔第四章 電子文件的檢索 第一節(jié) 電子文件檢索概述 第二節(jié) 電子文件檢索系統(tǒng) 第三節(jié) 電子文件的著錄 第四節(jié) 電子文件的網絡檢索第五章 電子文件的利用第六章 電子文件的保管第七章 電子文件管理系統(tǒng)第八章 數(shù)據(jù)庫電子文件管理第九章 電子郵件管理第十章 CAD文件管理附錄1 電子文件歸檔與管理規(guī)范（修改稿）附錄2  CAD 電子文件光盤存儲、歸檔與檔案館理要求第一部分：電子文件歸檔與檔案管理附錄3 CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案館理要求第二部分：光盤信息組織結構本書主要參考文獻

章節(jié)摘錄

插圖：電子文件已經以其無可爭議的生命力成為人類社會記錄信息、傳達信息、留存信息的重要工具。電子文件在辦公領域和檔案管理中，甚至整個社會生活中占據(jù)了一席之地，借信息技術的飛速發(fā)展和深入應用，它更有成為未來社會文件主導形態(tài)的潛力和趨勢。電子文件管理理論和方法的成熟程度成為人類社會從紙質世界向電子世界變遷的重要路標，對電子文件管理理論和方法的研究也成為文件和檔案工作者不可推卸的歷史責任。這一全新的領域成就了這本立意與內容全新的教材。本書大體可分為三個部分：第一部分為前兩章，介紹了電子文件和電子文件管理的一般理論，意在引導讀者以完整的“電子文件觀”從總體上看待、理解、思考和把握電子文件及其管理問題。第二部分以文件和檔案管理的經典環(huán)節(jié)為線索，設“電子文件鑒定與歸檔”、“電子文件的檢索”、“電子文件的利用”、“電子文件的保管”各章（第三章至第六章），以幫助讀者清晰地觀察和理解各項管理活動的內容、原理、要求和實現(xiàn)途徑。這種以操作環(huán)節(jié)分別編排章節(jié)的敘述方法在形式上與紙質檔案管理近乎一致，但其中包含了大量電子文件管理特有的各管理要素之間的交叉、“鏈接”與共享。第三部分，考慮到電子文件管理方法對特定技術環(huán)境和系統(tǒng)的依賴性。

媒體關注與評論

書評電子文件已經以其無可爭議的生命力成為人類社會記錄信息、傳達信息、留存信息的重要工具。電子文件在辦公領域和檔案管理中，甚至整個社會生活中占據(jù)了一席之地，借信息技術的飛速發(fā)展和深入應用，它更有成為未來社會文件主導形態(tài)的潛力和趨勢。本書理應向讀者傳播電子文件及其管理方面比較穩(wěn)定的、成熟的知識，但是學識和研究之不足卻使作者深感達到這一要求之難。

編輯推薦

《電子文件管理教程》是由中國人民大學出版社出版的。

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