讓Excel飛

前言

　　學(xué)習(xí)Excel的最大動(dòng)力是需求　　許多年以前，我離開學(xué)校進(jìn)入職場(chǎng)，在公司的培訓(xùn)部門工作，我的職責(zé)之一就是管理和更新許多電子版的培訓(xùn)資料。為了便于管理，我把所有的培訓(xùn)資料整理成了一個(gè)清單放在Excel工作表里，并給每份培訓(xùn)資料名稱設(shè)置了相應(yīng)的超鏈接，這樣，當(dāng)我單擊培訓(xùn)資料名稱時(shí)，就能夠打開相應(yīng)的電子文件?！　≡谖夜芾淼呐嘤?xùn)資料中，有很多是Excel格式的文件。一天，有一個(gè)同事提出一個(gè)問題：“Excel文件里有很多工作表，當(dāng)我單擊超鏈接打開另外一個(gè)Excel文件時(shí)，能不能自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到所鏈接Excel文件中的某一個(gè)特定工作表呢？”那時(shí)，公司里大多數(shù)人對(duì)Excel的了解不深，這個(gè)問題一時(shí)難住了我，我首先想到的是編寫VBA代碼解決，后來才知道，Excel本身就具有鏈接到Excel文件中某個(gè)特定的工作表的功能！　　實(shí)際需求是學(xué)習(xí)Excel的最大動(dòng)力之一，隨著不斷解決工作中遇到的各種問題，我逐漸發(fā)現(xiàn)，對(duì)于困擾用戶的絕大部分問題，Excel軟件早已給我們準(zhǔn)備好了相應(yīng)的操作，只是我們還不知道而已！　　不久，我轉(zhuǎn)入了公司的商務(wù)計(jì)劃部門，新的工作中涉及大量的數(shù)據(jù)分析和處理內(nèi)容，每天對(duì)著電腦進(jìn)行重復(fù)的數(shù)據(jù)分析和處理，工作內(nèi)容相當(dāng)枯燥和單調(diào)，然而正是這種枯燥和單調(diào)的工作，使我想盡辦法探索一些捷徑來減輕自己的工作量和工作中可能出現(xiàn)的差錯(cuò)。而在這種不斷的探索過程中，我逐漸感受到了工作的樂趣，甚至體會(huì)到了所謂“干一行，愛一行”的哲理。　　我所在的公司是一家從事半導(dǎo)體集成電路制造的大型跨國企業(yè)，每周都會(huì)有幾百萬個(gè)元器件的成品出貨；每一時(shí)刻，生產(chǎn)線上都同時(shí)加工著幾百種不同的產(chǎn)品，每種產(chǎn)品各自對(duì)應(yīng)著不同的交貨日期；除此之外，每種產(chǎn)品對(duì)應(yīng)著不同的加工步驟和加工設(shè)備；每種設(shè)備對(duì)不同產(chǎn)品有著不同的加工能力；每種設(shè)備的利用率各不相同；每種產(chǎn)品本身的良品率各異?！　「鼮閺?fù)雜的是這些參數(shù)，諸如，設(shè)備針對(duì)特定產(chǎn)品的單位時(shí)間加工能力，產(chǎn)品本身的良品率，設(shè)備的利用率，設(shè)備數(shù)量等，這些是和時(shí)間相關(guān)的并且隨著企業(yè)制造工藝的不斷改進(jìn)和生產(chǎn)規(guī)模的變化而不斷變化的，這為我們準(zhǔn)確地制訂生產(chǎn)計(jì)劃、設(shè)備投資計(jì)劃和直接生產(chǎn)人員需求計(jì)劃提出了不小的挑戰(zhàn)！　　我所在的公司已經(jīng)實(shí)施了某個(gè)知名的ERP系統(tǒng)，但是，現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)生成的只是粗略的各種數(shù)據(jù)分析報(bào)告，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足我們制訂各種具體的生產(chǎn)管理相關(guān)計(jì)劃時(shí)的精細(xì)化要求?！　∫郧埃诿恐芤辉绯?，生產(chǎn)計(jì)劃人員從公司的ERP系統(tǒng)中下載最新的包含有不同產(chǎn)品需求數(shù)量的客戶訂單數(shù)據(jù)，然后結(jié)合那些從公司不同數(shù)據(jù)源（內(nèi)部網(wǎng)站或數(shù)據(jù)庫）中導(dǎo)出的各種隨時(shí)間變化而變化的生產(chǎn)參數(shù)，利用Excel，經(jīng)過復(fù)雜而煩瑣的分析，計(jì)算出客戶訂單所覆蓋時(shí)間范圍之內(nèi)設(shè)備的需求數(shù)量、原材料需求數(shù)量、直接生產(chǎn)人員需求量等數(shù)據(jù)，找出資源擁有量和需求量之間的差異，形成最終的分析報(bào)告，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，協(xié)調(diào)相關(guān)人員提前加以解決，保證工廠在最大程度上滿足客戶訂單的按時(shí)交貨需求?！　∮梢陨厦枋隹芍?，整個(gè)訂單分析過程非常麻煩，一般情況下，這項(xiàng)工作往往需要四五個(gè)人連續(xù)工作一整天，有時(shí)甚至要到第二天上午，才能得到一份還不一定完全準(zhǔn)確的分析報(bào)告。我們可以想象，這對(duì)于快速變化的企業(yè)環(huán)境意味著什么？！　　幸好之前我對(duì)微軟Office各個(gè)組件有所了解，特別是對(duì)當(dāng)時(shí)大多數(shù)人還不太了解的Access軟件也比較熟悉，再加上我對(duì)整個(gè)商務(wù)計(jì)劃部門業(yè)務(wù)流程的熟知，直覺告訴我：Excel和Access在改善商務(wù)計(jì)劃部門工作效率方面一定大有所為！事實(shí)證明，的確如此！　　我用Excel和Access開發(fā)了一套產(chǎn)能分析工具，應(yīng)用后，部門工作效率得到了極大提高：數(shù)據(jù)分析和處理的工作從五個(gè)人花費(fèi)一天的時(shí)間減少到了一個(gè)人只需花兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間，并且大大減少了人工分析可能引入的錯(cuò)誤！　　切實(shí)感受到Excel和Access在商務(wù)數(shù)據(jù)分析和報(bào)告自動(dòng)化方面的巨大威力后，我開始有意識(shí)地對(duì)微軟Office軟件在改善工作效率方面的應(yīng)用潛力進(jìn)行了深入探索，重點(diǎn)關(guān)注于：如何以一個(gè)普通微軟Office軟件用戶，利用Office 各個(gè)組件，充分挖掘Office軟件的內(nèi)置功能，提高個(gè)人和部門工作效率，進(jìn)而提高整個(gè)組織的生產(chǎn)力！這也是我寫作本書的主要目的?！　槭裁匆獙懕緯　∥抑?，高效率地學(xué)習(xí)并真正掌握Excel軟件是一件具有挑戰(zhàn)性的事情。如何讓每個(gè)人在較短的時(shí)間里、在相對(duì)放松的心情下掌握Excel的精髓，并能舉一反三，這確實(shí)是一個(gè)問題?！　『芏嗄昵埃?dāng)我意識(shí)到Excel軟件對(duì)個(gè)人和組織生產(chǎn)力有巨大的促進(jìn)作用時(shí)，書店里還沒有多少關(guān)于Excel的圖書。而如今，Excel圖書在書店里已經(jīng)擺滿了整整兩個(gè)書架，種類有上百種之多！Excel圖書種類多了，但并沒有給我?guī)矶嗌袤@喜：大多數(shù)這類圖書，不是枯燥的Excel教程類的圖書，就是簡(jiǎn)單匯集一個(gè)個(gè)Excel孤立技巧之類的圖書，還有一些是所謂的介紹Excel行業(yè)應(yīng)用類的書籍，鮮見有總結(jié)Excel管理應(yīng)用基本規(guī)律和感悟類的書籍?！　‰m然市場(chǎng)上的Excel圖書沒有給我?guī)矶嗌袤@喜，但卻讓我從另一個(gè)角度發(fā)現(xiàn)了驚喜，那就是：使我有動(dòng)力寫一本能夠滿足讀者在這方面需求的書?！　”緯亩ㄎ皇牵阂越榻BExcel基本規(guī)律、管理應(yīng)用和建模技術(shù)基礎(chǔ)為主；適當(dāng)介紹Access與Excel整合應(yīng)用技術(shù)，借以拓展Excel 的能力，能Excel之所不能，旨在提高個(gè)人及部門的Office相關(guān)活動(dòng)的生產(chǎn)力水平，爭(zhēng)取讓每個(gè)人都能成為辦公室英雄！　　本書講解Excel中最精髓的部分，通過對(duì)Excel的十余個(gè)方面內(nèi)容的深入講解，試圖讓你掌握Excel的一般規(guī)律，從而避免大多數(shù)Office軟件類書籍所犯的“僅僅是操作步驟的羅列和孤立技巧的堆砌”的錯(cuò)誤，即使看完厚厚一本書仍然不能系統(tǒng)地掌握軟件精髓的尷尬！　　基于多年的Excel和Access管理應(yīng)用實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)和培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，我嘗試著從不同角度去理解這兩個(gè)軟件，試圖發(fā)掘出一些尚未有人總結(jié)出來的應(yīng)用技巧，以便幫助大家能夠在最短的時(shí)間內(nèi)掌握這兩個(gè)軟件的精髓，讓大家切身感覺到：Excel和Access功能已經(jīng)足夠強(qiáng)大，僅僅依靠它們的內(nèi)置功能，無需借助VBA編程，就可以設(shè)計(jì)出功能足夠強(qiáng)大的工作效率改善工具。　　之所以要在本書中介紹一些Access知識(shí)，是因?yàn)閷?duì)于復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理，只掌握Excel 是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，Excel用戶經(jīng)常遇到Excel本身難以解決的問題，比如Excel不善于處理多個(gè)工作表之間的關(guān)聯(lián)問題；處理數(shù)十萬行以上的數(shù)據(jù)時(shí)，Excel的處理速度可能會(huì)變得異常緩慢等諸如此類在Excel中解決起來很困難的問題，正是Office組件中的另一個(gè)成員Access所擅長的！　　如果說Excel擅長數(shù)據(jù)分析，那么就可以說Access擅長數(shù)據(jù)處理。對(duì)于經(jīng)常使用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和處理的人員來說，如果你除了Excel之外，還同時(shí)掌握了一些Access的知識(shí)，相信你的數(shù)據(jù)分析和處理能力一定會(huì)如虎添翼，工作效率一定會(huì)突飛猛進(jìn)！　　但有很多人覺得Access作為一種小型的桌面數(shù)據(jù)庫管理軟件，學(xué)習(xí)起來一定很難。如果你感覺Access學(xué)習(xí)起來很難，那么很可能是因?yàn)槟阕咤e(cuò)了方向，花了很多時(shí)間學(xué)習(xí)了與Access核心功能不太相關(guān)的內(nèi)容，分散了你的寶貴精力。在本書中，我們將通過一種全新的方法，循序漸進(jìn)地帶你進(jìn)入Access的美妙世界，學(xué)習(xí)Access中那些和Excel用戶緊密相關(guān)的知識(shí)，用Access拓展Excel的能力，讓你成為數(shù)據(jù)的真正主人！　　本書以一個(gè)普通Office用戶的角度來探討Excel和Access的管理應(yīng)用，重點(diǎn)關(guān)注Excel和Access內(nèi)置功能的靈活應(yīng)用和兩者巧妙結(jié)合，讓你不用編程也能設(shè)計(jì)出強(qiáng)大的工作效率改善工具，所以本書在以下方面有所舍棄。　　1．本書會(huì)略有涉及但不深入講解VBA　　VBA是我們和Excel或Access等Office組件溝通的語言，Excel和Access能夠理解并遵照?qǐng)?zhí)行我們用VBA語言吩咐給它們的事項(xiàng)，讓工作自動(dòng)執(zhí)行以提高工作效率。但是對(duì)于絕大多數(shù)Office用戶來說，學(xué)習(xí)VBA畢竟進(jìn)入了一個(gè)全新的領(lǐng)域，學(xué)習(xí)周期相對(duì)比較長，涉及更多的時(shí)間和精力上的付出?，F(xiàn)實(shí)中，很多人在并沒有很好地掌握Excel內(nèi)置功能的情況下就開始急于學(xué)習(xí)VBA編程，造成的結(jié)果是：由于不懂得有效地利用VBA調(diào)用Excel中已經(jīng)存在的內(nèi)置功能，編寫的VBA程序效率低下，運(yùn)行緩慢，甚至造成Excel崩潰！事實(shí)上，Excel和Access的內(nèi)置功能已經(jīng)足夠強(qiáng)大，如果能夠按照本書介紹的方法將二者巧妙結(jié)合，將能夠完成我們工作中遇到的大多數(shù)任務(wù)，不用VBA也能夠讓Excel和Access在工作中發(fā)揮出強(qiáng)大的威力！　　本書雖然不深入講解VBA，但是本書中涉及的知識(shí)和操作技巧有助于你深入地了解Excel和Access強(qiáng)大的內(nèi)置功能，以及每項(xiàng)任務(wù)在Excel和Access中對(duì)應(yīng)的最快捷的處理方式，有助于你在將來學(xué)習(xí)VBA時(shí)寫出簡(jiǎn)潔、高效的VBA代碼！　　2．本書不講解Excel的基礎(chǔ)知識(shí)　　市場(chǎng)上關(guān)于Excel的基礎(chǔ)教程太多了，所以，如果你不知道如何在Excel里面使用公式、不知道“=A1*B1”的含義，這本書或許不適合你。建議你買一本Excel入門的書籍先學(xué)習(xí)一下，然后再繼續(xù)學(xué)習(xí)本書。　　3．本書不講解Access中與數(shù)據(jù)分析和處理不太相關(guān)的內(nèi)容　　對(duì)于Access，本書重點(diǎn)放在Access核心功能：Access查詢的設(shè)計(jì)方法和Access宏的編制。本書不討論Access窗體、報(bào)表等設(shè)計(jì)，而是重點(diǎn)關(guān)注在Access中與數(shù)據(jù)處理相關(guān)的核心內(nèi)容，并以Excel用戶的角度輕松進(jìn)入Access世界。借助Access，使Excel功力大增，讓Excel 飛！　　致謝　　一本書從點(diǎn)滴想法到最終與讀者見面絕對(duì)不是一個(gè)人的努力，在這個(gè)過程中一定凝結(jié)著許多人的汗水，本書更是如此。在這里，我要向所有參與本書編寫及加工工作的朋友表示最衷心的謝意！　　首先感謝促成本書成稿的張慧敏女士，是她在茫茫人海中找到了我，并鼓勵(lì)我把自己的多年的Excel和Access實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來，分享給大家?！　「兄x本書的責(zé)任編輯王靜女士，她在本書的編輯過程中提出了許多有價(jià)值的修改建議，讓我在本書的逐步完善過程中，學(xué)到了很多相關(guān)知識(shí)?！　「兄x在我的工作和培訓(xùn)活動(dòng)中，提出過各種具有挑戰(zhàn)性、緊密結(jié)合實(shí)戰(zhàn)、極具價(jià)值的Excel和Access問題的朋友，是你們促使我不斷進(jìn)步，并且還將激勵(lì)我在這條道路上繼續(xù)前行?！　「兄x我的同事何明女士，她從技術(shù)角度幫我審閱了本書的第二部分?！　「兄x一直默默為我提供支持的妻子，如果沒有她支持，我絕不可能如此專注和投入到寫書的工作中?！　∵€要感謝我的六歲可愛的兒子，他覺得寫書是一件很偉大的事情，并且先于我完成了一本長達(dá)22頁的“著作”！

內(nèi)容概要

這是一本關(guān)于如何有效利用Excel和Access提高職場(chǎng)效率的書。書中凝聚了作者多年來關(guān)于如何利用Excel和Access提升個(gè)人生產(chǎn)力的獨(dú)特思考。本書共分兩部分，分別是“決戰(zhàn)Excel”和“讓Excel飛”。在第一部分，介紹了絕大部分Excel高級(jí)特性、Excel管理應(yīng)用應(yīng)避免的問題、Excel管理建模和報(bào)告自動(dòng)化基礎(chǔ)，以及Excel與報(bào)告自動(dòng)化等內(nèi)容；在第二部分，介紹了Excel用戶需要了解的Access知識(shí)、Excel與Access的整合應(yīng)用，以及打造精益辦公室等內(nèi)容。本書特點(diǎn)是注重實(shí)戰(zhàn)，結(jié)合各種管理場(chǎng)景，通過作者對(duì)
Office 技術(shù)的巧妙講解，幫助您成為職場(chǎng)中高效率的“懶人” ，一個(gè)真正的“辦公室英雄” 。 本書適合具有初步的 Excel
基礎(chǔ)，正在迷茫于如何進(jìn)一步提高自己的 Excel 管理應(yīng)用水平以及那些淹沒于茫茫的 Excel 孤立技巧之中，苦于未能掌握 Excel
精髓，不能舉一反三，未能達(dá)到 Excel 自由應(yīng)用狀態(tài)的朋友們。

作者簡(jiǎn)介

林書明，MBA、微軟認(rèn)證Excel專家、微軟認(rèn)證Office大師，具有多年某知名外企各崗位工作經(jīng)驗(yàn)，深諳微軟Office商務(wù)效率提升之道。作者主要關(guān)注如何利用Excel和Access提升部門和個(gè)人工作效率。在本書中，作者將和您分享相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，探討Excel和Access商務(wù)應(yīng)用的無限可能。閱讀本書，您可能會(huì)感嘆，Excel和Access原來可以這么強(qiáng)！您可以通過作者的新浪微博@MrExcel，與作者進(jìn)行交流。

書籍目錄

第一部分 決戰(zhàn)Excel
第1章 Excel，不可承受之重 / 2
1.1 可怕的排序 / 3
1.2 刪除部分單元格 / 5
1.3 重復(fù)打開文件 / 6
1.4 函數(shù)的誤用 / 7
1.5 開啟手動(dòng)計(jì)算 / 11
1.6 Excel與商業(yè)秘密 / 12
1.6.1 Excel之掩耳盜鈴 / 12
1.6.2 防止Excel泄密 / 14
1.7 備份！備份！ / 16
1.8 Excel，職場(chǎng)護(hù)身符 / 18
1.9 快速學(xué)習(xí)Excel / 19
1.9.1 與高手共舞 / 19
1.9.2 一鍵求生 / 20
1.9.3 網(wǎng)絡(luò)生存 / 22
第2章 Excel你必須懂的 / 24
2.1 智能感應(yīng)菜單 / 25
2.2 輔助列 / 27
2.2.1 分離數(shù)據(jù) / 27
2.2.2 每隔一行插入一個(gè)空行 / 27
2.2.3 隨時(shí)恢復(fù)到排序前的狀態(tài) / 28
2.3 文本和數(shù)字 / 29
2.4 日期和時(shí)間 / 32
2.4.1 日期和時(shí)間的本質(zhì) / 33
2.4.2 真正的日期時(shí)間 / 34
2.4.3 DATEDIF函數(shù) / 38
2.5 引用！引用！ / 39
2.6 識(shí)別活動(dòng)單元格 / 43
第3章 Excel中的名稱 / 47
3.1 給單個(gè)單元格命名 / 47
3.2 命名單元格區(qū)域 / 48
3.3 給文本或數(shù)值命名 / 50
3.4 給公式取一個(gè)名字 / 50
3.5 Excel自動(dòng)命名功能 / 51
第4章 讓Excel變聰明 / 54
4.1 IFERROR函數(shù) / 54
4.2 VLOOKUP函數(shù) / 56
4.3 INDEX和MATCH函數(shù) / 58
4.4 CHOOSE函數(shù) / 60
4.5 OFFSET函數(shù) / 61
4.6 INDIRECT函數(shù) / 62
4.7 SUMPRODUCT函數(shù) / 67
第5章 Excel的高級(jí)功能 / 71
5.1 高級(jí)數(shù)據(jù)有效性 / 71
5.2 高級(jí)條件格式 / 74
5.3 Excel高級(jí)篩選 / 80
5.3.1 什么是高級(jí)篩選 / 81
5.3.2 特殊條件下的高級(jí)篩選 / 85
第6章 Excel中的控件 / 87
6.1 復(fù)選框控件 / 89
6.2 組合框控件 / 92
第7章 導(dǎo)入外部數(shù)據(jù) / 97
7.1 導(dǎo)入Excel數(shù)據(jù) / 98
7.2 導(dǎo)入網(wǎng)頁的數(shù)據(jù) / 100
7.3 導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù) / 102
7.4 導(dǎo)入文本數(shù)據(jù) / 107
7.5 設(shè)置外部數(shù)據(jù)刷新方式 / 111
第8章 數(shù)據(jù)透視表 / 112
8.1 理解數(shù)據(jù)透視表 / 112
8.2 同比和環(huán)比 / 116
8.3 GETPIVOTDATA函數(shù) / 122
8.4 小心數(shù)據(jù)透視表泄密 / 124
8.5 數(shù)據(jù)透視表的“逆”操作 / 126
第9章 Excel宏和VBA / 129
9.1 宏和VBA / 129
9.2 Excel報(bào)告自動(dòng)化 / 134
第10章 Excel建模 / 141
10.1 用Excel制作樓房銷售記錄表 / 141
10.2 用Excel制作準(zhǔn)時(shí)交貨模型 / 143
10.3 用Excel教寶寶識(shí)字 / 145
10.4 Excel圖片放大器 / 149
10.5 Excel模型的“3層1表”結(jié)構(gòu) / 152
第11章 Microsoft Query / 158
11.1 Microsoft Query介紹 / 158
11.2 Microsoft Query應(yīng)用案例 / 170
11.3 SQL，只需一句就夠了 / 183
第12章 其他Excel技術(shù) / 188
12.1 制作超級(jí)公式 / 188
12.2 規(guī)劃求解加載宏 / 191
12.3 數(shù)組公式 / 199
12.4 模擬運(yùn)算表 / 203
12.5 動(dòng)態(tài)圖表 / 206
12.6 用Excel照相 / 214
第二部分 讓Excel飛
第13章 Excel不是萬能的 / 220
13.1 多表聯(lián)合數(shù)據(jù)分析和處理 / 220
13.2 執(zhí)行復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理過程 / 221
13.3 大量數(shù)據(jù)的處理 / 222
13.4 Excel與Access兄弟一家親 / 222
第14章 Excel與Access傳遞數(shù)據(jù) / 225
14.1 從Excel到Access / 225
14.1.1 粘貼法 / 225
14.1.2 導(dǎo)入法 / 228
14.1.3 我們的方法：鏈接法 / 233
14.2 從Access到Excel / 236
14.2.1 粘貼法 / 236
14.2.2 Access導(dǎo)出法 / 238
14.2.3 我們的方法：Excel導(dǎo)入法 / 238
第15章 比高級(jí)篩選更“高級(jí)” / 241
15.1 多表關(guān)聯(lián)查詢 / 242
15.2 交叉聯(lián)接查詢 / 259
15.3 Excel的幕后英雄 / 263
15.4 數(shù)據(jù)匯總查詢 / 287
15.4.1 分組查詢 / 287
15.4.2 交叉表查詢 / 291
15.5 UNION聯(lián)合查詢 / 294
第16章 Access查詢應(yīng)用案例 / 299
16.1 產(chǎn)品物料清單分解 / 299
16.2 鏈接外部數(shù)據(jù) / 300
16.3 設(shè)計(jì)查詢 / 303
16.4 增加自定義字段 / 307
16.5 分組匯總查詢 / 309
第17章 讓工作自動(dòng)化 / 311
17.1 Access追加查詢 / 313
17.2 Access中的宏 / 318
17.3 睡著覺就把活兒干了 / 325
第18章 打造精益辦公室 / 329
18.1 用Office軟件打造精益辦公室 / 330
18.2 Office軟件讓商務(wù)更智能 / 334
附錄A Excel快捷鍵 / 337
A.1 F1～F12功能鍵 / 341
A.2 Alt+符號(hào) / 346
A.3 Alt+功能鍵 / 347
A.4 Ctrl+數(shù)字 / 349
A.5 Ctrl+功能鍵 / 352
A.6 Shift+F1到Shift+F12功能鍵 / 356
A.7 Ctrl+字母 / 359
A.8 Ctrl+符號(hào) / 367
A.9 鼠標(biāo)右鍵快捷鍵 / 376
A.10 其他快捷鍵 / 376
A.11 Alt鍵盤序列 / 383
A.12 制作自己的快捷鍵 / 385

章節(jié)摘錄

版權(quán)頁：   插圖：   學(xué)習(xí)Excel的最大動(dòng)力是需求 許多年以前，我離開學(xué)校進(jìn)入職場(chǎng)，在公司的培訓(xùn)部門工作，我的職責(zé)之一就是管理和更新許多電子版的培訓(xùn)資料。為了便于管理，我把所有的培訓(xùn)資料整理成了一個(gè)清單放在Excel工作表里，并給每份培訓(xùn)資料名稱設(shè)置了相應(yīng)的超鏈接，這樣，當(dāng)我單擊培訓(xùn)資料名稱時(shí)，就能夠打開相應(yīng)的電子文件。 在我管理的培訓(xùn)資料中，有很多是Excel格式的文件。一天，有一個(gè)同事提出一個(gè)問題：“Excel文件里有很多工作表，當(dāng)我單擊超鏈接打開另外一個(gè)Excel文件時(shí)，能不能自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到所鏈接Excel文件中的某一個(gè)特定工作表呢？”那時(shí)，公司里大多數(shù)人對(duì)Excel的了解不深，這個(gè)問題一時(shí)難住了我，我首先想到的是編寫VBA代碼解決，后來才知道，Excel本身就具有鏈接到Excel文件中某個(gè)特定的工作表的功能！ 實(shí)際需求是學(xué)習(xí)Excel的最大動(dòng)力之一，隨著不斷解決工作中遇到的各種問題，我逐漸發(fā)現(xiàn)，對(duì)于困擾用戶的絕大部分問題，Excel軟件早已給我們準(zhǔn)備好了相應(yīng)的操作，只是我們還不知道而已！ 不久，我轉(zhuǎn)入了公司的商務(wù)計(jì)劃部門，新的工作中涉及大量的數(shù)據(jù)分析和處理內(nèi)容，每天對(duì)著電腦進(jìn)行重復(fù)的數(shù)據(jù)分析和處理，工作內(nèi)容相當(dāng)枯燥和單調(diào)，然而正是這種枯燥和單調(diào)的工作，使我想盡辦法探索一些捷徑來減輕自己的工作量和工作中可能出現(xiàn)的差錯(cuò)。而在這種不斷的探索過程中，我逐漸感受到了工作的樂趣，甚至體會(huì)到了所謂“干一行，愛一行”的哲理。 我所在的公司是一家從事半導(dǎo)體集成電路制造的大型跨國企業(yè)，每周都會(huì)有幾百萬個(gè)元器件的成品出貨；每一時(shí)刻，生產(chǎn)線上都同時(shí)加工著幾百種不同的產(chǎn)品，每種產(chǎn)品各自對(duì)應(yīng)著不同的交貨日期；除此之外，每種產(chǎn)品對(duì)應(yīng)著不同的加工步驟和加工設(shè)備；每種設(shè)備對(duì)不同產(chǎn)品有著不同的加工能力；每種設(shè)備的利用率各不相同；每種產(chǎn)品本身的良品率各異。 更為復(fù)雜的是這些參數(shù)，諸如，設(shè)備針對(duì)特定產(chǎn)品的單位時(shí)間加工能力，產(chǎn)品本身的良品率，設(shè)備的利用率，設(shè)備數(shù)量等，這些是和時(shí)間相關(guān)的并且隨著企業(yè)制造工藝的不斷改進(jìn)和生產(chǎn)規(guī)模的變化而不斷變化的，這為我們準(zhǔn)確地制訂生產(chǎn)計(jì)劃、設(shè)備投資計(jì)劃和直接生產(chǎn)人員需求計(jì)劃提出了不小的挑戰(zhàn)！ 我所在的公司已經(jīng)實(shí)施了某個(gè)知名的ERP系統(tǒng)，但是，現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)生成的只是粗略的各種數(shù)據(jù)分析報(bào)告，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足我們制訂各種具體的生產(chǎn)管理相關(guān)計(jì)劃時(shí)的精細(xì)化要求。 以前，在每周一早晨，生產(chǎn)計(jì)劃人員從公司的ERP系統(tǒng)中下載最新的包含有不同產(chǎn)品需求數(shù)量的客戶訂單數(shù)據(jù)，然后結(jié)合那些從公司不同數(shù)據(jù)源（內(nèi)部網(wǎng)站或數(shù)據(jù)庫）中導(dǎo)出的各種隨時(shí)間變化而變化的生產(chǎn)參數(shù)，利用Excel，經(jīng)過復(fù)雜而煩瑣的分析，計(jì)算出客戶訂單所覆蓋時(shí)間范圍之內(nèi)設(shè)備的需求數(shù)量、原材料需求數(shù)量、直接生產(chǎn)人員需求量等數(shù)據(jù)，找出資源擁有量和需求量之間的差異，形成最終的分析報(bào)告，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，協(xié)調(diào)相關(guān)人員提前加以解決，保證工廠在最大程度上滿足客戶訂單的按時(shí)交貨需求。 由以上描述可知，整個(gè)訂單分析過程非常麻煩，一般情況下，這項(xiàng)工作往往需要四五個(gè)人連續(xù)工作一整天，有時(shí)甚至要到第二天上午，才能得到一份還不一定完全準(zhǔn)確的分析報(bào)告。我們可以想象，這對(duì)于快速變化的企業(yè)環(huán)境意味著什么？！ 幸好之前我對(duì)微軟Office各個(gè)組件有所了解，特別是對(duì)當(dāng)時(shí)大多數(shù)人還不太了解的Access軟件也比較熟悉，再加上我對(duì)整個(gè)商務(wù)計(jì)劃部門業(yè)務(wù)流程的熟知，直覺告訴我：Excel和Access在改善商務(wù)計(jì)劃部門工作效率方面一定大有所為！事實(shí)證明，的確如此！ 我用Excel和Access開發(fā)了一套產(chǎn)能分析工具，應(yīng)用后，部門工作效率得到了極大提高：數(shù)據(jù)分析和處理的工作從五個(gè)人花費(fèi)一天的時(shí)間減少到了一個(gè)人只需花兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間，并且大大減少了人工分析可能引入的錯(cuò)誤！ 切實(shí)感受到Excel和Access在商務(wù)數(shù)據(jù)分析和報(bào)告自動(dòng)化方面的巨大威力后，我開始有意識(shí)地對(duì)微軟Office軟件在改善工作效率方面的應(yīng)用潛力進(jìn)行了深入探索，重點(diǎn)關(guān)注于：如何以一個(gè)普通微軟Office軟件用戶，利用Office各個(gè)組件，充分挖掘Office軟件的內(nèi)置功能，提高個(gè)人和部門工作效率，進(jìn)而提高整個(gè)組織的生產(chǎn)力！這也是我寫作本書的主要目的。 為什么要寫本書 我知道，高效率地學(xué)習(xí)并真正掌握Excel軟件是一件具有挑戰(zhàn)性的事情。如何讓每個(gè)人在較短的時(shí)間里、在相對(duì)放松的心情下掌握Excel的精髓，并能舉一反三，這確實(shí)是一個(gè)問題。 很多年前，當(dāng)我意識(shí)到Excel軟件對(duì)個(gè)人和組織生產(chǎn)力有巨大的促進(jìn)作用時(shí)，書店里還沒有多少關(guān)于Excel的圖書。而如今，Excel圖書在書店里已經(jīng)擺滿了整整兩個(gè)書架，種類有上百種之多！Excel圖書種類多了，但并沒有給我?guī)矶嗌袤@喜：大多數(shù)這類圖書，不是枯燥的Excel教程類的圖書，就是簡(jiǎn)單匯集一個(gè)個(gè)Excel孤立技巧之類的圖書，還有一些是所謂的介紹Excel行業(yè)應(yīng)用類的書籍，鮮見有總結(jié)Excel管理應(yīng)用基本規(guī)律和感悟類的書籍。 雖然市場(chǎng)上的Excel圖書沒有給我?guī)矶嗌袤@喜，但卻讓我從另一個(gè)角度發(fā)現(xiàn)了驚喜，那就是：使我有動(dòng)力寫一本能夠滿足讀者在這方面需求的書。 本書的定位是：以介紹Excel基本規(guī)律、管理應(yīng)用和建模技術(shù)基礎(chǔ)為主；適當(dāng)介紹Access與Excel整合應(yīng)用技術(shù)，借以拓展Excel的能力，能Excel之所不能，旨在提高個(gè)人及部門的Office相關(guān)活動(dòng)的生產(chǎn)力水平，爭(zhēng)取讓每個(gè)人都能成為辦公室英雄！ 本書講解Excel中最精髓的部分，通過對(duì)Excel的十余個(gè)方面內(nèi)容的深入講解，試圖讓你掌握Excel的一般規(guī)律，從而避免大多數(shù)Office軟件類書籍所犯的“僅僅是操作步驟的羅列和孤立技巧的堆砌”的錯(cuò)誤，即使看完厚厚一本書仍然不能系統(tǒng)地掌握軟件精髓的尷尬！ 基于多年的Excel和Access管理應(yīng)用實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)和培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)，我嘗試著從不同角度去理解這兩個(gè)軟件，試圖發(fā)掘出一些尚未有人總結(jié)出來的應(yīng)用技巧，以便幫助大家能夠在最短的時(shí)間內(nèi)掌握這兩個(gè)軟件的精髓，讓大家切身感覺到：Excel和Access功能已經(jīng)足夠強(qiáng)大，僅僅依靠它們的內(nèi)置功能，無需借助VBA編程，就可以設(shè)計(jì)出功能足夠強(qiáng)大的工作效率改善工具。

編輯推薦

《讓Excel飛:職場(chǎng)Office效率提升秘籍》適合具有初步的Excel基礎(chǔ)，正在迷茫于如何進(jìn)一步提高自己的Excel管理應(yīng)用水平以及那些淹沒于茫茫的Excel孤立技巧之中，苦于未能掌握Excel精髓，不能舉一反三，未能達(dá)到Excel自由應(yīng)用狀態(tài)的朋友們。《讓Excel飛:職場(chǎng)Office效率提升秘籍》特點(diǎn)是注重實(shí)戰(zhàn)，結(jié)合各種管理場(chǎng)景，通過作者對(duì)Office技術(shù)的巧妙講解，幫助您成為職場(chǎng)中高效率的"懶人"，一個(gè)真正的"辦公室英雄"。

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