出版時(shí)間:2012-8 出版社:電子工業(yè)出版社 作者:林書明 頁數(shù):396
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前言
學(xué)習(xí)Excel的最大動(dòng)力是需求 許多年以前,我離開學(xué)校進(jìn)入職場(chǎng),在公司的培訓(xùn)部門工作,我的職責(zé)之一就是管理和更新許多電子版的培訓(xùn)資料。為了便于管理,我把所有的培訓(xùn)資料整理成了一個(gè)清單放在Excel工作表里,并給每份培訓(xùn)資料名稱設(shè)置了相應(yīng)的超鏈接,這樣,當(dāng)我單擊培訓(xùn)資料名稱時(shí),就能夠打開相應(yīng)的電子文件?! ≡谖夜芾淼呐嘤?xùn)資料中,有很多是Excel格式的文件。一天,有一個(gè)同事提出一個(gè)問題:“Excel文件里有很多工作表,當(dāng)我單擊超鏈接打開另外一個(gè)Excel文件時(shí),能不能自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到所鏈接Excel文件中的某一個(gè)特定工作表呢?”那時(shí),公司里大多數(shù)人對(duì)Excel的了解不深,這個(gè)問題一時(shí)難住了我,我首先想到的是編寫VBA代碼解決,后來才知道,Excel本身就具有鏈接到Excel文件中某個(gè)特定的工作表的功能! 實(shí)際需求是學(xué)習(xí)Excel的最大動(dòng)力之一,隨著不斷解決工作中遇到的各種問題,我逐漸發(fā)現(xiàn),對(duì)于困擾用戶的絕大部分問題,Excel軟件早已給我們準(zhǔn)備好了相應(yīng)的操作,只是我們還不知道而已! 不久,我轉(zhuǎn)入了公司的商務(wù)計(jì)劃部門,新的工作中涉及大量的數(shù)據(jù)分析和處理內(nèi)容,每天對(duì)著電腦進(jìn)行重復(fù)的數(shù)據(jù)分析和處理,工作內(nèi)容相當(dāng)枯燥和單調(diào),然而正是這種枯燥和單調(diào)的工作,使我想盡辦法探索一些捷徑來減輕自己的工作量和工作中可能出現(xiàn)的差錯(cuò)。而在這種不斷的探索過程中,我逐漸感受到了工作的樂趣,甚至體會(huì)到了所謂“干一行,愛一行”的哲理。 我所在的公司是一家從事半導(dǎo)體集成電路制造的大型跨國企業(yè),每周都會(huì)有幾百萬個(gè)元器件的成品出貨;每一時(shí)刻,生產(chǎn)線上都同時(shí)加工著幾百種不同的產(chǎn)品,每種產(chǎn)品各自對(duì)應(yīng)著不同的交貨日期;除此之外,每種產(chǎn)品對(duì)應(yīng)著不同的加工步驟和加工設(shè)備;每種設(shè)備對(duì)不同產(chǎn)品有著不同的加工能力;每種設(shè)備的利用率各不相同;每種產(chǎn)品本身的良品率各異?! 「鼮閺?fù)雜的是這些參數(shù),諸如,設(shè)備針對(duì)特定產(chǎn)品的單位時(shí)間加工能力,產(chǎn)品本身的良品率,設(shè)備的利用率,設(shè)備數(shù)量等,這些是和時(shí)間相關(guān)的并且隨著企業(yè)制造工藝的不斷改進(jìn)和生產(chǎn)規(guī)模的變化而不斷變化的,這為我們準(zhǔn)確地制訂生產(chǎn)計(jì)劃、設(shè)備投資計(jì)劃和直接生產(chǎn)人員需求計(jì)劃提出了不小的挑戰(zhàn)! 我所在的公司已經(jīng)實(shí)施了某個(gè)知名的ERP系統(tǒng),但是,現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)生成的只是粗略的各種數(shù)據(jù)分析報(bào)告,遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足我們制訂各種具體的生產(chǎn)管理相關(guān)計(jì)劃時(shí)的精細(xì)化要求?! ∫郧埃诿恐芤辉绯?,生產(chǎn)計(jì)劃人員從公司的ERP系統(tǒng)中下載最新的包含有不同產(chǎn)品需求數(shù)量的客戶訂單數(shù)據(jù),然后結(jié)合那些從公司不同數(shù)據(jù)源(內(nèi)部網(wǎng)站或數(shù)據(jù)庫)中導(dǎo)出的各種隨時(shí)間變化而變化的生產(chǎn)參數(shù),利用Excel,經(jīng)過復(fù)雜而煩瑣的分析,計(jì)算出客戶訂單所覆蓋時(shí)間范圍之內(nèi)設(shè)備的需求數(shù)量、原材料需求數(shù)量、直接生產(chǎn)人員需求量等數(shù)據(jù),找出資源擁有量和需求量之間的差異,形成最終的分析報(bào)告,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,協(xié)調(diào)相關(guān)人員提前加以解決,保證工廠在最大程度上滿足客戶訂單的按時(shí)交貨需求?! ∮梢陨厦枋隹芍?,整個(gè)訂單分析過程非常麻煩,一般情況下,這項(xiàng)工作往往需要四五個(gè)人連續(xù)工作一整天,有時(shí)甚至要到第二天上午,才能得到一份還不一定完全準(zhǔn)確的分析報(bào)告。我們可以想象,這對(duì)于快速變化的企業(yè)環(huán)境意味著什么?! 幸好之前我對(duì)微軟Office各個(gè)組件有所了解,特別是對(duì)當(dāng)時(shí)大多數(shù)人還不太了解的Access軟件也比較熟悉,再加上我對(duì)整個(gè)商務(wù)計(jì)劃部門業(yè)務(wù)流程的熟知,直覺告訴我:Excel和Access在改善商務(wù)計(jì)劃部門工作效率方面一定大有所為!事實(shí)證明,的確如此! 我用Excel和Access開發(fā)了一套產(chǎn)能分析工具,應(yīng)用后,部門工作效率得到了極大提高:數(shù)據(jù)分析和處理的工作從五個(gè)人花費(fèi)一天的時(shí)間減少到了一個(gè)人只需花兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間,并且大大減少了人工分析可能引入的錯(cuò)誤! 切實(shí)感受到Excel和Access在商務(wù)數(shù)據(jù)分析和報(bào)告自動(dòng)化方面的巨大威力后,我開始有意識(shí)地對(duì)微軟Office軟件在改善工作效率方面的應(yīng)用潛力進(jìn)行了深入探索,重點(diǎn)關(guān)注于:如何以一個(gè)普通微軟Office軟件用戶,利用Office 各個(gè)組件,充分挖掘Office軟件的內(nèi)置功能,提高個(gè)人和部門工作效率,進(jìn)而提高整個(gè)組織的生產(chǎn)力!這也是我寫作本書的主要目的?! 槭裁匆獙懕緯 ∥抑?,高效率地學(xué)習(xí)并真正掌握Excel軟件是一件具有挑戰(zhàn)性的事情。如何讓每個(gè)人在較短的時(shí)間里、在相對(duì)放松的心情下掌握Excel的精髓,并能舉一反三,這確實(shí)是一個(gè)問題?! 『芏嗄昵埃?dāng)我意識(shí)到Excel軟件對(duì)個(gè)人和組織生產(chǎn)力有巨大的促進(jìn)作用時(shí),書店里還沒有多少關(guān)于Excel的圖書。而如今,Excel圖書在書店里已經(jīng)擺滿了整整兩個(gè)書架,種類有上百種之多!Excel圖書種類多了,但并沒有給我?guī)矶嗌袤@喜:大多數(shù)這類圖書,不是枯燥的Excel教程類的圖書,就是簡(jiǎn)單匯集一個(gè)個(gè)Excel孤立技巧之類的圖書,還有一些是所謂的介紹Excel行業(yè)應(yīng)用類的書籍,鮮見有總結(jié)Excel管理應(yīng)用基本規(guī)律和感悟類的書籍?! ‰m然市場(chǎng)上的Excel圖書沒有給我?guī)矶嗌袤@喜,但卻讓我從另一個(gè)角度發(fā)現(xiàn)了驚喜,那就是:使我有動(dòng)力寫一本能夠滿足讀者在這方面需求的書?! ”緯亩ㄎ皇牵阂越榻BExcel基本規(guī)律、管理應(yīng)用和建模技術(shù)基礎(chǔ)為主;適當(dāng)介紹Access與Excel整合應(yīng)用技術(shù),借以拓展Excel 的能力,能Excel之所不能,旨在提高個(gè)人及部門的Office相關(guān)活動(dòng)的生產(chǎn)力水平,爭(zhēng)取讓每個(gè)人都能成為辦公室英雄! 本書講解Excel中最精髓的部分,通過對(duì)Excel的十余個(gè)方面內(nèi)容的深入講解,試圖讓你掌握Excel的一般規(guī)律,從而避免大多數(shù)Office軟件類書籍所犯的“僅僅是操作步驟的羅列和孤立技巧的堆砌”的錯(cuò)誤,即使看完厚厚一本書仍然不能系統(tǒng)地掌握軟件精髓的尷尬! 基于多年的Excel和Access管理應(yīng)用實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)和培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn),我嘗試著從不同角度去理解這兩個(gè)軟件,試圖發(fā)掘出一些尚未有人總結(jié)出來的應(yīng)用技巧,以便幫助大家能夠在最短的時(shí)間內(nèi)掌握這兩個(gè)軟件的精髓,讓大家切身感覺到:Excel和Access功能已經(jīng)足夠強(qiáng)大,僅僅依靠它們的內(nèi)置功能,無需借助VBA編程,就可以設(shè)計(jì)出功能足夠強(qiáng)大的工作效率改善工具。 之所以要在本書中介紹一些Access知識(shí),是因?yàn)閷?duì)于復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理,只掌握Excel 是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,Excel用戶經(jīng)常遇到Excel本身難以解決的問題,比如Excel不善于處理多個(gè)工作表之間的關(guān)聯(lián)問題;處理數(shù)十萬行以上的數(shù)據(jù)時(shí),Excel的處理速度可能會(huì)變得異常緩慢等諸如此類在Excel中解決起來很困難的問題,正是Office組件中的另一個(gè)成員Access所擅長的! 如果說Excel擅長數(shù)據(jù)分析,那么就可以說Access擅長數(shù)據(jù)處理。對(duì)于經(jīng)常使用Excel進(jìn)行數(shù)據(jù)分析和處理的人員來說,如果你除了Excel之外,還同時(shí)掌握了一些Access的知識(shí),相信你的數(shù)據(jù)分析和處理能力一定會(huì)如虎添翼,工作效率一定會(huì)突飛猛進(jìn)! 但有很多人覺得Access作為一種小型的桌面數(shù)據(jù)庫管理軟件,學(xué)習(xí)起來一定很難。如果你感覺Access學(xué)習(xí)起來很難,那么很可能是因?yàn)槟阕咤e(cuò)了方向,花了很多時(shí)間學(xué)習(xí)了與Access核心功能不太相關(guān)的內(nèi)容,分散了你的寶貴精力。在本書中,我們將通過一種全新的方法,循序漸進(jìn)地帶你進(jìn)入Access的美妙世界,學(xué)習(xí)Access中那些和Excel用戶緊密相關(guān)的知識(shí),用Access拓展Excel的能力,讓你成為數(shù)據(jù)的真正主人! 本書以一個(gè)普通Office用戶的角度來探討Excel和Access的管理應(yīng)用,重點(diǎn)關(guān)注Excel和Access內(nèi)置功能的靈活應(yīng)用和兩者巧妙結(jié)合,讓你不用編程也能設(shè)計(jì)出強(qiáng)大的工作效率改善工具,所以本書在以下方面有所舍棄。 1.本書會(huì)略有涉及但不深入講解VBA VBA是我們和Excel或Access等Office組件溝通的語言,Excel和Access能夠理解并遵照?qǐng)?zhí)行我們用VBA語言吩咐給它們的事項(xiàng),讓工作自動(dòng)執(zhí)行以提高工作效率。但是對(duì)于絕大多數(shù)Office用戶來說,學(xué)習(xí)VBA畢竟進(jìn)入了一個(gè)全新的領(lǐng)域,學(xué)習(xí)周期相對(duì)比較長,涉及更多的時(shí)間和精力上的付出?,F(xiàn)實(shí)中,很多人在并沒有很好地掌握Excel內(nèi)置功能的情況下就開始急于學(xué)習(xí)VBA編程,造成的結(jié)果是:由于不懂得有效地利用VBA調(diào)用Excel中已經(jīng)存在的內(nèi)置功能,編寫的VBA程序效率低下,運(yùn)行緩慢,甚至造成Excel崩潰!事實(shí)上,Excel和Access的內(nèi)置功能已經(jīng)足夠強(qiáng)大,如果能夠按照本書介紹的方法將二者巧妙結(jié)合,將能夠完成我們工作中遇到的大多數(shù)任務(wù),不用VBA也能夠讓Excel和Access在工作中發(fā)揮出強(qiáng)大的威力! 本書雖然不深入講解VBA,但是本書中涉及的知識(shí)和操作技巧有助于你深入地了解Excel和Access強(qiáng)大的內(nèi)置功能,以及每項(xiàng)任務(wù)在Excel和Access中對(duì)應(yīng)的最快捷的處理方式,有助于你在將來學(xué)習(xí)VBA時(shí)寫出簡(jiǎn)潔、高效的VBA代碼! 2.本書不講解Excel的基礎(chǔ)知識(shí) 市場(chǎng)上關(guān)于Excel的基礎(chǔ)教程太多了,所以,如果你不知道如何在Excel里面使用公式、不知道“=A1*B1”的含義,這本書或許不適合你。建議你買一本Excel入門的書籍先學(xué)習(xí)一下,然后再繼續(xù)學(xué)習(xí)本書。 3.本書不講解Access中與數(shù)據(jù)分析和處理不太相關(guān)的內(nèi)容 對(duì)于Access,本書重點(diǎn)放在Access核心功能:Access查詢的設(shè)計(jì)方法和Access宏的編制。本書不討論Access窗體、報(bào)表等設(shè)計(jì),而是重點(diǎn)關(guān)注在Access中與數(shù)據(jù)處理相關(guān)的核心內(nèi)容,并以Excel用戶的角度輕松進(jìn)入Access世界。借助Access,使Excel功力大增,讓Excel 飛! 致謝 一本書從點(diǎn)滴想法到最終與讀者見面絕對(duì)不是一個(gè)人的努力,在這個(gè)過程中一定凝結(jié)著許多人的汗水,本書更是如此。在這里,我要向所有參與本書編寫及加工工作的朋友表示最衷心的謝意! 首先感謝促成本書成稿的張慧敏女士,是她在茫茫人海中找到了我,并鼓勵(lì)我把自己的多年的Excel和Access實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)總結(jié)出來,分享給大家?! 「兄x本書的責(zé)任編輯王靜女士,她在本書的編輯過程中提出了許多有價(jià)值的修改建議,讓我在本書的逐步完善過程中,學(xué)到了很多相關(guān)知識(shí)?! 「兄x在我的工作和培訓(xùn)活動(dòng)中,提出過各種具有挑戰(zhàn)性、緊密結(jié)合實(shí)戰(zhàn)、極具價(jià)值的Excel和Access問題的朋友,是你們促使我不斷進(jìn)步,并且還將激勵(lì)我在這條道路上繼續(xù)前行?! 「兄x我的同事何明女士,她從技術(shù)角度幫我審閱了本書的第二部分?! 「兄x一直默默為我提供支持的妻子,如果沒有她支持,我絕不可能如此專注和投入到寫書的工作中?! ∵€要感謝我的六歲可愛的兒子,他覺得寫書是一件很偉大的事情,并且先于我完成了一本長達(dá)22頁的“著作”!
內(nèi)容概要
這是一本關(guān)于如何有效利用Excel和Access提高職場(chǎng)效率的書。書中凝聚了作者多年來關(guān)于如何利用Excel和Access提升個(gè)人生產(chǎn)力的獨(dú)特思考。本書共分兩部分,分別是“決戰(zhàn)Excel”和“讓Excel飛”。在第一部分,介紹了絕大部分Excel高級(jí)特性、Excel管理應(yīng)用應(yīng)避免的問題、Excel管理建模和報(bào)告自動(dòng)化基礎(chǔ),以及Excel與報(bào)告自動(dòng)化等內(nèi)容;在第二部分,介紹了Excel用戶需要了解的Access知識(shí)、Excel與Access的整合應(yīng)用,以及打造精益辦公室等內(nèi)容。本書特點(diǎn)是注重實(shí)戰(zhàn),結(jié)合各種管理場(chǎng)景,通過作者對(duì)
Office 技術(shù)的巧妙講解,幫助您成為職場(chǎng)中高效率的“懶人” ,一個(gè)真正的“辦公室英雄” 。 本書適合具有初步的 Excel
基礎(chǔ),正在迷茫于如何進(jìn)一步提高自己的 Excel 管理應(yīng)用水平以及那些淹沒于茫茫的 Excel 孤立技巧之中,苦于未能掌握 Excel
精髓,不能舉一反三,未能達(dá)到 Excel 自由應(yīng)用狀態(tài)的朋友們。
作者簡(jiǎn)介
林書明,MBA、微軟認(rèn)證Excel專家、微軟認(rèn)證Office大師,具有多年某知名外企各崗位工作經(jīng)驗(yàn),深諳微軟Office商務(wù)效率提升之道。作者主要關(guān)注如何利用Excel和Access提升部門和個(gè)人工作效率。在本書中,作者將和您分享相關(guān)經(jīng)驗(yàn),探討Excel和Access商務(wù)應(yīng)用的無限可能。閱讀本書,您可能會(huì)感嘆,Excel和Access原來可以這么強(qiáng)!您可以通過作者的新浪微博@MrExcel,與作者進(jìn)行交流。
書籍目錄
第一部分 決戰(zhàn)Excel
第1章 Excel,不可承受之重 / 2
1.1 可怕的排序 / 3
1.2 刪除部分單元格 / 5
1.3 重復(fù)打開文件 / 6
1.4 函數(shù)的誤用 / 7
1.5 開啟手動(dòng)計(jì)算 / 11
1.6 Excel與商業(yè)秘密 / 12
1.6.1 Excel之掩耳盜鈴 / 12
1.6.2 防止Excel泄密 / 14
1.7 備份!備份! / 16
1.8 Excel,職場(chǎng)護(hù)身符 / 18
1.9 快速學(xué)習(xí)Excel / 19
1.9.1 與高手共舞 / 19
1.9.2 一鍵求生 / 20
1.9.3 網(wǎng)絡(luò)生存 / 22
第2章 Excel你必須懂的 / 24
2.1 智能感應(yīng)菜單 / 25
2.2 輔助列 / 27
2.2.1 分離數(shù)據(jù) / 27
2.2.2 每隔一行插入一個(gè)空行 / 27
2.2.3 隨時(shí)恢復(fù)到排序前的狀態(tài) / 28
2.3 文本和數(shù)字 / 29
2.4 日期和時(shí)間 / 32
2.4.1 日期和時(shí)間的本質(zhì) / 33
2.4.2 真正的日期時(shí)間 / 34
2.4.3 DATEDIF函數(shù) / 38
2.5 引用!引用! / 39
2.6 識(shí)別活動(dòng)單元格 / 43
第3章 Excel中的名稱 / 47
3.1 給單個(gè)單元格命名 / 47
3.2 命名單元格區(qū)域 / 48
3.3 給文本或數(shù)值命名 / 50
3.4 給公式取一個(gè)名字 / 50
3.5 Excel自動(dòng)命名功能 / 51
第4章 讓Excel變聰明 / 54
4.1 IFERROR函數(shù) / 54
4.2 VLOOKUP函數(shù) / 56
4.3 INDEX和MATCH函數(shù) / 58
4.4 CHOOSE函數(shù) / 60
4.5 OFFSET函數(shù) / 61
4.6 INDIRECT函數(shù) / 62
4.7 SUMPRODUCT函數(shù) / 67
第5章 Excel的高級(jí)功能 / 71
5.1 高級(jí)數(shù)據(jù)有效性 / 71
5.2 高級(jí)條件格式 / 74
5.3 Excel高級(jí)篩選 / 80
5.3.1 什么是高級(jí)篩選 / 81
5.3.2 特殊條件下的高級(jí)篩選 / 85
第6章 Excel中的控件 / 87
6.1 復(fù)選框控件 / 89
6.2 組合框控件 / 92
第7章 導(dǎo)入外部數(shù)據(jù) / 97
7.1 導(dǎo)入Excel數(shù)據(jù) / 98
7.2 導(dǎo)入網(wǎng)頁的數(shù)據(jù) / 100
7.3 導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù) / 102
7.4 導(dǎo)入文本數(shù)據(jù) / 107
7.5 設(shè)置外部數(shù)據(jù)刷新方式 / 111
第8章 數(shù)據(jù)透視表 / 112
8.1 理解數(shù)據(jù)透視表 / 112
8.2 同比和環(huán)比 / 116
8.3 GETPIVOTDATA函數(shù) / 122
8.4 小心數(shù)據(jù)透視表泄密 / 124
8.5 數(shù)據(jù)透視表的“逆”操作 / 126
第9章 Excel宏和VBA / 129
9.1 宏和VBA / 129
9.2 Excel報(bào)告自動(dòng)化 / 134
第10章 Excel建模 / 141
10.1 用Excel制作樓房銷售記錄表 / 141
10.2 用Excel制作準(zhǔn)時(shí)交貨模型 / 143
10.3 用Excel教寶寶識(shí)字 / 145
10.4 Excel圖片放大器 / 149
10.5 Excel模型的“3層1表”結(jié)構(gòu) / 152
第11章 Microsoft Query / 158
11.1 Microsoft Query介紹 / 158
11.2 Microsoft Query應(yīng)用案例 / 170
11.3 SQL,只需一句就夠了 / 183
第12章 其他Excel技術(shù) / 188
12.1 制作超級(jí)公式 / 188
12.2 規(guī)劃求解加載宏 / 191
12.3 數(shù)組公式 / 199
12.4 模擬運(yùn)算表 / 203
12.5 動(dòng)態(tài)圖表 / 206
12.6 用Excel照相 / 214
第二部分 讓Excel飛
第13章 Excel不是萬能的 / 220
13.1 多表聯(lián)合數(shù)據(jù)分析和處理 / 220
13.2 執(zhí)行復(fù)雜的數(shù)據(jù)處理過程 / 221
13.3 大量數(shù)據(jù)的處理 / 222
13.4 Excel與Access兄弟一家親 / 222
第14章 Excel與Access傳遞數(shù)據(jù) / 225
14.1 從Excel到Access / 225
14.1.1 粘貼法 / 225
14.1.2 導(dǎo)入法 / 228
14.1.3 我們的方法:鏈接法 / 233
14.2 從Access到Excel / 236
14.2.1 粘貼法 / 236
14.2.2 Access導(dǎo)出法 / 238
14.2.3 我們的方法:Excel導(dǎo)入法 / 238
第15章 比高級(jí)篩選更“高級(jí)” / 241
15.1 多表關(guān)聯(lián)查詢 / 242
15.2 交叉聯(lián)接查詢 / 259
15.3 Excel的幕后英雄 / 263
15.4 數(shù)據(jù)匯總查詢 / 287
15.4.1 分組查詢 / 287
15.4.2 交叉表查詢 / 291
15.5 UNION聯(lián)合查詢 / 294
第16章 Access查詢應(yīng)用案例 / 299
16.1 產(chǎn)品物料清單分解 / 299
16.2 鏈接外部數(shù)據(jù) / 300
16.3 設(shè)計(jì)查詢 / 303
16.4 增加自定義字段 / 307
16.5 分組匯總查詢 / 309
第17章 讓工作自動(dòng)化 / 311
17.1 Access追加查詢 / 313
17.2 Access中的宏 / 318
17.3 睡著覺就把活兒干了 / 325
第18章 打造精益辦公室 / 329
18.1 用Office軟件打造精益辦公室 / 330
18.2 Office軟件讓商務(wù)更智能 / 334
附錄A Excel快捷鍵 / 337
A.1 F1~F12功能鍵 / 341
A.2 Alt+符號(hào) / 346
A.3 Alt+功能鍵 / 347
A.4 Ctrl+數(shù)字 / 349
A.5 Ctrl+功能鍵 / 352
A.6 Shift+F1到Shift+F12功能鍵 / 356
A.7 Ctrl+字母 / 359
A.8 Ctrl+符號(hào) / 367
A.9 鼠標(biāo)右鍵快捷鍵 / 376
A.10 其他快捷鍵 / 376
A.11 Alt鍵盤序列 / 383
A.12 制作自己的快捷鍵 / 385
章節(jié)摘錄
版權(quán)頁: 插圖: 學(xué)習(xí)Excel的最大動(dòng)力是需求 許多年以前,我離開學(xué)校進(jìn)入職場(chǎng),在公司的培訓(xùn)部門工作,我的職責(zé)之一就是管理和更新許多電子版的培訓(xùn)資料。為了便于管理,我把所有的培訓(xùn)資料整理成了一個(gè)清單放在Excel工作表里,并給每份培訓(xùn)資料名稱設(shè)置了相應(yīng)的超鏈接,這樣,當(dāng)我單擊培訓(xùn)資料名稱時(shí),就能夠打開相應(yīng)的電子文件。 在我管理的培訓(xùn)資料中,有很多是Excel格式的文件。一天,有一個(gè)同事提出一個(gè)問題:“Excel文件里有很多工作表,當(dāng)我單擊超鏈接打開另外一個(gè)Excel文件時(shí),能不能自動(dòng)跳轉(zhuǎn)到所鏈接Excel文件中的某一個(gè)特定工作表呢?”那時(shí),公司里大多數(shù)人對(duì)Excel的了解不深,這個(gè)問題一時(shí)難住了我,我首先想到的是編寫VBA代碼解決,后來才知道,Excel本身就具有鏈接到Excel文件中某個(gè)特定的工作表的功能! 實(shí)際需求是學(xué)習(xí)Excel的最大動(dòng)力之一,隨著不斷解決工作中遇到的各種問題,我逐漸發(fā)現(xiàn),對(duì)于困擾用戶的絕大部分問題,Excel軟件早已給我們準(zhǔn)備好了相應(yīng)的操作,只是我們還不知道而已! 不久,我轉(zhuǎn)入了公司的商務(wù)計(jì)劃部門,新的工作中涉及大量的數(shù)據(jù)分析和處理內(nèi)容,每天對(duì)著電腦進(jìn)行重復(fù)的數(shù)據(jù)分析和處理,工作內(nèi)容相當(dāng)枯燥和單調(diào),然而正是這種枯燥和單調(diào)的工作,使我想盡辦法探索一些捷徑來減輕自己的工作量和工作中可能出現(xiàn)的差錯(cuò)。而在這種不斷的探索過程中,我逐漸感受到了工作的樂趣,甚至體會(huì)到了所謂“干一行,愛一行”的哲理。 我所在的公司是一家從事半導(dǎo)體集成電路制造的大型跨國企業(yè),每周都會(huì)有幾百萬個(gè)元器件的成品出貨;每一時(shí)刻,生產(chǎn)線上都同時(shí)加工著幾百種不同的產(chǎn)品,每種產(chǎn)品各自對(duì)應(yīng)著不同的交貨日期;除此之外,每種產(chǎn)品對(duì)應(yīng)著不同的加工步驟和加工設(shè)備;每種設(shè)備對(duì)不同產(chǎn)品有著不同的加工能力;每種設(shè)備的利用率各不相同;每種產(chǎn)品本身的良品率各異。 更為復(fù)雜的是這些參數(shù),諸如,設(shè)備針對(duì)特定產(chǎn)品的單位時(shí)間加工能力,產(chǎn)品本身的良品率,設(shè)備的利用率,設(shè)備數(shù)量等,這些是和時(shí)間相關(guān)的并且隨著企業(yè)制造工藝的不斷改進(jìn)和生產(chǎn)規(guī)模的變化而不斷變化的,這為我們準(zhǔn)確地制訂生產(chǎn)計(jì)劃、設(shè)備投資計(jì)劃和直接生產(chǎn)人員需求計(jì)劃提出了不小的挑戰(zhàn)! 我所在的公司已經(jīng)實(shí)施了某個(gè)知名的ERP系統(tǒng),但是,現(xiàn)有的ERP系統(tǒng)生成的只是粗略的各種數(shù)據(jù)分析報(bào)告,遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足我們制訂各種具體的生產(chǎn)管理相關(guān)計(jì)劃時(shí)的精細(xì)化要求。 以前,在每周一早晨,生產(chǎn)計(jì)劃人員從公司的ERP系統(tǒng)中下載最新的包含有不同產(chǎn)品需求數(shù)量的客戶訂單數(shù)據(jù),然后結(jié)合那些從公司不同數(shù)據(jù)源(內(nèi)部網(wǎng)站或數(shù)據(jù)庫)中導(dǎo)出的各種隨時(shí)間變化而變化的生產(chǎn)參數(shù),利用Excel,經(jīng)過復(fù)雜而煩瑣的分析,計(jì)算出客戶訂單所覆蓋時(shí)間范圍之內(nèi)設(shè)備的需求數(shù)量、原材料需求數(shù)量、直接生產(chǎn)人員需求量等數(shù)據(jù),找出資源擁有量和需求量之間的差異,形成最終的分析報(bào)告,以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題,協(xié)調(diào)相關(guān)人員提前加以解決,保證工廠在最大程度上滿足客戶訂單的按時(shí)交貨需求。 由以上描述可知,整個(gè)訂單分析過程非常麻煩,一般情況下,這項(xiàng)工作往往需要四五個(gè)人連續(xù)工作一整天,有時(shí)甚至要到第二天上午,才能得到一份還不一定完全準(zhǔn)確的分析報(bào)告。我們可以想象,這對(duì)于快速變化的企業(yè)環(huán)境意味著什么?! 幸好之前我對(duì)微軟Office各個(gè)組件有所了解,特別是對(duì)當(dāng)時(shí)大多數(shù)人還不太了解的Access軟件也比較熟悉,再加上我對(duì)整個(gè)商務(wù)計(jì)劃部門業(yè)務(wù)流程的熟知,直覺告訴我:Excel和Access在改善商務(wù)計(jì)劃部門工作效率方面一定大有所為!事實(shí)證明,的確如此! 我用Excel和Access開發(fā)了一套產(chǎn)能分析工具,應(yīng)用后,部門工作效率得到了極大提高:數(shù)據(jù)分析和處理的工作從五個(gè)人花費(fèi)一天的時(shí)間減少到了一個(gè)人只需花兩個(gè)小時(shí)的時(shí)間,并且大大減少了人工分析可能引入的錯(cuò)誤! 切實(shí)感受到Excel和Access在商務(wù)數(shù)據(jù)分析和報(bào)告自動(dòng)化方面的巨大威力后,我開始有意識(shí)地對(duì)微軟Office軟件在改善工作效率方面的應(yīng)用潛力進(jìn)行了深入探索,重點(diǎn)關(guān)注于:如何以一個(gè)普通微軟Office軟件用戶,利用Office各個(gè)組件,充分挖掘Office軟件的內(nèi)置功能,提高個(gè)人和部門工作效率,進(jìn)而提高整個(gè)組織的生產(chǎn)力!這也是我寫作本書的主要目的。 為什么要寫本書 我知道,高效率地學(xué)習(xí)并真正掌握Excel軟件是一件具有挑戰(zhàn)性的事情。如何讓每個(gè)人在較短的時(shí)間里、在相對(duì)放松的心情下掌握Excel的精髓,并能舉一反三,這確實(shí)是一個(gè)問題。 很多年前,當(dāng)我意識(shí)到Excel軟件對(duì)個(gè)人和組織生產(chǎn)力有巨大的促進(jìn)作用時(shí),書店里還沒有多少關(guān)于Excel的圖書。而如今,Excel圖書在書店里已經(jīng)擺滿了整整兩個(gè)書架,種類有上百種之多!Excel圖書種類多了,但并沒有給我?guī)矶嗌袤@喜:大多數(shù)這類圖書,不是枯燥的Excel教程類的圖書,就是簡(jiǎn)單匯集一個(gè)個(gè)Excel孤立技巧之類的圖書,還有一些是所謂的介紹Excel行業(yè)應(yīng)用類的書籍,鮮見有總結(jié)Excel管理應(yīng)用基本規(guī)律和感悟類的書籍。 雖然市場(chǎng)上的Excel圖書沒有給我?guī)矶嗌袤@喜,但卻讓我從另一個(gè)角度發(fā)現(xiàn)了驚喜,那就是:使我有動(dòng)力寫一本能夠滿足讀者在這方面需求的書。 本書的定位是:以介紹Excel基本規(guī)律、管理應(yīng)用和建模技術(shù)基礎(chǔ)為主;適當(dāng)介紹Access與Excel整合應(yīng)用技術(shù),借以拓展Excel的能力,能Excel之所不能,旨在提高個(gè)人及部門的Office相關(guān)活動(dòng)的生產(chǎn)力水平,爭(zhēng)取讓每個(gè)人都能成為辦公室英雄! 本書講解Excel中最精髓的部分,通過對(duì)Excel的十余個(gè)方面內(nèi)容的深入講解,試圖讓你掌握Excel的一般規(guī)律,從而避免大多數(shù)Office軟件類書籍所犯的“僅僅是操作步驟的羅列和孤立技巧的堆砌”的錯(cuò)誤,即使看完厚厚一本書仍然不能系統(tǒng)地掌握軟件精髓的尷尬! 基于多年的Excel和Access管理應(yīng)用實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)和培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn),我嘗試著從不同角度去理解這兩個(gè)軟件,試圖發(fā)掘出一些尚未有人總結(jié)出來的應(yīng)用技巧,以便幫助大家能夠在最短的時(shí)間內(nèi)掌握這兩個(gè)軟件的精髓,讓大家切身感覺到:Excel和Access功能已經(jīng)足夠強(qiáng)大,僅僅依靠它們的內(nèi)置功能,無需借助VBA編程,就可以設(shè)計(jì)出功能足夠強(qiáng)大的工作效率改善工具。
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《讓Excel飛:職場(chǎng)Office效率提升秘籍》適合具有初步的Excel基礎(chǔ),正在迷茫于如何進(jìn)一步提高自己的Excel管理應(yīng)用水平以及那些淹沒于茫茫的Excel孤立技巧之中,苦于未能掌握Excel精髓,不能舉一反三,未能達(dá)到Excel自由應(yīng)用狀態(tài)的朋友們。《讓Excel飛:職場(chǎng)Office效率提升秘籍》特點(diǎn)是注重實(shí)戰(zhàn),結(jié)合各種管理場(chǎng)景,通過作者對(duì)Office技術(shù)的巧妙講解,幫助您成為職場(chǎng)中高效率的"懶人",一個(gè)真正的"辦公室英雄"。
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