辦公室工作實務(wù)

前言

　　前言在國家啟動示范性高等職業(yè)技術(shù)院校建設(shè)計劃的背景下，高職院校文秘專業(yè)教師積極參與高職文秘專業(yè)課程體系改革和特色教材建設(shè)工作，取得了許多令人振奮的工作成果。堅持以理論知識為支撐、以技術(shù)技能培訓為核心、以過程化實訓為手段、以綜合素質(zhì)提升為目標，來構(gòu)建高職文秘專業(yè)新的課程和教材體系，已成為廣大高職文秘教育工作者的共識?！　∽鳛楦呗毼拿貙I(yè)系列特色教材之一，《辦公室工作實務(wù)（第2版）》編者遵循高等職業(yè)教育的人才培養(yǎng)目標，以“工學結(jié)合”的高職教學理念和教學方法為指導(dǎo)，在教材編寫中改變以知識傳授為主要特征的傳統(tǒng)學科課程模式，努力探索以任務(wù)驅(qū)動法帶動相關(guān)知識教學的新思路。對于高職學生而言，課堂應(yīng)該是解決問題的場所，特別是針對“辦公室工作實務(wù)”這門應(yīng)用性很強的專業(yè)課程，它的培養(yǎng)目標是提高學生的專業(yè)動手能力，培養(yǎng)解決辦公室工作中實際存在的問題的能力，因此，課程教學的課堂應(yīng)該是開放性、講求操作性的，課堂的主體是學生而不是教師，教師只是引導(dǎo)者，應(yīng)該把動腦、動手的權(quán)利還給學生。基于此，本教材設(shè)計的每一堂課都會提出一個需要解決問題的項目任務(wù)，并圍繞工作任務(wù)組織課堂教學內(nèi)容，讓學生在完成具體項目任務(wù)的過程中逐步掌握相關(guān)理論知識，并著重發(fā)展職業(yè)能力。教師的作用重在引導(dǎo)和組織，而不是填鴨式的灌輸。在工作實務(wù)內(nèi)容的選擇上，本教材不拘泥于傳統(tǒng)的思維定式，打破求多、求全型教材編寫習慣，重點突破秘書尤其是基層秘書在辦公職能活動中涉及的工作項目和內(nèi)容，強化辦公操作技能及程序的說明；在體例編排上突出了情景案例導(dǎo)入、項目任務(wù)提出、項目任務(wù)分析、相關(guān)知識支撐、工作技巧貫穿、知識鏈接補充和技能訓練鞏固等特色。這種以工作任務(wù)帶動相關(guān)知識的教學，能為高職文秘專業(yè)秘書課程教學提供一種切合實際、比較有效的秘書工作技能的可操作性解決方案，以期訓練學生熟練掌握辦公室秘書工作的核心技能和方法?！　”窘滩某霭姘l(fā)行以來，深受廣大師生歡迎，也得到了許多同仁的關(guān)心和指導(dǎo)，提出了很多寶貴的意見，在此表示衷心的感謝。為適應(yīng)高職教育的發(fā)展形勢和專業(yè)教學的需要，本教材在重版時經(jīng)編者修訂，對每一模塊中某些知識點、教學案例以及實踐訓練題進行了與時俱進的調(diào)整，增補了一些適應(yīng)新形勢發(fā)展需要的課外拓展閱讀資料，為便于實踐教學，全書統(tǒng)一了虛擬企業(yè)背景和項目案例，更有利于教師教學和學生操作。　　使用本教材時，建議教師以班為單位設(shè)立虛擬商業(yè)企業(yè)作為辦公室工作項目實踐訓練展開的場景，把學生帶入真實企業(yè)運作環(huán)境中去。在具體項目案例情境基礎(chǔ)上組織技能訓練，以使學生找到解決實際問題、培養(yǎng)相關(guān)能力的路徑。實施過程中教師要引導(dǎo)學生適時進行角色轉(zhuǎn)換，努力培養(yǎng)學生秘書職業(yè)角色意識?！　榉奖憬虒W，使主教材盡量精簡，將各模塊單元訓練參考答案、更多的辦公室工作項目內(nèi)容、必要的附錄都安排在與主教材配套的網(wǎng)絡(luò)課程資源中，教學時可互相參照?！　”緯牲S海任主編，并提出編寫思路、修改及統(tǒng)稿。李斌、卿建英任副主編。擔任編寫工作的有黃海（第1、2模塊），盧如華（第9模塊）、卿建英（第3、5模塊），陳子林（第4、8模塊），班玉冰（第6模塊），吳志凌（第7模塊）。由李斌審校?！　”窘滩脑诰帉戇^程中，得到了湖南通程商業(yè)集團公司的大力支持，在此謹對艾戀穎等資深行業(yè)人士表示誠摯的謝意?！　≡诰帉戇^程中，作者參考了諸多文獻及網(wǎng)站資料，由于篇幅關(guān)系，均以參考文獻形式在書尾統(tǒng)一列出，未能在書中一一注明，深表歉意，在此謹向這些作者表示誠摯的感謝！本書在使用過程中，難免會存在不足之處，懇請各位專家學者不吝賜教?！　【幷?　　2012年4月

內(nèi)容概要

　　《21世紀高等職業(yè)教育文秘類規(guī)劃教材·任務(wù)驅(qū)動與項目導(dǎo)向系列：辦公室工作實務(wù)（第2版）》旨在加強高職高專文秘專業(yè)學生辦公室工作技能培養(yǎng)。編者以新型高職教學理念與教學方法為指導(dǎo)，創(chuàng)設(shè)具體、真切的辦公室秘書工作適用情境，以具體業(yè)務(wù)操辦流程為線索，重點突破秘書尤其是基層秘書在辦公職能活動中涉及的工作項目和內(nèi)容，讓學生在完成具體項目任務(wù)的過程中掌握相關(guān)理論知識，并發(fā)展職業(yè)能力。

作者簡介

黃海，湖南岳陽人，中文副教授。中南修辭學會會員，湖南省高等職業(yè)教育研究會會員，國家職業(yè)技能鑒定高級考評員，國家二級秘書，長沙民政職業(yè)技術(shù)學院文化傳播學院文秘系主任。主要研究方向為：秘書職業(yè)培養(yǎng)與教學，中國現(xiàn)當代文學。在國家級核心期刊及各類省級學術(shù)刊物發(fā)表二十余篇學術(shù)論文，主編、參編教材六部，參與多項省級及院級科研課題的研究。

書籍目錄

目    錄 本書背景與項目案例情境 （1）模塊1  辦公室工作概述 （3）第1單元  單位組織的有效運作離不開辦公室工作 （4）第2單元  辦公室工作講求原則性與靈活性的統(tǒng)一 （11）第3單元  辦公室秘書的職業(yè)素養(yǎng) （17）模塊2  辦公室日常事務(wù) （27）第1單元  辦公環(huán)境的管理 （28）第2單元  辦公電話的接聽與撥打 （35）第3單元  辦公室的郵件處理工作 （43）第4單元  辦公室的時間管理 （49）第5單元  辦公室的印信管理 （57）第6單元  安排上司的差旅事務(wù) （66）第7單元  辦公室零用現(xiàn)金管理和公務(wù)費用報銷 （74）模塊3  辦公室接待工作 （82）第1單元  辦公室接待工作概述 （83）第2單元  計劃性接待工作 （88）第3單元  隨機性接待工作 （94）第4單元  涉外接待工作 （100）模塊4  會議組織工作 （108）第1單元  會議概述 （109）第2單元  會前準備工作 （113）第3單元  會間工作 （124）第4單元  會后工作 （131）模塊5  辦公室文書管理 （140）第1單元  文書管理的內(nèi)容 （141）第2單元  收文工作 （145）第3單元  發(fā)文工作 （151）第4單元  文書的立卷歸檔 （156）模塊6  調(diào)查研究工作 （165）第1單元  秘書與調(diào)查研究工作 （166）第2單元  調(diào)查研究的內(nèi)容與程序 （170）第3單元  調(diào)查研究的主要方法 （176）第4單元  調(diào)研方案的設(shè)計與調(diào)研報告的撰寫 （182）模塊7  辦公室信息工作 （192）第1單元  秘書與信息工作 （194）第2單元  信息的收集工作 （198）第3單元  信息的整理與存儲工作 （203）第4單元  信息的開發(fā)與利用工作 （210）模塊8  溝通與協(xié)調(diào)工作 （220）第1單元  溝通的內(nèi)容 （221）第2單元  溝通的策略與方法 （227）第3單元  協(xié)調(diào)的內(nèi)容 （232）第4單元  協(xié)調(diào)的方法 （238）模塊9  辦公室參謀咨詢 （247）第1單元  辦公室參謀咨詢的特征 （248）第2單元  辦公室參謀咨詢的內(nèi)容 （251）第3單元  辦公室參謀咨詢的方法 （255）參考文獻 （264）

章節(jié)摘錄

版權(quán)頁：   插圖：   第1單元 單位組織的有效運作離不開辦公室工作 情景案例 左景被宏達商業(yè)集團公司錄用為秘書，試用期間，只能在辦公室打雜，有時工作稍有差錯，就要受到部門主管的指責。那一段時間，他情緒非常低落。公司經(jīng)理助理李路明平時對他十分關(guān)心，總是在工作上給予他幫助，這使得左景很是感激。李路明發(fā)現(xiàn)左景的情緒有波動時，就主動找他談心，了解到左景在學校學的是計算機專業(yè)，來公司求聘的職位是公司網(wǎng)絡(luò)管理員，被錄用后卻把他安排在公司辦公室工作，這使得左景十分失落。來到辦公室上班也沒安排他具體工作，主任只說要他先熟悉熟悉情況再說，工作了一些日子，除了每天按部就班地打水、掃地、接接電話，也沒多少事情可干，這讓左景更加茫然和苦悶，他感到自己過去的那些理想和抱負都將要在這個看似清閑無用的工作崗位上消磨殆盡了。 聽了左景的抱怨，聯(lián)想到自己過去初涉職場時也有類似的思想情緒問題，李路明覺得有必要同左景做一次深談，幫助他認清一些思想觀念問題，使他對辦公室工作有一個正確的認識。 項目任務(wù) 如果你是公司經(jīng)理助理李路明，對于如何認識辦公室的工作，應(yīng)該同左景談些什么？ 任務(wù)分析 左景的問題是許多初涉職場的大學畢業(yè)生都可能遇到的問題。左景在學校學的是計算機專業(yè)，用人單位卻把他安排在公司辦公室工作，專業(yè)不對口，對辦公室工作沒有明確的認識，加之工作中處處不適應(yīng)，必然使他深感迷茫彷徨，產(chǎn)生強烈的失落感。解決左景的問題，一方面要靠左景本人自我的調(diào)整；另一方面工作單位的老員工也應(yīng)該施以援手，關(guān)心鼓勵，解決左景的思想認識問題。 應(yīng)該使左景認識到：辦公室是單位的中樞性機構(gòu)，它上傳下達、聯(lián)系左右、溝通內(nèi)外、發(fā)揮著重要的作用，單位組織的有效運作是離不開辦公室工作的。辦公室工作的特性決定了辦公室秘書從事的就是繁雜的工作，特別對于剛剛走上工作崗位的新員工，一般都要從基層做起，從打雜開始，要做好吃苦耐勞的思想準備。個人的價值，首先體現(xiàn)在自己所做的每一個細微的工作中，踏踏實實地做好每一件事情，堅持不懈，把握機會，人生的理想才能得以實現(xiàn)。 安排左景在辦公室工作，也是因為他學的是計算機專業(yè)的緣故，領(lǐng)導(dǎo)的安排，自然有其深意，因為公司辦公室急需一位具備計算機專業(yè)知識的管理人才，把他充實到秘書隊伍中來，就是要使辦公室人才結(jié)構(gòu)更加優(yōu)化。但左景首先必須要了解辦公室，熟悉辦公室工作，以后才有可能把自己所學的專業(yè)知識更好地用之于辦公室工作，因此，左景應(yīng)該重新認識自己的工作崗位，從而端正態(tài)度，樹立信心，盡快融入到工作的大集體中去。 相關(guān)知識 1.辦公室工作的性質(zhì) 辦公室，既表示辦公空間的概念，也表示特定的工作實體，它普遍存在于我國黨政機關(guān)、企事業(yè)單位和社會團體中，是為處理各單位的綜合性事務(wù)而設(shè)置的辦事機構(gòu)。作為一個單位的綜合管理機構(gòu)，辦公室工作具有明顯的綜合性、輔助性、服務(wù)性和專業(yè)性。 （1）綜合性。辦公室工作的綜合性主要體現(xiàn)在如下幾個方面：工作內(nèi)容的繁雜、工作方法的多樣、多知識多技能結(jié)構(gòu)人員的組合、運用資源的綜合等。辦公室工作是為領(lǐng)導(dǎo)的決策和管理服務(wù)的，辦公室不像業(yè)務(wù)部門那樣各司其職、各負其責，分管某個方面的工作，凡屬單位組織運作的一切事務(wù)，辦公室都有責任擔負起來。因此，辦公室秘書就需要站在全局的立場上，用綜合的眼光來觀察和思考問題，用不同的工作方法和手段解決問題。

編輯推薦

《工業(yè)和信息產(chǎn)業(yè)職業(yè)教育教學指導(dǎo)委員會"十二五"規(guī)劃教材?21世紀高等職業(yè)教育文秘類規(guī)劃教材:任務(wù)驅(qū)動與項目導(dǎo)向系列:辦公室工作實務(wù)(第2版)》可作為高等職業(yè)院校、高等?？茖W校、成人高校、民辦高校及本科院校舉辦的二級職業(yè)技術(shù)學院文秘專業(yè)的教學用書。也可作為社會從業(yè)人員的業(yè)務(wù)參考書和培訓教材。

圖書封面

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