高效運作項目管理辦公室

前言

　　在中國，越來越多的人們開始對項目管理產生興趣，很多組織也正在投入時間和資源對項目管理人員進行培訓。與此同時，那些項目密集型的組織和部門已經開始籌建和運作項目管理辦公室，因為他們已經意識到組織項目管理水平的提升不僅需要優(yōu)秀的項目經理，還需要成熟的組織體系作為支撐。隨著項目管理理念的不斷提升，組織對項目管理辦公室的職能期望也越來越明確，PMO不再僅僅是一個建立流程、提供模板、整合報告的行政機構，PMO追求的是組織所有項目的成功和組織整體戰(zhàn)略的成功。國內外諸多組織對項目管理辦公室的實踐，也向我們展示了PMO為組織帶來的實際價值：在沒有建立PMO或沒有有效運作PMO的組織中，由于項目選擇失誤和項目實施不善造成的項目失敗率要遠遠高于那些擁有且有效運作PMO的組織，而平均每個項目成員每年完成的項目金額數卻遠遠低于那些能夠有效運作PMO的組織?！　H僅成立一個叫做PMO的組織機構，并不能真正發(fā)揮PMO的作用。如何組建PMO、如何定義PMO的職能、如何運作這些職能、如何讓PMO與組織的已有職能有效融合，一直是那些對PMO感興趣并且期望通過PMO不斷改善組織績效的人長期以來探討的話題。本書作者也在其列。從2000年開始，我們在實際工作中對項目管理辦公室的職能進行了嘗試與探索，遇到過困難和挑戰(zhàn)，也體會到了價值和收益。在此，我們把多年來對PMO職能的實踐、探索和領悟進行了總結，匯集成書，希望和業(yè)界同行一起分享，取長補短，共同提高。　　在編寫本書的過程中，我們力求做到結構簡單、內容務實。在本書第1章中，我們探討了與PMO相關的概念，比如，什么類型的組織中需要建立PMO，PMO在組織結構中所處的位置，以及PMO可以給組織帶來的預期價值。為了避免概念方面的分歧，第1章還討論了項目、項目集、項目組合、項目管理辦公室、項目辦公室的定義及相互關系?！　”緯么罅科接慞MO的基本職能及運作方式。PMO職能的根本目的是追求組織所有項目的成功，通過項目來實現組織短期和長期的發(fā)展戰(zhàn)略。因此，PMO既要致力于選擇正確的項目，又要致力于正確地執(zhí)行項目。在美國項目管理協會（Project Management Institute， PMI）發(fā)布的標準中，最為人們所認可的是《項目管理知識體系指南》，其中對如何正確執(zhí)行項目進行了詳細的指導。近年來，PMI又推出了另外一份標準--《項目組合管理標準》，該標準對正確選擇項目提供了指導。PMO需要兼顧上述兩個方面：既要選擇正確的項目，又要正確地執(zhí)行項目，而且要把兩者有效結合起來。本書第2～6章，著重討論PMO對項目全生命周期的監(jiān)控過程，包括從項目選擇、項目啟動和計劃、項目實施、危機項目整改，一直到項目收尾和評價。其中，詳細介紹了PMO在項目各個階段的主要監(jiān)管環(huán)節(jié)、主要評審活動及其他主要的支持工作。　　本書在第7章對PMO的其他主要職能進行了詳細介紹，包括為組織建立項目管理體系、管理組織的項目知識庫、協調多項目之間的沖突、對項目經理和成員進行績效評價、建立組織項目管理能力框架、規(guī)劃項目經理職業(yè)發(fā)展道路，以及在組織中營造項目管理文化氛圍等?！　”緯淖詈笠徽拢ǖ?章）從項目管理咨詢商的角度出發(fā)，討論了在組織中從無到有地建立PMO的詳細過程，介紹了PMO建設項目的通用生命周期模型及各個階段的主要工作。同時，分享了ZZ公司IT部門PMO建設項目的案例，包括現狀調研階段結束后項目團隊編制的進度計劃甘特圖和收尾評價階段項目團隊的經驗教訓總結會議紀要?！　榱吮苊忾喿x過程的枯燥，我們在書中穿插了大量的圖表，在每個重點環(huán)節(jié)后面安排了“頭腦風暴”活動，希望以此調動讀者的參與。每個討論話題都是我們在以往實踐、咨詢和培訓過程中收集到的典型問題，討論紀要中匯聚了參與過我們研討會的項目管理同行的閃光思想和理念，在此對他們表示感謝。為了增加趣味性，同時也為了能和實際工作更加緊密地聯系起來，我們使用了一些項目案例，這些案例是我們把以往多個項目的特點糅合在一起形成的虛擬案例，在真實世界中并不單獨存在。書中涉及的項目案例名稱和項目實施組織名稱依出場順序按阿拉伯數字和英文字母順序命名，書中涉及的人名都屬信手拈來，無一實指?！　”緯哪繕俗x者包括所有對PMO感興趣并希望追求組織成功和個人職業(yè)成功的人們。對于那些來自已經設有PMO職能的組織的讀者，我們希望通過本書和他們一起探討PMO應當具備的基本職能，以及如何最大程度地發(fā)揮這些職能。成功運作的PMO不僅可以提升組織的競爭力，而且可以兼顧員工在組織中的工作愉悅程度。對于那些來自目前暫時還未設立PMO職能的組織的讀者，我們期望通過本書和他們一起探討是否有必要在組織中建立PMO、如何向組織推薦PMO的價值、如何幫助組織建立PMO，以及如何開始運作PMO并真正發(fā)揮其作用?！　∥覀冞€期望通過本書和那些已經獲得PMP認證或者擁有豐富項目管理經驗的一線項目經理們進行溝通，我們并不準備和他們探討如何保證單個項目的成功（雖然他們對此肯定有豐富的經驗和獨特的看法），而是希望和他們一起探討如何把一個項目的成功經驗推廣到組織的其他項目中，從而追求組織中所有項目的成功。通過探討，還希望對拓展他們的職業(yè)道路有所幫助或啟迪?！　【唧w來說，通過閱讀本書并參與其中的討論，我們希望提升和激發(fā)讀者在以下方面的能力：　　能夠評估所在的組織建立PMO的必要性；　　能夠評估所在的組織建立PMO的條件是否成熟；　　能夠向管理層推薦PMO的理念和價值；　　能夠制定適合自身組織環(huán)境的PMO建設計劃；　　能夠帶領或參與PMO建設項目團隊，并在其中擔當主要角色；　　能夠倡導或參與PMO職能的有效運作，成為PMO成員，或者作為干系人為PMO提供必要的支持；　　能夠評價組織PMO的運作績效，對PMO職能的持續(xù)改進提供建議。　　PMO不是一門理論，而是一種實踐。本書內容主要取自三位作者多年來親身經歷的項目管理實踐，書中提供的都是操作層面的流程和方法，我們希望這些流程和方法可以被讀者直接使用，也可以裁剪后使用，還可以邊批評邊采納，或只批評不采納，但批評過程一定會激發(fā)讀者全新的思想火花。在本書出版之際，我們誠摯感謝那些在以往項目管理實踐中給予我們支持的領導、同事、項目團隊和合作伙伴們，同時我們也衷心希望本書能為讀者的職業(yè)生涯帶來些許的價值，并懇請讀者對書中的缺點和不足予以指正。

內容概要

這本《高效運作項目管理辦公室(PMO實踐案例和啟示修訂本)》由張富民、王洪琛、許江林著，將通過三位作者的10余年跨國公司項目管理實踐、
10余年國家大型項目實施經驗、50多個親歷的項目案例和故事，分層分步對組織項目管理體系進行梳理和總結，與讀者共同探討：如何評判組織是否需要建立PMO，如何從無到有根據組織狀況分步組建PMO，如何有效帶領PMO，向項目團隊提供支持，對所有項目成功把控，為組織戰(zhàn)略實施保駕護航，如何把項目管理能力持續(xù)經營為組織的核心競爭力……
這本《高效運作項目管理辦公室(PMO實踐案例和啟示修訂本)》適合項目管理工作者閱讀。

作者簡介

大連理工大學計算機專業(yè)碩士，北京大學中國經濟研究中心EMBA。在國家統計局數據管理中心任職，擁有十余年項目管理經驗，先后參與并指導過多個重大項目的實施，擔任過項目負責人、項目監(jiān)控者、項目發(fā)起人等角色。
畢業(yè)于哈爾濱船舶工程學院計算機應用專業(yè)，在國家統計局數據管理中心任職，擁有十余年項目管理經驗，先后參與并指導過多個重大項目的實施，擔任過項目負責人、項目監(jiān)控者等角色。
畢業(yè)于上海交通大學技術經濟專業(yè)，工作期間攻讀了美國城市大學在中國的MBA課程并獲取學位。先后在海爾集團、朗訊公司、惠普公司從事項目管理工作，目前為獨立項目管理顧問，擁有十余年項目管理經驗，擔任過高級項目經理、項目管理顧問等角色。著作有《IT項目管理最佳歷程》，譯作有《可視化項目管理》、《信息技術項目管理》、《項目組合管理標準》等。

書籍目錄

第1章  項目管理辦公室概述
  1.1 項目在組織中的位置
  1.2 項目組合、項目集及項目之間的關系
  1.3 追求組織中所有項目的成功
  1.4 什么是PMO
  1.5 PMO與項目團隊的關系
  1.6 PMO與項目組合管理的關系
  1.7 項目管理辦公室與項目辦公室的關系
  1.8 PMO在組織結構中的位置
  1.9 PMO的干系人
  1.10 PMO的基本職能
  案例分享1  A公司  民間項目管理協會
  案例分享2  B公司PMO職能改進
  他山之石1  PMO的三種意思
  他山之石2  也許你需要建立PMO了
第2章  PMO在項目選擇階段的職責
  1.1 項目選擇概述
  1.2 PMO在項目選擇階段的職責綜述
  1.3 通用的項目選擇過程
  1.4 內部項目選擇階段PMO的職責和評審工作
  1.5 客戶項目選擇階段PMO的職責和評審工作
  他山之石  項目選擇和PMO
  他山之石2  資源有限，選擇是必然的
  他山之石3  “力場分析”簡介
第3章  PMO在項目啟動和計劃階段的職責
  3.1 PMO在項目啟動和計劃階段的職責綜述
  3.2 PMO在啟動和計劃階段的行政支持工作
  3.3 PMO在啟動和計劃階段的主要監(jiān)控環(huán)節(jié)
  3.4 PMO在啟動和計劃階段的主要評審活動
  他山之石  向PMO的轉變——領導先行
第4章  PMO在項目實施階段的職責
  4.1 PMO在項目實施階段的職責綜述
  4.2 PMO確定項目績效管理方法
  4.3 PMO在實施階段的主要監(jiān)控環(huán)節(jié)
  4.4 PMO在實施階段的主要審查活動
  4.5 PMO在實施階段的其他工作
  頭腦風暴  劉靜的煩惱
  他山之石1  PbO的報告中應當包含哪些信息
  他山之石2  用報告展示PMO的價值
第5章  PMO對危機項目的整改
  5.1 確定危機項目，委派整改組長
  5.2 成立整改小組，召開啟動會議
  5.3 調查項目狀況，確定主要問題
  5.4 重新修訂項目目標，制定詳細整改計劃
  5.5 執(zhí)行整改計劃，重樹團隊信心
  5.6 完成整改，建立項目新基線
  頭腦風暴  李平的憂慮
  他山之石1  什么是親和圖
  他山之石2  問題項目：任它失敗，還是挽救它？
第6章  PMO在項目收尾和評價階段的職責
  6.1 項目收尾和評價概述
  6.2 PMO在項目收尾和評價階段的職責綜述
  6.3 PMO在收尾和評價階段的主要監(jiān)控環(huán)節(jié)
  6.4 PMO在收尾和評價階段的主要審查和評價活動
  6.5 PMO在收尾和評價階段的行政支持工作
  案例分析  髓公司卡通型PC研發(fā)項目(項目編號：PEE01)
  他山之石1  組織過程資產
  他山之石2  磨刀不誤砍柴工
  他山之石3  項目評價的三種套路
第7章  項目管理辦公室的其他重要職能
  7.1 建立組織項目管理體系
  7.2 管理組織項目數據庫
  7.3 項目監(jiān)控
  7.4 項目經理和項目團隊成員績效評價
  7.5 建立項目管理能力框架
  7.6 項目管理文化建設
  7.7 PMO基本職能總結
  案例分享1  XX公司的PMO——初步職能
  案例分享2  YY公司的PMO——基本職能
  頭腦風暴  關于項目管理模板的煩惱
  他山之石1  高效PMO的10個習慣
  他山之石2  項目管理辦公室的職能各不相同
  他山之石3  “零和”游戲
  他山之石4  PMO 2010年的10件事
第8章  如何在組織內建立PMO職能
  8.1 階段1  PMO建設項目論證階段
  8.2 階段2  PMO建設項目啟動和計劃階段
  8.3 階段3  組織現狀調研和PMO概念普及階段
  8.4 階段4  PMO籌建階段
  8.5 階段5  PMO試運行階段
  案例分享  ZZ公司部門級PMO建設項目
  頭腦風暴  ZZ公司部門級PMO建設項目經驗教訓總結
  他山之石1  PMO的其他形式：外包、虛擬……
  他山之石2  來自CIO的建議
附錄A  縮略語
高效運作PMO培訓課講義節(jié)選
參考文獻9
后記

章節(jié)摘錄

版權頁：插圖：還有一些以執(zhí)行客戶合同為主營業(yè)務的公司，它們把項目選擇的責任交給了項目經理，只有獲得項目經理關于項目可行性的確認，銷售經理才可以和客戶簽署商務合同。在這種公司中，當投標團隊形成時，項目經理也會被正式委派并參與投標小組的工作，這位項目經理將在客戶合同正式簽署之后負責項目的具體實施。在投標階段，投標團隊向客戶提交的項目方案建議書、銷售經理向公司內部提交的合同定價方案（其中包含了項目成本估算）都需要得到項目經理的簽字確認。如果項目經理認為項目實施風險過大，他可以拒絕在項目建議書審批單上簽字，而得不到項目經理的簽字，銷售經理不可以把建議書遞交給客戶。如果項目經理認為銷售經理的合同定價方案中引用的項目成本估算偏低，或者沒有包含足夠的風險預留，項目經理也可以拒絕簽字，得不到項目經理的簽字，合同定價方案就不能得到批準，銷售經理就不可以向客戶正式報價。但是，項目經理一旦簽字后，就意味著他要為項目的成本負責，為項目的SOW負責，為項目實施風險負責，為合同條款負責，一言以蔽之，就是要為項目的最終成功負責。采用這種做法的初衷，是為了阻止銷售人員為了單純追求實現銷售定額而簽訂那些根本無法執(zhí)行的合同，從而把失敗的項目阻攔在啟動之前。但是，這樣做也會出現如下一些問題：1）項目經理個人承擔了太大的責任。有的項目經理對前期成本估算出現了判斷失誤。比如，少估了200個工時，那么在實施過程中，項目經理需要向組織申請增加這200個工時，這往往會招致管理層和其他團隊的責難。2）這種方法極易造成項目經理和銷售經理之間的個人摩擦。比如，項目經理認為項目至少需要5個月，但是銷售經理面臨失去訂單的壓力，他必須向客戶承諾項目在3個月內可以交付。于是，銷售經理把壓縮進度的壓力轉交給項目經理，如果項目經理沒有辦法壓縮工期導致銷售訂單丟失，銷售經理往往會遷怒于項目經理，甚至向高層投訴項目經理工作不力。

媒體關注與評論

本書通過建立健全IT項目管理辦公室這一獨特視角，系統介紹了項目管理辦公室的原則、職能、組成和運作程序，有助于運作PMO并真正發(fā)揮其作用?！　　獓倚畔⒅行脑紫こ處?寧家駿一個組織做好一個項目并不難，難的是把承接的項目都做好。這正是卓越的組織持續(xù)追求的目標，也是本書的核心內容。本書最大的特點就是務實，把PMO理念分解落實到操作層面，從而使追求卓越的理想可以轉化為眾人的實際行動?！　　本┐髮W國家發(fā)展研究院教授，北大國際（BiMBA）院長 胡大源PMO所有的努力都是為了保證組織所有項目的成功，包括及時放棄應該放棄的項目。從這個意義上講，本書提供的PMO運作方法具有一定的通用性，可作為企業(yè)組建或完善PMO職能的參考?！　　狪BM全球副總裁，大中華區(qū)政府與公眾事業(yè)部總經理 范宇

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