Word排版之道

前言

　　相信每個用過電腦的人都知道Word，也都用過Word，大多數(shù)人僅把Word作為一個簡單易用的文字錄入工具，那么順理成章就會有“何須浪費(fèi)時間來學(xué)習(xí)Word”的想法。“易用”確實如此，Word有著親和的外表和非常易于使用的操作環(huán)境，但是Word所能完成的任務(wù)并非人們想象中的那么簡單?！　∽髡吲虐嫘恼Z　　我平時除了上班以外，經(jīng)常會在業(yè)余時間看看書，學(xué)習(xí)一些新技術(shù)、新東西，與一些在使用Office時遇到困難的朋友一起探討解決方案。一來，可以充實生活；二來，也不會與現(xiàn)代科技相距甚遠(yuǎn)而步入落伍的境地；三來，可以將自己的一些技術(shù)心得和使用經(jīng)驗整理匯集成書，更加系統(tǒng)地將這些內(nèi)容與廣大朋友們一同分享！　　由于我經(jīng)常要在業(yè)余時間撰寫一些文檔和書籍，因此與Word打交道就變得十分頻繁。除了上班時間以外，幾乎其他時間都在使用Word（上班時間其實也常用到），但是以前的我對Word也僅是一知半解，操作方法極其笨拙，僅能用Word打字，進(jìn)行一些簡單的文字格式處理。如今回想起來，實在是不堪回首，但仍記憶猶新?！　⊥瓿梢槐緯膶懽鳎瑑H作者自己就需要經(jīng)歷多道工序：初期構(gòu)思→列出大綱→撰寫正文→生成目錄→審閱內(nèi)容→完成初稿。有些書籍可能還需要制作索引，以方便讀者查閱重要術(shù)語。而按照我以前所能掌控的Word技術(shù)來說，要編寫一本書，真是道路崎嶇，步履蹣跚?！　∈紫?，從“撰寫正文”開始，由于一本書通常都不止一章，所以我需要為每一章新建一個文檔，而書中同類別的標(biāo)題和文字在上述每一章文檔中都必須是統(tǒng)一的，那么我就需要先將字體、段落等各種格式記下來，然后分別對每一個文檔依次設(shè)置。僅這項工作就夠我折騰幾宿了。　　其次，每章有章編號，節(jié)有節(jié)編號，小節(jié)有小節(jié)編號，圖片有圖片編號，表格有表格編號，如此眾多的編號，我統(tǒng)統(tǒng)手工輸入，萬一有位置調(diào)整，編號可能都要重排。寫作時有一大半時間浪費(fèi)在編號的修改上，實在無法將精力全部投入到寫作的內(nèi)容上。另外，我經(jīng)常會在某個內(nèi)容位置寫上諸如“請參考xx”的話語，有時書中會包含很多這樣的內(nèi)容。當(dāng)我完成整本書的寫作后，返回來再審閱所有內(nèi)容時，發(fā)現(xiàn)引用的話語在返回原位置時，竟然不對了。這時我才恍然大悟，原來在編寫時，由于有了更好的想法，調(diào)整了內(nèi)容的位置，我怎么把這個事給忘了？！

內(nèi)容概要

提到Word，在您的腦海中立刻會想到什么？打字？文字錄入？是的，Word可以完成這些工作，不過它的能力并不止于此。如果您能對它多關(guān)注一些，相信勢必會極大地提高您的工作效率，這些都源于Word強(qiáng)大的文字處理功能。    80/20的規(guī)則相信大家都聽說過，就是指軟件20%的功能被人們所使用，而其余的80%則被人們冷落。我們平時把Word僅看成一個打字或文字錄入工具，也就是只看到了Word的20%甚至更少的功能，而并未真正開啟Word本身所具有的強(qiáng)大文字處理和排版的功能。也正因此，人們終日忙于石器時代的手工編排文檔工作，而非現(xiàn)代化電腦技術(shù)所能實現(xiàn)的自動化處理技術(shù)。    本書的編寫目的是希望能夠?qū)ord剩下的80%的功能挖掘出來，讓您充分利用Word提供的自動化功能快速完成每一次排版任務(wù)。當(dāng)然，本書所說的排版并非僅限于專業(yè)排版工作，還包括各種在文檔排版中與排版有關(guān)的活動，包括大型文檔的撰寫、畢業(yè)論文、各類學(xué)科總結(jié)報告、編寫書籍或文章以及其他工作。    假如在Word中編排文檔已經(jīng)讓您身心疲憊，而您又在試圖探尋Word中不為人知的高級功能時，那么本書正適合您，它可以節(jié)省您探尋Word高級功能的時間，使您快速成為Word排版高手。我們相信，如果您經(jīng)常翻閱本書，您必將大有收獲！

書籍目錄

第一部分 問答專區(qū)  第1章  Word專業(yè)排版之問答    1.1  出版印刷行業(yè)知識	     出版流程是怎么回事，都經(jīng)過哪些工序？	   制版有哪幾種方法，對品質(zhì)有無影響？	   單色和多色印刷在制版上有差別嗎？	   印刷版材分為哪幾類，怎樣印刷的？	   什么是出血，為什么會有出血？	   重印和再版指的是什么？	   絕版指什么？	    1.2  Word可以實現(xiàn)的排版功能	   使用Word可以完成一整本書的排版嗎？	   使用Word可以完成彩色文檔的排版嗎？	   章節(jié)標(biāo)題自動編號，Word做得到嗎？	   圖和表格自動編號，Word做得到嗎？	   頁碼自動編號，Word做得到嗎？	   在同一個文檔內(nèi)實現(xiàn)不同的編頁方式，Word做得到嗎？	   腳注自動編號，Word做得到嗎？	   自動編號的內(nèi)容會隨著位置的改變而變嗎？	   可以在Word中制作索引嗎？	   如何引用文檔其他位置的內(nèi)容？	   被引用的內(nèi)容會自動更新嗎？	    Word可以自動創(chuàng)建目錄嗎？	   創(chuàng)建后的目錄可以隨文檔自動更新嗎？	   文檔各單元（例如書籍的各章）從奇數(shù)頁開始，容易做到嗎？	   主控文檔是什么，有什么作用？	    1.3  大型文檔的組成結(jié)構(gòu)	   文前是指什么？   正文（內(nèi)文）是指什么？	   文后是指什么？	   大型文檔的具體組成部分都有哪些？	  第2章  頁面布局之問答    2.1  紙張開本	   印張是什么？如何通過印張計算書籍頁數(shù)？	   紙張的規(guī)格一般分為幾種？	   書籍尺寸與原始設(shè)置是否絕對相等？	   開本指的是什么？	   頁眉頁腳在哪兒？能控制它的大小嗎？	   版心是指哪個區(qū)域？天頭和地腳在哪兒？	    2.2  頁面布局設(shè)置	   節(jié)是什么？有幾種類型？	   分節(jié)后，怎么看不到分節(jié)標(biāo)記？	   分頁又指什么？	   如果希望將文檔分成3列，可以實現(xiàn)嗎？	    2.3  頁碼設(shè)置	   刪除或添加頁面后頁碼會自動排序嗎？	   頁碼格式可以自己設(shè)定嗎？	   可以任意指定頁碼的起始數(shù)值嗎？	   可以實現(xiàn)文檔第一頁不顯示頁碼的效果嗎？	    2.4  頁眉和頁腳設(shè)置	   頁眉和頁腳能放哪些內(nèi)容？	   要讓文檔的奇數(shù)頁和偶數(shù)頁的頁眉和頁腳不同，可以實現(xiàn)嗎？	   我想在每個頁面的頁腳中加入不同的內(nèi)容，該怎么弄？	   如何去除頁眉頁腳中的橫線？	   為何頁眉中的文字與其下畫線之間有距離？	  第3章  格式設(shè)置之問答    3.1  Word樣式	   聽說文檔中各種格式都對應(yīng)顯示為某種標(biāo)記，這些標(biāo)記都有什么含義？	    Word中有幾種樣式？	   什么是內(nèi)建樣式？	   可以自己設(shè)置新樣式嗎？到底該用自己定義的新樣式還是內(nèi)建樣式？	   樣式究竟保存在哪里？	16    Word 2007中的快速樣式庫在哪兒？有什么用？	    Word內(nèi)建樣式不好用，可以對它進(jìn)行修改嗎？	   發(fā)現(xiàn)內(nèi)建樣式很好用，但是已經(jīng)自定義了很多樣式，該怎么辦？	   可以刪除內(nèi)建樣式嗎？	   有沒有好辦法加快設(shè)置樣式的速度？	   修改了某些內(nèi)容的格式，其他內(nèi)容的格式也隨之變動，怎么辦？	   如何時刻掌握文檔的整體結(jié)構(gòu)？	    3.2  Word模板	   模板與樣式之間有關(guān)系嗎？	    Normal模板是什么？	   共用模板有什么用？	   為什么每次打開套用模板的文檔后，其中的自動編號總從1開始，該如何解決？	   能否將文檔中對樣式的修改直接保存到模板中？	   可以對自定義模板進(jìn)行分類嗎？	   能不能在【樣式】窗格中只顯示經(jīng)常使用的樣式？	   可以將模板間的樣式互相重復(fù)利用嗎？	   怎么每次刪除文檔中的樣式后，再打開這個文檔時樣式還在呢？	    3.3  圖片處理	   能否在文檔中為圖片設(shè)置藝術(shù)效果？	   能否在文檔中將圖片的多余部分去掉？	   如果對圖片進(jìn)行了錯誤的修改，可否恢復(fù)如初？	   在文檔中無法完全顯示插入的圖片，該怎么解決？	   圖片無法隨著文字移動是怎么回事？	   如果文檔中存在大量圖片，是否會降低Word處理速度？	    Word會對圖片自動進(jìn)行壓縮嗎？	   如果為圖片添加了編號和標(biāo)題，可以生成文檔中所有圖的目錄嗎？	    3.4  表格處理	   可以移動表格嗎？	   怎么在表格最上方無法輸入文字呢？	   表格可以像文字一樣在文檔中對齊嗎？	   可以控制文字在表格中的位置嗎？	   表格大小不夠用是否可以補(bǔ)救，還是需要重新創(chuàng)建一個大表格？	   可否實現(xiàn)讓表格自動適應(yīng)文字大?。?   如果希望每頁中的表格有同樣的標(biāo)題行，除了直接輸入有其他方法嗎？	   希望將表格中的內(nèi)容轉(zhuǎn)換為普通文字，有辦法嗎？	   可以為表格設(shè)置背景色嗎？	    Word 2007中的表格有什么新的格式嗎？	   不想顯示表格的邊框，可否將其隱藏？	   對于隱藏了邊框的表格，能否查看其隱藏后的邊框線？	   在Word 2007中有很多表樣式，還可以創(chuàng)建屬于自己的樣式嗎？	   可以為文檔中的所有表格制作表目錄嗎？	  第4章  Word自動化功能之問答    4.1  標(biāo)題自動化編號	   多級編號是怎么回事？	   怎么有時自動編號應(yīng)該是到序號8，但是顯示的卻是1？	   設(shè)置編號級別的起始編號有什么作用？	   可以改變自動化編號的外觀嗎，我的怎么不讓修改呢？	   為什么自動編號在文檔中的位置總是控制不好？	   編號與它后面文字之間的距離怎么時遠(yuǎn)時近？	    4.2  圖和表自動化編號	   何謂題注？何謂題注標(biāo)簽？	    Word提供了幾種題注標(biāo)簽？	     可以創(chuàng)建自己的題注嗎？該如何操作？	   可以設(shè)置題注編號的格式嗎？	   如何在文檔中對圖片和表格使用題注？	   題注的位置可以改變嗎？	   能不能在插入圖片時就自動將題注插入到圖片下方？	    4.3  交叉引用、書簽與超鏈接	   什么是交叉引用？	   什么是書簽？	   什么是超鏈接？	   超鏈接可以鏈接到哪些地方？	   一旦設(shè)置了超鏈接，以后還能改變它所指向的位置嗎？	   交叉引用、書簽和超鏈接有什么區(qū)別？    4.4  腳注和尾注	   腳注和尾注是什么？有什么用？	   腳注和尾注可以自動編號嗎？	   可以改變腳注的編號方式嗎？	   可以改變腳注和尾注的格式嗎？	   我想把添加的腳注用于尾注，可以嗎？	   不想要腳注內(nèi)容上方的橫線，該怎么去除？	    4.5  目錄制作	   目錄已經(jīng)創(chuàng)建好了，但是發(fā)現(xiàn)其中少了些內(nèi)容，怎么辦？	   可以設(shè)置目錄的格式嗎？	   可以將收集文檔中的所有圖片和表格制作成目錄嗎？	   文檔的總頁數(shù)改變后，目錄可以自動與總頁數(shù)保持一致嗎？	    4.6  索引制作	   索引是什么？	   主索引項和次索引項又是什么？	   索引項的格式是怎樣的？	   可以改變索引項的格式嗎？	   能否自動創(chuàng)建索引？	    4.7  域、宏與VBA	   什么是域？	   如何使插入的時間和當(dāng)前時間同步？	   能不能一眼就看出域在哪兒？	   如何直接在文檔中修改域的內(nèi)容？	   宏可以做什么事？	   怎樣制作宏？如何使用宏？	   如何查看錄制的宏？	    Word不讓文檔運(yùn)行宏，該怎么辦？	   宏被保存在何處？	    VBA是什么，它與宏之間是什么關(guān)系？	    Word對象模型是什么？	   有沒有快速掌握Word VBA編程的捷徑？	第二部分 操作專家  第5章  Word 2007新界面快速上手    5.1  了解新的操作環(huán)境	    5.2  Word文檔窗口的操作	    5.3  設(shè)置便捷的操作環(huán)境	  第6章  定制頁面布局和樣式模板    6.1  紙張規(guī)模和布局的設(shè)置	    6.2  設(shè)置頁面結(jié)構(gòu)	    6.3  頁碼的設(shè)置	    6.4  創(chuàng)建與編輯樣式	    6.5  使用樣式	    6.6  創(chuàng)建與使用模板	    6.7  管理模板	  第7章  圖文表混排    7.1  理解圖形對象的位置關(guān)系	    7.2  處理圖片	    7.3  使用圖形與文本框	    7.4  其他圖形對象	    7.5  處理表格	  第8章  實現(xiàn)文檔內(nèi)的自動化    8.1  設(shè)計標(biāo)題的自動化編號	    8.2  設(shè)計圖片和表格的自動化編號	    8.3  添加腳注和尾注	    8.4  設(shè)置交叉引用	    8.5  設(shè)置超鏈接	    8.6  添加書簽	  第9章  制作目錄和索引    9.1  關(guān)于創(chuàng)建目錄的誤區(qū)	    9.2  創(chuàng)建目錄	    9.3  制作圖表目錄	    9.4  讓目錄與實際內(nèi)容同步	    9.5  刪除目錄	    9.6  手工制作索引	    9.7  編輯索引項	    9.8  制作特殊的索引	    9.9  自動創(chuàng)建索引	  第10章  使用主控文檔    10.1  了解主控文檔的工作方式	    10.2  創(chuàng)建主控文檔	    10.3  在主控文檔中操作子文檔	    10.4  在排版中體現(xiàn)主控文檔的優(yōu)勢	    10.5  主控文檔的弊端	  第11章  批注與修訂電子文檔    11.1  了解批注與修訂的樣貌	    11.2  為批注與修訂做好準(zhǔn)備	    11.3  對文檔進(jìn)行批注	    11.4  修訂文檔內(nèi)容	    11.5  保護(hù)批注和修訂	  第12章  深入學(xué)習(xí)Word域    12.1  域的組成	    12.2  域的基本操作	    12.3  排版中可能會用到的域    12.4  使用域簡化排版	  第13章  實現(xiàn)VBA自動化排版    13.1  了解宏	    13.2  創(chuàng)建宏	    13.3  如何安全運(yùn)行宏	    13.4  運(yùn)行錄制的宏	    13.5  在多個文檔間共用宏	    13.6  編輯宏的VBA代碼	    13.7  如何學(xué)習(xí)Word VBA程序設(shè)計	    13.8  最應(yīng)該了解VBA的8件事	    13.9  常用Word VBA對象	    13.10  使用VBA輕松實現(xiàn)排版操作	第三部分 案例專題  第14章  制作一份簡單的招聘啟事    14.1  常規(guī)化操作	    14.2  為操作提速	    14.3  效率分析	  第15章  制作員工考核系統(tǒng)    15.1  常規(guī)化操作	    15.2  為操作提速	    15.3  效率分析	  第16章  設(shè)計圖文結(jié)合的名片    16.1  常規(guī)化操作	    16.2  為操作提速	    16.3  效率分析	  第17章  化繁為簡的面試結(jié)果通知書    17.1  常規(guī)化操作	    17.2  為操作提速	    17.3  效率分析	  第18章  終極排版之大型書籍    18.1  常規(guī)化操作	    18.2  為操作提速	    18.3  效率分析	第四部分 技巧專輯  第19章  文本選擇與編輯技巧    19.1  快速選擇文本的技巧	    19.2  文本錄入的技巧	    19.3  文本編輯的技巧	  第20章  格式設(shè)置技巧    20.1  文本格式設(shè)置的技巧	    20.2  頁面設(shè)置的技巧	    20.3  樣式與模板的技巧	  第21章  圖文表與自動化處理技巧    21.1  使用表格的技巧	    21.2  圖文混排的技巧	    21.3  自動化處理的技巧	附錄A  Word常用快捷鍵	附錄B  本書索引

章節(jié)摘錄

　　第一部分 問答專區(qū)　　第1章　Word專業(yè)排版之問答　　1.1　出版印刷行業(yè)知識　　出版流程是怎么回事，都經(jīng)過哪些工序？　　所謂出版流程，其實就是在整個出版過程中所要經(jīng)過的各道工序（或稱步驟）。首先是確定書籍或出版物的內(nèi)容（由作者與編輯商定），在完成稿件后要進(jìn)行排版（由作者或?qū)ｉT排版人員完成），然后將內(nèi)容經(jīng)過制版后上印刷機(jī)印刷（由印刷廠完成），之后需要對印刷輸出物進(jìn)行裝訂（由裝訂廠完成），再將裝訂好的書籍入庫，最后將這些成品發(fā)行到市場中（由渠道商完成）。書籍或出版物的封面也需要經(jīng)過大致相同的流程?！　≈瓢嬗心膸追N方法，對品質(zhì)有無影響？　　早期使用照相制版，完稿后先打印到紙張上，再經(jīng)照相曬制成蛋白版，這個過程受到照相因素的影響，不易控制成品的品質(zhì)。現(xiàn)在一般使用軟片輸出，先將不同格式的電子文檔送入照排機(jī)，輸出軟片后再曬制成PS版，也可直接輸出Ps版。由于使用照排機(jī)的過程中沒有外界因素參與，因此品質(zhì)相對較好。如圖1-1所示為兩種制版流程的示意圖?！　紊投嗌∷⒃谥瓢嫔嫌胁顒e嗎？　　單色印刷僅需要一塊印版，多色印刷需要四塊印版，這是因為多色印刷需要先進(jìn)行分色處理，然后根據(jù)文檔中的內(nèi)容顏色分成CMYK四個印刷基色，將其“數(shù)字化打樣”并進(jìn)行校對，校對完成后輸出軟片并曬版?！　∮∷娌姆譃槟膸最?，怎樣印刷的？　　印刷版材有早期的蛋白版和現(xiàn)在的Ps版，蛋白版耐酸耐磨性差，耐印力低，印刷質(zhì)量較差，現(xiàn)在已較少使用。而PS版制版工藝簡單，易掌握，印刷質(zhì)量好，是使用最廣泛的印刷版。印刷版上了印刷機(jī)后即可高速批量地印刷。目前很多印刷機(jī)基本都已由電腦控制，甚至由印前系統(tǒng)直接與印刷機(jī)相連，使制版和印刷完全自動化。

編輯推薦

　　問答專區(qū)：Word排版申普遍的問題，您在閱讀這部分后會解決或掃除；　　操作專家：盡可能把我所了解、掌握、研究和發(fā)現(xiàn)的有關(guān)word排版的方方面面內(nèi)容，都拿出來與您分享；　　案例專題：演示W(wǎng)ord排版功能如何應(yīng)用到實際工作中，每個案例的講解步驟都采取低效一高效對比方法來完成；　　技巧專輯：列舉排版中用到的技巧性操作，利用它們提高Word操作速度，也幫您了解更多排版的技巧性內(nèi)容。

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