Outlook時(shí)間管理秘笈

前言

　　“我很忙，忙到連休息的時(shí)間都沒(méi)有?！比绻晃豢偛眠@樣對(duì)你說(shuō)，那只能說(shuō)明他雖然勤奮，但缺乏有效的時(shí)間管理。如果一位老板對(duì)你這樣說(shuō):“我正在陪客戶吃飯，最近的應(yīng)酬搞得我團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)?！蹦悄銘?yīng)該對(duì)他說(shuō)，你在做你的客戶經(jīng)理要做的事情。　　在過(guò)去的一年里，幾位中國(guó)優(yōu)秀的知名企業(yè)管理者都在他們的壯年過(guò)早地謝幕了：均瑤集團(tuán)年僅38歲的董事長(zhǎng)王均瑤因腸癌去世；愛(ài)立信(中國(guó))有限公司總裁楊邁在健身房的跑步機(jī)上驟然離去；52歲的大中電器總經(jīng)理胡凱因心臟病突發(fā)逝世。江蘇雨泊集團(tuán)董事長(zhǎng)祝義才悲痛地說(shuō)，王均瑤是累死的。青春寶集團(tuán)董事長(zhǎng)馮根生的反應(yīng)是不要做拼命三郎。　　美國(guó)一位投資家說(shuō)過(guò)：我寧可少賺一些錢(qián)，但我要一個(gè)快樂(lè)。在中國(guó)，有些富人卻過(guò)得瀟灑自在，登山、玩車(chē)、拍廣告、做明星、駕飛機(jī)……有錢(qián)、有閑、快樂(lè)和錢(qián)一樣多?！　”緯?shū)由來(lái)　　我們?cè)鯓永斫饪鞓?lè)和錢(qián)一樣多的生活狀態(tài)？是什么使我們不快樂(lè)？我們?cè)鯓诱J(rèn)識(shí)工作事務(wù)處理和生活平衡的關(guān)系？古人云：“工欲善其事，必先利其器。”有效的工具可以幫助我們很好地進(jìn)行時(shí)間管理，實(shí)現(xiàn)大家都向往的快樂(lè)和錢(qián)一樣多的生活狀態(tài)。微軟出品的Outlook就是其中的利器之一?！　utlook能夠?yàn)榉泵Φ默F(xiàn)代人士提供高效事務(wù)處理，包括郵件處理、事務(wù)提醒、會(huì)議安排等方面的整套解決方案。高效是一種非常有價(jià)值的東西，也許你目前從事著十分重要、妙趣橫生或者值得贊揚(yáng)的工作，又或許并非如此，但是你仍不得不面對(duì)這一切。在第一種情況下，你希望所投入的時(shí)間和精力收獲盡可能豐厚的回報(bào)。在第二種情況下，你希望能夠盡快地投入到其他工作中去，同時(shí)不遺留任何令你念念不忘的問(wèn)題?！　utlook這套解決方案包含著郵件、日歷、便簽、任務(wù)、日記等子工具，通過(guò)它們之間的巧妙配合和協(xié)作，有效地幫助使用者面對(duì)繁雜的事務(wù)，有條不紊地安排時(shí)間、分配任務(wù)，最終高效、高質(zhì)地處理完各項(xiàng)事務(wù)。　　現(xiàn)在習(xí)慣使用微軟Outlook的高效一族，很難想象如果沒(méi)有Outlook，他們?nèi)绾蚊鎸?duì)大堆大堆的郵件、約會(huì)、會(huì)議等煩瑣事務(wù)。Outlook的功能很多，可以用它來(lái)收發(fā)電子郵件、管理聯(lián)系人信息、記日記、安排日程、分配任務(wù)。　　實(shí)用才是硬道理，因此本書(shū)中著重就如何使用微軟Outlook收發(fā)電子郵件提高信息處理的效率做了詳細(xì)的介紹和指導(dǎo)，并且吸收了GTD的思想。GTD（GettingThingsDone）被人們總結(jié)成為一種將繁重超負(fù)荷的工作生活方式變成無(wú)壓力高效的時(shí)間管理系統(tǒng)，其內(nèi)容包括：搜集記錄所有您在操心的事情；定義出可以付諸實(shí)施的行動(dòng)及其結(jié)果和具體的實(shí)施步驟；根據(jù)您需要獲取的方式和時(shí)間，按照合適的分類(lèi)，以流水線的方式組織整理備忘錄和相關(guān)信息；對(duì)您的承諾從目的、遠(yuǎn)景、目標(biāo)、關(guān)注的范圍、項(xiàng)目和行動(dòng)幾個(gè)方面保持及時(shí)和合理的回顧評(píng)估?！　”緯?shū)主要內(nèi)容　　結(jié)合微軟Outlook在提高個(gè)人事務(wù)處理方面的功能，本書(shū)將突出以案例分析的方式向大家介紹了微軟Outlook貫徹GTD思想提高工作效率、制訂行動(dòng)計(jì)劃等方面的知識(shí)和技能。希望這本書(shū)拋磚引玉，給大家一些啟示，在使用微軟Outlook的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)更多有關(guān)提高工作效率、節(jié)約時(shí)間方面的使用技巧?！　?shū)中的內(nèi)容共分為3大篇，第1篇包括第1章和第2章，主要是講解微軟的Outlook這款強(qiáng)大的工具，告訴您用它的優(yōu)點(diǎn)與好處，緊接著講解微軟Outlook支持下的高效事務(wù)管理，重點(diǎn)是講解幾種常用的方法與工具；第2篇從第3章到第9章，以基本操作的形式展示了Outlook的奧妙所在；第3篇?jiǎng)t包括第10章與第11章的內(nèi)容，側(cè)重點(diǎn)在于教會(huì)您如何用Outlook來(lái)進(jìn)行高效時(shí)間管理?！　”緯?shū)內(nèi)容全面，結(jié)構(gòu)合理，由淺入深，從一般理論到案例實(shí)踐，具有鮮明的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系,適合需要提高工作與學(xué)習(xí)效率，科學(xué)合理安排時(shí)間和事務(wù)的人群使用?！　”緯?shū)技術(shù)支持　　希賽是中國(guó)領(lǐng)先的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和IT教育公司，在互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)、圖書(shū)出版、人才培養(yǎng)方面，希賽始終保持IT業(yè)界的領(lǐng)先地位。希賽對(duì)國(guó)家信息化建設(shè)和軟件產(chǎn)業(yè)化發(fā)展具有強(qiáng)烈的使命感，利用希賽網(wǎng)（www.csai.cn）強(qiáng)大的平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)與促進(jìn)IT人士之間的信息交流和共享，實(shí)現(xiàn)IT價(jià)值?！跋Ｙ?，影響IT”是全體希賽人不懈努力和追求的目標(biāo)！希賽網(wǎng)以希賽顧問(wèn)團(tuán)為技術(shù)依托，是中國(guó)最大的IT資源平臺(tái)。在國(guó)家權(quán)威機(jī)構(gòu)發(fā)布的《計(jì)算機(jī)圖書(shū)出版市場(chǎng)綜述》中，稱贊希賽叢書(shū)為讀者所稱道，希賽的圖書(shū)已經(jīng)形成品牌，在讀者心目中具有良好的形象?！　”緯?shū)由劉一平老師構(gòu)思編寫(xiě)，趙虎、代昌杰參與了部分內(nèi)容編制工作，王韻老師負(fù)責(zé)了部分章節(jié)的校稿和編輯工作。唐平、王勇、梁賽、周泉、米安然、王冀、頓海麗、謝順、唐強(qiáng)、黃婧、張愛(ài)民、周進(jìn)、周玲、黃豪、左南、彭歡、文梅、張小英等參與了本書(shū)的部分編寫(xiě)工作?！　≈轮x　　感謝希賽顧問(wèn)團(tuán)的鄧子云老師和梁賽編輯，就此選題給予了積極的支持和幫助，特別是在時(shí)間緊、相關(guān)資料匱乏，編寫(xiě)工作遇到困難時(shí)給予了熱情的鼓勵(lì)和肯定！借此還向我的夫人宋媛女士致敬，她一直默默地支持我的書(shū)稿寫(xiě)作工作。正是因?yàn)檫@么多人的大力支持和辛勤汗水，本書(shū)才得以出版。由于編者水平有限，錯(cuò)誤在所難免，歡迎廣大讀者和專家提出寶貴意見(jiàn)，余將不勝感激，并將不斷改進(jìn)。

內(nèi)容概要

　　你是否覺(jué)得日子過(guò)得實(shí)在太快？你是否覺(jué)得很快過(guò)去的日子當(dāng)中你根本就沒(méi)做些什么？你是否想做幸福富人，快樂(lè)和錢(qián)一樣多，你是否想做一位快樂(lè)時(shí)尚輕松的老板，就請(qǐng)好好用用這本書(shū)。本書(shū)每一章均以非常有趣但是實(shí)際發(fā)生的情景案例開(kāi)始，這些情景案例當(dāng)中列舉了高效能人士們?cè)谄匠９ぷ骱蜕顚W(xué)習(xí)當(dāng)中使用Outlook的具體情景，接下來(lái)是對(duì)Outlook軟件本身使用的全面介紹，在情景解決當(dāng)中會(huì)教大家那些高效能人士們具體是如何使用Outlook的，從而給予了大家最簡(jiǎn)單直接的高效事務(wù)管理的方法。全書(shū)覆蓋了Outlook在人們?nèi)粘９ぷ魃町?dāng)中所涉及的方方面面，還把非常有效的事務(wù)管理方法融入其中，是一本非常實(shí)用的書(shū)?！　”緯?shū)適合所有需要時(shí)間管理的人們參考閱讀，適合所有想運(yùn)用有效的方法和工具養(yǎng)成良好的時(shí)間管理習(xí)慣的高效能人士閱讀。

書(shū)籍目錄

第1篇 高效事務(wù)管理工具：微軟Outlook第1章 認(rèn)識(shí)微軟Outlook 2007 2【內(nèi)容導(dǎo)入】 2【情景設(shè)置】 21.1 微軟Outlook簡(jiǎn)介 21.1.1 微軟Office的發(fā)展歷程 31.1.2 微軟Outlook的適用人群 41.1.3 微軟Outlook的應(yīng)用領(lǐng)域 41.2 為什么要使用微軟Outlook 51.2.1 微軟Outlook的基本功能之快速查找所需信息 61.2.2 微軟Outlook的基本功能之輕松完成日程管理 81.2.3 微軟Outlook的基本功能之跨越界限進(jìn)行聯(lián)系 111.3 微軟Outlook 2007的新增功能 161.3.1 微軟Outlook 2007的優(yōu)勢(shì) 161.3.2 微軟Outlook 2007的新增功能 18【本章小結(jié)】 19【情景解決】 19第2章 微軟Outlook高效事務(wù)管理方法 20【內(nèi)容導(dǎo)入】 20【情景設(shè)置】 202.1 微軟Outlook支持下的高效事務(wù)管理 232.1.1 我們?nèi)绾胃玫孛镉虚e 232.1.2 微軟Outlook幫助我們快速高效地應(yīng)對(duì)外部因素 242.1.3 微軟Outlook幫助我們快速高效地處理內(nèi)部因素 272.2 高效事務(wù)管理方法 282.2.1 GTD——廣泛接受和應(yīng)用的高效事務(wù)管理解決方案 282.2.2 時(shí)間管理的有效方法——ABC等級(jí)法 312.2.3 四象限要素法 312.3 微軟Outlook與國(guó)外時(shí)間管理經(jīng)典方法——GTD的結(jié)合 34【本章小結(jié)】 38【情景解決】 38第2篇 微軟Outlook的基本功能第3章 郵件 40【內(nèi)容導(dǎo)入】 40【情景設(shè)置】 403.1 郵件使用 413.1.1 郵件基本操作 413.1.2 快速高效的使用郵件 493.2 個(gè)性化郵件制作 773.2.1 利用信紙制作與設(shè)置郵件 773.2.2 設(shè)置簽名郵件 793.2.3 創(chuàng)建投票郵件 81【本章小結(jié)】 82【情景解決】 83第4章 聯(lián)系人 84【內(nèi)容導(dǎo)入】 84【情景設(shè)置】 844.1 聯(lián)系人概述 854.1.1 聯(lián)系人 854.1.2 聯(lián)系人基本設(shè)置 864.2 聯(lián)系人文件夾——郵件管理的好幫手 1014.2.1 與聯(lián)系人建立新郵件 1014.2.2 與聯(lián)系人建立新任務(wù) 1034.2.3 建立新日記條目 1044.2.4 建立聯(lián)系人新會(huì)議要求 1064.2.5 聯(lián)系人排序 1074.3 擁有自己的“聯(lián)系人”（管理聯(lián)系人） 1094.3.1 聯(lián)系人視圖 1094.3.2 自定義當(dāng)前視圖 1124.3.3 為聯(lián)系人添加后續(xù)標(biāo)志 1154.4 聯(lián)系人其他設(shè)置 1174.4.1 呼叫聯(lián)系人 1174.4.2 聯(lián)系人分組（即“通信組”的創(chuàng)建） 1214.4.3 聯(lián)系人篩選 1234.4.4 為聯(lián)系人添加自定義字段 124【本章小結(jié)】 127【情景解決】 127第5章 日歷 130【內(nèi)容導(dǎo)入】 130【情景設(shè)置】 1315.1 日歷概述 1315.2 一個(gè)人的舞臺(tái)：約會(huì) 1335.2.1 創(chuàng)建約會(huì) 1345.2.2 使約會(huì)成為定期約會(huì) 1375.2.3 更改約會(huì) 1385.2.4 設(shè)置或清除提醒 1415.3 全天的活動(dòng)：事件 1425.3.1 關(guān)于事件 1425.3.2 創(chuàng)建事件 1425.3.3 編輯事件 1435.3.4 通過(guò)設(shè)置事件來(lái)管理每年特定日期發(fā)生的活動(dòng) 1445.4 多人的活動(dòng)：會(huì)議 1475.4.1 安排會(huì)議 1485.4.2 安排定期會(huì)議 1505.4.3 會(huì)議要求 1515.4.4 響應(yīng)會(huì)議 1525.5 瀏覽日歷 1545.5.1 查看日歷 1545.5.2 切換日歷 155【本章小結(jié)】 159【情景解決】 160第6章 任務(wù) 162【內(nèi)容導(dǎo)入】 162【情景設(shè)置】 1626.1 任務(wù)管理工具 1636.1.1 任務(wù)基本設(shè)置 1636.1.2 任務(wù)選項(xiàng)和待辦事項(xiàng) 1766.1.3 快速移動(dòng)任務(wù) 1816.2 管理任務(wù) 1826.2.1 分配任務(wù) 1826.2.2 任務(wù)視圖 1916.2.3 任務(wù)排列方式 2006.3 查找與搜索任務(wù) 2006.3.1 隨時(shí)查找你的任務(wù)（查找工具） 2006.3.2 善用高級(jí)查找 201【本章小結(jié)】 203【情景解決】 203第7章 便箋 205【內(nèi)容導(dǎo)入】 205【情景設(shè)置】 2057.1 便箋介紹 2067.1.1 便箋概述 2067.1.2 便箋的基本操作 2067.2 管理自己的便箋 2177.2.1 便箋視圖 2177.2.2 排序便箋 2227.2.3 自定義便箋視圖 2237.3 組織便箋 225【本章小結(jié)】 227【情景解決】 227第8章 日記 229【內(nèi)容導(dǎo)入】 229【情景設(shè)置】 2298.1 日記 2308.1.1 日記概述 2308.1.2 基本操作 2308.1.3 創(chuàng)建日記條目 2328.1.4 打開(kāi)日記條目 2378.1.5 刪除日記條目 2388.2 日記視圖 2408.2.1 切換日記視圖顯示方式 2418.2.2 日記視圖顯示類(lèi)型 2428.3 日記管理應(yīng)用與設(shè)置 2468.3.1 與聯(lián)系人相關(guān)的日記活動(dòng) 2468.3.2 管理設(shè)置日記 248【本章小結(jié)】 251【情景解決】 251第9章 Outlook2007定制與管理 253【內(nèi)容導(dǎo)入】 253【情景設(shè)置】 2539.1 自定義工具欄 2549.1.1 顯示與隱藏工具欄 2549.1.2 創(chuàng)建與刪除工具欄 2549.1.3 添加與刪除按鈕 2569.1.4 更改按鈕的外觀 2579.2 自定義Outlook 2007 面板 2589.2.1 顯示與隱藏導(dǎo)航窗格 2599.2.2 顯示與關(guān)閉閱讀窗格 2599.2.3 顯示與隱藏待辦事項(xiàng)欄 2609.3 自定義當(dāng)前視圖 2609.3.1 自定義顯示字段 2619.3.2 自定義分組依據(jù) 2629.3.3 自定義排序、篩選 2639.3.4 自定義其他設(shè)置 2649.3.5 自動(dòng)設(shè)置格式與列格式的自定義 2659.4 自定義視圖 2669.4.1 復(fù)制和修改標(biāo)準(zhǔn)視圖 2669.4.2 創(chuàng)建新視圖 2689.5 編輯設(shè)置“選項(xiàng)”視圖 2699.5.1 設(shè)置“首選參數(shù)”選項(xiàng)卡 2699.5.2 設(shè)置“郵件設(shè)置”選項(xiàng)卡 2729.5.3 設(shè)置“郵件格式”選項(xiàng)卡 2739.5.4 設(shè)置“其他”選項(xiàng)卡 274【本章小結(jié)】 276【情景解決】 276第3篇 微軟Outlook在高效事務(wù)管理中的綜合應(yīng)用第10章 商業(yè)事務(wù) 280【內(nèi)容導(dǎo)入】 280【情景設(shè)置】 28010.1 利用微軟Outlook來(lái)開(kāi)展時(shí)間信息管理 28110.1.1 微軟Outlook的時(shí)間管理 28110.1.2 微軟Outlook的信息管理 28310.1.3 高效實(shí)用工具——微軟Outlook 28810.2 使用微軟Outlook來(lái)開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)營(yíng)銷(xiāo)工作 29710.2.1 即時(shí)智能通信 29710.2.2 E-mail營(yíng)銷(xiāo) 29810.3 使用Outlook來(lái)實(shí)現(xiàn)會(huì)議管理 29910.3.1 網(wǎng)絡(luò)投票 30010.3.2 文件審批 30110.4 實(shí)現(xiàn)手機(jī)與Outlook同步 30210.4.1 Outlook手機(jī)信息服務(wù) 30310.4.2 Outlook手機(jī)信息發(fā)送 306【本章小結(jié)】 309【情景解決】 310第11章 個(gè)人事務(wù) 312【內(nèi)容導(dǎo)入】 312【情景設(shè)置】 31211.1 用GTD 來(lái)管理時(shí)間 31311.2 GTD與Outlook的有效結(jié)合 31611.2.1 信息收集 31611.2.2 整理信息 32211.2.3 組織信息 32311.2.4 執(zhí)行行動(dòng) 32811.2.5 回顧與檢討 33011.3 個(gè)人知識(shí)管理 33211.4 信息科技下的個(gè)人事務(wù)管理 338【本章小結(jié)】 339【情景解決】 340參考文獻(xiàn) 343

章節(jié)摘錄

　　第1篇 高效事務(wù)管理工具：微軟Outlook第1章　認(rèn)識(shí)微軟Outlook 2007　　內(nèi)容導(dǎo)入　　微軟Outlook是微軟Office辦公家族里的一個(gè)產(chǎn)品。微軟Outlook和其他微軟辦公系列產(chǎn)品的用途一樣，用來(lái)提高人們的辦公效率，為人們提供文字、表格、幻燈片，以及郵件等一系列日常辦公事務(wù)處理的簡(jiǎn)單易用且功能全面的工具。Outlook是一套包含客戶端應(yīng)用程序、服務(wù)器產(chǎn)品和服務(wù)的綜合性解決方案，以使他們可以更加高效地完成相關(guān)工作。在本章里我們將來(lái)了解一下微軟Outlook的基本功能和應(yīng)用領(lǐng)域，更好地了解如何使用微軟Outlook提高我們的工作效率?！　∏榫霸O(shè)置　　小明參加工作不久，擔(dān)任公司經(jīng)理助理。從學(xué)校步入職場(chǎng)，迎面而來(lái)的繁雜事務(wù)，特別是火燒眉毛的限期讓小明焦頭爛額，無(wú)所適從。郵件往來(lái)、會(huì)議安排、計(jì)劃日程等理不出個(gè)頭緒，常常遺忘事情或者不能按時(shí)完成領(lǐng)導(dǎo)交給的任務(wù)。為此小明很是煩惱?！　　締?wèn)題領(lǐng)域提示】　　1.有沒(méi)有一種工具可以統(tǒng)籌管理電子郵件往來(lái)，會(huì)議安排，各種事務(wù)提醒？　　2.在具體事務(wù)將要發(fā)生時(shí)，有恰當(dāng)?shù)姆绞絹?lái)提醒，從而不會(huì)遺忘？　　1.1　微軟為Outlook簡(jiǎn)介　　微軟Outlook通信和協(xié)作客戶端提供了一個(gè)整合的解決方案，用于幫助用戶更好地管理日程和信息，與團(tuán)隊(duì)建立超越邊界的連接，同時(shí)保持整個(gè)管理流程的安全性。功能全面的信息和日程管理工具可幫助用戶組織并快速定位到所需信息。利用微軟Outlook你可以很安全地將信息共享給位于其他地理位置的用戶，如同事、朋友、家人。同時(shí)，用戶還可以輕松對(duì)日程進(jìn)行管理與控制，從而將更多的精力投入到關(guān)鍵問(wèn)題的處理上?！　”热?，也許你經(jīng)常為收發(fā)郵件或查看已收到郵件一次次地登錄郵件服務(wù)商網(wǎng)站而感到煩惱。

編輯推薦

　　結(jié)合微軟Outlook在提高個(gè)人事務(wù)處理方面的功能，本書(shū)將突出以案例分析的方式向大家介紹了微軟Outlook貫徹GTD思想提高工作效率、制訂行動(dòng)計(jì)劃等方面的知識(shí)和技能。希望這本書(shū)拋磚引玉，給大家一些啟示，在使用微軟Outlook的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)更多有關(guān)提高工作效率、節(jié)約時(shí)間方面的使用技巧。 書(shū)中的內(nèi)容共分為3大篇：第1篇包括第1章和第2章，主要是講解微軟的Outlook這款強(qiáng)大的工具，告訴您用它的優(yōu)點(diǎn)與好處，緊接著講解微軟Outlook支持下的高效事務(wù)管理，重點(diǎn)是講解幾種常用的方法與工具；第2篇從第3章到第9章，以基本操作的形式展示了Outlook的奧妙所在；第3篇?jiǎng)t包括第10章與第11章的內(nèi)容，側(cè)重點(diǎn)在于教會(huì)您如何用Outlook來(lái)進(jìn)行高效時(shí)間管理。 本書(shū)內(nèi)容全面，結(jié)構(gòu)合理，由淺入深，從一般理論到案例實(shí)踐，具有鮮明的知識(shí)結(jié)構(gòu)體系，適合需要提高工作與學(xué)習(xí)效率，科學(xué)合理安排時(shí)間和事務(wù)的人群使用。

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