Outlook時間管理秘笈

出版時間:2008-7  出版社:電子工業(yè)出版社  作者:劉一平 等 著  頁數(shù):356  
Tag標簽:無  

前言

  “我很忙,忙到連休息的時間都沒有?!比绻晃豢偛眠@樣對你說,那只能說明他雖然勤奮,但缺乏有效的時間管理。如果一位老板對你這樣說:“我正在陪客戶吃飯,最近的應酬搞得我團團轉?!蹦悄銘搶λf,你在做你的客戶經理要做的事情。  在過去的一年里,幾位中國優(yōu)秀的知名企業(yè)管理者都在他們的壯年過早地謝幕了:均瑤集團年僅38歲的董事長王均瑤因腸癌去世;愛立信(中國)有限公司總裁楊邁在健身房的跑步機上驟然離去;52歲的大中電器總經理胡凱因心臟病突發(fā)逝世。江蘇雨泊集團董事長祝義才悲痛地說,王均瑤是累死的。青春寶集團董事長馮根生的反應是不要做拼命三郎?! ∶绹晃煌顿Y家說過:我寧可少賺一些錢,但我要一個快樂。在中國,有些富人卻過得瀟灑自在,登山、玩車、拍廣告、做明星、駕飛機……有錢、有閑、快樂和錢一樣多。  本書由來  我們怎樣理解快樂和錢一樣多的生活狀態(tài)?是什么使我們不快樂?我們怎樣認識工作事務處理和生活平衡的關系?古人云:“工欲善其事,必先利其器?!庇行У墓ぞ呖梢詭椭覀兒芎玫剡M行時間管理,實現(xiàn)大家都向往的快樂和錢一樣多的生活狀態(tài)。微軟出品的Outlook就是其中的利器之一?! utlook能夠為繁忙的現(xiàn)代人士提供高效事務處理,包括郵件處理、事務提醒、會議安排等方面的整套解決方案。高效是一種非常有價值的東西,也許你目前從事著十分重要、妙趣橫生或者值得贊揚的工作,又或許并非如此,但是你仍不得不面對這一切。在第一種情況下,你希望所投入的時間和精力收獲盡可能豐厚的回報。在第二種情況下,你希望能夠盡快地投入到其他工作中去,同時不遺留任何令你念念不忘的問題?! utlook這套解決方案包含著郵件、日歷、便簽、任務、日記等子工具,通過它們之間的巧妙配合和協(xié)作,有效地幫助使用者面對繁雜的事務,有條不紊地安排時間、分配任務,最終高效、高質地處理完各項事務?! ‖F(xiàn)在習慣使用微軟Outlook的高效一族,很難想象如果沒有Outlook,他們如何面對大堆大堆的郵件、約會、會議等煩瑣事務。Outlook的功能很多,可以用它來收發(fā)電子郵件、管理聯(lián)系人信息、記日記、安排日程、分配任務?! 嵱貌攀怯驳览?,因此本書中著重就如何使用微軟Outlook收發(fā)電子郵件提高信息處理的效率做了詳細的介紹和指導,并且吸收了GTD的思想。GTD(GettingThingsDone)被人們總結成為一種將繁重超負荷的工作生活方式變成無壓力高效的時間管理系統(tǒng),其內容包括:搜集記錄所有您在操心的事情;定義出可以付諸實施的行動及其結果和具體的實施步驟;根據(jù)您需要獲取的方式和時間,按照合適的分類,以流水線的方式組織整理備忘錄和相關信息;對您的承諾從目的、遠景、目標、關注的范圍、項目和行動幾個方面保持及時和合理的回顧評估?! ”緯饕獌热荨 〗Y合微軟Outlook在提高個人事務處理方面的功能,本書將突出以案例分析的方式向大家介紹了微軟Outlook貫徹GTD思想提高工作效率、制訂行動計劃等方面的知識和技能。希望這本書拋磚引玉,給大家一些啟示,在使用微軟Outlook的過程中,發(fā)現(xiàn)更多有關提高工作效率、節(jié)約時間方面的使用技巧。  書中的內容共分為3大篇,第1篇包括第1章和第2章,主要是講解微軟的Outlook這款強大的工具,告訴您用它的優(yōu)點與好處,緊接著講解微軟Outlook支持下的高效事務管理,重點是講解幾種常用的方法與工具;第2篇從第3章到第9章,以基本操作的形式展示了Outlook的奧妙所在;第3篇則包括第10章與第11章的內容,側重點在于教會您如何用Outlook來進行高效時間管理?! ”緯鴥热萑?,結構合理,由淺入深,從一般理論到案例實踐,具有鮮明的知識結構體系,適合需要提高工作與學習效率,科學合理安排時間和事務的人群使用?! ”緯夹g支持  希賽是中國領先的互聯(lián)網技術和IT教育公司,在互聯(lián)網服務、圖書出版、人才培養(yǎng)方面,希賽始終保持IT業(yè)界的領先地位。希賽對國家信息化建設和軟件產業(yè)化發(fā)展具有強烈的使命感,利用希賽網(www.csai.cn)強大的平臺優(yōu)勢,加強與促進IT人士之間的信息交流和共享,實現(xiàn)IT價值。“希賽,影響IT”是全體希賽人不懈努力和追求的目標!希賽網以希賽顧問團為技術依托,是中國最大的IT資源平臺。在國家權威機構發(fā)布的《計算機圖書出版市場綜述》中,稱贊希賽叢書為讀者所稱道,希賽的圖書已經形成品牌,在讀者心目中具有良好的形象。  本書由劉一平老師構思編寫,趙虎、代昌杰參與了部分內容編制工作,王韻老師負責了部分章節(jié)的校稿和編輯工作。唐平、王勇、梁賽、周泉、米安然、王冀、頓海麗、謝順、唐強、黃婧、張愛民、周進、周玲、黃豪、左南、彭歡、文梅、張小英等參與了本書的部分編寫工作?! ≈轮x  感謝希賽顧問團的鄧子云老師和梁賽編輯,就此選題給予了積極的支持和幫助,特別是在時間緊、相關資料匱乏,編寫工作遇到困難時給予了熱情的鼓勵和肯定!借此還向我的夫人宋媛女士致敬,她一直默默地支持我的書稿寫作工作。正是因為這么多人的大力支持和辛勤汗水,本書才得以出版。由于編者水平有限,錯誤在所難免,歡迎廣大讀者和專家提出寶貴意見,余將不勝感激,并將不斷改進。

內容概要

  你是否覺得日子過得實在太快?你是否覺得很快過去的日子當中你根本就沒做些什么?你是否想做幸福富人,快樂和錢一樣多,你是否想做一位快樂時尚輕松的老板,就請好好用用這本書。本書每一章均以非常有趣但是實際發(fā)生的情景案例開始,這些情景案例當中列舉了高效能人士們在平常工作和生活學習當中使用Outlook的具體情景,接下來是對Outlook軟件本身使用的全面介紹,在情景解決當中會教大家那些高效能人士們具體是如何使用Outlook的,從而給予了大家最簡單直接的高效事務管理的方法。全書覆蓋了Outlook在人們日常工作生活當中所涉及的方方面面,還把非常有效的事務管理方法融入其中,是一本非常實用的書?! ”緯m合所有需要時間管理的人們參考閱讀,適合所有想運用有效的方法和工具養(yǎng)成良好的時間管理習慣的高效能人士閱讀。

書籍目錄

第1篇 高效事務管理工具:微軟Outlook第1章 認識微軟Outlook 2007 2【內容導入】 2【情景設置】 21.1 微軟Outlook簡介 21.1.1 微軟Office的發(fā)展歷程 31.1.2 微軟Outlook的適用人群 41.1.3 微軟Outlook的應用領域 41.2 為什么要使用微軟Outlook 51.2.1 微軟Outlook的基本功能之快速查找所需信息 61.2.2 微軟Outlook的基本功能之輕松完成日程管理 81.2.3 微軟Outlook的基本功能之跨越界限進行聯(lián)系 111.3 微軟Outlook 2007的新增功能 161.3.1 微軟Outlook 2007的優(yōu)勢 161.3.2 微軟Outlook 2007的新增功能 18【本章小結】 19【情景解決】 19第2章 微軟Outlook高效事務管理方法 20【內容導入】 20【情景設置】 202.1 微軟Outlook支持下的高效事務管理 232.1.1 我們如何更好地忙里有閑 232.1.2 微軟Outlook幫助我們快速高效地應對外部因素 242.1.3 微軟Outlook幫助我們快速高效地處理內部因素 272.2 高效事務管理方法 282.2.1 GTD——廣泛接受和應用的高效事務管理解決方案 282.2.2 時間管理的有效方法——ABC等級法 312.2.3 四象限要素法 312.3 微軟Outlook與國外時間管理經典方法——GTD的結合 34【本章小結】 38【情景解決】 38第2篇 微軟Outlook的基本功能第3章 郵件 40【內容導入】 40【情景設置】 403.1 郵件使用 413.1.1 郵件基本操作 413.1.2 快速高效的使用郵件 493.2 個性化郵件制作 773.2.1 利用信紙制作與設置郵件 773.2.2 設置簽名郵件 793.2.3 創(chuàng)建投票郵件 81【本章小結】 82【情景解決】 83第4章 聯(lián)系人 84【內容導入】 84【情景設置】 844.1 聯(lián)系人概述 854.1.1 聯(lián)系人 854.1.2 聯(lián)系人基本設置 864.2 聯(lián)系人文件夾——郵件管理的好幫手 1014.2.1 與聯(lián)系人建立新郵件 1014.2.2 與聯(lián)系人建立新任務 1034.2.3 建立新日記條目 1044.2.4 建立聯(lián)系人新會議要求 1064.2.5 聯(lián)系人排序 1074.3 擁有自己的“聯(lián)系人”(管理聯(lián)系人) 1094.3.1 聯(lián)系人視圖 1094.3.2 自定義當前視圖 1124.3.3 為聯(lián)系人添加后續(xù)標志 1154.4 聯(lián)系人其他設置 1174.4.1 呼叫聯(lián)系人 1174.4.2 聯(lián)系人分組(即“通信組”的創(chuàng)建) 1214.4.3 聯(lián)系人篩選 1234.4.4 為聯(lián)系人添加自定義字段 124【本章小結】 127【情景解決】 127第5章 日歷 130【內容導入】 130【情景設置】 1315.1 日歷概述 1315.2 一個人的舞臺:約會 1335.2.1 創(chuàng)建約會 1345.2.2 使約會成為定期約會 1375.2.3 更改約會 1385.2.4 設置或清除提醒 1415.3 全天的活動:事件 1425.3.1 關于事件 1425.3.2 創(chuàng)建事件 1425.3.3 編輯事件 1435.3.4 通過設置事件來管理每年特定日期發(fā)生的活動 1445.4 多人的活動:會議 1475.4.1 安排會議 1485.4.2 安排定期會議 1505.4.3 會議要求 1515.4.4 響應會議 1525.5 瀏覽日歷 1545.5.1 查看日歷 1545.5.2 切換日歷 155【本章小結】 159【情景解決】 160第6章 任務 162【內容導入】 162【情景設置】 1626.1 任務管理工具 1636.1.1 任務基本設置 1636.1.2 任務選項和待辦事項 1766.1.3 快速移動任務 1816.2 管理任務 1826.2.1 分配任務 1826.2.2 任務視圖 1916.2.3 任務排列方式 2006.3 查找與搜索任務 2006.3.1 隨時查找你的任務(查找工具) 2006.3.2 善用高級查找 201【本章小結】 203【情景解決】 203第7章 便箋 205【內容導入】 205【情景設置】 2057.1 便箋介紹 2067.1.1 便箋概述 2067.1.2 便箋的基本操作 2067.2 管理自己的便箋 2177.2.1 便箋視圖 2177.2.2 排序便箋 2227.2.3 自定義便箋視圖 2237.3 組織便箋 225【本章小結】 227【情景解決】 227第8章 日記 229【內容導入】 229【情景設置】 2298.1 日記 2308.1.1 日記概述 2308.1.2 基本操作 2308.1.3 創(chuàng)建日記條目 2328.1.4 打開日記條目 2378.1.5 刪除日記條目 2388.2 日記視圖 2408.2.1 切換日記視圖顯示方式 2418.2.2 日記視圖顯示類型 2428.3 日記管理應用與設置 2468.3.1 與聯(lián)系人相關的日記活動 2468.3.2 管理設置日記 248【本章小結】 251【情景解決】 251第9章 Outlook2007定制與管理 253【內容導入】 253【情景設置】 2539.1 自定義工具欄 2549.1.1 顯示與隱藏工具欄 2549.1.2 創(chuàng)建與刪除工具欄 2549.1.3 添加與刪除按鈕 2569.1.4 更改按鈕的外觀 2579.2 自定義Outlook 2007 面板 2589.2.1 顯示與隱藏導航窗格 2599.2.2 顯示與關閉閱讀窗格 2599.2.3 顯示與隱藏待辦事項欄 2609.3 自定義當前視圖 2609.3.1 自定義顯示字段 2619.3.2 自定義分組依據(jù) 2629.3.3 自定義排序、篩選 2639.3.4 自定義其他設置 2649.3.5 自動設置格式與列格式的自定義 2659.4 自定義視圖 2669.4.1 復制和修改標準視圖 2669.4.2 創(chuàng)建新視圖 2689.5 編輯設置“選項”視圖 2699.5.1 設置“首選參數(shù)”選項卡 2699.5.2 設置“郵件設置”選項卡 2729.5.3 設置“郵件格式”選項卡 2739.5.4 設置“其他”選項卡 274【本章小結】 276【情景解決】 276第3篇 微軟Outlook在高效事務管理中的綜合應用第10章 商業(yè)事務 280【內容導入】 280【情景設置】 28010.1 利用微軟Outlook來開展時間信息管理 28110.1.1 微軟Outlook的時間管理 28110.1.2 微軟Outlook的信息管理 28310.1.3 高效實用工具——微軟Outlook 28810.2 使用微軟Outlook來開展網絡營銷工作 29710.2.1 即時智能通信 29710.2.2 E-mail營銷 29810.3 使用Outlook來實現(xiàn)會議管理 29910.3.1 網絡投票 30010.3.2 文件審批 30110.4 實現(xiàn)手機與Outlook同步 30210.4.1 Outlook手機信息服務 30310.4.2 Outlook手機信息發(fā)送 306【本章小結】 309【情景解決】 310第11章 個人事務 312【內容導入】 312【情景設置】 31211.1 用GTD 來管理時間 31311.2 GTD與Outlook的有效結合 31611.2.1 信息收集 31611.2.2 整理信息 32211.2.3 組織信息 32311.2.4 執(zhí)行行動 32811.2.5 回顧與檢討 33011.3 個人知識管理 33211.4 信息科技下的個人事務管理 338【本章小結】 339【情景解決】 340參考文獻 343

章節(jié)摘錄

  第1篇 高效事務管理工具:微軟Outlook第1章 認識微軟Outlook 2007  內容導入  微軟Outlook是微軟Office辦公家族里的一個產品。微軟Outlook和其他微軟辦公系列產品的用途一樣,用來提高人們的辦公效率,為人們提供文字、表格、幻燈片,以及郵件等一系列日常辦公事務處理的簡單易用且功能全面的工具。Outlook是一套包含客戶端應用程序、服務器產品和服務的綜合性解決方案,以使他們可以更加高效地完成相關工作。在本章里我們將來了解一下微軟Outlook的基本功能和應用領域,更好地了解如何使用微軟Outlook提高我們的工作效率?! ∏榫霸O置  小明參加工作不久,擔任公司經理助理。從學校步入職場,迎面而來的繁雜事務,特別是火燒眉毛的限期讓小明焦頭爛額,無所適從。郵件往來、會議安排、計劃日程等理不出個頭緒,常常遺忘事情或者不能按時完成領導交給的任務。為此小明很是煩惱?!  締栴}領域提示】  1.有沒有一種工具可以統(tǒng)籌管理電子郵件往來,會議安排,各種事務提醒?  2.在具體事務將要發(fā)生時,有恰當?shù)姆绞絹硖嵝?,從而不會遺忘?  1.1 微軟為Outlook簡介  微軟Outlook通信和協(xié)作客戶端提供了一個整合的解決方案,用于幫助用戶更好地管理日程和信息,與團隊建立超越邊界的連接,同時保持整個管理流程的安全性。功能全面的信息和日程管理工具可幫助用戶組織并快速定位到所需信息。利用微軟Outlook你可以很安全地將信息共享給位于其他地理位置的用戶,如同事、朋友、家人。同時,用戶還可以輕松對日程進行管理與控制,從而將更多的精力投入到關鍵問題的處理上?! ”热纾苍S你經常為收發(fā)郵件或查看已收到郵件一次次地登錄郵件服務商網站而感到煩惱。

編輯推薦

  結合微軟Outlook在提高個人事務處理方面的功能,本書將突出以案例分析的方式向大家介紹了微軟Outlook貫徹GTD思想提高工作效率、制訂行動計劃等方面的知識和技能。希望這本書拋磚引玉,給大家一些啟示,在使用微軟Outlook的過程中,發(fā)現(xiàn)更多有關提高工作效率、節(jié)約時間方面的使用技巧。 書中的內容共分為3大篇:第1篇包括第1章和第2章,主要是講解微軟的Outlook這款強大的工具,告訴您用它的優(yōu)點與好處,緊接著講解微軟Outlook支持下的高效事務管理,重點是講解幾種常用的方法與工具;第2篇從第3章到第9章,以基本操作的形式展示了Outlook的奧妙所在;第3篇則包括第10章與第11章的內容,側重點在于教會您如何用Outlook來進行高效時間管理。 本書內容全面,結構合理,由淺入深,從一般理論到案例實踐,具有鮮明的知識結構體系,適合需要提高工作與學習效率,科學合理安排時間和事務的人群使用。

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