行政管理職位工作手冊

前言

　　弗布克管理咨詢系列旨在解決中國企業(yè)管理的執(zhí)行和工作細節(jié)問題。本套叢書將企業(yè)日常管理工作流程進行細化，并為任職者提供各種可以借鑒的范例、模板和工具表單。中國企業(yè)一直未停止對先進管理理念的探索；但相比理念而言，企業(yè)更急需的是將這些理念轉化為實務，進而提高企業(yè)運營的效率。 執(zhí)行力是企業(yè)核心競爭力的體現，工作流程是企業(yè)效率的體現，而速度和細節(jié)決定成敗。企業(yè)如果沒有一套合理的執(zhí)行體系和標準化的工作制度，不把日常管理 中的每個細節(jié)通過具體的管理工具落到實處，則一切都會浮于表面，成為“表面化” 的管理。 將崗位職責細節(jié)量化，使“人”“事”合一、崗適其人，是每個企業(yè)所追求的理想狀態(tài)。本套叢書試圖讓這種理想狀態(tài)成為可能。崗位職責的量化、標準化、制度化、 工具化和流程化是本套叢書的出發(fā)點。對每個管理部門的職責量化、目標量化、執(zhí)行細化是本套叢書的三大部分。在職責量化中讀者能知道自己應當做什么，在目標量化 中讀者能知道自己應向哪個方向走，在執(zhí)行細化中讀者能知道自己應怎樣走。通過這“三步走”，讀者將透徹理解自己的工作職責并很好地完成任務，使自己所在的企業(yè) “贏在執(zhí)行”! 本套叢書具有可操作性，可以在實踐層面上將提高企業(yè)效率的管理實務工具和解決方法，以制度模板、工具表單和工作流程的形式表現出來，為各職位人員的工作提 供參考依據。 弗布克管理咨詢系列共包括以下八種： 人力資源管理職位工作手冊市場營銷管理職位工作手冊財務管理職位工作手冊 行政管理職位工作手冊 物流管理職位工作手冊物業(yè)管理職位工作手冊 生產管理職位工作手冊 項目管理職位工作手冊 以下是對讀者應用本套叢書的幾點意見。 1．對于本套叢書提供的制度模板、工具表單和工作流程，讀者可根據自己所在企業(yè)的實際情況加以適當修改，或者重新設計，使之更適用于本企業(yè)的情況。 2．讀者可根據本套叢書的思想，將所在企業(yè)每個部門內每個員工的工作進行細化描述，并量化指標，寫出規(guī)范的職位說明書，為績效考核提供切實可行的依據。 3．最后，讀者要在實踐中不斷改進已經形成的制度模板、工具表單和工作流程，以達到高效管理及高效工作的目的，最終達到“贏在執(zhí)行”的目的。 編者 2005年1月

內容概要

　　本書旨在解決企業(yè)管理執(zhí)行和工作細節(jié)問題，將企業(yè)行政日常管理的工作細節(jié)和工作流程細化，并為行政職位任職者提供可借鑒的范例、模板和工具表單。內容包括日常辦公事務管理、人事行政管理、文書檔案管理、會議管理、財產管理、生活福利管理及安全、后勤保障管理等。系統、詳細地介紹了行政管理的各項工作，分別從工作目標、工作事項描述、工作細化執(zhí)行三個層面展開，提供了一整套科學、實用的工作標準，包括制度模板、工具表單和工作流程，簡潔、直觀，具有很強的可操作性、實用性和可讀性，是行政管理各職位必備的工作執(zhí)行手冊。實務+工作模板+工具表單+工作流程的四大特點?！　”緯m合行政管理從業(yè)人員、中高層管理人員、咨詢公司及培訓公司人員使用。

書籍目錄

第一章行政部職責描述第一節(jié)行政部的工作目標／2第二節(jié)行政部的職能／2第三節(jié)行政部的工作職責／2一、日常辦公事務管理／2二、辦公物品管理／3三、文書(資料)和檔案管理／3四、會議管理／3五、涉外事務管理／3六、其他事務管理／3第四節(jié)行政部各崗位工作職責／3一、行政總監(jiān)／3二、行政主管／3三、行政管理專員／4四、辦公室主任／5五、秘書／5六、總務主管／6第二章行政組織結構設計第一節(jié)大中型企業(yè)行政管理組織結構／8第二節(jié)中小型企業(yè)行政管理組織結構／9第三節(jié)小型企業(yè)行政管理組織結構／9第三章行政與辦公事務管理第一節(jié)行政與辦公事務工作知識／1 2一、知識點／12二、制定行政管理制度／13第二節(jié)行政經費管理工作細化執(zhí)行／14一、知識點／14二、行政經費管理制度模板／15三、行政經費管理工具表單／19四、行政經費管理流程／19第三節(jié)公關事務工作細化執(zhí)行／19一、知識點／19二、公關事務工作制度模板／20三、公關事務工具表單／22四、公關事務工作流程／23第四節(jié)信息統計工作細化執(zhí)行／24一、知識點／24二、信息統計管理制度模板／25三、信息統計工作流程／28第五節(jié)會議管理工作細化執(zhí)行／28一、知識點／28二、會議管理制度模板／30三、會議管理工具表單／34四、會議管理工作流程／38第六節(jié)其他日常行政工作細化執(zhí)行／38一、知識點／38二、日常行政工作制度模板／39三、日常行政工作工具表單／43四、日常行政工作流程／45第四章文書檔案資料管理第一節(jié)文書檔案管理工作細化執(zhí)行／48一、知識點／48二、文書檔案管理制度模板／50三、文書檔案管理工具表單／61四、文書檔案管理工作流程／64第二節(jié)信件管理工作細化執(zhí)行／65一、知識點／65二、信件管理制度模板／65三、信件管理工具表單／68四、信件管理工作流程／68第三節(jié)印章管理工作細化執(zhí)行／69一、知識點／69二、印章管理制度模板／71三、印章管理工具表單／74四、印章管理工作流程，76第四節(jié)圖書管理工作細化執(zhí)行／76一、知識點／76二、圖書管理制度模板／76三、圖書管理工具表單／80四、圖書管理工作流程／81第五章提案管理第一節(jié)提案管理工作細化執(zhí)行／84一、知識點／84二、提案管理制度模板／84三、提案管理工具表單／88四、提案管理工作流程／89第二節(jié)會議提案管理工作細化執(zhí)行／89一、會議提案管理制度模板／89二、會議提案管理工具表單／90第三節(jié)提案、建議獎勵管理工作細化執(zhí)行／91一、提案、建議獎勵管理制度模板／91二、提案獎勵管理工具表單／93第六章人事行政管理第一節(jié)人事行政管理工作知識／96一、企業(yè)人事行政管理的特點／96二、企業(yè)人事行政管理的基本制度／96第二節(jié)行政辦公室人員招聘工作細化執(zhí)行／97一、知識點／97二、辦公室人員招聘管理規(guī)定模板／98三、辦公室人員招聘工具表單／100四、辦公室人員招聘工作流程／10l第三節(jié)員工培訓與開發(fā)工作細化執(zhí)行／10l一、員工培訓與開發(fā)管理制度模板／10l二、員工培訓與開發(fā)工具表單／108三、員工培訓與開發(fā)工作流程／111第四節(jié)員工紀律管理工作細化執(zhí)行／112一、員工紀律管理制度模板／112二、員工紀律管理工具表單／113第五節(jié)考勤管理工作細化執(zhí)行／114一、考勤管理制度模板／114二、考勤管理工具表單／118三、考勤管理工作流程／119第六節(jié)員工出差管理工作細化執(zhí)行／119一、員工出差管理制度模板／119二、員工出差管理工具表單／123三、員工出差管理工作流程／125第七章財產物資管理第一節(jié)財產物資管理工作知識／128一、財產物資管理的任務／128二、財產物資管理的原則／129三、財產物資管理的要求和要點／130第二節(jié)物資管理工作細化執(zhí)行／131一、物資管理制度模板／13l二、物資管理工具表單／132第三節(jié)固定資產管理工作細化執(zhí)行／1 33一、固定資產管理制度模板／133二、固定資產管理工具表單／135三、固定資產管理工作流程／137第四節(jié)基建工程與房產管理工作細化執(zhí)行／1 38一、知識點／138二、基建工程與房產管理制度模板／138三、基建工程與房產管理工具表單／144四、基建工程與房產管理工作流程／145第五節(jié)車輛管理工作細化執(zhí)行／145一、車輛管理制度模板／145二、車輛管理工具表單／147三、車輛管理工作流程／150第六節(jié)辦公用品管理工作細化執(zhí)行／151一、知識點／151二、辦公用品管理制度模板／153三、辦公用品管理工具表單／154四、辦公用品管理工作流程／156第七節(jié)電話通信管理工作細化執(zhí)行／156一、電話管理制度模板／156二、電話通信管理工具表單／157第八節(jié)計算機網絡管理工作細化執(zhí)行／157一、計算機網絡管理制度模板／157二、計算機網絡管理工具表單／16l第九節(jié)制服管理工作細化執(zhí)行／161一、制服管理規(guī)定模板／161二、制服管理工具表單／162第十節(jié)物資采購管理工作細化執(zhí)行／163一、物資采購管理制度模板／163二、物資采購管理工具表單／164幕八章安全保障管理第一節(jié)勞動安全管理工作細化執(zhí)行／168一、知識點／168二、勞動安全管理制度模板／169三、勞動安全工具表單／175第二節(jié)安全保衛(wèi)管理工作細化執(zhí)行／177一、安全綜合管理制度模板／177二、安全保衛(wèi)工具表單／18l第三節(jié)出入管理工作細化執(zhí)行／183一、知識點／183二、出入管理制度模板／183三、出入管理工具表單／19l四、出入管理工作流程／192第四節(jié)值班管理工作細化執(zhí)行／193一、值班管理制度模板／193二、值班管理工具表單／193第五節(jié)災害防護工作細化執(zhí)行／195一、災害防護管理制度模板／195二、災害防護工具表單／196第六節(jié)交通安全管理工作細化執(zhí)行／l 98一、交通安全管理制度模板／198二、交通安全管理工具表單／20l三、交通安全管理工作流程／204第九章后勤服務管理第一節(jié)宿舍管理工作細化執(zhí)行／206一、知識點／206二、宿舍管理制度模板／208三、宿舍管理工具表單／210四、宿舍管理工作流程／212第二節(jié)員工餐廳管理工作細化執(zhí)行／212一、知識點／212二、員工餐廳管理制度模板／213三、員工餐廳管理工具表單／215四、員工餐廳管理工作流程／217第三節(jié)文化俱樂部管理工作細化執(zhí)行／218文化俱樂部管理制度模板／218第四節(jié)環(huán)衛(wèi)綠化管理工作細化執(zhí)行／219一、環(huán)衛(wèi)綠化管理制度模板／219二、環(huán)衛(wèi)綠化工具表單／224三、環(huán)衛(wèi)綠化工作流程／225第五節(jié)醫(yī)務保健管理工作細化執(zhí)行／225一、醫(yī)務保健制度模板／225二、醫(yī)務保健工具表單／226三、醫(yī)務保健工作流程／228第十章法律服務管理第一節(jié)法律服務管理工作知識／230第二節(jié)法律服務管理工作細化執(zhí)行／230一、相關法律制度模板／230二、法律服務工作流程／237

章節(jié)摘錄

　　第四節(jié)信息統計工作細化執(zhí)行一、知識點　　(一)信息管理要求　　1．及時。信息管理人員必須將信息以最快的速度進行處理。一是要求信息管理人 員適時記錄、收集出現的各種信息,二是要求信息管理人員以最快的速度加工信息并 將其傳遞到各有關部門。　　2．真實。即信息要如實反映客觀情況。信息管理人員在收集信息過程中必須保 證信息的真實性和可靠性，在信息加工過程中必須防止和減少各種干擾，保證信息 不失真?！　?．適用。指信息的處理必須適應企業(yè)管理的需要，便于利用。在收集階段，信息 必須完整，在加工階段，必須根據管理的需要進行分類整理，使信息便于傳輸、利 用；在信息傳輸階段，必須適應本企業(yè)的要求和情況，尋找相適應的高效的媒介手 段；在儲存信息方面，分類、登記、編碼和歸檔要便于以后查詢和利用。　　4．經濟。信息的處理必須考慮經濟和社會效益。經濟效益的要求包括兩個方面： 一是要求以最少的成本獲得更多的信息；二是要求以最少的成本獲得更有價值和效用 的信息。　　(二)信息溝通　　1．建立申訴制度。通過這一制度，反映和處理下級員工情緒上、工作上的有關問 題，有效解決下級管理人員和員工的困惑以及現實問題?！　?．建立建議制度。通過這一制度，鼓勵下級管理人員和員工踴躍提出建議，反映 意見。建議如被采納，將根據規(guī)定對提出者予以獎勵?！　?．經常開展文體活動，通過開展文體活動，增加上級與下級管理人員及員工的接 觸機會，消除彼此間的心理隔膜，縮短心理距離。　　4．匯報對話制度。通過按時匯報工作，經常進行對話，保證下級員工能將意見充 分向上級反映?！　?三)信息收集　　1．確定需要。信息收集是有目的的選擇，必須根據意義、作用、時限、傳遞速度 和工作需要，有選擇地收集信息?！　?．制定計劃。收集信息之前，要根據所需信息的內容、范圍和時限做出安排，明 確步驟，并在數量、時間、種類上加以具體限定。　　3．組織實施。計劃確定后，要根據人力和技術手段的情況付諸實施。

媒體關注與評論

　　職責清晰：明確所在崗位的責任和任務并為自己定位；　　工作有序：知悉所要完成任務的具體步驟和工作流程；　　執(zhí)行有力：精確地把管理落在個人行為和執(zhí)行工具上；　　考核有據：為企業(yè)也為自己提供工作考核的量化指標。

編輯推薦

　　本書系統、詳細地介紹了行政管 理的各項工作，分別從工作目標、工作事項描述以及工作細化執(zhí)行三個層面展開，提供了一整 套科學、實用的工作標準，包括制度模板、工具表單和工作流程，敘述簡潔、直觀，具有很強 的可操作性、實用性和可讀性，是行政管理各職位人員必備的工作執(zhí)行手冊?！皩崉?工作模板 +工具表單+工作流程”是本書的四大特點。本書適合行政管理人員、中高層管理人員、咨詢及培訓人員使用。

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