行政管理職位工作手冊(cè)

前言

　　弗布克管理咨詢(xún)系列旨在解決中國(guó)企業(yè)管理的執(zhí)行和工作細(xì)節(jié)問(wèn)題。本套叢書(shū)將企業(yè)日常管理工作流程進(jìn)行細(xì)化，并為任職者提供各種可以借鑒的范例、模板和工具表單。中國(guó)企業(yè)一直未停止對(duì)先進(jìn)管理理念的探索；但相比理念而言，企業(yè)更急需的是將這些理念轉(zhuǎn)化為實(shí)務(wù)，進(jìn)而提高企業(yè)運(yùn)營(yíng)的效率。 執(zhí)行力是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的體現(xiàn)，工作流程是企業(yè)效率的體現(xiàn)，而速度和細(xì)節(jié)決定成敗。企業(yè)如果沒(méi)有一套合理的執(zhí)行體系和標(biāo)準(zhǔn)化的工作制度，不把日常管理 中的每個(gè)細(xì)節(jié)通過(guò)具體的管理工具落到實(shí)處，則一切都會(huì)浮于表面，成為“表面化” 的管理。 將崗位職責(zé)細(xì)節(jié)量化，使“人”“事”合一、崗適其人，是每個(gè)企業(yè)所追求的理想狀態(tài)。本套叢書(shū)試圖讓這種理想狀態(tài)成為可能。崗位職責(zé)的量化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、 工具化和流程化是本套叢書(shū)的出發(fā)點(diǎn)。對(duì)每個(gè)管理部門(mén)的職責(zé)量化、目標(biāo)量化、執(zhí)行細(xì)化是本套叢書(shū)的三大部分。在職責(zé)量化中讀者能知道自己應(yīng)當(dāng)做什么，在目標(biāo)量化 中讀者能知道自己應(yīng)向哪個(gè)方向走，在執(zhí)行細(xì)化中讀者能知道自己應(yīng)怎樣走。通過(guò)這“三步走”，讀者將透徹理解自己的工作職責(zé)并很好地完成任務(wù)，使自己所在的企業(yè) “贏在執(zhí)行”! 本套叢書(shū)具有可操作性，可以在實(shí)踐層面上將提高企業(yè)效率的管理實(shí)務(wù)工具和解決方法，以制度模板、工具表單和工作流程的形式表現(xiàn)出來(lái)，為各職位人員的工作提 供參考依據(jù)。 弗布克管理咨詢(xún)系列共包括以下八種： 人力資源管理職位工作手冊(cè)市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)管理職位工作手冊(cè)財(cái)務(wù)管理職位工作手冊(cè) 行政管理職位工作手冊(cè) 物流管理職位工作手冊(cè)物業(yè)管理職位工作手冊(cè) 生產(chǎn)管理職位工作手冊(cè) 項(xiàng)目管理職位工作手冊(cè) 以下是對(duì)讀者應(yīng)用本套叢書(shū)的幾點(diǎn)意見(jiàn)。 1．對(duì)于本套叢書(shū)提供的制度模板、工具表單和工作流程，讀者可根據(jù)自己所在企業(yè)的實(shí)際情況加以適當(dāng)修改，或者重新設(shè)計(jì)，使之更適用于本企業(yè)的情況。 2．讀者可根據(jù)本套叢書(shū)的思想，將所在企業(yè)每個(gè)部門(mén)內(nèi)每個(gè)員工的工作進(jìn)行細(xì)化描述，并量化指標(biāo)，寫(xiě)出規(guī)范的職位說(shuō)明書(shū)，為績(jī)效考核提供切實(shí)可行的依據(jù)。 3．最后，讀者要在實(shí)踐中不斷改進(jìn)已經(jīng)形成的制度模板、工具表單和工作流程，以達(dá)到高效管理及高效工作的目的，最終達(dá)到“贏在執(zhí)行”的目的。 編者 2005年1月

內(nèi)容概要

　　本書(shū)旨在解決企業(yè)管理執(zhí)行和工作細(xì)節(jié)問(wèn)題，將企業(yè)行政日常管理的工作細(xì)節(jié)和工作流程細(xì)化，并為行政職位任職者提供可借鑒的范例、模板和工具表單。內(nèi)容包括日常辦公事務(wù)管理、人事行政管理、文書(shū)檔案管理、會(huì)議管理、財(cái)產(chǎn)管理、生活福利管理及安全、后勤保障管理等。系統(tǒng)、詳細(xì)地介紹了行政管理的各項(xiàng)工作，分別從工作目標(biāo)、工作事項(xiàng)描述、工作細(xì)化執(zhí)行三個(gè)層面展開(kāi)，提供了一整套科學(xué)、實(shí)用的工作標(biāo)準(zhǔn)，包括制度模板、工具表單和工作流程，簡(jiǎn)潔、直觀，具有很強(qiáng)的可操作性、實(shí)用性和可讀性，是行政管理各職位必備的工作執(zhí)行手冊(cè)。實(shí)務(wù)+工作模板+工具表單+工作流程的四大特點(diǎn)?！　”緯?shū)適合行政管理從業(yè)人員、中高層管理人員、咨詢(xún)公司及培訓(xùn)公司人員使用。

書(shū)籍目錄

第一章行政部職責(zé)描述第一節(jié)行政部的工作目標(biāo)／2第二節(jié)行政部的職能／2第三節(jié)行政部的工作職責(zé)／2一、日常辦公事務(wù)管理／2二、辦公物品管理／3三、文書(shū)(資料)和檔案管理／3四、會(huì)議管理／3五、涉外事務(wù)管理／3六、其他事務(wù)管理／3第四節(jié)行政部各崗位工作職責(zé)／3一、行政總監(jiān)／3二、行政主管／3三、行政管理專(zhuān)員／4四、辦公室主任／5五、秘書(shū)／5六、總務(wù)主管／6第二章行政組織結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)第一節(jié)大中型企業(yè)行政管理組織結(jié)構(gòu)／8第二節(jié)中小型企業(yè)行政管理組織結(jié)構(gòu)／9第三節(jié)小型企業(yè)行政管理組織結(jié)構(gòu)／9第三章行政與辦公事務(wù)管理第一節(jié)行政與辦公事務(wù)工作知識(shí)／1 2一、知識(shí)點(diǎn)／12二、制定行政管理制度／13第二節(jié)行政經(jīng)費(fèi)管理工作細(xì)化執(zhí)行／14一、知識(shí)點(diǎn)／14二、行政經(jīng)費(fèi)管理制度模板／15三、行政經(jīng)費(fèi)管理工具表單／19四、行政經(jīng)費(fèi)管理流程／19第三節(jié)公關(guān)事務(wù)工作細(xì)化執(zhí)行／19一、知識(shí)點(diǎn)／19二、公關(guān)事務(wù)工作制度模板／20三、公關(guān)事務(wù)工具表單／22四、公關(guān)事務(wù)工作流程／23第四節(jié)信息統(tǒng)計(jì)工作細(xì)化執(zhí)行／24一、知識(shí)點(diǎn)／24二、信息統(tǒng)計(jì)管理制度模板／25三、信息統(tǒng)計(jì)工作流程／28第五節(jié)會(huì)議管理工作細(xì)化執(zhí)行／28一、知識(shí)點(diǎn)／28二、會(huì)議管理制度模板／30三、會(huì)議管理工具表單／34四、會(huì)議管理工作流程／38第六節(jié)其他日常行政工作細(xì)化執(zhí)行／38一、知識(shí)點(diǎn)／38二、日常行政工作制度模板／39三、日常行政工作工具表單／43四、日常行政工作流程／45第四章文書(shū)檔案資料管理第一節(jié)文書(shū)檔案管理工作細(xì)化執(zhí)行／48一、知識(shí)點(diǎn)／48二、文書(shū)檔案管理制度模板／50三、文書(shū)檔案管理工具表單／61四、文書(shū)檔案管理工作流程／64第二節(jié)信件管理工作細(xì)化執(zhí)行／65一、知識(shí)點(diǎn)／65二、信件管理制度模板／65三、信件管理工具表單／68四、信件管理工作流程／68第三節(jié)印章管理工作細(xì)化執(zhí)行／69一、知識(shí)點(diǎn)／69二、印章管理制度模板／71三、印章管理工具表單／74四、印章管理工作流程，76第四節(jié)圖書(shū)管理工作細(xì)化執(zhí)行／76一、知識(shí)點(diǎn)／76二、圖書(shū)管理制度模板／76三、圖書(shū)管理工具表單／80四、圖書(shū)管理工作流程／81第五章提案管理第一節(jié)提案管理工作細(xì)化執(zhí)行／84一、知識(shí)點(diǎn)／84二、提案管理制度模板／84三、提案管理工具表單／88四、提案管理工作流程／89第二節(jié)會(huì)議提案管理工作細(xì)化執(zhí)行／89一、會(huì)議提案管理制度模板／89二、會(huì)議提案管理工具表單／90第三節(jié)提案、建議獎(jiǎng)勵(lì)管理工作細(xì)化執(zhí)行／91一、提案、建議獎(jiǎng)勵(lì)管理制度模板／91二、提案獎(jiǎng)勵(lì)管理工具表單／93第六章人事行政管理第一節(jié)人事行政管理工作知識(shí)／96一、企業(yè)人事行政管理的特點(diǎn)／96二、企業(yè)人事行政管理的基本制度／96第二節(jié)行政辦公室人員招聘工作細(xì)化執(zhí)行／97一、知識(shí)點(diǎn)／97二、辦公室人員招聘管理規(guī)定模板／98三、辦公室人員招聘工具表單／100四、辦公室人員招聘工作流程／10l第三節(jié)員工培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)工作細(xì)化執(zhí)行／10l一、員工培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)管理制度模板／10l二、員工培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)工具表單／108三、員工培訓(xùn)與開(kāi)發(fā)工作流程／111第四節(jié)員工紀(jì)律管理工作細(xì)化執(zhí)行／112一、員工紀(jì)律管理制度模板／112二、員工紀(jì)律管理工具表單／113第五節(jié)考勤管理工作細(xì)化執(zhí)行／114一、考勤管理制度模板／114二、考勤管理工具表單／118三、考勤管理工作流程／119第六節(jié)員工出差管理工作細(xì)化執(zhí)行／119一、員工出差管理制度模板／119二、員工出差管理工具表單／123三、員工出差管理工作流程／125第七章財(cái)產(chǎn)物資管理第一節(jié)財(cái)產(chǎn)物資管理工作知識(shí)／128一、財(cái)產(chǎn)物資管理的任務(wù)／128二、財(cái)產(chǎn)物資管理的原則／129三、財(cái)產(chǎn)物資管理的要求和要點(diǎn)／130第二節(jié)物資管理工作細(xì)化執(zhí)行／131一、物資管理制度模板／13l二、物資管理工具表單／132第三節(jié)固定資產(chǎn)管理工作細(xì)化執(zhí)行／1 33一、固定資產(chǎn)管理制度模板／133二、固定資產(chǎn)管理工具表單／135三、固定資產(chǎn)管理工作流程／137第四節(jié)基建工程與房產(chǎn)管理工作細(xì)化執(zhí)行／1 38一、知識(shí)點(diǎn)／138二、基建工程與房產(chǎn)管理制度模板／138三、基建工程與房產(chǎn)管理工具表單／144四、基建工程與房產(chǎn)管理工作流程／145第五節(jié)車(chē)輛管理工作細(xì)化執(zhí)行／145一、車(chē)輛管理制度模板／145二、車(chē)輛管理工具表單／147三、車(chē)輛管理工作流程／150第六節(jié)辦公用品管理工作細(xì)化執(zhí)行／151一、知識(shí)點(diǎn)／151二、辦公用品管理制度模板／153三、辦公用品管理工具表單／154四、辦公用品管理工作流程／156第七節(jié)電話通信管理工作細(xì)化執(zhí)行／156一、電話管理制度模板／156二、電話通信管理工具表單／157第八節(jié)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理工作細(xì)化執(zhí)行／157一、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理制度模板／157二、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理工具表單／16l第九節(jié)制服管理工作細(xì)化執(zhí)行／161一、制服管理規(guī)定模板／161二、制服管理工具表單／162第十節(jié)物資采購(gòu)管理工作細(xì)化執(zhí)行／163一、物資采購(gòu)管理制度模板／163二、物資采購(gòu)管理工具表單／164幕八章安全保障管理第一節(jié)勞動(dòng)安全管理工作細(xì)化執(zhí)行／168一、知識(shí)點(diǎn)／168二、勞動(dòng)安全管理制度模板／169三、勞動(dòng)安全工具表單／175第二節(jié)安全保衛(wèi)管理工作細(xì)化執(zhí)行／177一、安全綜合管理制度模板／177二、安全保衛(wèi)工具表單／18l第三節(jié)出入管理工作細(xì)化執(zhí)行／183一、知識(shí)點(diǎn)／183二、出入管理制度模板／183三、出入管理工具表單／19l四、出入管理工作流程／192第四節(jié)值班管理工作細(xì)化執(zhí)行／193一、值班管理制度模板／193二、值班管理工具表單／193第五節(jié)災(zāi)害防護(hù)工作細(xì)化執(zhí)行／195一、災(zāi)害防護(hù)管理制度模板／195二、災(zāi)害防護(hù)工具表單／196第六節(jié)交通安全管理工作細(xì)化執(zhí)行／l 98一、交通安全管理制度模板／198二、交通安全管理工具表單／20l三、交通安全管理工作流程／204第九章后勤服務(wù)管理第一節(jié)宿舍管理工作細(xì)化執(zhí)行／206一、知識(shí)點(diǎn)／206二、宿舍管理制度模板／208三、宿舍管理工具表單／210四、宿舍管理工作流程／212第二節(jié)員工餐廳管理工作細(xì)化執(zhí)行／212一、知識(shí)點(diǎn)／212二、員工餐廳管理制度模板／213三、員工餐廳管理工具表單／215四、員工餐廳管理工作流程／217第三節(jié)文化俱樂(lè)部管理工作細(xì)化執(zhí)行／218文化俱樂(lè)部管理制度模板／218第四節(jié)環(huán)衛(wèi)綠化管理工作細(xì)化執(zhí)行／219一、環(huán)衛(wèi)綠化管理制度模板／219二、環(huán)衛(wèi)綠化工具表單／224三、環(huán)衛(wèi)綠化工作流程／225第五節(jié)醫(yī)務(wù)保健管理工作細(xì)化執(zhí)行／225一、醫(yī)務(wù)保健制度模板／225二、醫(yī)務(wù)保健工具表單／226三、醫(yī)務(wù)保健工作流程／228第十章法律服務(wù)管理第一節(jié)法律服務(wù)管理工作知識(shí)／230第二節(jié)法律服務(wù)管理工作細(xì)化執(zhí)行／230一、相關(guān)法律制度模板／230二、法律服務(wù)工作流程／237

章節(jié)摘錄

　　第四節(jié)信息統(tǒng)計(jì)工作細(xì)化執(zhí)行一、知識(shí)點(diǎn)　　(一)信息管理要求　　1．及時(shí)。信息管理人員必須將信息以最快的速度進(jìn)行處理。一是要求信息管理人 員適時(shí)記錄、收集出現(xiàn)的各種信息,二是要求信息管理人員以最快的速度加工信息并 將其傳遞到各有關(guān)部門(mén)。　　2．真實(shí)。即信息要如實(shí)反映客觀情況。信息管理人員在收集信息過(guò)程中必須保 證信息的真實(shí)性和可靠性，在信息加工過(guò)程中必須防止和減少各種干擾，保證信息 不失真?！　?．適用。指信息的處理必須適應(yīng)企業(yè)管理的需要，便于利用。在收集階段，信息 必須完整，在加工階段，必須根據(jù)管理的需要進(jìn)行分類(lèi)整理，使信息便于傳輸、利 用；在信息傳輸階段，必須適應(yīng)本企業(yè)的要求和情況，尋找相適應(yīng)的高效的媒介手 段；在儲(chǔ)存信息方面，分類(lèi)、登記、編碼和歸檔要便于以后查詢(xún)和利用?！　?．經(jīng)濟(jì)。信息的處理必須考慮經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益。經(jīng)濟(jì)效益的要求包括兩個(gè)方面： 一是要求以最少的成本獲得更多的信息；二是要求以最少的成本獲得更有價(jià)值和效用 的信息?！　?二)信息溝通　　1．建立申訴制度。通過(guò)這一制度，反映和處理下級(jí)員工情緒上、工作上的有關(guān)問(wèn) 題，有效解決下級(jí)管理人員和員工的困惑以及現(xiàn)實(shí)問(wèn)題?！　?．建立建議制度。通過(guò)這一制度，鼓勵(lì)下級(jí)管理人員和員工踴躍提出建議，反映 意見(jiàn)。建議如被采納，將根據(jù)規(guī)定對(duì)提出者予以獎(jiǎng)勵(lì)。　　3．經(jīng)常開(kāi)展文體活動(dòng)，通過(guò)開(kāi)展文體活動(dòng)，增加上級(jí)與下級(jí)管理人員及員工的接 觸機(jī)會(huì)，消除彼此間的心理隔膜，縮短心理距離。　　4．匯報(bào)對(duì)話制度。通過(guò)按時(shí)匯報(bào)工作，經(jīng)常進(jìn)行對(duì)話，保證下級(jí)員工能將意見(jiàn)充 分向上級(jí)反映。　　(三)信息收集　　1．確定需要。信息收集是有目的的選擇，必須根據(jù)意義、作用、時(shí)限、傳遞速度 和工作需要，有選擇地收集信息。　　2．制定計(jì)劃。收集信息之前，要根據(jù)所需信息的內(nèi)容、范圍和時(shí)限做出安排，明 確步驟，并在數(shù)量、時(shí)間、種類(lèi)上加以具體限定?！　?．組織實(shí)施。計(jì)劃確定后，要根據(jù)人力和技術(shù)手段的情況付諸實(shí)施。

媒體關(guān)注與評(píng)論

　　職責(zé)清晰：明確所在崗位的責(zé)任和任務(wù)并為自己定位；　　工作有序：知悉所要完成任務(wù)的具體步驟和工作流程；　　執(zhí)行有力：精確地把管理落在個(gè)人行為和執(zhí)行工具上；　　考核有據(jù)：為企業(yè)也為自己提供工作考核的量化指標(biāo)。

編輯推薦

　　本書(shū)系統(tǒng)、詳細(xì)地介紹了行政管 理的各項(xiàng)工作，分別從工作目標(biāo)、工作事項(xiàng)描述以及工作細(xì)化執(zhí)行三個(gè)層面展開(kāi)，提供了一整 套科學(xué)、實(shí)用的工作標(biāo)準(zhǔn)，包括制度模板、工具表單和工作流程，敘述簡(jiǎn)潔、直觀，具有很強(qiáng) 的可操作性、實(shí)用性和可讀性，是行政管理各職位人員必備的工作執(zhí)行手冊(cè)。“實(shí)務(wù)+工作模板 +工具表單+工作流程”是本書(shū)的四大特點(diǎn)。本書(shū)適合行政管理人員、中高層管理人員、咨詢(xún)及培訓(xùn)人員使用。

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