辦公自動(dòng)化

前言

當(dāng)前，信息技術(shù)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，引發(fā)了對(duì)高技能型信息技術(shù)人才的旺盛需求，這種需求又直接推動(dòng)了職業(yè)信息技術(shù)教育事業(yè)的迅猛發(fā)展，并使其成為教育體系中的一個(gè)重要組成部分。在這支從事職業(yè)信息技術(shù)人才培養(yǎng)的大軍中，既有各類大中專院校，也有為滿足社會(huì)對(duì)信息技術(shù)人才的需求應(yīng)運(yùn)而生的各類職業(yè)教育培訓(xùn)機(jī)構(gòu)。“綠業(yè)教育集團(tuán)”（簡(jiǎn)稱“綠業(yè)教育”）就是其中的一個(gè)具有中等專業(yè)層次的從事計(jì)算機(jī)職業(yè)技術(shù)應(yīng)用人才培訓(xùn)的教育機(jī)構(gòu)，迄今已有十多年的發(fā)展歷史。特別是近年來(lái)“綠業(yè)人”在國(guó)家“以服務(wù)為宗旨，以就業(yè)為導(dǎo)向”的職業(yè)教育方針指引下，積極從事以職業(yè)崗位需求為目標(biāo)的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)人才培養(yǎng)模式的探索和教學(xué)實(shí)踐，并取得了寶貴的經(jīng)驗(yàn)。一直以來(lái)，由于高等院校工程實(shí)踐類教材的缺乏，影響到對(duì)學(xué)生工程實(shí)踐能力的培養(yǎng)與形成。為促使對(duì)這一問(wèn)題的更多關(guān)注，本人在2006年發(fā)表了《高等學(xué)校需要計(jì)算機(jī)應(yīng)用工程實(shí)踐教材》一文；2007年又結(jié)合研究課題，撰寫了《論職業(yè)院校工程（社會(huì)）實(shí)踐教材的創(chuàng)作》一文，希望能為此類教材的創(chuàng)作提供一些思路和方法?！熬G業(yè)教育”在自身的發(fā)展中感悟到需要有一套“崗位應(yīng)用類教材”.這實(shí)質(zhì)上也就是工程實(shí)踐類教材，希望以此來(lái)規(guī)范學(xué)員的實(shí)訓(xùn)和實(shí)踐性教學(xué)活動(dòng)。于是作為一種嘗試，決定采用《論職業(yè)院校工程（社會(huì)）實(shí)踐教材的創(chuàng)作》一文中關(guān)于教材的創(chuàng)作目的、選題對(duì)象、教材結(jié)構(gòu)和創(chuàng)作流程等項(xiàng)論述來(lái)規(guī)范“崗位應(yīng)用類教材”的編寫，最終形成一套“職業(yè)學(xué)校工程實(shí)踐類系列叢書”。這套叢書既可滿足本部門的需要，又可作為信息技術(shù)應(yīng)用崗位職業(yè)人員的一種參考書。以上就是這套叢書產(chǎn)生的簡(jiǎn)單背景。然而，作為一部工程（社會(huì)）實(shí)踐教材，也必然要有其自身的特征。為便于讀者對(duì)此有一個(gè)比較全面的了解，這里也扼要介紹一下此類教材的用途和選題、教材的特性以及教材的結(jié)構(gòu)和創(chuàng)作流程。 教材的用途和選題：工程（社會(huì)）實(shí)踐教材是在職業(yè)院校學(xué)生進(jìn)入工作崗位前引領(lǐng)其從事實(shí)際職業(yè)實(shí)踐活動(dòng)的一類教材，也可視為是一本指導(dǎo)他們從事工程實(shí)踐活動(dòng)的綜合性職業(yè)技術(shù)指導(dǎo)書。教材應(yīng)以相應(yīng)職業(yè)工作崗位上（或同類崗位群電）典型的工程項(xiàng)目或產(chǎn)品為對(duì)象進(jìn)行選題，而不是像傳統(tǒng)教材那樣，以專業(yè)知識(shí)類型為對(duì)象進(jìn)行選題。教材的兩個(gè)重要特性：一個(gè)是專業(yè)知識(shí)綜合性。由于教材是以實(shí)際工程項(xiàng)目為依托，因此它能很自然地把原本孤立分散的各種專業(yè)知識(shí)整合在某個(gè)實(shí)際工程項(xiàng)目的應(yīng)用環(huán)境中。學(xué)生通過(guò)對(duì)該項(xiàng)目的學(xué)習(xí)，可以把自己的認(rèn)知視野從一個(gè)個(gè)單一知識(shí)門類的小范圍擴(kuò)展到由多種知識(shí)門類相互聯(lián)系、相互融合而形成的大范圍，從而使他們不僅能見(jiàn)到“樹(shù)木”，而且也能看到“森林”，形成他們的職業(yè)技術(shù)綜合能力。另一個(gè)是教材的實(shí)踐過(guò)程主導(dǎo)性。

內(nèi)容概要

本書以Microsoft OfficeExcel 2003為主要實(shí)現(xiàn)軟件，介紹如何解決辦公文員的實(shí)際工作問(wèn)題。主要內(nèi)容包括制作表格、數(shù)據(jù)運(yùn)算、圖表制作、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)打印、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)篩選、數(shù)據(jù)保護(hù)、宏與加載項(xiàng)的使用、Office軟件之間的相互協(xié)作、0utlookExpress的配置、IRM權(quán)限管理插件的使用。另外，在本書的第6章中列出并分析了兩個(gè)工程實(shí)踐項(xiàng)目，由讀者自行完成，以達(dá)到舉一反三的目的。    本書在注重實(shí)踐、注重工作崗位需求的基礎(chǔ)上，采用循序漸進(jìn)、逐步深入的方法，以一個(gè)內(nèi)勤文員的銷售信息管理項(xiàng)目為主線索，詳細(xì)講解內(nèi)勤文員在信息管理的思路與可行的操作步驟。    本書適合作為職業(yè)教育院校辦公文秘、信息管理專業(yè)的教材，也可作為廣大辦公自動(dòng)化從業(yè)人員和自學(xué)者的參考用書。

書籍目錄

第1章  緒論　1.1  信息社會(huì)催生高素質(zhì)文員　1.2  以信息處理為主的內(nèi)勤文員　1.3  信息處理技術(shù)工具的選擇　1.4 Excel軟件功能　1.5  提升內(nèi)勤文員工作效率的方法　本章小結(jié)第2章  大明商貿(mào)銷售項(xiàng)目闡述　2.1  項(xiàng)目背景及名稱　2.2  具體工作崗位描述　2.3　工作任務(wù)分析　2.4　具體制作方案　　2.4.1  項(xiàng)目原型制作　　2.4.2  方案優(yōu)化　2.5  項(xiàng)目效果　本章小結(jié)第3章  大明商貿(mào)銷售項(xiàng)目原型制作　3.1  表格制作　　3.1.1  制作表格　　3.1.2　設(shè)置單元格格式　　3.1.3　設(shè)置數(shù)據(jù)有效性　　3.1.4　表格修飾  3.2　表格運(yùn)算　　3.2.1  商品價(jià)格查詢　　3.2.2　計(jì)算其余列的值　　3.2.3  復(fù)制公式到多個(gè)單元格　　3.2.4　分析表中的統(tǒng)計(jì)運(yùn)算　　3.2.5  添加錯(cuò)誤提示  3.3  制作圖表　　3.3.1  圖表制作　　3.3.2　圖表的修改　　3.3.3  利用圖表進(jìn)行預(yù)測(cè)  3.4  數(shù)據(jù)管理　　3.4.1  建立規(guī)范的數(shù)據(jù)列表　　3.4.2　數(shù)據(jù)打印　本章小結(jié)第4章  大明商貿(mào)銷售項(xiàng)目?jī)?yōu)化  4.1  數(shù)據(jù)透視　　4.1.1  制作數(shù)據(jù)透視表　　4.1.2　透視表修改　　4.1.3　制作分析透視表　　4.1.4　制作數(shù)據(jù)透視圖　4.2　外部數(shù)據(jù)完成查詢　　4.2.1  導(dǎo)入記錄表中數(shù)據(jù)　　4.2.2　高級(jí)篩選  4.3　宏的使用　　4.3.1  本項(xiàng)目使用宏分析　　4.3.2　錄制記錄表宏　　4.3.3　制作分析表中的宏　　4.3.4　制作查詢表中的宏　　4.3.5  錄制發(fā)送當(dāng)天報(bào)表的宏  4.4　建立良好的操作界面　　4.4.1  修改有效性方便選擇　　4.4.2  制作控件　　4.4.3  自定義工具欄與菜單  4.5  文檔的保護(hù)與文件的發(fā)布　　4.5.1  文件中的保護(hù)　　4.5.2  對(duì)宏進(jìn)行簽名　　4.5.3  權(quán)限設(shè)置　　4.5.4 Excel文件發(fā)布  4.6　打印催費(fèi)單　　4.6.1  統(tǒng)計(jì)各經(jīng)理欠費(fèi)　　4.6.2　制作催費(fèi)通知單  4.7　修改0LE DB與Excel界面　　4.7.1　理解并修改OLE DB　　4.7.2　修改Excel界面　本章小結(jié)第5章  用Excel制作內(nèi)勤工作項(xiàng)目總結(jié)　5.1  確定適合的項(xiàng)目　　5.1.1  認(rèn)識(shí)Excel在制作項(xiàng)目時(shí)的優(yōu)勢(shì)　　5.1.2  以Excel為主體輔助其他辦公軟件　　5.1.3  確定制作項(xiàng)目要用到的軟件版本　　5.1.4　確定制作出來(lái)的項(xiàng)目能提高工作效率……第6章　新工程實(shí)踐項(xiàng)目設(shè)計(jì)大綱參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

插圖：伴隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的各種資源需要在更大范圍內(nèi)進(jìn)行配置以及生產(chǎn)、貿(mào)易、科技等交往活動(dòng)的迅猛增加，信息也呈現(xiàn)出海量增長(zhǎng)的趨勢(shì)。傳統(tǒng)的信息處理手段已無(wú)法駕馭伴隨著龐大物質(zhì)流產(chǎn)生的浩瀚的信息流。因此，社會(huì)急切需要仰仗于全新的規(guī)則（法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、契約、合同等）來(lái)規(guī)范在“陌生人社會(huì)”里所發(fā)生的各種交往活動(dòng)，并必須采用以數(shù)字電子計(jì)算機(jī)為代表的先進(jìn)信息技術(shù)來(lái)駕馭繁重的信息處理業(yè)務(wù)。這樣一來(lái)，從事現(xiàn)代信息處理工作的職業(yè)技術(shù)人才就成了各行各業(yè)中相應(yīng)職業(yè)工作崗位的迫切需求。、事實(shí)上，在現(xiàn)實(shí)生活中無(wú)論是知名的大型企業(yè)，像海爾、聯(lián)想、華為、蒙牛等，或者是各類中小型企業(yè)，也不論政府部門還是文化教育行業(yè)等，它們?cè)诟母锱c發(fā)展的同時(shí)就已經(jīng)把自身融入到一個(gè)“陌生人社會(huì)”里。在這些企業(yè)和部門所提供的職業(yè)工作崗位中，無(wú)一例外地需要大量能承擔(dān)各種信息處理工作的專業(yè)技術(shù)人員，其中就包括對(duì)大量文員職業(yè)工作崗位人才的需求。需要強(qiáng)調(diào)指出的是，由于文員的工作所接觸的對(duì)象是各類數(shù)據(jù)信息，而某些數(shù)據(jù)又可能涉及部門的核心機(jī)密或企業(yè)的核心利益，因此在“熟人社會(huì)”里，這些角色通常由所謂的“熟人”來(lái)?yè)?dān)任。然而，在當(dāng)今走向法治化、規(guī)范化、社會(huì)化、專業(yè)化的“陌生人社會(huì)”里，“熟人社會(huì)”的人才觀正在受到普遍的質(zhì)疑。那么，在互聯(lián)網(wǎng)已廣泛普及的今天，人們對(duì)信息的增長(zhǎng)速度、獲取手段和急速膨脹的應(yīng)用究竟應(yīng)當(dāng)怎樣看待？這里且不做深入的闡述，僅從Google的創(chuàng)始人塞吉·布林的一句話：“十年前，斯坦福大學(xué)最德高望重的研究者，在得到信息方面，還不如今天坐在孟加拉國(guó)一家網(wǎng)吧的人?！北憧筛Q見(jiàn)一斑。因此，如何對(duì)充斥著社會(huì)現(xiàn)實(shí)生活中各行各業(yè)的巨大信息量進(jìn)行分類、存儲(chǔ)、加工、識(shí)別和利用，就成為我們所面臨的迫切問(wèn)題。要完成這些工作，則需要有接受過(guò)專業(yè)訓(xùn)練的職業(yè)信息工作人員，也包括我們所說(shuō)的“文員”去承擔(dān)起辦公自動(dòng)化工作中的信息處理業(yè)務(wù)。作為信息時(shí)代一名合格的文員，能夠承擔(dān)辦公自動(dòng)化工作中的信息處理業(yè)務(wù)是其應(yīng)具備的最主要的職業(yè)技術(shù)能力。文員在企業(yè)中主要進(jìn)行的工作有四大類，分別為輔助決策、協(xié)調(diào)關(guān)系、信息處理、辦理事務(wù)。隨著社會(huì)的發(fā)展，企業(yè)中對(duì)文員崗位進(jìn)行了更為細(xì)致的劃分，有行政文員、接待文員、電話文員、財(cái)務(wù)文員、人事文員、跟單文員等，不同類型的文員，對(duì)工作有不同的側(cè)重點(diǎn)。例如，行政文員主要從事公司中規(guī)章制度的制定，監(jiān)督各種方案方法的具體執(zhí)行。接待文員主要對(duì)公司的來(lái)訪人員、來(lái)訪客戶進(jìn)行首先接待，并引領(lǐng)給其他的公司員工或領(lǐng)導(dǎo)，在接待中起到一個(gè)緩沖的作用。電話文員主要從事電話接聽(tīng)和利用電話進(jìn)行產(chǎn)品的銷售與售后服務(wù)。財(cái)務(wù)文員的主要工作是對(duì)公司中的財(cái)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)核算，并解決國(guó)家稅收及銀行相關(guān)事宜。人事文員的主要工作是輔助人事部門完成人事招聘、人事考核，人事升遷、人員培訓(xùn)等工作。跟單文員的主要工作是以客戶訂單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品（或服務(wù)）運(yùn)作流向的專職人員。在一些大型的企業(yè)，還有一些更詳細(xì)按功能進(jìn)行劃分的文員。

編輯推薦

《辦公自動(dòng)化:企業(yè)內(nèi)勤篇》以虛擬的“大明商貿(mào)”銷售內(nèi)勤項(xiàng)目為例，講解了銷售信息的記錄、分析、查詢等相關(guān)知識(shí)，并靈活運(yùn)用辦公自動(dòng)化軟件高效地表達(dá)出了設(shè)計(jì)理念和思想。書中還總結(jié)了從項(xiàng)目分析到項(xiàng)目制作的整個(gè)過(guò)程中所涉及的行業(yè)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及注意事項(xiàng)，對(duì)于準(zhǔn)備走向工作崗位的人而言，具有很好的從業(yè)實(shí)踐指導(dǎo)意義和較高的實(shí)際應(yīng)用價(jià)值。

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