物業(yè)檔案管理

前言

《物業(yè)檔案管理》一書是依據(jù)建設(shè)部《中等專業(yè)學(xué)校物業(yè)管理專業(yè)教育標(biāo)準(zhǔn)》和《中等專業(yè)學(xué)校物業(yè)管理專業(yè)培養(yǎng)方案》編寫的。本教材以物業(yè)檔案管理知識為基礎(chǔ)，結(jié)合物業(yè)管理工作的實(shí)踐和特點(diǎn)，闡述物業(yè)管理工作中檔案管理的原則、理論和具體操作方法。教材中關(guān)于檔案學(xué)理論及檔案工作的內(nèi)容基本參照目前檔案界已成定論的觀點(diǎn)，具體到物業(yè)檔案的管理則結(jié)合了建設(shè)部及有關(guān)省市對物業(yè)管理的規(guī)定。本教材的主要內(nèi)容包括緒論、物業(yè)檔案、物業(yè)檔案工作、物業(yè)檔案實(shí)體管理、物業(yè)檔案信息資源開發(fā)及反饋、物業(yè)檔案復(fù)制及保護(hù)技術(shù)五個(gè)部分，共設(shè)十章，其中物業(yè)檔案實(shí)體管理的內(nèi)容比較豐富，分為四章講述?？紤]到物業(yè)管理工作未來的發(fā)展，本教材不僅重點(diǎn)講授了物業(yè)檔案的一般管理操作，同時(shí)還用了較大篇幅介紹計(jì)算機(jī)介入后的物業(yè)檔案管理方式，具有一定的先進(jìn)性。本教材用于講授檔案學(xué)科基本理論的篇幅較少，用于描述實(shí)際工作方法及操作的內(nèi)容較多，具有很強(qiáng)的可操作性和適用性，力求使學(xué)生在完成課程學(xué)習(xí)后不但能夠勝任現(xiàn)階段的物業(yè)檔案管理工作，而且能夠適應(yīng)物業(yè)管理以及物業(yè)檔案管理工作在相當(dāng)程度上發(fā)展和提高的要求。本教材可作為房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)、物業(yè)管理專業(yè)全日制中專教材，也可用于房地產(chǎn)、物業(yè)管理行業(yè)的干部培訓(xùn)，或供房地產(chǎn)行業(yè)工作人員參考。

內(nèi)容概要

　　《物業(yè)檔案管理》以檔案管理知識為基礎(chǔ)，結(jié)合物業(yè)管理工作的實(shí)踐和特點(diǎn)，闡述了物業(yè)管理工作中檔案管理的原則、理論和具體操作方法。主要包括物業(yè)檔案、物業(yè)檔案工作、物業(yè)檔案實(shí)體管理、物業(yè)檔案信息資源開發(fā)及反饋、物業(yè)檔案復(fù)制及保護(hù)技術(shù)等內(nèi)容。

書籍目錄

第一章 緒論第一節(jié) 物業(yè)檔案的概論第二節(jié) 物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動(dòng)中的地位第三節(jié) 物業(yè)檔案管理現(xiàn)代化第四節(jié) 本課程的學(xué)習(xí)方法思考題第二章 物業(yè)檔案第一節(jié) 全宗和國家檔案全宗第二節(jié) 物業(yè)檔案的分類第三節(jié) 物業(yè)檔案的特點(diǎn)和作用思考題第三章 物業(yè)檔案工作第一節(jié) 檔案工作系統(tǒng)第二節(jié) 檔案工作的管理手段第三節(jié) 物業(yè)檔案工作的基本原則和任務(wù)第四節(jié) 物業(yè)檔案工作的機(jī)構(gòu)設(shè)置第五節(jié) 物業(yè)檔案工作的人員管理思考題第四章 物業(yè)檔案的收集第一節(jié) 物業(yè)管理文件材料的形成第二節(jié) 物業(yè)管理文件材料的積累第三節(jié) 物業(yè)管理文件材料的歸檔第四節(jié) 物業(yè)檔案的更改思考題第五章 物業(yè)檔案的整理第一節(jié) 物業(yè)檔案全宗的劃分第二節(jié) 全宗內(nèi)物業(yè)檔案的分類第三節(jié) 物業(yè)檔案的立卷和編號第四節(jié) 物業(yè)檔案案卷目錄的編制第五節(jié) 立檔單位與全宗說明思考題第六章 物業(yè)檔案的鑒定第一節(jié) 物業(yè)檔案鑒定工作概論第二節(jié) 物業(yè)檔案鑒定工作制度第三節(jié) 物業(yè)檔案保管期限表思考題第七章 物業(yè)檔案的保管第一節(jié) 物業(yè)檔案保管工作概論第二節(jié) 物業(yè)檔案保管工作的物質(zhì)條件第三節(jié) 物業(yè)檔案庫房的管理思考題第八章 物業(yè)檔案信息資源開發(fā)第一節(jié) 物業(yè)檔案的信息屬性第二節(jié) 物業(yè)檔案信息資源開發(fā)工作的意義和內(nèi)容第三節(jié) 物業(yè)檔案信息資源開發(fā)的工作程序思考題第九章 物業(yè)檔案的反饋處理第一節(jié) 物業(yè)檔案反饋信息第二節(jié) 建立物業(yè)檔案反饋處理系統(tǒng)思考題第十章 物業(yè)檔案保護(hù)技術(shù)第一節(jié) 檔案記錄材料和檔案字跡材料的耐久性第二節(jié) 危害檔案的理化、生物因素及其防治第三節(jié) 檔案修復(fù)技術(shù)思考題參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

插圖：（四）檔案的本質(zhì)即直接的、原始的歷史記錄。這是檔案區(qū)別于其他鄰近事物，——如文件、圖書、情報(bào)資料的依據(jù)。人們用歷史記錄區(qū)別檔案與文件，因?yàn)槲募乾F(xiàn)行的，喪失現(xiàn)實(shí)效用才能轉(zhuǎn)化為檔案；用原始記錄區(qū)別檔案與圖書、情報(bào)資料，因?yàn)闄n案是第一手的原稿，而圖書、情報(bào)資料則可以一版再版。以物業(yè)檔案中物業(yè)修繕工程的審批表、費(fèi)用結(jié)算單為例，它們是修繕過程中形成的表格，由工作人員在實(shí)際工作時(shí)填寫、審批人員核準(zhǔn)，是未經(jīng)任何加工、改動(dòng)的真跡，這就是檔案原始性的體現(xiàn)；在維修工程進(jìn)行時(shí)，它具備現(xiàn)行效力，屬于一種文件，但是在工程驗(yàn)收、費(fèi)用核算清楚后，它便成了對歷史的記錄，轉(zhuǎn)化為檔案，體現(xiàn)出檔案的歷史性。而且這一原始文件只有在工作進(jìn)程中才能形成，如果當(dāng)時(shí)沒有形成或形成后沒有注意保存，事后就很難補(bǔ)救了。第二節(jié)物業(yè)檔案在物業(yè)管理活動(dòng)中的地位作為一項(xiàng)經(jīng)營管理活動(dòng)，物業(yè)管理的主要對象就是物業(yè)及其使用者，如果對此二者沒有充分的認(rèn)識和了解，管理活動(dòng)就無法進(jìn)行。由于物業(yè)管理機(jī)構(gòu)不是物業(yè)及其使用者的生產(chǎn)者，在物業(yè)管理行為開始之前互相也沒有任何關(guān)系，所以要認(rèn)識和了解他們，就只有通過積累在接觸中產(chǎn)生的各種經(jīng)驗(yàn)，以此作為判斷和管理的依據(jù)，物業(yè)檔案就是對這些經(jīng)驗(yàn)最忠實(shí)的記錄。物業(yè)檔案是隨著物業(yè)管理行為的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，盡管檔案管理不是物業(yè)管理工作的主要環(huán)節(jié)，然而其重要地位卻不容忽視。物業(yè)管理工作正式開展后，幾乎每一個(gè)環(huán)節(jié)都離不開檔案，無論是維修、養(yǎng)護(hù)物業(yè)設(shè)施，還是了解業(yè)主及物業(yè)使用人情況，又或是收取管理費(fèi)用、開發(fā)經(jīng)營活動(dòng)等，都要用到物業(yè)檔案。例如，某住戶在收樓后準(zhǔn)備先裝修房屋，然后才居住。由于裝修方案包括改動(dòng)原房屋的間隔，所以必須先了解原房屋哪些墻是承重墻，哪些是隔斷墻壁；裝修方案還包括改動(dòng)原來的電線布置，所以還要了解原房屋的電路布線位置。這些需要了解的信息都記載在房屋的各種圖紙中，屬于物業(yè)檔案的一部分。如果物業(yè)檔案管理得不好，甚至沒有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存這些資料的地方去找，甚至?xí)枰匦聹y量，這就造成了不必要的浪費(fèi)。再比如，一個(gè)小區(qū)建成人住后，有住戶發(fā)現(xiàn)防盜門的對講機(jī)有故障，由物業(yè)管理公司維修后恢復(fù)正常。如果有檔案記載這種帶對講機(jī)的防盜門的生產(chǎn)廠家和施工安裝部門，就很容易找到責(zé)任者，并且可以分析原因，對可能有同樣故障的其他防盜門進(jìn)行檢查，防患于未然；如果物業(yè)檔案中沒有相關(guān)記載，就只能壞一個(gè)修一個(gè)，可能導(dǎo)致重復(fù)勞動(dòng)。物業(yè)產(chǎn)權(quán)和住戶檔案更是進(jìn)行物業(yè)管理不可稍離的參考和依據(jù)。從安全保障的角度來講，物業(yè)管理人員必須知道每幢房屋的業(yè)主和住戶的基本資料，以便在有意外情況時(shí)可以聯(lián)絡(luò)；從經(jīng)營服務(wù)的角度來講，住戶的數(shù)量、職業(yè)、生活習(xí)慣等信息是物業(yè)管理公司決定經(jīng)營服務(wù)方向和策略的基本依據(jù)。

編輯推薦

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