實(shí)用秘書(shū)綜合實(shí)訓(xùn)

前言

由于秘書(shū)職業(yè)技能訓(xùn)練無(wú)法像許多工科學(xué)生那樣到生產(chǎn)線上實(shí)訓(xùn)，且秘書(shū)工作易受人文因素的影響，所以，秘書(shū)職業(yè)意識(shí)和業(yè)務(wù)技能必須在具體的工作情境中培養(yǎng).本書(shū)的多位編者都曾從事或正在從事與秘書(shū)職業(yè)技能培訓(xùn)相關(guān)的工作，通過(guò)多年的工作和教學(xué)實(shí)踐、與學(xué)生的互動(dòng)訓(xùn)練以及與往屆畢業(yè)生的溝通和探討，收集了大量貼近現(xiàn)實(shí)的案例，以“基于秘書(shū)工作過(guò)程”的理念為指導(dǎo)，在書(shū)中設(shè)置了仿真的工作情景及具有典型意義的工作任務(wù)。本書(shū)在編寫(xiě)過(guò)程中突出了以下特點(diǎn)：（1）特別強(qiáng)調(diào)了實(shí)訓(xùn)的可操作性和學(xué)生的可參與性。本書(shū)以項(xiàng)目為主線，以工作情景為載體，設(shè)計(jì)了相互關(guān)聯(lián)的工作任務(wù)。根據(jù)不同的項(xiàng)目要求，各任務(wù)之間具有遞進(jìn)或并列關(guān)系，主要是考慮到從能力層次和能力拓展方面培訓(xùn)學(xué)生。（2）每個(gè)項(xiàng)目都依托于工作情景，指明了工作目標(biāo)和完成實(shí)訓(xùn)的準(zhǔn)備工作，為學(xué)生解決問(wèn)題、完成任務(wù)、保證足夠的機(jī)會(huì)反復(fù)訓(xùn)練和實(shí)際操作提供了條件。學(xué)生通過(guò)個(gè)人或團(tuán)隊(duì)的口頭匯報(bào)、技能展示、現(xiàn)場(chǎng)操作、角色扮演等方式完成工作任務(wù)，目的是較科學(xué)和全面地讓學(xué)生將知識(shí)和工作技能融會(huì)貫通，培養(yǎng)學(xué)生的團(tuán)隊(duì)合作精神以及分析和解決問(wèn)題的能力。（3）大量使用圖片、表格，旨在使學(xué)生用起來(lái)方便，一目了然。（4）特別設(shè)計(jì)的任務(wù)評(píng)估表，把學(xué)生需要掌握的工作技能分解量化，方便教師評(píng)價(jià)學(xué)生以及學(xué)生互評(píng)、自評(píng)。由于各個(gè)模塊之間是相互獨(dú)立的，教師使用時(shí)既可以結(jié)合理論課的教學(xué)進(jìn)行某一個(gè)模塊的訓(xùn)練，也可以在專(zhuān)門(mén)的實(shí)訓(xùn)時(shí)間安排學(xué)生進(jìn)行全面、系統(tǒng)的模擬實(shí)習(xí)。在使用本教材開(kāi)展實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)時(shí)，教師主要起引導(dǎo)、控制和協(xié)調(diào)的作用，整個(gè)實(shí)訓(xùn)操作由學(xué)生來(lái)做。本書(shū)由湖北交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院教師郭梅擔(dān)任主編，負(fù)責(zé)擬定編寫(xiě)大綱和編寫(xiě)體例并統(tǒng)稿。參加本書(shū)編寫(xiě)的人員有：郭梅（編寫(xiě)模塊三和模塊五的項(xiàng)目十四至十八），段玉佳（編寫(xiě)模塊二和模塊五的項(xiàng)目二十一），羅素琴（編寫(xiě)模塊一），劉菲（編寫(xiě)模塊四），武漢工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院姜蘭（編寫(xiě)模塊五的項(xiàng)目十九）和武漢中南工程機(jī)械設(shè)備有限責(zé)任公司喻小菊（編寫(xiě)模塊五的項(xiàng)目二十）。

內(nèi)容概要

本書(shū)體現(xiàn)了基于秘書(shū)工作過(guò)程的高職高專(zhuān)教育理念，根據(jù)秘書(shū)職業(yè)的工作范圍和能力要求設(shè)計(jì)，將工作內(nèi)容逐一分解為訓(xùn)練項(xiàng)目。在每個(gè)訓(xùn)練項(xiàng)目中均設(shè)置了工作情景，依托情景設(shè)計(jì)了相互關(guān)聯(lián)的秘書(shū)真實(shí)工作任務(wù)，在完成工作任務(wù)的過(guò)程中，達(dá)到職業(yè)能力培養(yǎng)的目的。
　　全書(shū)共5個(gè)模塊，分為單項(xiàng)訓(xùn)練和綜合訓(xùn)練。單項(xiàng)訓(xùn)練從辦公技能、辦公室事務(wù)處理、會(huì)務(wù)工作和商務(wù)活動(dòng)等角度展開(kāi)，綜合訓(xùn)練則把秘書(shū)工作中經(jīng)常涉及的技能綜合起來(lái)進(jìn)行。每個(gè)訓(xùn)練項(xiàng)目中均有工作方法提示、相關(guān)知識(shí)點(diǎn)撥及工作成果參考范例，既可以作為項(xiàng)目訓(xùn)練的參考答案，也可以用作實(shí)際工作任務(wù)的示范實(shí)例。
　　本書(shū)可以作為高職高專(zhuān)文秘專(zhuān)業(yè)或其他專(zhuān)業(yè)有相關(guān)課程的學(xué)生用書(shū)，也可以作為秘書(shū)職業(yè)能力培訓(xùn)的參考用書(shū)。

書(shū)籍目錄

前言
模塊一 訓(xùn)練辦公技能
　項(xiàng)目一 掌握日常工作中Word文檔的用法
　　任務(wù)一 編輯酒店簡(jiǎn)介
　　任務(wù)二 編輯酒店開(kāi)業(yè)優(yōu)惠信息
　　任務(wù)三 設(shè)計(jì)武漢賞花美食一日游
　項(xiàng)目二 掌握日常工作中PowerPoint的用法
　　任務(wù)一 制作酒店簡(jiǎn)介及優(yōu)惠信息的幻燈片
　　任務(wù)二 制作酒店VIP卡推介信息的幻燈片
　　任務(wù)三 在PowerPoint界面下編制柱狀圖表
　項(xiàng)目三 掌握日常工作中Excel的用法
　　任務(wù)一 制作演出匯總表格
　　任務(wù)二 制作一日游和兩日游匯總信息表格
　　任務(wù)三 用函數(shù)功能計(jì)算組員平均分和總分
　項(xiàng)目四 掌握?qǐng)D形編輯軟件Photoshop的用法
　　任務(wù)一 用Photoshop編輯建筑物外觀照片
　　任務(wù)二 用Photoshop編輯人物肖像照片
模塊二 訓(xùn)練辦公室事務(wù)處理技能
　項(xiàng)目五 布置適宜的辦公環(huán)境
　　任務(wù)一 制作辦公室環(huán)境布局平面圖
　　任務(wù)二 撰寫(xiě)辦公設(shè)備采買(mǎi)請(qǐng)示
　　任務(wù)三 制作一份規(guī)范完整的行政公文——批復(fù)
　項(xiàng)目六 制定緊湊有序的工作安排表
　　任務(wù)一 制作工作排序表
　　任務(wù)二 制定一周的時(shí)間安排表
　項(xiàng)目七 處理值班期間的突發(fā)情況
　　任務(wù)一 設(shè)計(jì)突發(fā)事件的處理方案
　　任務(wù)二 情景模擬——接打電話
　　任務(wù)三 情景模擬——值班交接
模塊三 體驗(yàn)會(huì)務(wù)工作
　項(xiàng)目八 策劃與籌備會(huì)議
　　任務(wù)一 確定會(huì)議主題及與會(huì)人員
　　任務(wù)二 制定會(huì)議日程與議程
　　任務(wù)三 選擇會(huì)場(chǎng)
　　任務(wù)四 布置會(huì)場(chǎng)
　　任務(wù)五 發(fā)送會(huì)議通知
　　任務(wù)六 安排餐飲住宿
　　任務(wù)七 設(shè)計(jì)會(huì)議接站
　　任務(wù)八 會(huì)前檢查
　項(xiàng)目九 做好會(huì)間組織與服務(wù)工作
　　任務(wù)一 做好報(bào)到與簽到的接待工作
　　任務(wù)二 恰當(dāng)?shù)剡M(jìn)行會(huì)場(chǎng)服務(wù)
　　任務(wù)三 做好會(huì)議記錄
　項(xiàng)目十 做好會(huì)議的善后工作
　　任務(wù)一 處理會(huì)議后的清理工作
　　任務(wù)二 安排與會(huì)人員返程
　　任務(wù)三 做好會(huì)務(wù)工作總結(jié)
模塊四 體驗(yàn)商務(wù)活動(dòng)
　項(xiàng)目十一 做好C公司的一個(gè)重要接待活動(dòng)
　　任務(wù)一 擬訂接待計(jì)劃
　　任務(wù)二 安排宴請(qǐng)接待活動(dòng)
　　任務(wù)三 安排參觀接待活動(dòng)
　項(xiàng)目十二 為領(lǐng)導(dǎo)安排商務(wù)旅行
　　任務(wù)一 制定國(guó)內(nèi)商務(wù)旅行計(jì)劃
　　任務(wù)二 制定出國(guó)商務(wù)旅行日程表
　項(xiàng)目十三 進(jìn)行成功的商務(wù)談判
　　任務(wù)一 收集談判資料
　　任務(wù)二 擬訂談判方案
　　任務(wù)三 安排簽字儀式
模塊五 綜合實(shí)訓(xùn)
　項(xiàng)目十四 接待國(guó)內(nèi)外來(lái)賓
　　任務(wù)一 在公司接待客戶(hù)
　　任務(wù)二 到機(jī)場(chǎng)迎接外國(guó)客戶(hù)
　　任務(wù)三 宴請(qǐng)客戶(hù)
　項(xiàng)目十五 設(shè)計(jì)室內(nèi)外辦公環(huán)境
　　任務(wù)一 擬訂辦公環(huán)境維護(hù)方案
　　任務(wù)二 設(shè)計(jì)室內(nèi)布局圖
　　任務(wù)三 制定銷(xiāo)售分公司辦公結(jié)構(gòu)布局方案
　　任務(wù)四 填寫(xiě)辦公資源統(tǒng)計(jì)表
　項(xiàng)目十六 體驗(yàn)“辦公室一日”
　　任務(wù)一 辦公前的準(zhǔn)備及整理領(lǐng)導(dǎo)辦公室
　　任務(wù)二 處理公務(wù)
　　任務(wù)三 應(yīng)對(duì)各種電話
　　任務(wù)四 使用辦公自動(dòng)化設(shè)備
　項(xiàng)目十七 公司開(kāi)業(yè)慶典的籌備和接待工作
　　任務(wù)一 籌備分公司開(kāi)業(yè)
　　任務(wù)二 草擬開(kāi)業(yè)慶典策劃提綱
　　任務(wù)三 布置慶典會(huì)場(chǎng)
　　任務(wù)四 設(shè)置慶典活動(dòng)程序
　　任務(wù)五 調(diào)配人事及制定預(yù)算
　項(xiàng)目十八 值班無(wú)小事
　　任務(wù)一 熟悉值班工作　　任務(wù)和基本制度
　　任務(wù)二 為J公司制作值班安排表
　　任務(wù)三 趙秘書(shū)的值班記錄及事務(wù)處理
　　任務(wù)四 張軍的值班記錄及事務(wù)處理
　　任務(wù)五 處理突如其來(lái)的事故
　項(xiàng)目十九 關(guān)于R公司的一次人員招聘
　　任務(wù)一 草擬網(wǎng)上招聘廣告文案
　　任務(wù)二 寫(xiě)出求職申請(qǐng)書(shū)及簡(jiǎn)歷
　　任務(wù)三 整理應(yīng)聘資料
　　任務(wù)四 提出參加面試的初步意見(jiàn)
　　任務(wù)五 整理歸檔應(yīng)聘資料
　項(xiàng)目二十 一次道路機(jī)械設(shè)備技術(shù)交流會(huì)的籌備與會(huì)務(wù)
　　任務(wù)一 制定會(huì)議計(jì)劃，列出議程表
　　任務(wù)二 擬寫(xiě)邀請(qǐng)函，制作簽到背景板
　　任務(wù)三 擬訂會(huì)議籌劃方案
　　任務(wù)四 制定會(huì)議費(fèi)用預(yù)算
　　任務(wù)五 做好會(huì)議記錄，撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要
　　任務(wù)六 草擬會(huì)議新聞稿
　項(xiàng)目二十一 關(guān)于接待、簽字儀式及致辭撰稿等會(huì)務(wù)工作
　　任務(wù)一 接待未預(yù)約客人
　　任務(wù)二 籌備簽字儀式
　　任務(wù)三 撰寫(xiě)慶典致詞稿
參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

插圖：安排會(huì)議餐飲的工作是一項(xiàng)非常重要的工作。與會(huì)人員在會(huì)議期間吃得如何，直接關(guān)系到與會(huì)人員的身體健康和精力充沛與否，影響他們參會(huì)的質(zhì)量和對(duì)會(huì)務(wù)工作的評(píng)價(jià)，影響承辦單位的信譽(yù)和形象。安排餐飲工作的原則就是保證與會(huì)人員吃好，吃得安全但又不浪費(fèi)。在會(huì)議規(guī)定的就餐標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)，盡可能地為與會(huì)人員準(zhǔn)備品種多、美味可口、干凈衛(wèi)生的飯菜，并為有飲食禁忌的與會(huì)人員單獨(dú)安排菜單。秘書(shū)要與飯店一起確定會(huì)議用餐菜單，照顧不同國(guó)家、不同民族與會(huì)人員的飲食習(xí)慣、風(fēng)俗、禁忌，還要注意冷熱、甜咸、色香味的搭配。秘書(shū)要選擇適當(dāng)?shù)牟惋嬓问?，保證會(huì)議的正常進(jìn)行，同時(shí)有利于與會(huì)人員之間的溝通交流，增進(jìn)友誼。住宿的安排是一項(xiàng)具體細(xì)致的工作，秘書(shū)要提前編制住房分配方案。秘書(shū)在具體安排住宿時(shí)，要根據(jù)與會(huì)人員的要求、具體職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件等綜合考慮，統(tǒng)籌安排。秘書(shū)在選擇住宿的賓館、酒店的時(shí)候，要充分考察其設(shè)施是否齊全，安全性如何，價(jià)格是否合理，地方是否方便，環(huán)境是否安靜、整潔，然后綜合進(jìn)行選擇。如果由與會(huì)者自己支付住宿費(fèi)，就需要選擇幾家不同檔次的賓館，訂立長(zhǎng)期合作的合同。這樣既可以在遇到困難時(shí)得到賓館方面的配合，又可以在住宿費(fèi)用上得到一定的優(yōu)惠。

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《實(shí)用秘書(shū)綜合實(shí)訓(xùn)》：以“基于秘書(shū)工作過(guò)程”的理念為指導(dǎo)，設(shè)置了仿真的工作情景及具有典型意義的工作任務(wù)，強(qiáng)調(diào)了實(shí)訓(xùn)的可操作性和學(xué)生的可參與性。通過(guò)讓學(xué)生以口頭匯報(bào)、技能展示、現(xiàn)場(chǎng)操作、角色扮演等方式完成工作任務(wù)，訓(xùn)練學(xué)生的團(tuán)隊(duì)合作精神以及分析和解決問(wèn)題的能力。

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