實用秘書綜合實訓

前言

由于秘書職業(yè)技能訓練無法像許多工科學生那樣到生產(chǎn)線上實訓，且秘書工作易受人文因素的影響，所以，秘書職業(yè)意識和業(yè)務技能必須在具體的工作情境中培養(yǎng).本書的多位編者都曾從事或正在從事與秘書職業(yè)技能培訓相關的工作，通過多年的工作和教學實踐、與學生的互動訓練以及與往屆畢業(yè)生的溝通和探討，收集了大量貼近現(xiàn)實的案例，以“基于秘書工作過程”的理念為指導，在書中設置了仿真的工作情景及具有典型意義的工作任務。本書在編寫過程中突出了以下特點：（1）特別強調(diào)了實訓的可操作性和學生的可參與性。本書以項目為主線，以工作情景為載體，設計了相互關聯(lián)的工作任務。根據(jù)不同的項目要求，各任務之間具有遞進或并列關系，主要是考慮到從能力層次和能力拓展方面培訓學生。（2）每個項目都依托于工作情景，指明了工作目標和完成實訓的準備工作，為學生解決問題、完成任務、保證足夠的機會反復訓練和實際操作提供了條件。學生通過個人或團隊的口頭匯報、技能展示、現(xiàn)場操作、角色扮演等方式完成工作任務，目的是較科學和全面地讓學生將知識和工作技能融會貫通，培養(yǎng)學生的團隊合作精神以及分析和解決問題的能力。（3）大量使用圖片、表格，旨在使學生用起來方便，一目了然。（4）特別設計的任務評估表，把學生需要掌握的工作技能分解量化，方便教師評價學生以及學生互評、自評。由于各個模塊之間是相互獨立的，教師使用時既可以結合理論課的教學進行某一個模塊的訓練，也可以在專門的實訓時間安排學生進行全面、系統(tǒng)的模擬實習。在使用本教材開展實習實訓時，教師主要起引導、控制和協(xié)調(diào)的作用，整個實訓操作由學生來做。本書由湖北交通職業(yè)技術學院教師郭梅擔任主編，負責擬定編寫大綱和編寫體例并統(tǒng)稿。參加本書編寫的人員有：郭梅（編寫模塊三和模塊五的項目十四至十八），段玉佳（編寫模塊二和模塊五的項目二十一），羅素琴（編寫模塊一），劉菲（編寫模塊四），武漢工業(yè)職業(yè)技術學院姜蘭（編寫模塊五的項目十九）和武漢中南工程機械設備有限責任公司喻小菊（編寫模塊五的項目二十）。

內(nèi)容概要

本書體現(xiàn)了基于秘書工作過程的高職高專教育理念，根據(jù)秘書職業(yè)的工作范圍和能力要求設計，將工作內(nèi)容逐一分解為訓練項目。在每個訓練項目中均設置了工作情景，依托情景設計了相互關聯(lián)的秘書真實工作任務，在完成工作任務的過程中，達到職業(yè)能力培養(yǎng)的目的。
　　全書共5個模塊，分為單項訓練和綜合訓練。單項訓練從辦公技能、辦公室事務處理、會務工作和商務活動等角度展開，綜合訓練則把秘書工作中經(jīng)常涉及的技能綜合起來進行。每個訓練項目中均有工作方法提示、相關知識點撥及工作成果參考范例，既可以作為項目訓練的參考答案，也可以用作實際工作任務的示范實例。
　　本書可以作為高職高專文秘專業(yè)或其他專業(yè)有相關課程的學生用書，也可以作為秘書職業(yè)能力培訓的參考用書。

書籍目錄

前言
模塊一 訓練辦公技能
　項目一 掌握日常工作中Word文檔的用法
　　任務一 編輯酒店簡介
　　任務二 編輯酒店開業(yè)優(yōu)惠信息
　　任務三 設計武漢賞花美食一日游
　項目二 掌握日常工作中PowerPoint的用法
　　任務一 制作酒店簡介及優(yōu)惠信息的幻燈片
　　任務二 制作酒店VIP卡推介信息的幻燈片
　　任務三 在PowerPoint界面下編制柱狀圖表
　項目三 掌握日常工作中Excel的用法
　　任務一 制作演出匯總表格
　　任務二 制作一日游和兩日游匯總信息表格
　　任務三 用函數(shù)功能計算組員平均分和總分
　項目四 掌握圖形編輯軟件Photoshop的用法
　　任務一 用Photoshop編輯建筑物外觀照片
　　任務二 用Photoshop編輯人物肖像照片
模塊二 訓練辦公室事務處理技能
　項目五 布置適宜的辦公環(huán)境
　　任務一 制作辦公室環(huán)境布局平面圖
　　任務二 撰寫辦公設備采買請示
　　任務三 制作一份規(guī)范完整的行政公文——批復
　項目六 制定緊湊有序的工作安排表
　　任務一 制作工作排序表
　　任務二 制定一周的時間安排表
　項目七 處理值班期間的突發(fā)情況
　　任務一 設計突發(fā)事件的處理方案
　　任務二 情景模擬——接打電話
　　任務三 情景模擬——值班交接
模塊三 體驗會務工作
　項目八 策劃與籌備會議
　　任務一 確定會議主題及與會人員
　　任務二 制定會議日程與議程
　　任務三 選擇會場
　　任務四 布置會場
　　任務五 發(fā)送會議通知
　　任務六 安排餐飲住宿
　　任務七 設計會議接站
　　任務八 會前檢查
　項目九 做好會間組織與服務工作
　　任務一 做好報到與簽到的接待工作
　　任務二 恰當?shù)剡M行會場服務
　　任務三 做好會議記錄
　項目十 做好會議的善后工作
　　任務一 處理會議后的清理工作
　　任務二 安排與會人員返程
　　任務三 做好會務工作總結
模塊四 體驗商務活動
　項目十一 做好C公司的一個重要接待活動
　　任務一 擬訂接待計劃
　　任務二 安排宴請接待活動
　　任務三 安排參觀接待活動
　項目十二 為領導安排商務旅行
　　任務一 制定國內(nèi)商務旅行計劃
　　任務二 制定出國商務旅行日程表
　項目十三 進行成功的商務談判
　　任務一 收集談判資料
　　任務二 擬訂談判方案
　　任務三 安排簽字儀式
模塊五 綜合實訓
　項目十四 接待國內(nèi)外來賓
　　任務一 在公司接待客戶
　　任務二 到機場迎接外國客戶
　　任務三 宴請客戶
　項目十五 設計室內(nèi)外辦公環(huán)境
　　任務一 擬訂辦公環(huán)境維護方案
　　任務二 設計室內(nèi)布局圖
　　任務三 制定銷售分公司辦公結構布局方案
　　任務四 填寫辦公資源統(tǒng)計表
　項目十六 體驗“辦公室一日”
　　任務一 辦公前的準備及整理領導辦公室
　　任務二 處理公務
　　任務三 應對各種電話
　　任務四 使用辦公自動化設備
　項目十七 公司開業(yè)慶典的籌備和接待工作
　　任務一 籌備分公司開業(yè)
　　任務二 草擬開業(yè)慶典策劃提綱
　　任務三 布置慶典會場
　　任務四 設置慶典活動程序
　　任務五 調(diào)配人事及制定預算
　項目十八 值班無小事
　　任務一 熟悉值班工作　　任務和基本制度
　　任務二 為J公司制作值班安排表
　　任務三 趙秘書的值班記錄及事務處理
　　任務四 張軍的值班記錄及事務處理
　　任務五 處理突如其來的事故
　項目十九 關于R公司的一次人員招聘
　　任務一 草擬網(wǎng)上招聘廣告文案
　　任務二 寫出求職申請書及簡歷
　　任務三 整理應聘資料
　　任務四 提出參加面試的初步意見
　　任務五 整理歸檔應聘資料
　項目二十 一次道路機械設備技術交流會的籌備與會務
　　任務一 制定會議計劃，列出議程表
　　任務二 擬寫邀請函，制作簽到背景板
　　任務三 擬訂會議籌劃方案
　　任務四 制定會議費用預算
　　任務五 做好會議記錄，撰寫會議紀要
　　任務六 草擬會議新聞稿
　項目二十一 關于接待、簽字儀式及致辭撰稿等會務工作
　　任務一 接待未預約客人
　　任務二 籌備簽字儀式
　　任務三 撰寫慶典致詞稿
參考文獻

章節(jié)摘錄

插圖：安排會議餐飲的工作是一項非常重要的工作。與會人員在會議期間吃得如何，直接關系到與會人員的身體健康和精力充沛與否，影響他們參會的質(zhì)量和對會務工作的評價，影響承辦單位的信譽和形象。安排餐飲工作的原則就是保證與會人員吃好，吃得安全但又不浪費。在會議規(guī)定的就餐標準內(nèi)，盡可能地為與會人員準備品種多、美味可口、干凈衛(wèi)生的飯菜，并為有飲食禁忌的與會人員單獨安排菜單。秘書要與飯店一起確定會議用餐菜單，照顧不同國家、不同民族與會人員的飲食習慣、風俗、禁忌，還要注意冷熱、甜咸、色香味的搭配。秘書要選擇適當?shù)牟惋嬓问?，保證會議的正常進行，同時有利于與會人員之間的溝通交流，增進友誼。住宿的安排是一項具體細致的工作，秘書要提前編制住房分配方案。秘書在具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員的要求、具體職務、年齡、健康狀況、性別和房間條件等綜合考慮，統(tǒng)籌安排。秘書在選擇住宿的賓館、酒店的時候，要充分考察其設施是否齊全，安全性如何，價格是否合理，地方是否方便，環(huán)境是否安靜、整潔，然后綜合進行選擇。如果由與會者自己支付住宿費，就需要選擇幾家不同檔次的賓館，訂立長期合作的合同。這樣既可以在遇到困難時得到賓館方面的配合，又可以在住宿費用上得到一定的優(yōu)惠。

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《實用秘書綜合實訓》：以“基于秘書工作過程”的理念為指導，設置了仿真的工作情景及具有典型意義的工作任務，強調(diào)了實訓的可操作性和學生的可參與性。通過讓學生以口頭匯報、技能展示、現(xiàn)場操作、角色扮演等方式完成工作任務，訓練學生的團隊合作精神以及分析和解決問題的能力。

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