檔案館信息化與檔案管理變革

前言

　　管理是生產(chǎn)力中的軟科學(xué)，yl有通過管理工作的開展才能將生產(chǎn)力中的勞動者、勞動資料和勞動對象三要素合理地組織起來，使之發(fā)揮作用；技術(shù)是生產(chǎn)力中的硬科學(xué)，只有采用先進手段、科學(xué)方法和有效措施才能實現(xiàn)科學(xué)管理，才能最大限度地降低管理成本，產(chǎn)生效益。21世紀(jì)，現(xiàn)代管理理念與科學(xué)技術(shù)方法之間的互動、融合與交叉應(yīng)用，深刻地影響和改變著人類社會的每個角落。檔案2~~-作也不例外，無論是檔案行政管理工作還是檔案業(yè)務(wù)S-作都在發(fā)生巨大變化。在檔案的歸檔、立卷、移交、審核、鑒定、查詢、檢索、統(tǒng)計、盤點、開放及利用等業(yè)務(wù)工作中，自動化辦公逐漸代替了傳統(tǒng)的手工作坊，檔案信息化逐漸成為信息時代檔案事業(yè)發(fā)展過程中的一項基礎(chǔ)性Z-作，深入到檔案工作的各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)并發(fā)揮著越來越重要的作用！　　檔案信息化源于現(xiàn)代檔案事業(yè)自身發(fā)展的需要，檔案信息化推動檔案管理的深刻變革。信息技術(shù)的應(yīng)用為檔案利用者提供了前所未有的方便性和快捷性，電子記錄歸檔保存、館藏檔案數(shù)字化及檔案信息網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)成為社會發(fā)展的主流趨勢。但是我們還應(yīng)看到，與電子政務(wù)、企業(yè)信息化以及快速發(fā)展的其他行業(yè)信息化相比較，我國的檔案信息化還處于初級應(yīng)用階段，還將經(jīng)歷漫長的探索過程，還將面臨更多的困難和問題。因此，在未來的檔案信息化工作開展過程中，總結(jié)經(jīng)驗、分析現(xiàn)狀、找出瓶頸、解決問題，以客觀的態(tài)度、科學(xué)的方法提高信息化建設(shè)的有效性、增強信息化發(fā)展的持續(xù)性是非常緊迫的任務(wù)。不能否認(rèn)，我國當(dāng)前信息化建設(shè)過程中出現(xiàn)的投資浪費、低水平重復(fù)建設(shè)、技術(shù)與業(yè)務(wù)兩張皮、傳統(tǒng)與現(xiàn)代相排斥等不和諧現(xiàn)象依然嚴(yán)重地阻礙檔案信息化的發(fā)展進程；“為官一任，只做好任上事”、不同層次的檔案館“各自為政”的低水平重復(fù)建設(shè)等弊端給國家檔案事業(yè)發(fā)展帶來了一些負(fù)面影響，造成了國家IT投資的嚴(yán)重浪費！要克服這些弊病，必須從根本上找原因，從思想觀念、管理體制、工作思路和科學(xué)方法等方面尋求綜合解決方案?！　”緯詸n案信息化建設(shè)過程中的困惑、困難與問題為出發(fā)點，以案例形式探究解決問題的思路和方法。案例中塑造了檔案信息化工作中不可或缺的幾類重要角色：一是檔案行政工作人員(Archival Exec—utive Management Director，簡稱為ADW)，二是檔案業(yè)務(wù)工作者(Ar—chival Business Worker，簡稱為ABW)，三是檔案信息技術(shù)支持與服務(wù)工作人員(Information Technology Supportor，簡稱為AIW)，四是提供檔案信息化解決方案的管理咨詢公司與IT研發(fā)公司的咨詢顧問、系統(tǒng)分析員、軟件工程師以及系統(tǒng)實施人員的總稱(Information Technology　　C0nsuntant．Reseacher and Developer，簡稱為RDW)，五是與檔案S-作相關(guān)的辦公人員(Archive Office Worker，簡稱為AOW)，六是檔案利用者的總稱(Archival User，簡稱為AU)。本書以這些角色開展信息化工作的片段為案例，編制和模擬了開展檔案信息化S-作的應(yīng)用場景，分析和探究檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)、應(yīng)用、運行、維護與發(fā)展的思路、方法及可能遇到的相關(guān)問題的解決方案。　　本書的寫作方法一改本套叢書中前兩本所采取的平鋪直敘之寫法，以問題為導(dǎo)引，圍繞應(yīng)用案例開展問題分析，從檔案信息化的規(guī)劃、設(shè)計、研發(fā)、實施、運行、管理與維護等貫穿信息化建設(shè)全過程的視角展開系統(tǒng)的分析和探討，從而探求更合理、更有效的信息化實踐方法，為我國的檔案信息化工作獻計獻策?！　”緯某霭娌⒎亲髡邔n案信息化和數(shù)字檔案館建設(shè)這一研究S-作的結(jié)束，而恰是一個開端。由于時間倉促，信息技術(shù)發(fā)展迅速，加之作者水平有限，書中的不足之處在所難免，敬請專家、學(xué)者、讀者批評指導(dǎo)。檔案信息化還將長時期地處于不斷探索和發(fā)展的過程中，作者將努力跟隨檔案事業(yè)發(fā)展與檔案工作實踐的需要，開展更為深入的學(xué)術(shù)研究和實踐探索，及時修訂此書，豐富其學(xué)術(shù)內(nèi)容，使之日臻完善?！　”咎讌矔诰帉戇^程中，得到了許多專家、學(xué)者和檔案工作者的支持和幫助，得到了家人與朋友的理解和鼓勵。在此，作者對武漢大學(xué)的劉家真教授、四川大學(xué)的黃存勛教授、中山大學(xué)的陳永生教授、高等學(xué)校檔案館的同行們以及支持我開展編撰工作的同事、家人與朋友表示衷心的感謝和敬意！相信中國的檔案事業(yè)在大家的共同努力之下定會發(fā)展更快！

內(nèi)容概要

本書從全球經(jīng)濟一體化和社會信息化的全局出發(fā)，全面闡述檔案館信息化與檔案管理變革的互動關(guān)系；通過分析檔案館信息化過程中的觀點、方法和實踐誤區(qū)，為21世紀(jì)的檔案工作者指出信息化建設(shè)所必須遵循的原則、策略和方法；通過分析社會發(fā)展的需求推動模型探討如何將檔案管理與信息技術(shù)實現(xiàn)全面融合，將體制改革、觀念更新、流程重組、資源整合、集成管理和服務(wù)創(chuàng)新等一系列現(xiàn)代管理理念應(yīng)用到檔案館的信息化全過程，實現(xiàn)檔案管理的變革與創(chuàng)新，為檔案工作者提供開展信息化全過程管理與檔案工作實踐的方法論，提高檔案工作的有效性，促進信息資源知識化轉(zhuǎn)變和社會化共享。

書籍目錄

前言第1章  信息化源于現(xiàn)代檔案管理的需要  1.1  計算機輔助檔案管理的需求    1.1.1  案例場景    1.1.2  問題分析    1.1.3  誤區(qū)點撥    1.1.4  認(rèn)識提高  1.2  電子文件歸檔與保存的要求    1.2.1  案例場景    1.2.2  問題分析    1.2.3  誤區(qū)點撥    1.2.4  認(rèn)識提高  1.3  館藏檔案數(shù)字化的要求    1.3.1  案例場景    1.3.2  誤區(qū)點撥    1.3.3  認(rèn)識提高  1.4  檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的要求    1.4.1  案例場景    1.4.2  誤區(qū)點撥    1.4.3  認(rèn)識提高  1.5  檔案信息安全管理的要求    1.5.1  案例場景    1.5.2  誤區(qū)點撥    1.5.3  認(rèn)識提高  1.6  檔案館IT資源整合的要求    1.6.1  案例場景    1.6.2  誤區(qū)點撥    1.6.3  認(rèn)識提高  1.7  數(shù)字化檔案資源長期保存的需求    1.7.1  案例場景    1.7.2  誤區(qū)點撥    1.7.3  認(rèn)識提高    思考題第2章  信息化推動檔案管理變革  2.1  觀念變革與認(rèn)識提升    2.1.1  案例場景    2.1.2  觀念革新  2.2  行政管理方法的革新    2.2.1  案例場景    2.2.2  全面實施信息化戰(zhàn)略  2.3  信息化決策能力的提升    2.3.1  案例場景    2.3.2  科學(xué)決策再認(rèn)識  2.4  檔案工作模式的改革    2.4.1  案例場景    2.4.2  現(xiàn)代化管理方法的應(yīng)用  2.5  檔案信息化運作能力的提高    2.5.1  案例場景    2.5.2  人才戰(zhàn)略思維轉(zhuǎn)變  2.6  檔案館服務(wù)能力的拓展    2.6.1  案例場景    2.6.2  檔案信息服務(wù)機制創(chuàng)新    思考題第3章  數(shù)字記憶工程：數(shù)字檔案館建設(shè)  3.1  數(shù)字檔案館定位    3.1.1  數(shù)字檔案館功能定位    3.1.2  數(shù)字檔案館目標(biāo)定位    3.1.3  數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館的區(qū)別和聯(lián)系    3.1.4  數(shù)字檔案館基本特征  3.2  數(shù)字檔案館模型    3.2.1  環(huán)境模型    3.2.2  功能模型    3.2.3  信息模型    3.2.4  過程模型    3.2.5  用戶模型    3.2.6  OAIS在美國ERA系統(tǒng)的應(yīng)用模型  3.3  數(shù)字檔案館技術(shù)    3.3.1  頂層設(shè)計技術(shù)與方法    3.3.2  海量數(shù)據(jù)存儲技術(shù)    3.3.3  知識管理與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)    3.3.4  多媒體數(shù)據(jù)訪問和檢索技術(shù)    3.3.5  數(shù)字資源長期保存技術(shù)    3.3.6  服務(wù)導(dǎo)向體系架構(gòu)技術(shù)    3.3.7  應(yīng)用服務(wù)提供商運行模式  3.4  數(shù)字檔案館組織與管理    3.4.1  數(shù)字檔案館組織體系    3.4.2  數(shù)字檔案館組建方式    3.4.3  數(shù)字檔案館運行機制    3.4.4  服務(wù)型數(shù)字檔案館工作機理    3.4.5  服務(wù)型數(shù)字檔案館機構(gòu)部署    3.4.6  服務(wù)型數(shù)字檔案館建設(shè)特點  3.5  數(shù)字檔案館建設(shè)    3.5.1  數(shù)字檔案館建設(shè)方法與原則    3.5.2  數(shù)字檔案館基礎(chǔ)保障工作的開展    3.5.3  檔案館信息化管理需求分析    3.5.4  數(shù)字檔案館工程建設(shè)  3.6  數(shù)字檔案館應(yīng)用    3.6.1  數(shù)字檔案館的使用    3.6.2  數(shù)字檔案館的維護    3.6.3  數(shù)字檔案館的運營    思考題第4章  工程方案與學(xué)術(shù)探究  4.1  檔案信息化工程立項報告    4.1.1  項目背景    4.1.2  系統(tǒng)需求描述    4.1.3  目標(biāo)、范圍與工作內(nèi)容    4.1.4  工作計劃    4.1.5  經(jīng)費預(yù)算　4.2  系統(tǒng)頂層設(shè)計需求框架    4.2.1  項目基本情況　　4.2.2  檔案信息化應(yīng)用現(xiàn)狀    4.2.3  系統(tǒng)建設(shè)要求    4.2.4  部門間業(yè)務(wù)流程與信息交互    4.2.5  基于應(yīng)用共享的PAMIS運行模式  4.3  檔案管理信息系統(tǒng)實施指南    4.3.1  實施過程模型    4.3.2  實施工作思路    4.3.3  實施工作要點    4.3.4  實施過程管理    4.3.5  快速實施六大步  4.4  數(shù)字檔案館功能部署方案    4.4.1  分子系統(tǒng)部署方案    4.4.2  系統(tǒng)信息模型    4.4.3  確定系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)    4.4.4  確定系統(tǒng)的用戶模型    4.4.5  確定分(子)系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)接口方式    4.4.6  確定其他個性化的功能需求  4.5  面向服務(wù)架構(gòu)的數(shù)字檔案館建設(shè)方案研究  4.6  數(shù)字檔案館的集約化服務(wù)運行模式研究  4.7  基于分級存儲的數(shù)字化檔案利用模式研究  4.8  解讀《電子簽名法》，思考電子文件歸檔  4.9  論新時期檔案信息化的應(yīng)用與實施策略  4.10  檔案鑒定理論在文檔一體化中的應(yīng)用  4.11  檔案數(shù)字化技術(shù)與存儲解決方案  4.12  數(shù)字化檔案信息的真實性保障  4.13  數(shù)字化檔案信息的安全保障體系研究  4.14  檔案信息集成化管理平臺系統(tǒng)研究  4.15  檔案館信息安全管理的策略和方案  4.16  新時期檔案文化產(chǎn)業(yè)的定位與發(fā)展  4.17  搞好檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高數(shù)字化檔案的利用效果    思考題附錄    附錄一  檔案館信息化建設(shè)需求調(diào)研大綱  附錄二  檔案館信息化建設(shè)常見問題解答  附錄三  電子文檔長期保存的國際標(biāo)準(zhǔn)相關(guān)信息參考文獻后記

章節(jié)摘錄

　　本地計算機實現(xiàn)簡單的目錄檢索，以提高工作效率、提高服務(wù)質(zhì)量；在開始實施管理信息系統(tǒng)時，可以將這些已經(jīng)數(shù)字化的檔案目錄信息交給系統(tǒng)實施人員，在進行規(guī)范化處理之后，一次性導(dǎo)人到系統(tǒng)中，以方便使用。這些基本的工作都需要隨時積累，以保障信息化實施過程的速度和質(zhì)量?！　?3)認(rèn)為檔案信息化工作就是將檔案目錄信息實現(xiàn)計算機化管理。檔案目錄信息是檔案工作者為方便檔案實體的保管和信息檢索而形成的管理信息，它是在對檔案內(nèi)容信息進行概要描述的基礎(chǔ)上形成的。檔案工作者對檔案內(nèi)容信息描述得越詳細(xì)、越全面，就越能夠減少實體檔案的調(diào)卷次數(shù)。但多數(shù)檔案利用者還是需要查閱檔案原件上的真實信息，因此，未來開展檔案數(shù)字化掃描、文字識別、提供全文檢索等信息化工作還需要投入更多的人力、物力和財力。檔案信息化將作為檔案事業(yè)的一項基礎(chǔ)性工作，融入檔案管理的全過程中，這對檔案工作者擁有多方面技能和多學(xué)科知識提出了很高的要求?！　?．1．4認(rèn)識提高　　檔案著錄與標(biāo)引是檔案收集整理工作的基本內(nèi)容，標(biāo)引工作能夠?qū)n案有序編排并形成檔案目錄信息，目的是方便庫房檔案的管理，提高檔案調(diào)卷、還卷的工作效率。實現(xiàn)機讀目錄檢索是檔案信息化的一項最基礎(chǔ)性的工作，機讀檔案目錄是由檔案工作者產(chǎn)生并不斷地進行添加、修改和維護，而不是由軟件開發(fā)人員形成，檔案工作者應(yīng)首先認(rèn)識到這一點，才有可能在檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)過程中做到基礎(chǔ)準(zhǔn)備到位、工作扎實有序、使用起來得心應(yīng)手?！　?1)機讀檔案目錄需要不斷積累，積累過程與有無軟件系統(tǒng)無關(guān)。軟件系統(tǒng)本身無法產(chǎn)生數(shù)據(jù)，機讀檔案目錄信息是需要人工錄入到系統(tǒng)中才能實現(xiàn)信息檢索。如果把計算機和軟件系統(tǒng)比作車，那么系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)就好比是車上的貨物，貨不可能自己上車，必須有人裝載，這對于軟件系統(tǒng)來說，即是要人工來采集、錄入或批量導(dǎo)人。當(dāng)然，為了加快系統(tǒng)實施，很多單位出錢雇人協(xié)助錄入數(shù)據(jù)，或者進行批量處理以提高信息化實施的速度，這是可取的；但一旦軟件系統(tǒng)進入運行期之后，錄入新接收的檔案目錄數(shù)據(jù)是需要檔案工作者親自開展的一項基礎(chǔ)性工作。

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