文件檔案整理規(guī)范及實(shí)訓(xùn)

前言

文書檔案的整理是中職文秘專業(yè)課程“文書與檔案管理基礎(chǔ)”的主要內(nèi)容之一，為加強(qiáng)學(xué)生的實(shí)際工作能力，我們在“以就業(yè)為導(dǎo)向，以能力為本位”的職業(yè)教育理論指導(dǎo)下，根據(jù)中等職業(yè)教育文秘專業(yè)的培養(yǎng)目標(biāo)，結(jié)合現(xiàn)行辦公行政的崗位需求和對學(xué)生職業(yè)技能的培養(yǎng)目標(biāo)，經(jīng)過綜合歸納，編寫了這本對學(xué)生就業(yè)有實(shí)際幫助的教材——《文件檔案整理規(guī)范及實(shí)訓(xùn)》，以期對學(xué)生進(jìn)行有針對性的實(shí)訓(xùn)練習(xí)，提高學(xué)生專業(yè)實(shí)操能力，讓學(xué)生“上崗能上手”，培養(yǎng)學(xué)生的工作競爭能力。本書內(nèi)容上以必需、夠用為度，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，以實(shí)例講解我國傳統(tǒng)的文書立卷方法和現(xiàn)行的歸檔文件整理方法。本書注重能力的培養(yǎng)，實(shí)訓(xùn)練習(xí)內(nèi)容具體，目的明確，貫穿全書，突出了職業(yè)特色，符合專業(yè)培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)，符合中等職業(yè)學(xué)校文秘專業(yè)技能的教學(xué)要求。教材在編寫過程中得到廣州市檔案館丁玲玲同志的指導(dǎo)，南京市教學(xué)研究室的馬永飛老師和南京女子中等專業(yè)學(xué)校的黃立新老師對本書的內(nèi)容及編排提出了寶貴建議，在此一并表示衷心感謝。

內(nèi)容概要

　　教材主要的內(nèi)容有“文書立卷整理操作規(guī)范”及“立卷改革和歸檔文件整理規(guī)范”兩部分。教材以實(shí)例講解，介紹了我國現(xiàn)行的文書立卷歸檔方法以及最新的文書檔案整理工作的要求和方法。教材中注意貫徹理論聯(lián)系實(shí)際的原則，其文書檔案整理的基本理論篇幅較少，重點(diǎn)介紹實(shí)際工作中的具體操作方法，同時配合實(shí)訓(xùn)練習(xí)，力求使學(xué)生在完成理論課程學(xué)習(xí)后，在實(shí)際工作中能夠勝任文書檔案的整理工作。

書籍目錄

第一部分 文書立卷整理操作規(guī)范一、文書立卷整理的步驟和方法二、操作過程中常見問題及解決方法三、文書立卷整理實(shí)訓(xùn)練習(xí)第二部分 立卷改革和歸檔文件整理規(guī)范一、傳統(tǒng)的文書立卷整理方法與現(xiàn)行的歸檔文件整理方法比較二、歸檔文件整理的步驟和方法三、操作過程中常見問題及解決方法四、歸檔文件整理實(shí)訓(xùn)練習(xí)第三部分 實(shí)訓(xùn)考核辦法及評分標(biāo)準(zhǔn)第四部分 實(shí)例采集附錄一：中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)GB／179705-2008文書檔案案卷格式附錄二：中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DA／T22-2000歸檔文件整理規(guī)則附錄三：國家檔案局令機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定附錄四：文書檔案保管期限表附錄五：文件1附錄六：文件2

章節(jié)摘錄

插圖：（二）案卷的編號與編目1.卷內(nèi)文件的編號卷內(nèi)文件的編號是指對案卷內(nèi)每頁文件進(jìn)行排列并給以編號（即頁號）的過程。凡是有文字或圖像的版面均應(yīng)作為一頁，進(jìn)行編號。編寫頁號時，卷內(nèi)所有的文件應(yīng)逐張連續(xù)地進(jìn)行編號，不得遺漏。（1）卷內(nèi)文件編號的要求①細(xì)致、準(zhǔn)確、統(tǒng)一、有序，禁忌漏號、空號、重號。②頁號應(yīng)統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字按順序編號。③凡載有文字或圖像的卷內(nèi)文件，無論正、反頁面均以頁為單位編號，一頁編一個號，空白頁不編號。④卷內(nèi)文件間頁號應(yīng)連續(xù)編寫，不可跳號斷開。⑤卷內(nèi)文件編號可使用鉛筆、號碼機(jī)或鋼筆等書寫。（2）卷內(nèi)文件編號（頁號）的位置①左側(cè)裝訂的案卷，文件的正面在右下角編號，背面在左下角編號。②右側(cè)裝訂的案卷，文件的正面在左下角編號，背面在右下角編號。③照片、圖表等文件材料，正面難于編號的，可在背面編號。2.編制卷內(nèi)文件目錄編制卷內(nèi)文件目錄是指根據(jù)卷內(nèi)文件排列的順序，填寫案卷卷內(nèi)文件的各項(xiàng)文件目錄的工作。（1）卷內(nèi)文件目錄的概念卷內(nèi)文件目錄是附著于案卷卷首的、介紹卷內(nèi)文件內(nèi)容和成分的卷內(nèi)文件索引條目，是案卷的重要組成部分。在實(shí)際工作中，卷內(nèi)文件目錄的編寫一般采用逐件登記法。（2）卷內(nèi)文件目錄的格式和內(nèi)容《文書檔案案卷格式》（見附錄一）規(guī)定了文書檔案卷內(nèi)文件目錄的格式。文書檔案卷內(nèi)文件目錄有順序號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁號、備注等七項(xiàng)內(nèi)容。操作：①順序號，是卷內(nèi)文件排列順序的編號，又稱件號。每份文件占一個順序號，用阿拉伯?dāng)?shù)字填寫一個欄目。在填寫卷內(nèi)文件目錄時，應(yīng)注意必須以“件”為單位來確定文件的順序號、填寫欄目。如“請示與批復(fù)”是一組不可分割的文件，但應(yīng)是兩份文件，應(yīng)分別編順序號、填寫欄目；正件和附件是一份文件的組成部分，不占順序號，附件標(biāo)題可在“題名”欄另占一行填寫；正本和底稿是同一份文件，應(yīng)編一個順序號、填寫一個欄目。

編輯推薦

《文件檔案整理規(guī)范及實(shí)訓(xùn)(文秘專業(yè))》是中等職業(yè)教育國家級規(guī)劃教材配套教學(xué)用書。

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