新編秘書(shū)實(shí)訓(xùn)

前言

　　隨著時(shí)代的發(fā)展，用人單位對(duì)秘書(shū)人才的知識(shí)、技能與素質(zhì)提出了更新、更高的要求，從而對(duì)作為秘書(shū)人才主要培養(yǎng)基地——高職高專(zhuān)秘書(shū)專(zhuān)業(yè)的人才培養(yǎng)模式、教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)方法提出了轉(zhuǎn)變和革新的要求。實(shí)訓(xùn)課程的開(kāi)發(fā)及實(shí)施，作為當(dāng)前教學(xué)改革中的一個(gè)熱點(diǎn)和難點(diǎn)問(wèn)題，越來(lái)越引起廣大專(zhuān)業(yè)教學(xué)工作者的關(guān)注?！　∶貢?shū)實(shí)訓(xùn)課程是秘書(shū)專(zhuān)業(yè)學(xué)生在學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)核心課程的過(guò)程中或之后，對(duì)秘書(shū)職業(yè)工作涉及的各個(gè)關(guān)鍵技能模塊進(jìn)行強(qiáng)化訓(xùn)練。通過(guò)這種訓(xùn)練，有助于縮短學(xué)校專(zhuān)業(yè)教育與職業(yè)工作實(shí)踐之間的距離，提高學(xué)生的就業(yè)技能。正因?yàn)槿绱?，秘?shū)實(shí)訓(xùn)在整個(gè)專(zhuān)業(yè)課程體系中的地位日益突出，業(yè)已成為當(dāng)前高職高專(zhuān)院校秘書(shū)專(zhuān)業(yè)教學(xué)改革的切入點(diǎn)和抓手。因此，為高職高專(zhuān)秘書(shū)專(zhuān)業(yè)編寫(xiě)一本新型的秘書(shū)實(shí)訓(xùn)教材具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和探索價(jià)值?！　∽x者會(huì)發(fā)現(xiàn)，在這本書(shū)中，有不少是編寫(xiě)團(tuán)隊(duì)原創(chuàng)的東西，是我們實(shí)訓(xùn)教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，我們把她奉獻(xiàn)出來(lái)，與國(guó)內(nèi)的同行朋友交流，共同為促進(jìn)我國(guó)秘書(shū)職業(yè)教育略盡綿薄之力?！　∫?、編寫(xiě)歷程　　這本《新編秘書(shū)實(shí)訓(xùn)》教材建立在我們多年來(lái)對(duì)秘書(shū)專(zhuān)業(yè)學(xué)生進(jìn)行技能訓(xùn)練的基礎(chǔ)上。我們?cè)谟?xùn)練過(guò)程中編寫(xiě)了《秘書(shū)實(shí)務(wù)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書(shū)》、《辦公自動(dòng)化實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書(shū)》、《商務(wù)禮儀實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書(shū)》、《檔案管理實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書(shū)》等，在使用的過(guò)程中，我們不斷地改進(jìn)完善。但在實(shí)施訓(xùn)練的過(guò)程中，我們也發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題。例如：（1）我們給出一些訓(xùn)練的題目，學(xué)生需要再到教材及相關(guān)書(shū)籍中去查找相關(guān)的知識(shí)，占用了他們很多的時(shí)間；（2）教師在安排實(shí)訓(xùn)時(shí)非常辛苦，要把實(shí)訓(xùn)的目的、要求與分?jǐn)?shù)計(jì)算等事項(xiàng)一遍遍地重復(fù)，學(xué)生仍然不得要領(lǐng)；（3）由于各門(mén)課程的相關(guān)性，不同的實(shí)訓(xùn)課程需要一定的整合。例如，在“秘書(shū)實(shí)務(wù)”課程中訓(xùn)練學(xué)生的“接待工作”時(shí)，他們就需要用到握手禮儀、介紹禮儀、方位禮儀等“商務(wù)禮儀”知識(shí)。他們要么出錯(cuò)，要么費(fèi)很多時(shí)間搜集相關(guān)的知識(shí)，使實(shí)訓(xùn)的效率下降。為了解決上述問(wèn)題，我們將這些實(shí)訓(xùn)課程進(jìn)行了有效整合，實(shí)訓(xùn)過(guò)程中，也感覺(jué)比較順利，學(xué)生反映也很好，畢業(yè)生及用人單位反饋的信息，對(duì)我們的實(shí)訓(xùn)給予了肯定。　　盡管如此，對(duì)于這樣一本集合了我們?nèi)w作者多年的心血，將秘書(shū)專(zhuān)業(yè)技能訓(xùn)練進(jìn)行了多方探索和有效整合的實(shí)訓(xùn)教材，我們反復(fù)斟酌，數(shù)易其稿，仍然不敢向出版社交稿。原因在于，《秘書(shū)實(shí)訓(xùn)》與其他已有數(shù)年傳統(tǒng)的核心課程教材有所不同，它無(wú)好的先例可循，缺少一個(gè)可資評(píng)判的標(biāo)桿。尤其是，在2005年底申報(bào)普通高等教育“十一五”國(guó)家級(jí)規(guī)劃教材并于2006年評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，我們更是不敢懈怠，唯恐對(duì)不起秘書(shū)界專(zhuān)家給予我們的信任，辜負(fù)了“十一五”國(guó)家級(jí)規(guī)劃教材的“名號(hào)”。所以，我們?cè)俅文弥覀兊臅?shū)稿聽(tīng)取了部分高職院校及用人單位對(duì)秘書(shū)實(shí)訓(xùn)教學(xué)及實(shí)訓(xùn)教材建設(shè)的意見(jiàn)和建議，做了進(jìn)一步的修改、完善，方才交稿。

內(nèi)容概要

　　《新編秘書(shū)實(shí)訓(xùn)》從現(xiàn)代秘書(shū)職業(yè)崗位（群）的行動(dòng)領(lǐng)域分析出發(fā)，參考秘書(shū)職業(yè)資格鑒定標(biāo)準(zhǔn)，吸收現(xiàn)代企業(yè)對(duì)秘書(shū)人才的素質(zhì)、知識(shí)和能力要求，提煉了12個(gè)方面的職業(yè)技能進(jìn)行模塊化訓(xùn)練，具體包括：禮儀訓(xùn)練，接待訓(xùn)練，溝通訓(xùn)練，會(huì)議訓(xùn)練，商務(wù)活動(dòng)訓(xùn)練，日常事務(wù)訓(xùn)練，檔案管理訓(xùn)練，文書(shū)處理訓(xùn)練，調(diào)研訓(xùn)練，信息處理訓(xùn)練，常用辦公設(shè)備訓(xùn)練，常用辦公軟件訓(xùn)練。

書(shū)籍目錄

模塊一 禮儀訓(xùn)練 第一部分 知識(shí)點(diǎn)介紹 一、秘書(shū)人員的基本禮儀 二、商務(wù)交際禮儀 第二部分 實(shí)踐訓(xùn)練 一、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 頭發(fā)護(hù)理和發(fā)型設(shè)計(jì) 訓(xùn)練二 皮膚護(hù)理和化妝 訓(xùn)練三 服飾搭配 訓(xùn)練四 舉止行為 模塊二 接待訓(xùn)練 第一部分 知識(shí)點(diǎn)介紹 一、接待的準(zhǔn)備工作 二、接待工作的基本程序 三、制訂接待計(jì)劃 第二部分 實(shí)踐訓(xùn)練 一、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 日常接待的準(zhǔn)備工作 訓(xùn)練二 日常接待工作 訓(xùn)練三 重要賓客及團(tuán)體的接待工作 模塊三 溝通訓(xùn)練 第一部分 知識(shí)點(diǎn)介紹 一、影響溝通的障礙因素 二、溝通協(xié)調(diào)的步驟 三、溝通協(xié)調(diào)的方式方法與策略技巧 第二部分 實(shí)踐訓(xùn)練 一、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖 訓(xùn)練二 溝通工作 訓(xùn)練三 協(xié)調(diào)工作 模塊四 會(huì)議訓(xùn)練 第一部分 知識(shí)點(diǎn)介紹 一、會(huì)議籌備階段的會(huì)務(wù)操作 二、會(huì)議進(jìn)行階段的會(huì)務(wù)操作 三、會(huì)議結(jié)束階段的會(huì)務(wù)操作 第二部分 實(shí)踐訓(xùn)練 一、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 會(huì)議籌備階段的工作 訓(xùn)練二 會(huì)議進(jìn)行階段的工作 訓(xùn)練三 會(huì)議結(jié)束階段的工作 模塊五 商務(wù)活動(dòng)訓(xùn)練 第一部分 知識(shí)點(diǎn)介紹 一、會(huì)見(jiàn)與會(huì)談 二、開(kāi)放參觀(guān)與簽字儀式 三、慶典活動(dòng)與剪彩儀式 四、新聞發(fā)布會(huì) 五、宴請(qǐng)活動(dòng) 六、商務(wù)旅行 第二部分 實(shí)踐訓(xùn)練 一、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 會(huì)見(jiàn)與會(huì)談活動(dòng) 訓(xùn)練二 開(kāi)放參觀(guān)活動(dòng) 訓(xùn)練三 簽字儀式 訓(xùn)練四 慶典活動(dòng)與剪彩儀式 訓(xùn)練五 新聞發(fā)布會(huì) 訓(xùn)練六 宴請(qǐng)活動(dòng) 訓(xùn)練七 商務(wù)旅行 模塊六 日常事務(wù)訓(xùn)練 第一部分 知識(shí)點(diǎn)介紹 一、辦公室環(huán)境管理 二、安排領(lǐng)導(dǎo)日程 三、接打電話(huà)與處理郵件 四、印信與保密工作 第二部分 實(shí)踐訓(xùn)練 一、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 辦公室環(huán)境管理 訓(xùn)練二 安排領(lǐng)導(dǎo)日程 訓(xùn)練三 接聽(tīng)與撥打電話(huà) 訓(xùn)練四 處理郵件 訓(xùn)練五 印信與保密工作 模塊七 檔案管理訓(xùn)練 第一部分 知識(shí)點(diǎn)介紹 一、文件歸檔 二、確定全宗及立檔單位 三、檔案管理 第二部分 實(shí)踐訓(xùn)練 一、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 文件歸檔技能訓(xùn)練 訓(xùn)練二 卷內(nèi)文件整理訓(xùn)練 模塊八 文書(shū)處理訓(xùn)練 第一部分 知識(shí)點(diǎn)介紹 一、公文的基礎(chǔ)知識(shí) 二、文書(shū)的種類(lèi) 三、文書(shū)處理的內(nèi)容和程序 第二部分 實(shí)踐訓(xùn)練 一、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 行政公文技能訓(xùn)練 訓(xùn)練二 商務(wù)文書(shū)技能訓(xùn)練 訓(xùn)練三 文書(shū)處理技能訓(xùn)練 模塊九 調(diào)研訓(xùn)練 第一部分 知識(shí)點(diǎn)介紹 一、調(diào)查研究的內(nèi)涵 二、調(diào)查研究的基本類(lèi)型 三、調(diào)查研究的內(nèi)容 四、調(diào)查研究的主要方法 第二部分 實(shí)踐訓(xùn)練 一、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 文獻(xiàn)調(diào)查與訪(fǎng)談法的訓(xùn)練 訓(xùn)練二 問(wèn)卷與網(wǎng)絡(luò)調(diào)查法的訓(xùn)練 模塊十 信息處理訓(xùn)練 第一部分 知識(shí)點(diǎn)介紹 一、信息的收集 二、信息的整理 三、信息的傳遞 四、信息的存儲(chǔ) 五、信息的開(kāi)發(fā) 六、信息的利用 七、信息的反饋 第二部分 實(shí)踐訓(xùn)練 一、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 信息的收集與整理 訓(xùn)練二 信息的傳遞與存儲(chǔ) 訓(xùn)練三 信息的開(kāi)發(fā)與利用 模塊十一 常用辦公設(shè)備訓(xùn)練 第一部分 知識(shí)點(diǎn)介紹 一、計(jì)算機(jī) 二、傳真機(jī) 三、復(fù)印機(jī) 四、打印機(jī) 五、掃描儀 六、照相機(jī) 七、攝像機(jī) 八、投影儀 九、刻錄機(jī) 十、碎紙機(jī) 第二部分 實(shí)踐訓(xùn)練 一、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 傳真機(jī)與復(fù)印機(jī)的使用 訓(xùn)練二 打印機(jī)與掃描儀的使用 訓(xùn)練三 數(shù)碼相機(jī)與攝像機(jī)的使用 訓(xùn)練四 刻錄機(jī)與碎紙機(jī)的使用一 模塊十二 常用辦公軟件訓(xùn)練 第一部分 知識(shí)點(diǎn)介紹 一、Word 二、Excel 三、PowerPoint 四、Internet 第二部分 實(shí)踐訓(xùn)練 一、實(shí)訓(xùn)指導(dǎo) 二、訓(xùn)練內(nèi)容 訓(xùn)練一 Word 訓(xùn)練二 Excel 訓(xùn)練三 PowerPoint 訓(xùn)練四 Internet 參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

版權(quán)頁(yè)：   插圖：   （三）處理郵件 1.代領(lǐng)導(dǎo)拆信的注意事項(xiàng) （1）機(jī)要郵件和私人郵件秘書(shū)不應(yīng)拆封，除非領(lǐng)導(dǎo)特別授權(quán)。 （2）寫(xiě)明領(lǐng)導(dǎo)親啟的信件應(yīng)直接交給領(lǐng)導(dǎo)處理。 （3）如果秘書(shū)無(wú)意拆開(kāi)了，在信封上要寫(xiě)上“誤拆”，并簽上自己的名字，封上信口，將信件交給領(lǐng)導(dǎo)時(shí)要致歉。 2.郵件拆封的注意要點(diǎn) （1）拿到信件后應(yīng)在桌子上磕幾下，使里面的信紙和其他東西沉落在信封的一邊，以免在拆封時(shí)遭到損壞。 （2）用剪刀從信封的右側(cè)剪下一個(gè)小邊，注意不要損壞信封上的文字、郵戳或其他標(biāo)志。 （3）信拆開(kāi)后，信封不能丟掉，應(yīng)該用回形針把它與信紙或附件等夾在一起，以供查閱、回復(fù)之需。 3.信件內(nèi)信與相關(guān)資料的處理 （1）信件拆封后，首先要取出里面的所有東西，然后檢查信封、信紙上的地址、電話(huà)是否一致。然后檢查信封里的附件如貨單、發(fā)票、支票等是否與信里提到的內(nèi)容一致。 （2）秘書(shū)應(yīng)該把郵件分成最急件、次急件和普通件。那些屬于“優(yōu)先考慮”、“緊急”的信件應(yīng)盡快呈送給領(lǐng)導(dǎo)，如緊急商務(wù)信函、國(guó)際電傳、傳真或特快專(zhuān)遞等。 （3）秘書(shū)在閱信時(shí)，可將信件的重點(diǎn)如會(huì)議通知中的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等，用記號(hào)筆做標(biāo)記，或?qū)⒅攸c(diǎn)摘錄下來(lái)再呈領(lǐng)導(dǎo)，可以提高領(lǐng)導(dǎo)的工作效率。 （4）收到的廣告、宣傳單等，秘書(shū)可酌情處理，或棄或存或呈領(lǐng)導(dǎo)。 四、印信與保密工作 （一）印信的管理與使用 “印”即印章，“信”即介紹信，印信工作即是印章及介紹信的制發(fā)、保管和使用工作。 1.印章的管理 （1）保管印章，必須指定政治上絕對(duì)可靠的專(zhuān)職或兼職秘書(shū)人員保管，未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得擅自委托他人代管。 （2）印章的保管必須安全可靠，所有的印章都應(yīng)加鎖。 （3）保持印章清晰，保管人員對(duì)所保管的印章應(yīng)定期清洗。 2.印章的使用 （1）審批檢查制度健全。 （2）用印都要進(jìn)行詳細(xì)的登記。 （3）蓋印要求端正、清楚，蓋在落款的單位和日期之上（所謂“騎年壓月”）。 3.介紹信或證明信的管理和使用 （1）介紹信的保管。正式介紹信通常專(zhuān)門(mén)印制并有編號(hào)；如聯(lián)系一般事務(wù)也有以單位信箋代替的。介紹和公章一般由同一人保管并使用，須與公章同等重視。

編輯推薦

《普通高等教育"十一五"國(guó)家級(jí)規(guī)劃教材:新編秘書(shū)實(shí)訓(xùn)》可作為高等職業(yè)院校、高等專(zhuān)科學(xué)校、成人高校、民辦高校、本科院校舉辦的二級(jí)學(xué)院文秘專(zhuān)業(yè)的實(shí)訓(xùn)課程教材，也可供五年制高職教育、中等職業(yè)教育文秘類(lèi)專(zhuān)業(yè)使用，并可作為社會(huì)職業(yè)培訓(xùn)的輔助教材。

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