文書工作與檔案管理

前言

　　文書與檔案是人類社會本身發(fā)展的需要，文書是檔案的前身，檔案是文書的延續(xù)。文書工作與檔案管理在機(jī)關(guān)工作和社會生活中，發(fā)揮著重要的作用。文書，“經(jīng)國之樞機(jī)”，“政事之先務(wù)”，有品、有學(xué)、有識、有文。檔案，歷史的真實(shí)紀(jì)錄，是黨和國家的寶貴財(cái)富。文書工作與檔案管理在秘書工作中具有重要的地位?！　榱舜龠M(jìn)秘書專業(yè)教育的發(fā)展，高等教育出版社決定組織編寫高職高專秘書專業(yè)“十五”規(guī)劃教材，并于2002年6月在廣西南寧召開了教材編寫會議，確定了編寫原則，審議通過了各門課程教材的編寫大綱?！段臅ぷ髋c檔案管理》由趙映誠同志擔(dān)任主編，陳曉明、高萍同志擔(dān)任副主編，各章撰寫人員分別是：第一、四章（趙映誠）；第二、三、五章（陳曉明）；第六章（趙映誠，高萍）；第七章（高萍）；第八、九章（常悅）；第十、十一章（向陽）。全書由趙映誠負(fù)責(zé)統(tǒng)稿。　　本書以培養(yǎng)應(yīng)用性和操作型秘書人才為目標(biāo)，主要介紹文書工作與檔案管理的基本知識、基本技能，注重實(shí)際應(yīng)用。全書由湖北大學(xué)洪威雷教授審閱，并提出了寶貴的修改意見，同時(shí)在撰寫過程中，廣泛吸收了近年來文書與檔案工作研究的成果，參考了有關(guān)同行專家的著作和文章，在此一并表示深深的謝意！　　文書工作與檔案管理合并編寫，這還是一種嘗試，敬請同行專家在教材使用過程中，將發(fā)現(xiàn)的問題和錯誤告知我們，以便修訂時(shí)改正、完善。

內(nèi)容概要

　　《文書工作與檔案管理》是普通高等教育“十五”國家級規(guī)劃教材（高職高專教育）?！段臅ぷ髋c檔案管理》共十一章，針對培養(yǎng)應(yīng)用型秘書人才的目標(biāo)，主要介紹了文書工作和檔案管理的基本概念、基本內(nèi)容以及文書工作與檔案管理的聯(lián)系與區(qū)別，闡述了文書工作與檔案管理的性質(zhì)、特點(diǎn)、作用，突出了文書工作與檔案管理的基本知識、基本工作程序、基本技能操作等?！　　段臅ぷ髋c檔案管理》可作為高等職業(yè)院校、高等?？圃盒?、成人高等院校、本科院校高職教育的相關(guān)專業(yè)學(xué)生學(xué)習(xí)用書，也可供五年制高職院校、中等職業(yè)學(xué)校及其他有關(guān)人員使用。

書籍目錄

第一章 總論第一節(jié) 文書與檔案第二節(jié) 文書工作與檔案管理第三節(jié) 文書工作與檔案管理的組織機(jī)構(gòu)與人員思考與練習(xí)第二章 文書的體式與稿本第一節(jié) 文書的文體第二節(jié) 文書的格式第三節(jié) 文書的稿本思考與練習(xí)第三章 文書的種類第一節(jié) 文書種類的劃分及選用第二節(jié) 通用文書第三節(jié) 專用文書第四節(jié) 雜體類文書思考與練習(xí)第四章 文書的形成第一節(jié) 文書形成的基本原理第二節(jié) 文書形成的步驟第三節(jié) 文書形成的要素思考與練習(xí)第五章 文書的處理第一節(jié) 行文制度第二節(jié) 文書的處理程序第三節(jié) 發(fā)文處理第四節(jié) 收文處理思考與練習(xí)第六章 文書的整理與歸檔第一節(jié) 文書整理歸檔及其意義第二節(jié) 文書整理歸檔的范圍和原則要求第三節(jié) 文書整理歸檔的方法和步驟思考與練習(xí)第七章 檔案的收集與鑒定第一節(jié) 檔案收集工作第二節(jié) 檔案鑒定工作思考與練習(xí)第八章 檔案的整理與保管第一節(jié) 檔案分類第二節(jié) 檔案的排架與編目第三節(jié) 檔案保管思考與練習(xí)第九章 檔案的檢索第一節(jié) 檔案著錄與標(biāo)引第二節(jié) 檔案檢索工具第三節(jié) 檔案的計(jì)算機(jī)檢索思考與練習(xí)第十章 檔案的提供利用第一節(jié) 檔案提供利用的形式與特點(diǎn)第二節(jié) 檔案的直接利用工作第三節(jié) 檔案的間接利用工作思考與練習(xí)第十一章 專門檔案的管理與利用第一節(jié) 人事檔案的管理與利用第二節(jié) 會計(jì)檔案的管理與利用第三節(jié) 聲像檔案的管理與利用思考與練習(xí)附錄一 國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法附錄二 中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例附錄三 中華人民共和國國家標(biāo)準(zhǔn)國家行政機(jī)關(guān)公文格式附錄四 歸檔文件整理規(guī)則參考書目

章節(jié)摘錄

　?。ㄒ唬┪臅　?.文書的概念　　“文書”這個概念可以包含三種含義：一是指文字材料，二是指文字書寫，三是指從事文書工作的人?！　奈淖植牧峡?，文書的產(chǎn)生和存在已有3000多年的歷史，可以說，自從有了文字以后，文書就已經(jīng)存在。而“文書”一詞最早出現(xiàn)在漢代，西漢初賈誼《過秦論中》有“禁文書而酷刑罰，先詐力而后仁義”之句。司馬遷所著《史記》一書，也多次提到“文書”一詞。東漢班固撰著的《漢書·刑法志》亦有“文書盈于幾閣，典者不能遍睹”之句。這里的文書就是指古代的文藉典冊，一些有史料價(jià)值的文字材料都可以稱之為文書。大約在唐宋以后，“文書”概念的含義相對就要狹窄一些了，主要是指實(shí)用性強(qiáng)的文字材料。如宋代王昭禹所著《周禮詳解》，對《周禮·天官》中“小宰之職……以官府之八成，經(jīng)邦治”有一段注釋：“要之八成皆文書也。比居、簡稽、版圖、禮命、要會，文書之用于公者也；傳別、書契、質(zhì)劑，文書之用于民者也?！边@里的文書顯然說的是具有應(yīng)用性的文字材料，而且有了公用和私用之分?！　∥臅牡诙N含義主要是作為動詞使用時(shí)，可以當(dāng)“文字書寫”來講?！皶?，最早的含義就是書寫的意思，不過現(xiàn)在用“文書”作為書寫的用法已很少見?！　∥臅牡谌N含義是指職務(wù)名稱或者叫職業(yè)名稱，即我們可以把在機(jī)關(guān)單位從事文字工作（主要指實(shí)用性文字工作）的同志稱為文書?，F(xiàn)今軍隊(duì)內(nèi)仍有“文書”這一專門職務(wù)，在其他機(jī)關(guān)，“文書”只是一種稱呼?！　∥覀冞@里所講的文書，主要是指第一種含義，即文字材料。但是這種文字已經(jīng)不是古代意義的文字材料了，古代有史料價(jià)值的文字材料或者應(yīng)用性的文字材料都可以叫做文書，但現(xiàn)在文字材料的劃分越來越細(xì)，諸如文學(xué)作品、圖書情報(bào)、檔案材料等等，如果都稱之為文書則不利于對不同文字材料的研究，同時(shí)也不符合現(xiàn)代人對“文書”一詞的理解習(xí)慣?！　∧敲矗裁词俏臅?？概括地說，文書就是指行為主體在社會活動中，為了一定的目的而形成并使用的具有應(yīng)用性的和特定格式的文字材料。這個定義說明了五點(diǎn)：　　第一，文書首先是一種文字材料，即書面材料。當(dāng)然，它不同于別的書面材料，如文學(xué)作品、圖書情報(bào)等。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，出現(xiàn)了聲像材料，如處理公務(wù)或者私事的錄音帶、錄像帶等，這些材料雖然具有文書的功用，但從文書這個特定的概念來說，不具有文字的屬性，因而不能稱之為文書，但我們可以把它理解為一種特殊的文書。　　第二，文書有特定的格式。這是因?yàn)槲臅巧鐣浑H的工具，這就需要有統(tǒng)一的通用的格式要求，以便實(shí)現(xiàn)社會交際的功用。在內(nèi)容上，一般而言，要能表達(dá)一個較為完整的思想和意圖?！　〉谌?，文書具有應(yīng)用性。文書的功用主要是應(yīng)用性，它是處理公私事務(wù)和進(jìn)行社會交際活動的工具。而且所涉及的事項(xiàng)除個別情況外，都是現(xiàn)行的，即正在進(jìn)行或要進(jìn)行的工作和事務(wù)。　　第四，文書具有具體的目的性、針對性。文書作為處理事務(wù)的一種工具，它具有明確的目的性，它根據(jù)社會交際活動的需要而形成。

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