電子文件管理

內(nèi)容概要

本書圍繞電子文件生命周期，緊密聯(lián)系理論與實(shí)踐，論述了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及其他網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的電子文件管理，并重點(diǎn)論述需要長期保存的電子文件的管理策略與技術(shù)解決方案。深入淺出地論述了電子文件管理的基本理論與基本方法，特別是如何創(chuàng)建合格的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)與文件管理系統(tǒng)，如何保留重要數(shù)據(jù)并長期保證其價(jià)值完整，以及文件管理的工具開發(fā)等。本書特別注意吸收國內(nèi)外成熟的理論與專業(yè)經(jīng)驗(yàn)，使其可能用于指導(dǎo)我國電子文件管理的實(shí)踐，例如電子文件管理系統(tǒng)的功能需求、元數(shù)據(jù)的創(chuàng)建與質(zhì)量管理等。本書還引用了大量標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)與實(shí)例。    本書配有“電子文件管理優(yōu)秀實(shí)例剖析”多媒體光盤，特別適于電子管理的系統(tǒng)開發(fā)。本書適合高等院校用于教學(xué)工作，也適合IT公司用于系統(tǒng)設(shè)計(jì)參考以及文件管理人員用作方法指導(dǎo)。

作者簡(jiǎn)介

劉家真，武漢大學(xué)信息管理學(xué)院/政治與公共管理學(xué)院博士生導(dǎo)師，教授；國家精品課程“電子文件管理”的負(fù)責(zé)人。主持國家自然科學(xué)基金3項(xiàng)，與企業(yè)及政府合作項(xiàng)目8項(xiàng)。主編學(xué)術(shù)著作13部，其中與電子文件與電子政務(wù)相關(guān)的有：《中外電子政務(wù)研究案例》（高等教育出版社，2008

書籍目錄

前言第1章  信息時(shí)代與電子信息  1.1  電子商務(wù)  1.2  電子政務(wù)  1.3  現(xiàn)代信息技術(shù)與傳播工具的發(fā)展  1.4  模數(shù)轉(zhuǎn)換器  1.5  信息技術(shù)進(jìn)步對(duì)科研活動(dòng)的促進(jìn)  1.6  數(shù)字信息的分類  1.7  數(shù)字信息特性  1.8  數(shù)字信息資源對(duì)人類的挑戰(zhàn)  參考文獻(xiàn)第2章  文件與電子文件  2.1  記錄、文件與檔案  2.2  電子文檔與電子文件  2.3  電子文件的歸檔  2.4  電子文件本質(zhì)特征的維護(hù)  2.5  電子文件的長期保存  參考文獻(xiàn)第3章  電子文件的相關(guān)政策法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)  3.1  與電子證據(jù)相關(guān)的政策法規(guī)  3.2  電子文件的版權(quán)保護(hù)  3.3  電子文件管理與隱私權(quán)保護(hù)  3.4  國際上的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)  參考文獻(xiàn)第4章  元數(shù)據(jù)  4.1  元數(shù)據(jù)的基本概念  4.2  元數(shù)據(jù)的類型  4.3  元數(shù)據(jù)的構(gòu)架與創(chuàng)建  4.4  文件管理元數(shù)據(jù)  4.5  電子文件管理元數(shù)據(jù)的捕獲方式  4.6  電子文件管理元數(shù)據(jù)的管理  參考文獻(xiàn)第5章  電子文件與信息管理系統(tǒng)  5.1  文檔管理與文件管理  5.2  文件與信息管理系統(tǒng)  5.3  ERMS功能需求概述  5.4  ERMS的文件管理核心功能需求  5.5 ERMS的系統(tǒng)管理及設(shè)計(jì)的核心功能  5.6  延伸到文檔管理系統(tǒng)的ERMS  5.7  在業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)前端預(yù)歸檔  參考文獻(xiàn)第6章  電子文件管理系統(tǒng)開發(fā)的需求過程  6.1  系統(tǒng)開發(fā)生命周期  6.2  用戶需求與風(fēng)險(xiǎn)  6.3  軟件需求過程  6.4  用戶需求的獲取與分析  6.5  電子文件管理系統(tǒng)需求開發(fā)的合作  參考文獻(xiàn)第7章  企業(yè)法規(guī)遵從與電子文檔管理  7.1  薩班斯-奧克斯利法案  7.2  企業(yè)法規(guī)遵從的核心問題  7.3  法規(guī)遵從的信息管理策略  7.4  IT控制與IT內(nèi)審  參考文獻(xiàn)第8章  電子郵件管理  8.1  認(rèn)識(shí)電子郵件  8.2  電子郵件的證據(jù)效力  8.3  電子郵件文件價(jià)值判斷  8.4  電子郵件文件管理  8.5  電子郵件文件的歸檔管理  8.6  電子郵件管理應(yīng)用軟件  參考文獻(xiàn)后記

章節(jié)摘錄

第1章 信息時(shí)代與電子信息對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)，信息像空氣和水一樣重要，人們不停地進(jìn)行信息的傳遞和交流，并從中認(rèn)識(shí)各種事物，促進(jìn)人與人之間的溝通與聯(lián)系，互相合作，發(fā)展生產(chǎn)，從而推動(dòng)社會(huì)前進(jìn)。信息需要通過具體的信息符號(hào)來傳遞，隨著記錄與傳送信息工具的變化，表示信息的符號(hào)和承載符號(hào)的物理介質(zhì)也隨之變換。以下是人類記錄與傳送工具的主要變革：1）用語言傳遞信息第一次信息工具的革命是語言的發(fā)明與使用。它第一次突破了人類用感覺器官去感受信息時(shí)的距離局限，語言傳遞信息除擴(kuò)展了信息傳送的距離外，還擴(kuò)大了信息感知的范圍，從僅有的感覺擴(kuò)展到思想的傳遞和交流。2）用文字傳遞信息第二次信息工具的革命是文字的創(chuàng)造。文字創(chuàng)造使得信息存儲(chǔ)工具的變革成為可能，使信息存儲(chǔ)由大腦存儲(chǔ)擴(kuò)展到體外。這不僅使得信息更不易丟失，而且可以跨越時(shí)問與空間，更久遠(yuǎn)、更廣泛地傳遞信息。印刷術(shù)的發(fā)明，使文字傳遞信息的功能大大增強(qiáng)。3）用電磁波傳遞信息第三次信息工具的革命是用電磁波傳遞信息。它首次使得信息記錄符號(hào)由人工識(shí)別進(jìn)入機(jī)器識(shí)別，電報(bào)、電話、廣播和電視由此而發(fā)明、普及以至廣為應(yīng)用。它對(duì)人類文明的最大貢獻(xiàn)是，加快了信息傳送的速度，并使信息傳送范圍由文字、圖畫等擴(kuò)展到聲音與立體畫面；其帶來的負(fù)面問題是，信息傳送過程中被截獲、信息丟失以及信息不可讀的風(fēng)險(xiǎn)增大。

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