秘書實務

前言

本書是分解秘書工作程序、詳述專業(yè)技能的綜合性專業(yè)教材。秘書學是一門邊緣科學，目前中等職業(yè)學校文秘專業(yè)的專業(yè)課包含眾多其他專業(yè)的相關理論，如文書學、檔案管理學、應用寫作、公共關系、秘書禮儀等。這樣秘書專業(yè)的知識點本來就較為分散，而目前使用的教材又多重理論、輕實踐、重原理、輕技能，為此，本書克服了以往眾多文秘教材的以上局限性，突出了知識的串聯、實務、技能，較為詳細地介紹了秘書工作的知識、流程及操作技能。本書的特點主要體現在以下方面：（1）注重操作性。秘書的工作內容決定了秘書從事的是政務性、業(yè)務性、事務性，如文書制作、會議組織、檔案管理、危機處理等的操作。為此，本書沒有深奧的理論，而是定位在做什么、怎樣做、如何做，突出介紹各種實務工作的操作程序、規(guī)范要求和方法技巧。（2）注重創(chuàng)新性。在內容上，本書充分考慮新知識、新技術、新成果在現代秘書工作中的應用；在體例上，打破“知識+練習”的框架，嘗試“學習目標+情景導人+知識精講+知識鏈接+案例及點評+思考實訓”的模塊編排體系，采用情景導入以激發(fā)學生的學習興趣，借助案例及點評引導學生從實際工作中獲取更多的經驗；在訓練安排上，對每一節(jié)內容不僅設置了思考題，還配有專門的“技能實訓”，以幫助學生鞏固所學知識，掌握必備的技能。另外，書中的“知識鏈接”可以幫助學生更好地理解相關知識和拓展知識面。（3）注重理論與實踐相結合。每一節(jié)內容的編排都有知識精講、案例及點評和思考實訓。首先讓學生掌握每一實務的理論知識，而后讓學生用所學知識分析、操作具體的工作實例，最后再通過思考實訓讓學生鞏固所學知識及進行實際操作，通過反復強調、操作，達到理論與實踐的有機整合，真正實現理論與實踐的雙豐收。本書參閱了有關著作，吸取了相關學科的一些專家、學者的研究成果，特向有關作者表示衷心的感謝。本書的編寫還得到了余姚市職成教中心學校的大力支持和幫助，在此一并致謝。由于秘書理論與實務這門課程體系龐大、內容繁復，加之編者的水平有限，書中難免有疏漏之處，祈望廣大讀者批評指正，以便進一步修訂和完善。

內容概要

本書是根據秘書的工作特征、工作內容和工作規(guī)范而編寫的中等職業(yè)教育文秘專業(yè)教材。    全書共11章，由秘書實務概述，文書寫作，文書處理，檔案管理，會議管理工作，接待工作，信息管理，辦公室管理，辦公室日常事務管理，調研、信訪和危機處理及辦公自動化等部分組成，介紹秘書工作的內容、程序、方法和技巧，強調了秘書工作的實踐性和應用性。本書通過學習目標、情景導人、知識精講、知識鏈接、案例及點評、思考實訓等環(huán)節(jié)將崗位和實際工作緊密相連，為秘書的實際工作提供了切實可行的解決辦法，具有很強的操作性和實用性。    本書可作為中等職業(yè)學校文秘專業(yè)的教材，也可供相關短期培訓班使用，還可供社會各行業(yè)文秘人員參考。

書籍目錄

第一章  秘書實務概述  第一節(jié)  秘書實務的內容和程序    一、秘書實務的含義    二、秘書實務的內容    三、秘書實務的程序  第二節(jié)  秘書實務的性質和特點    一、秘書實務的性質    二、秘書實務的特點  第三節(jié)  秘書實務的原則和方法    一、秘書實務的原則    二、秘書實務的方法    三、秘書實務的技巧第二章  文書寫作  第一節(jié)  公文寫作    一、公文的種類    二、公文的格式    三、常用公文紙幅、頁邊、版心格式    四、常用公文文種寫作知識  第二節(jié)  事務文書  第三節(jié)  商務文書    一、意向書    二、經濟合同    三、協(xié)議書  第四節(jié)  禮儀文書    一、歡迎(送)詞    二、開(閉)幕詞    三、請柬  第三章  文書處理  第一節(jié)  收文處理    一、秘書人品收文處坪程序    二、秘書人員收文處理要求和方法  第二節(jié)  發(fā)文處理    一、秘書人員發(fā)文處理程序    二、秘書人員發(fā)文處理要求和方法  第三節(jié)  文書立卷    一、文書立卷的含義    二、文書立卷的方法    三、文書立卷的步驟第四章  檔案管理  第一節(jié)  檔案管理工作的程序和方法  第二節(jié)  電子檔案管理    一、電子檔案的概念    二、電子檔案的分類    三、電子文件歸檔的工作程序和方法第五章  會議管理工作  第一節(jié)  會前管理  第二節(jié)  會中管理    一、簽到    二、入場    三、做好會議服務工作    四、做好會議記錄工作    五、信息溝通    六、會議保衛(wèi)、保密工作    七、協(xié)調工作  第三節(jié)  會后管理    一、會議善后的工作步驟    二、會后管理的有關工作第六章  接待工作  第一節(jié)  日常接待工作的程序和方法    一、有約接待    二、無約接待  第二節(jié)  團體接待的程序和方法    一、收集來賓資料    二、制定接待方案      三、做好接待準備      四、迎接來賓    五、安排宴請    六、椽來訪目的專排活動    七、送別工作  第三節(jié)  宴請    一、宴請的準備    二、宴請程序  第四節(jié)  接待工作中的禮儀    一、介紹    二、握手    三、交換名片    四、引導    五、陪車    六、奉茶    七、陪同禮儀    八、送客禮儀第七章  信息管理  第一節(jié)  信息收集    一、收集信息的范圍    二、收集信息的渠道    三、收集信息的方法  第二節(jié)  信息整理    一、信息分類    二、信息篩選    三、信息校核    四、信息綜合分析      五、信息加工  第三節(jié)  信息的傳遞、存儲和利用    一、信息的傳遞    二、信息的存儲    三、信息的利用  第四節(jié)  信息的開發(fā)與反饋    一、信息開發(fā)    二、信息反饋第八章  辦公室管理  第一節(jié)  辦公環(huán)境管理    一、辦公環(huán)境管理的內涵    二、辦公環(huán)境管理的工作步驟  第二節(jié)  辦公資源管理  第三節(jié)  辦公效率管理    一、時間管理的概念    二、秘書時間的管理方法第九章  辦公室日常事務管理  第一節(jié)  接打電話    一、接聽電話    二、撥打電話    三、電話通話藝術    第二節(jié)  印信管理    一、印章      二、介紹信  第三節(jié)  郵件處理    一、郵件的收取    二、郵件的寄發(fā)    三、電子郵件的發(fā)送與接收  第四節(jié)  值班工作    一、值班、值班工作、秘書值班工作的概念    二、制作值班資料      三、值班工作的主要任務第十章  調研、信訪和危機處理  第一節(jié)  調研工作    一、調研工作概述    二、調研工作流程  第二節(jié)  督查工作    一、信訪工作的含義    二、信訪工作的程序  第三節(jié)  危機處理    一、危機的含義    二、秘書處置危機的程序和方法第十一章  辦公自動化  第一節(jié)  辦公設備常識與技能    一、打印機    二、復印機    三、傳真機    四、掃描儀    五、數碼相機    六、數碼攝像機  第二節(jié)  互聯網知識及技能    一、互聯網的組成      二、互聯網應用涉及的部分概念    三、搜索技巧  第三節(jié)  在線辦公    一、在線辦公的含義    二、在線辦公業(yè)務      三、在線辦公模式  參考文獻

章節(jié)摘錄

插圖：第二章 文書寫作文書是人們?yōu)榱藨{證和傳遞的需要，在一定介質上記錄文字、圖像信息而形成的書.面材料。文書包括公務文書和私人文書兩部分，本章所說的文書是指公務文書。公務文書主要包括兩大類：一類是國家有關部門正式規(guī)定的公文文種，又稱為通用公文；另一類是事務文書，即機關、單位、團體為處理工作而普遍使用的法定公文之外的文書，又稱為常用文書。公務文書是指國家黨政機關、企事業(yè)單位、社會團體在工作中使用的，用以處理公務事務、傳播信息、表述意愿而撰寫的具有一定慣用體式的實用性文章。秘書人員必須學習公務文書寫作，學會書面溝通，以便輔助領導人出色完成任務。第一節(jié) 公文寫作學習目標1.掌握公文規(guī)范的格式。2.正確撰寫常用公文。情景導入就讀文秘專業(yè)的小李即將畢業(yè)，在一家公司實習。她每天的工作基本上就是打印資料、接打電話、分發(fā)文件，工作倒也清閑。一天在吃午飯時，公司辦公室主任對她說：“交給你一個重要任務，請你給集團的財務部寫一份請示，請求財務部增加100萬流動資金。我今天抽不出時間，你幫我按照公文請示的要求，擬寫這份請示。今天下午3點完成?！毙±罱邮芰巳蝿?，忐忑不安，這個請示該這樣擬寫呢？知識精講一、公文的種類1.行政機關的公文根據2000年8月24日國務院頒布的《國家行政機關公文處理辦法》中規(guī)定，目前我國行政機關使用的公文共有13種，即命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。

編輯推薦

《秘書實務》是分解秘書工作程序、詳述專業(yè)技能的綜合性專業(yè)教材。 秘書學是一門邊緣科學，目前中等職業(yè)學校文秘專業(yè)的專業(yè)課包含眾多其他專業(yè)的相關理論，如文書學、檔案管理學、應用寫作、公共關系、秘書禮儀等。這樣秘書專業(yè)的知識點本來就較為分散，而目前使用的教材又多重理論、輕實踐、重原理、輕技能，為此，《秘書實務》克服了以往眾多文秘教材的以上局限性，突出了知識的串聯、實務、技能，較為詳細地介紹了秘書工作的知識、流程及操作技能。

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