秘書與辦公室工作

前言

　　秘書者，掌管文書并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理日常工作之人。秘書職業(yè)，也許可以追溯到悠遠(yuǎn)的古代，但今天已經(jīng)面目全新，不僅注入了全新的現(xiàn)代內(nèi)容，而且具有廣泛的社會(huì)需求。據(jù)近幾年全國人才市場(chǎng)統(tǒng)計(jì)，秘書人才需求一直位列前十。全國千余所各類高校設(shè)有秘書專業(yè)，秘書教育呈現(xiàn)蓬勃發(fā)展的勢(shì)頭?！　∶貢殬I(yè)雖然古老，秘書教育卻是年輕的專業(yè)，它的發(fā)展完善，需要不懈的積極探索，需要長期的學(xué)科積淀。秘書教育具有較強(qiáng)的實(shí)踐品格，高職高專教育應(yīng)有較強(qiáng)的就業(yè)意識(shí)：緊緊跟蹤人才市場(chǎng)以獲取教育信息，及時(shí)適應(yīng)人才市場(chǎng)以滿足社會(huì)需求。由中國高等教育學(xué)會(huì)策劃、秘書學(xué)專業(yè)委員會(huì)組織編寫的全國高職高專文秘專業(yè)規(guī)劃教材，盡力切合高職高專教與學(xué)的實(shí)際，努力滿足社會(huì)對(duì)秘書職業(yè)的基．本要求，在“培養(yǎng)目標(biāo)的應(yīng)用性，課程設(shè)置的職業(yè)性，教學(xué)方法的實(shí)踐性”等方面，進(jìn)行了值得稱道的探索?！　∵@套教材有許多突出的特點(diǎn)。比如，教材不苛求學(xué)科理論體系的完備，以“夠用”、“適用”的原則組編教學(xué)內(nèi)容。教材由引例、應(yīng)知應(yīng)會(huì)、課堂練習(xí)、課外練習(xí)’和知識(shí)鏈接等部分組成，將最必要者寫入“應(yīng)知應(yīng)會(huì)”，其他內(nèi)容放進(jìn)“知識(shí)鏈接”。這種編寫模式，減輕了課堂教學(xué)的壓力，適合課堂教學(xué)實(shí)際，便于教師使用教材和組織教學(xué)。又如，教材注意貼近秘書工作的實(shí)際，有大量源于秘書現(xiàn)實(shí)工作的示例與案例，設(shè)計(jì)了許多情境模擬訓(xùn)練。通過課堂內(nèi)外的學(xué)習(xí)，讓學(xué)生獲得必要的秘書學(xué)知識(shí)；通過不同模式的訓(xùn)練，讓學(xué)生生發(fā)出基本的職業(yè)技能。這為學(xué)生校外實(shí)訓(xùn)和頂崗工作奠定了良好基礎(chǔ)，符合高等職業(yè)教育的發(fā)展方向?！　‘?dāng)然，技能的培養(yǎng)，人才的造就，不可能在學(xué)校階段完成；學(xué)校教育只是人生起跑線上的踏板，今后的職業(yè)實(shí)踐在秘書生涯中也許更有意義。教材的完善，學(xué)科的成熟，實(shí)非一日之功；這套教材只是秘書專業(yè)課程發(fā)展的一種嘗試，但這種嘗試，也許就是新世紀(jì)學(xué)科前進(jìn)的一塊重要的踏腳石。

內(nèi)容概要

本教材是由全國高等教育學(xué)會(huì)策劃、全國高教學(xué)會(huì)秘書學(xué)專業(yè)委員會(huì)組編的高職高專文秘專業(yè)規(guī)劃教材。        本教材主要有如下特點(diǎn)：    第一，本教材由具有豐富辦公室工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的工作人員和秘書課程教學(xué)經(jīng)驗(yàn)的高職院校教師參與編寫，是為了彌補(bǔ)現(xiàn)行同類教材的不足，對(duì)秘書遇到的各類辦公室工作進(jìn)行的科學(xué)、合理、規(guī)范的分類和歸類，即，秘書與辦公室管理、辦公室日常事務(wù)、辦公用品的管理、文書處理、檔案管理、會(huì)務(wù)工作、辦公效率和時(shí)間管理、信息工作、郵件服務(wù)與管理、商務(wù)旅行等。    第二，本教材在教學(xué)內(nèi)容的取舍上，既參照了劍橋秘書證書的考試大綱（代表著國際秘書趨向與規(guī)范），又涵蓋了國家秘書職業(yè)資格考試中對(duì)秘書（三級(jí)、四級(jí)）在辦公室工作中的知識(shí)和技能要求；既注意了與國際秘書接軌，又突出了秘書的關(guān)鍵職業(yè)能力，很適合秘書辦公室工作關(guān)鍵技能的培訓(xùn)。        第三，本教材在知識(shí)與技能的傳授上，不貪多求全，而本著必需、夠用、實(shí)用的原則，教給同學(xué)們辦公室各項(xiàng)工作的操作程序和規(guī)則，使同學(xué)們易懂、易學(xué)、易上手，切實(shí)提高同學(xué)們辦公室工作的實(shí)踐動(dòng)手能力。    第四，本教材的每一章節(jié)，都精心設(shè)計(jì)了“引例”、“應(yīng)知應(yīng)會(huì)”、“課堂練習(xí)”、“課后練習(xí)”、“知識(shí)鏈接”五個(gè)板塊。這一全新的體例，既符合認(rèn)識(shí)論的原理、人們思維的邏輯，又便于課堂討論、案例教學(xué)、啟發(fā)式教學(xué)，也便于學(xué)生實(shí)踐。

書籍目錄

前言第一章　秘書與辦公室管理　第一節(jié)　組織結(jié)構(gòu)　第二節(jié)　辦公室職能　第三節(jié)　辦公室環(huán)境　　第四節(jié)　秘書人員第二章　辦公室日常事務(wù)　第一節(jié)　電話服務(wù)與管理　第二節(jié)　值班工作　第三節(jié)　接待工作　第四節(jié)　印信管理第三章　辦公用品的管理　第一節(jié)　辦公用品的采購、發(fā)放和管理　第二節(jié)　庫存控制　　第三節(jié)　常用辦公設(shè)備的使用和管理第四章　文檔管理　第一節(jié)　文書的形成與處理　第二節(jié)　檔案管理　第三陳　商務(wù)文書第五章　會(huì)務(wù)工作　第一節(jié)　會(huì)前的籌備　第二節(jié)　會(huì)中的職能　第三節(jié)　會(huì)后的工作第六章　辦公效率和時(shí)間管理　第一節(jié)　日程安排　　第二節(jié)　日志系統(tǒng)　　第三節(jié)　約會(huì)安排　　第四節(jié)　承辦周期制度第七章　信息工作　第一節(jié)　信息的收集　第二節(jié)　信息的處理第八章　郵件服務(wù)與管理　第一節(jié)　電子郵件的收發(fā)　第二節(jié)　電子郵件的管理第九章　商務(wù)旅行　第一節(jié)　旅行準(zhǔn)備工作　第二節(jié)　旅行計(jì)劃與日程表主要參考文獻(xiàn)

章節(jié)摘錄

　　第二章　辦公室日常事務(wù)　　第一節(jié)　電話服務(wù)與管理　　一、引例　　先喜后悲　　總經(jīng)理一天三遍電話詢問秘書小王，了解南方市場(chǎng)的銷售情況。小王連續(xù)打了幾個(gè)長途電話，南方辦事處的員工都不在家，得不到答復(fù)?？偨?jīng)理外出，臨行時(shí)叮囑小王只要一得到南方銷售情況的電話，就立即通知他，以便及時(shí)調(diào)整下個(gè)季度的生產(chǎn)任務(wù)。　　小王中午未休息，終于打通了長途電話，接電話的正是南方辦事處的吳主任。吳主任說：“形勢(shì)大好啊，我正忙著與港商洽談10萬套西服的出口合同呢！面料、樣．式都和上次一樣?！薄　　澳翘昧耍艹晒?？”小王問?！　　肮烙?jì)問題不大，意向書已經(jīng)簽訂，今天下午四點(diǎn)進(jìn)一步洽談?dòng)嘘P(guān)細(xì)節(jié)，然后簽訂合同?！眳侵魅握f?！澳俏宜臅r(shí)半再與您聯(lián)系，等著您的好消息！”小王說?！八狞c(diǎn)半我有個(gè)會(huì)，讓小李跟你聯(lián)系吧?！眳侵魅握f?！　⌒⊥鮿偡畔码娫挘偨?jīng)理秘書小劉來電話催問。小王回答說：“吳主任講了，形勢(shì)大好，正與港商洽談10萬套西服的出口合同?！薄俺晒Φ陌盐沾髥?？”小劉問?！敖裉煜挛缢臅r(shí)正式簽約，面料、式樣與上次完全一樣。”“那就是說只有簽約的手續(xù)了？”小劉還不放心?！笆堑模毙⊥蹩隙ǖ卣f，“我接到簽約的電話就立即告訴你?！薄　⌒⒃诳偨?jīng)理桌上的記事本上寫道：“辦公室小王接到南方辦事處吳主任電話，與港商洽談出口10萬套西服合同，面料、式樣同上次一樣。今天下午四點(diǎn)正式簽約。3月25日，小劉?！薄　∠挛缥妩c(diǎn)半，總經(jīng)理回到辦公室，看到留言條后非常高興，他撥通電話，要求采購員立即按上次要求進(jìn)貨，通知設(shè)計(jì)部門做好準(zhǔn)備，維護(hù)部門抓緊時(shí)間維護(hù)修理機(jī)器設(shè)備，生產(chǎn)部門立即招收一批熟練技工……時(shí)間就是金錢，總經(jīng)理超前做了安排。

圖書封面

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